Signed-off-by: tji <tina.ji@bc.libraries.coop>
[sitka/doc/policy.git] / practice / practice-lb-reports.xml
1 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>\r
2 <chapter xml:id="plsb-reports" xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" version="5.0" xml:lang="EN"\r
3     xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink">\r
4     <info>\r
5 \r
6         <title>Reports for BC Libraries Branch Annual Survey</title>\r
7 \r
8     </info>\r
9     <para>\r
10         <emphasis role="bold">Co-op support team <?linebreak?>June 2016</emphasis>\r
11     </para>\r
12     <para>The Co-op support team compiles holdings, circulation, and patron statistics for LB\r
13         annual survey on behalf of Sitka libraries in BC as outlined below.</para>\r
14     <itemizedlist>\r
15         <listitem>\r
16             <para>The Co-op support team generates reports where data from Evergreen and related\r
17                 sources is required to meet current LB report requirements. Where reports require a\r
18                 combination of data from the Co-op sources and other sources unavailable to Co-op\r
19                 support, the Co-op support team will generate the Co-op part only.</para>\r
20         </listitem>\r
21 \r
22         <listitem>\r
23 \r
24             <!-- \r
25             <para>In late January the Co-op support team submits the previous year's reports and methodology\r
26                 to LLB, which forwards them to individual libraries. This includes notes explaining\r
27                 how the figures were compiled, especially where multiple reports are\r
28                 required.</para>  -->\r
29 \r
30             <para>In January, the Co-op support team generates the previous year's reports based on\r
31                 LB's latest requirements. We inform LB when the reports are completed and\r
32                 available on the Co-op website in late January. The reports are available to\r
33                 libraries at the same time. Notes explaining how the figures were compiled are\r
34                 published together with the reports on the website. </para>\r
35         </listitem>\r
36 \r
37         <listitem>\r
38             <para>Libraries review, re-compile and correct, if necessary, the statistics and submit\r
39                 the final reports to LB. Due to libraries' varied local practice and limitations in\r
40                 the data, the Co-op support team might not be able to generate completely accurate\r
41                 statistics for certain reports. The Co-op support team will do its best to get the\r
42                 closest results and will explain its methodology.</para>\r
43         </listitem>\r
44 \r
45         <listitem>\r
46 \r
47             <para>For efficiency, flexibility and accuracy purposes, the Co-op support team\r
48                 generates the Evergreen related reports directly from the database, instead of using\r
49                 the report interface on the staff client. This method can handle subtle cases that\r
50                 can not be taken care of by the report interface, e.g. excluding identifiable test\r
51                 cases. This means that some reports may have figures slightly different from the \r
52                 reports generated by the report interface.</para>\r
53 \r
54             <!-- \r
55             <para>The Co-op support team shares the PLSB report templates under <menuchoice>\r
56                     <guimenu>SITKA_templates</guimenu>\r
57                     <guisubmenu>PLSB</guisubmenu>\r
58                     <guisubmenu>yyyy (year)</guisubmenu>\r
59                 </menuchoice>. These templates are created based on PLSB's requirements and for\r
60                 libraries' reference only, because PLSB has its own interpretation of some terms\r
61                 used in the reports. For other reporting needs the Co-op support team recommends\r
62                 using templates under the main <guilabel>SITKA_templates</guilabel> folders\r
63                     (<guilabel>Circulation, Holdings, Patrons</guilabel> etc.) which are better\r
64                 described and more flexible.</para>\r
65                 \r
66             -->\r
67         </listitem>\r
68 \r
69         <listitem>\r
70             <para>Some reports need data from the past few years. For libraries that have been in the Co-op \r
71                  for less time, the Co-op support team reports only on the Co-op part.\r
72                 Libraries are responsible for reporting relevant data from other sources. If more\r
73                 data is required to combine the two parts, Co-op support team will help provide the\r
74                 data.</para>\r
75         </listitem>\r
76 \r
77     </itemizedlist>\r
78     <formalpara xml:id="plsb-reports-resources">\r
79         <title>External resources</title>\r
80 \r
81         <para>These external links provide more detail about reporting requirements and\r
82             methodology:</para>\r
83     </formalpara>\r
84     <itemizedlist>\r
85         <listitem>\r
86             <para><link xlink:href="https://bc.libraries.coop/support/sitka/llb-reports/"\r
87                 xlink:title="https://bc.libraries.coop/support/sitka/llb-reports/">The current and past reports</link> on the Co-op website.</para>\r
88         </listitem>\r
89 \r
90         <listitem>\r
91             <para>Past LB <link\r
92                     xlink:href="http://www.bced.gov.bc.ca/pls/reports.htm"\r
93                     xlink:title="http://www.bced.gov.bc.ca/pls/reports.htm">statistics, survey\r
94                     questions, and instructions</link>.</para>\r
95         </listitem>\r
96     </itemizedlist>\r
97 </chapter>\r