Old interlibrary loan sections commented out.
[sitka/doc/policy.git] / policy / policy-cat.xml
index ca09bdd..7970d95 100644 (file)
@@ -738,10 +738,15 @@ For a list of content terms for 336$a,
                             <entry>\r
                                 <para>When choosing between available records, add the record with\r
                                     the most 5XX tags</para>\r
-                                <para>Local notes should be added in the 590 tag and must include\r
-                                    the Canadian Library Identifier Code in $5</para>\r
                                 <para>538 (System Requirements) should be included where relevant\r
                                     for nonprint materials</para>\r
+                                                               <para>Local notes should be added in a 59X tag and must include\r
+                                    the Canadian Library Identifier Code in $5</para>\r
+                                                               <para>Local notes requiring indexing should be added in a 595 tag and must \r
+                                                               include the Canadian Library Identifier Code in $5</para>\r
+                                                               <para>The following 5XX fields should also include the Canadian Library Identifier \r
+                                                               Code in $5: 506 (Restrictions on Access Note), 521 (Target Audience Note), and 540 (Terms\r
+                                                               Governing Use and Reproduction Note)M.</para>\r
                             </entry>\r
                         </row>\r
 \r
@@ -758,9 +763,25 @@ For a list of content terms for 336$a,
                                 <para>When choosing between available records, add the record with\r
                                     authoritative subject headings</para>\r
                                 <para>Local subject headings should be used only to designate\r
-                                    special collections and should be added in 69X tags</para>\r
+                                    special collections and should be added in 69X tags and include a \r
+                                                                       the Canadian Library Identifier Code in $5</para>\r
                             </entry>\r
                         </row>\r
+                                               \r
+                                               <row>\r
+                                               <entry>\r
+                                               <para>\r
+                                               <emphasis role="bold">Holdings and Locations</emphasis>\r
+                                               </para>\r
+                                               </entry>\r
+                                               <entry>\r
+                                               <para>856</para>\r
+                                               </entry>\r
+                                               <entry>\r
+                                               <para>When cataloguing electronic resources add the record with the URL in 856 and\r
+                                               include the Canadian Library Identifier Code in $9</para>\r
+                                               </entry>\r
+                                               </row>\r
 \r
                     </tbody>\r
 \r
@@ -773,7 +794,7 @@ For a list of content terms for 336$a,
                <title>Working with On-order Records</title>\r
                <para>Use of the Acquisitions Module, currently in the pilot stages, has resulted in an increase in the number of brief on-order records appearing\r
                in the catalogue.  The Acquisitions Ad Hoc Committee put forth recommendations on handling these brief on-order records.  These recommendations \r
-               were approved by the Business Function Group March 21 2012.</para>\r
+               were approved by the Business Function Group March 21 2012 (some of these recommendations have since been updated by Sitka Support and they are noted accordingly).</para>\r
 \r
                <orderedlist>\r
                <listitem>\r
@@ -798,30 +819,21 @@ For a list of content terms for 336$a,
                their holdings to the correct bibliographic record.</para>\r
                </listitem>\r
                <listitem>\r
-               <para>If the only record for a title in the catalogue is an on-order record cataloguers have the choice to bring in a more complete record via Z39.50\r
-               and attach their holdings to that record.  In this situation cataloguers will not overlay or merge the complete record with the on-order record, but\r
-               instead leave the on-order record as is.</para>\r
+               <para> If the only record for a title in the catalogue is an on-order record, cataloguers should use that record to add holdings to if they are sure that it matches format and isbn or other identifier to the title-in-hand. In this situation, cataloguers can overlay or merge the on-order record with the complete record as long as the format and identifier are a definite match and the new record adheres to Sitka Cataloguing Policy. Cataloguers must also ensure that they carry over any 590 or 690 fields from the on-order record to the complete record. (updated Feb 2014)</para>\r
                </listitem>\r
                <listitem>\r
+               <para>If the only record for a title in the catalogue is an on-order record, and it is unclear which format or isbn or other identifier the on-order record describes, cataloguers should bring in a new record via Z39.50 and attach their holdings to it. (updated Feb 2014)\r
+               </para>\r
+               </listitem>             \r
+               <listitem>\r
                <para>Cataloguers can overlay brief on-order records when using the MARC Batch Import/Export function.  When importing, cataloguers must always use the\r
                Sitka overlay profile to ensure data in the 590 and 690 fields of the orginal record is preserved.  Cataloguers should ensure that the brief records is \r
-               for the same format as the item they are cataloguing.  By default brief on-order records use the Book 008 field regardless of the true format of the \r
-               item.</para>\r
+               for the same format as the item they are cataloguing.  By default brief on-order records use the Book 008 field regardless of the true format of the            item.</para>\r
                </listitem>\r
+               \r
                </itemizedlist>\r
 \r
-               <orderedlist continuation="continues">\r
-               <listitem>\r
-               <para>Merge/Overlay</para>\r
-               </listitem>\r
-               </orderedlist>\r
-               <itemizedlist>\r
-               <listitem>\r
-               <para>In the short term, if cataloguers see in Holdings Maintenance that a brief record has a status of "On-order", they must not merge or overlay,\r
-               except in the case of using the batch import profile as described above.  If not using the batch import with vendor records, brief on-order records \r
-               should be left to an Acquisitions library to resolve.</para>\r
-               </listitem>\r
-               </itemizedlist>\r
+               \r
                \r
        </simplesect>\r
                \r
@@ -872,11 +884,10 @@ For a list of content terms for 336$a,
                     <para>How do I request more Z39.50 targets to be added to Evergreen?</para>\r
                 </question>\r
                 <answer>\r
-                    <para>In order to ensure that Z39.50 targets meet the standards designated for a\r
-                        “best” record, the Cataloguing Working Group will review all requests before\r
-                        recommending addition to Sitka. Member libraries should submit their Z39.50\r
-                        target requests to Sitka Support, who will forward them to the Cataloguing\r
-                        Working Group for review.</para>\r
+                    <para>Send a request to \r
+                                       <link xlink:href="https://bc.libraries.coop/request-support/">Support</link>. Support assesses potential\r
+                                       sources based on perceived need by Sitka libraries and quality of records.</para>\r
+                                       <para>Please note, not all organizations provide Z39.50 access to their database.</para>\r
                 </answer>\r
             </qandaentry>\r
             <qandaentry>\r
@@ -920,7 +931,7 @@ ie. MPL1000, MPL1001, MPL1002</para>
 <para>Have an On Order copy template for cataloguers to use.</para>\r
 </listitem> \r
 <listitem>\r
-<para>Create and use an ON ORDER copy location, especially if your libarary uses a new book \r
+<para>Create and use an ON ORDER copy location, especially if your library uses a new book \r
 copy location.</para> \r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
@@ -944,6 +955,9 @@ holds placed on the copy will be filled.</para>
                         to add an edition statement in parentheses to the 020 -ISBN field, e.g.\r
                         paperback, library binding, etc. if different from the bibliographic\r
                         record’s edition statement.</para>\r
+                                               \r
+                                               <para>Records for physical items are never considered to be a match for an e-resource and\r
+                                               vice versus.  The ISBN for an e-book should not be added as a 020 field on a record for a physical book.</para>\r
                 </answer>\r
             </qandaentry>\r
             <qandaentry>\r