Updated answer to On Order Record question in cataloguing FAQs.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 19 Feb 2014 00:15:37 +0000 (16:15 -0800)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 19 Feb 2014 00:15:37 +0000 (16:15 -0800)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
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index c03350e..6f4e9c3 100644 (file)
                     <para>What is the best way to enter “on order” records?</para>\r
                 </question>\r
                 <answer>\r
-                    <para>The best method is to search the Sitka database for a match first and add\r
-                        a dummy barcode in the holdings of the existing record, and set the status\r
-                        to “on order”. If there is no match in the Sitka database, search for a\r
-                        record within Z39.50 targets, import it into Evergreen and add a dummy\r
-                        barcode in the holdings of the record, and set the status to “on\r
-                        order”.</para>\r
+                    \r
+\r
+<para>Libraries that allow patrons to place holds on items that are on order may wish to create\r
+placeholder items to display in the catalogue.  These placeholder items are created as described in\r
+<link xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add-holdings-title-records.html">the \r
+Adding Holdings to Existing Records in the Sitka Database</link> section of the Sitka Evergreen Manual\r
+ but with temporary information used to fill some of the fields.</para>\r
+\r
+<para>Sitka Support strongly encourages libraries to do the following when creating placeholder items:</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Use fake barcodes which include your library code and have somewhere to record where you are in the sequence.\r
+ie. MPL1000, MPL1001, MPL1002</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Use ON ORDER as your call number.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Use the <guilabel>On order</guilabel> status.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Have an On Order copy template for cataloguers to use.</para>\r
+</listitem> \r
+<listitem>\r
+<para>Create and use an ON ORDER copy location, especially if your libarary uses a new book \r
+copy location.</para> \r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<para>When the items arrive and are catalogued the cataloguer simply needs to update the barcode, call \r
+number and copy characteristics rather than creating a new item and deleting the fake item.  This ensures that any\r
+holds placed on the copy will be filled.</para>\r
+\r
                 </answer>\r
             </qandaentry>\r
 \r