Old interlibrary loan sections commented out.
[sitka/doc/policy.git] / policy / policy-cat.xml
index 885160a..7970d95 100644 (file)
         <simplesect xml:id="policy-cat-minimum-requirements">\r
             <title>Minimum Requirements For a Match in the Sitka Database or Z39.50 Targets</title>\r
 \r
-            <para>The minimum requirements for determining a match include Title, GMD, Author,\r
+            <para>The minimum requirements for determining a match include Title, GMD (or in case of RDA, the 336, 337 and 338 fields), Author,\r
                 Edition, Imprint (Date, Publisher, Physical Description) and Format. Note that the\r
                 minimum criteria for an exact match for DVD and software need to be more detailed,\r
                 e.g. Blu-ray vs. regular DVD, aspect ratio (widescreen vs. full screen), PC versus\r
                 this standard. These templates are based on <xref linkend="policy-cat-best"/></para>\r
 \r
             <para>For instructions on original cataloguing and cataloguing templates, please refer\r
-                to the <link\r
-                    xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
-                    xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
-                    >Creating New MARC Records and Understanding Minimum Required MARC Tags</link>.</para>\r
+                to the section on <link\r
+                    xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/draft/html/cat-new-MARC.html"\r
+                    xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/draft/html/cat-new-MARC.html"\r
+                    >Creating New MARC Records</link>.</para>\r
 \r
         </simplesect>\r
 \r
                             </entry>\r
                             <entry>\r
                                 <para>\r
-                                    245 <?linebreak?>$a title <?linebreak?>$c statement of responsibility <?linebreak?>$h GMD\r
+                                    245 <?linebreak?>$a title <?linebreak?>$c statement of responsibility <?linebreak?>$h GMD (note GMD is not used with RDA records)\r
                                 </para>\r
                             </entry>\r
                             <entry>\r
                                     has added title fields, e.g. 246, 740, etc.</para>\r
                                 <para>Use GMD standard List Two from AACR2 Rule 1.1C1. For\r
                                     non-standard terms such as DVD, MP3, etc. use 300 Physical\r
-                                    Description for more details</para>\r
+                                    Description for more details. Note, for RDA records the GMD is not longer used - use fields 336, 337, 338 instead.</para>\r
                             </entry>\r
                         </row>\r
 \r
                             </entry>\r
                             <entry>\r
                                 <para>\r
-                                    260 (AACR2) <?linebreak?>$a place of publication <?linebreak?>$b publisher <?linebreak?>$c publication year <?linebreak?> 264 (2nd indicator 1) (RDA) <?linebreak?>$a place of publication <?linebreak?>$b publisher <?linebreak?>$c publication year\r
+                                    260 (AACR2) <?linebreak?>$a place of publication <?linebreak?>$b publisher <?linebreak?>$c publication year <?linebreak?>OR <?linebreak?>  264 (2nd indicator 1) (RDA) <?linebreak?>$a place of publication <?linebreak?>$b publisher <?linebreak?>$c publication year\r
                                 </para>\r
                             </entry>\r
                             <entry>\r
                                 <para>When choosing between available records, add the record with\r
-                                    the fullest and most accurate 260 tag</para>\r
+                                    the fullest and most accurate 260 tag. Note that for RDA records the 264 is used.</para>\r
                                 <para>$c is not used in records for active serials</para>\r
                             </entry>\r
                         </row>\r
                             </entry>\r
                         </row>\r
 \r
+\r
+                        <row>\r
+                            <entry>\r
+                                <para>\r
+                                    <emphasis role="bold">Content, Media and Carrier type (RDA only) </emphasis>\r
+                                </para>\r
+                            </entry>\r
+                            <entry>\r
+                                <para>\r
+                                    336 <?linebreak?> $a content term <?linebreak?>$2 rdacontent \r
+                                </para>\r
+<para>\r
+                                    337 <?linebreak?> $a media term  <?linebreak?>$2 rdamedia \r
+                                </para>\r
+<para>\r
+                                    338 <?linebreak?> $a carrier term  <?linebreak?>$2 rdacarrier \r
+                                </para>\r
+                            </entry>\r
+                            <entry>\r
+                                <para>For RDA records only, the fields of content, media and carrier collectively replace the GMD (245$h). <?linebreak?>\r
+For a list of content terms for 336$a,\r
+<link\r
+                    xlink:href="http://www.loc.gov/standards/valuelist/rdacontent.html"\r
+                    xlink:title="http://www.loc.gov/standards/valuelist/rdacontent.html"\r
+                    > Term List for RDA Content Types</link>\r
+<?linebreak?> For a list of media terms for 337$a,\r
+\r
+<link\r
+                  xlink:href="http://www.loc.gov/standards/valuelist/rdamedia.html"\r
+                    xlink:title="http://www.loc.gov/standards/valuelist/rdamedia.html"\r
+                    > Term List for RDA Media Types</link>\r
+<?linebreak?> For a list of carrier terms for 338$a,\r
+<link\r
+                    xlink:href="http://www.loc.gov/standards/valuelist/rdacarrier.html"\r
+                    xlink:title="http://www.loc.gov/standards/valuelist/rdacarrier.html"\r
+                    > Term List for RDA Carrier Types</link>\r
+</para>\r
+                                \r
+                            </entry>\r
+                        </row>\r
+\r
                         <row>\r
                             <entry>\r
                                 <para>\r
                             <entry>\r
                                 <para>When choosing between available records, add the record with\r
                                     the most 5XX tags</para>\r
-                                <para>Local notes should be added in the 590 tag and must include\r
-                                    the Canadian Library Identifier Code in $5</para>\r
                                 <para>538 (System Requirements) should be included where relevant\r
                                     for nonprint materials</para>\r
+                                                               <para>Local notes should be added in a 59X tag and must include\r
+                                    the Canadian Library Identifier Code in $5</para>\r
+                                                               <para>Local notes requiring indexing should be added in a 595 tag and must \r
+                                                               include the Canadian Library Identifier Code in $5</para>\r
+                                                               <para>The following 5XX fields should also include the Canadian Library Identifier \r
+                                                               Code in $5: 506 (Restrictions on Access Note), 521 (Target Audience Note), and 540 (Terms\r
+                                                               Governing Use and Reproduction Note)M.</para>\r
                             </entry>\r
                         </row>\r
 \r
                                 <para>When choosing between available records, add the record with\r
                                     authoritative subject headings</para>\r
                                 <para>Local subject headings should be used only to designate\r
-                                    special collections and should be added in 69X tags</para>\r
+                                    special collections and should be added in 69X tags and include a \r
+                                                                       the Canadian Library Identifier Code in $5</para>\r
                             </entry>\r
                         </row>\r
+                                               \r
+                                               <row>\r
+                                               <entry>\r
+                                               <para>\r
+                                               <emphasis role="bold">Holdings and Locations</emphasis>\r
+                                               </para>\r
+                                               </entry>\r
+                                               <entry>\r
+                                               <para>856</para>\r
+                                               </entry>\r
+                                               <entry>\r
+                                               <para>When cataloguing electronic resources add the record with the URL in 856 and\r
+                                               include the Canadian Library Identifier Code in $9</para>\r
+                                               </entry>\r
+                                               </row>\r
 \r
                     </tbody>\r
 \r
                <title>Working with On-order Records</title>\r
                <para>Use of the Acquisitions Module, currently in the pilot stages, has resulted in an increase in the number of brief on-order records appearing\r
                in the catalogue.  The Acquisitions Ad Hoc Committee put forth recommendations on handling these brief on-order records.  These recommendations \r
-               were approved by the Business Function Group March 21 2012.</para>\r
+               were approved by the Business Function Group March 21 2012 (some of these recommendations have since been updated by Sitka Support and they are noted accordingly).</para>\r
 \r
                <orderedlist>\r
                <listitem>\r
                their holdings to the correct bibliographic record.</para>\r
                </listitem>\r
                <listitem>\r
-               <para>If the only record for a title in the catalogue is an on-order record cataloguers have the choice to bring in a more complete record via Z39.50\r
-               and attach their holdings to that record.  In this situation cataloguers will not overlay or merge the complete record with the on-order record, but\r
-               instead leave the on-order record as is.</para>\r
+               <para> If the only record for a title in the catalogue is an on-order record, cataloguers should use that record to add holdings to if they are sure that it matches format and isbn or other identifier to the title-in-hand. In this situation, cataloguers can overlay or merge the on-order record with the complete record as long as the format and identifier are a definite match and the new record adheres to Sitka Cataloguing Policy. Cataloguers must also ensure that they carry over any 590 or 690 fields from the on-order record to the complete record. (updated Feb 2014)</para>\r
                </listitem>\r
                <listitem>\r
+               <para>If the only record for a title in the catalogue is an on-order record, and it is unclear which format or isbn or other identifier the on-order record describes, cataloguers should bring in a new record via Z39.50 and attach their holdings to it. (updated Feb 2014)\r
+               </para>\r
+               </listitem>             \r
+               <listitem>\r
                <para>Cataloguers can overlay brief on-order records when using the MARC Batch Import/Export function.  When importing, cataloguers must always use the\r
                Sitka overlay profile to ensure data in the 590 and 690 fields of the orginal record is preserved.  Cataloguers should ensure that the brief records is \r
-               for the same format as the item they are cataloguing.  By default brief on-order records use the Book 008 field regardless of the true format of the \r
-               item.</para>\r
+               for the same format as the item they are cataloguing.  By default brief on-order records use the Book 008 field regardless of the true format of the            item.</para>\r
                </listitem>\r
+               \r
                </itemizedlist>\r
 \r
-               <orderedlist continuation="continues">\r
-               <listitem>\r
-               <para>Merge/Overlay</para>\r
-               </listitem>\r
-               </orderedlist>\r
-               <itemizedlist>\r
-               <listitem>\r
-               <para>In the short term, if cataloguers see in Holdings Maintenance that a brief record has a status of "On-order", they must not merge or overlay,\r
-               except in the case of using the batch import profile as described above.  If not using the batch import with vendor records, brief on-order records \r
-               should be left to an Acquisitions library to resolve.</para>\r
-               </listitem>\r
-               </itemizedlist>\r
+               \r
                \r
        </simplesect>\r
                \r
                     <para>How do I request more Z39.50 targets to be added to Evergreen?</para>\r
                 </question>\r
                 <answer>\r
-                    <para>In order to ensure that Z39.50 targets meet the standards designated for a\r
-                        “best” record, the Cataloguing Working Group will review all requests before\r
-                        recommending addition to Sitka. Member libraries should submit their Z39.50\r
-                        target requests to Sitka Support, who will forward them to the Cataloguing\r
-                        Working Group for review.</para>\r
+                    <para>Send a request to \r
+                                       <link xlink:href="https://bc.libraries.coop/request-support/">Support</link>. Support assesses potential\r
+                                       sources based on perceived need by Sitka libraries and quality of records.</para>\r
+                                       <para>Please note, not all organizations provide Z39.50 access to their database.</para>\r
                 </answer>\r
             </qandaentry>\r
             <qandaentry>\r
                     <para>What is the best way to enter “on order” records?</para>\r
                 </question>\r
                 <answer>\r
-                    <para>The best method is to search the Sitka database for a match first and add\r
-                        a dummy barcode in the holdings of the existing record, and set the status\r
-                        to “on order”. If there is no match in the Sitka database, search for a\r
-                        record within Z39.50 targets, import it into Evergreen and add a dummy\r
-                        barcode in the holdings of the record, and set the status to “on\r
-                        order”.</para>\r
+                    \r
+\r
+<para>Libraries that allow patrons to place holds on items that are on order may wish to create\r
+placeholder items to display in the catalogue.  These placeholder items are created as described in\r
+<link xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add-holdings-title-records.html">the \r
+Adding Holdings to Existing Records in the Sitka Database</link> section of the Sitka Evergreen Manual\r
+ but with temporary information used to fill some of the fields.</para>\r
+\r
+<para>Sitka Support strongly encourages libraries to do the following when creating placeholder items:</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Use fake barcodes which include your library code and have somewhere to record where you are in the sequence.\r
+ie. MPL1000, MPL1001, MPL1002</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Use ON ORDER as your call number.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Use the <guilabel>On order</guilabel> status.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Have an On Order copy template for cataloguers to use.</para>\r
+</listitem> \r
+<listitem>\r
+<para>Create and use an ON ORDER copy location, especially if your library uses a new book \r
+copy location.</para> \r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<para>When the items arrive and are catalogued the cataloguer simply needs to update the barcode, call \r
+number and copy characteristics rather than creating a new item and deleting the fake item.  This ensures that any\r
+holds placed on the copy will be filled.</para>\r
+\r
                 </answer>\r
             </qandaentry>\r
 \r
                         to add an edition statement in parentheses to the 020 -ISBN field, e.g.\r
                         paperback, library binding, etc. if different from the bibliographic\r
                         record’s edition statement.</para>\r
+                                               \r
+                                               <para>Records for physical items are never considered to be a match for an e-resource and\r
+                                               vice versus.  The ISBN for an e-book should not be added as a 020 field on a record for a physical book.</para>\r
                 </answer>\r
             </qandaentry>\r
             <qandaentry>\r
                         data. These processes may include some or all of the following:</para>\r
 \r
                     <itemizedlist>\r
-                        <title>General Material Designation (GMD)</title>\r
+                        <title>General Material Designation (GMD) - the following is for AACR2 records only; does not apply to RDA records</title>\r
                         <listitem>\r
                             <para>Incoming records with customized GMDs: move the 245$h from the\r
                                 incoming record and add to 590 $a, adding 590 $5 with Canadian\r
                 </answer>\r
             </qandaentry>\r
 \r
+            <qandaentry>\r
+                <question>\r
+                    <para>What does RDA mean for cataloguers in Sitka?</para>\r
+               </question>\r
+               <answer>\r
+<para>AACR2 records and RDA records can co-exist in Sitka Evergreen. Both types of records can be brought into the system, and for the foreseeable future, Sitka Evergreen will support both. <link\r
+                    xlink:href="http://videos.cooperative.bclibraries.ca/RDA_in_Sitka.htm"\r
+                    xlink:title="http://videos.cooperative.bclibraries.ca/RDA_in_Sitka.htm"\r
+                    >Watch a 10 minute video on an overview of RDA in Sitka Evergreen. </link></para>\r
+\r
+\r
+                     <para>Some of the key characteristics of an RDA record are as follows: 1)040$e has a value of RDA, 2)more access points including more than three authors and contributors in the statement of responsibility, 3)abbreviations are spelled out, 4)publication information is in the 264 tag, and 5)336, 337 and 338 tags replace the GMD in the 245$h</para> \r
+\r
+        <para><mediaobject>\r
+            <alt>screenshot of staff client</alt>\r
+\r
+            <imageobject role="html">\r
+              <imagedata fileref="media/rda.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+            </imageobject>\r
+\r
+\r
+          </mediaobject></para>\r
+                      \r
+\r
+<para>The following are guidelines for using RDA records in the system:</para>\r
+                    <itemizedlist>\r
+\r
+                        <listitem>\r
+                            <para>Leave an RDA record as RDA; do not modify a RDA record back to AACR2.</para> \r
+                        </listitem>\r
+                        <listitem>\r
+                            <para>Copy cataloguers should add their copies to RDA records in the same way as they do to AACR2 records. </para>\r
+                        </listitem>\r
+\r
+<listitem>\r
+                            <para>We want to minimize duplication of records; use the RDA record if already in the system but do not bring in a duplicate record in RDA if an AACR2 record for the same title already exists in Sitka. Instead, attach your copies to the AACR2 record.</para>\r
+                        </listitem>\r
+\r
+               \r
+                        <listitem>\r
+                            <para>At import, when choosing between 2 MARC records of equal quality, one in RDA and one in AACR2, prefer the RDA record. </para>\r
+                        </listitem>\r
+                        \r
+                        <listitem>\r
+                            <para>Original cataloguing can be done using either RDA or AACR2. Templates are provided for both.</para>\r
+                        </listitem>\r
+                        <listitem>\r
+                            <para>For training information on RDA, please see <link\r
+                    xlink:href="http://www.loc.gov/catworkshop/RDA%20training%20materials/LC%20RDA%20Training/LC%20RDA%20course%20table.html"\r
+                    xlink:title="http://www.loc.gov/catworkshop/RDA%20training%20materials/LC%20RDA%20Training/LC%20RDA%20course%20table.html"\r
+                    >Library of Congress RDA Training Materials</link> and the <link\r
+                    xlink:href="http://rdaincanada.wikispaces.com/Pan-Canadian+modules"\r
+                    xlink:title="http://rdaincanada.wikispaces.com/Pan-Canadian+modules"\r
+                    >Pan-Canadian Training Program.</link> \r
+</para>\r
+                        </listitem>\r
+                    </itemizedlist>\r
+\r
+\r
+              \r
+\r
+\r
+               </answer>\r
+\r
+\r
+\r
+            </qandaentry>\r
+\r
         </qandaset>\r
 \r
     </section>\r
             </glossdef>\r
         </glossentry>\r
 \r
+        <glossentry xml:id="gloss-rda">\r
+            <glossterm>RDA</glossterm>\r
+            <glossdef>\r
+                <para>RDA stands for Resource Description and Access. It is a standard for cataloguing that provides instructions and guidelines on formulating data for resource description and discovery. It is a replacement set of rules for AACR2 (Anglo American Cataloguing Rules Version 2), the current cataloging standard set for English language libraries. In 2013, the Library of Congress officially adopted RDA as the new standard.</para>\r
+            </glossdef>\r
+        </glossentry>\r
+\r
+\r
     </glossary>\r
 \r
 \r