holds behind the scene
authortji <tina.ji@bc.libraries.coop>
Fri, 2 Dec 2016 17:16:34 +0000 (09:16 -0800)
committertji <tina.ji@bc.libraries.coop>
Fri, 2 Dec 2016 17:16:34 +0000 (09:16 -0800)
Signed-off-by: tji <tina.ji@bc.libraries.coop>
circ/circ-hold.xml

index 2ef85ce..5f5460d 100644 (file)
     </tip>
   </section>
 
-  <section xml:id="hold_filling_holds_behind_the_scene">
+  <section xml:id="hold_holds_behind_the_scene">
     <info>
-      <title>Filling Holds behind the Scene</title>
+      <title>Holds behind the Scene</title>
     </info>
 
     <para>When a hold is attempted on the catalogue, Evergreen checks all related library settings,
-      hold policies and holdings under the title to decide whether it is allowed. If it is,
+      hold policies and holdings under the title to decide whether it is allowed. If it is allowed,
       Evergreen will create a hold request record. Besides the basic information, such as pickup
       library, request time, etc., it also records the range of libraries' copies that may be used
-      to fill the holds. The range is recorded in the hold request record in a field called
+      to fill the hold. The range is decided based on the availability of holdable copies and
+      library's policies. It is recorded in the hold request record in a field called
         <guilabel>Selection Depth</guilabel>, which is viewable when viewing holds in either
-      patron's account or under a title record. Based on current Sitka settings, you will see either
-      1 or 2 in <guilabel>Selection Depth</guilabel>. 2 means all holdable copies of a library or
-      all branches of a multi-branch library system may be used to fill the hold. 1 means all
-      holdable copies within a library federation, such as BC_ILC or Spruce, are the hold's
-      potential targets. <guilabel>Selection Depth</guilabel> is not editable on the staff client.
-      Evergreen does not re-assess <guilabel>Selection Depth</guilabel> when holdings situation
-      under a title is changed. If <guilabel>Selection Depth</guilabel> needs to be changed, staff
-      have to manually cancel, then replace the hold.</para>
+      patron's account or under a title record. </para>
+
+    <para>Based on current Sitka settings, you will see either <guilabel>1</guilabel> or
+        <guilabel>2</guilabel> in <guilabel>Selection Depth</guilabel>. <guilabel>2</guilabel> means
+      all holdable copies of a library or all branches of a multi-branch library system may be used
+      to fill the hold. <guilabel>1</guilabel> means all holdable copies within a library
+      federation, such as BC_ILC or Spruce, are the hold's potential targets.</para>
+
+    <para><guilabel>Selection Depth</guilabel> is not editable on the staff client. Evergreen does
+      not re-assess or update <guilabel>Selection Depth</guilabel> when holdings situation under a
+      title is changed. If <guilabel>Selection Depth</guilabel> needs to be changed, staff have to
+      manually cancel, then replace the hold.</para>
 
     <para>The potential target copies of a hold are also recorded in separate records in another
       table, which are not viewable on the staff client. When an item is checked in, Evergreen will
-      quickly go through this eligible copy table to check whether it is requested.</para>
+      quickly go through this eligible copy table to check whether it is requested. </para>
 
-    <para>After a hold is placed, Evergreen will look for potential targets at a shorter time
-      interval within the first 24 hours (about 15 minutes). After the 24 hours period, Evergreen
-      will check the hold once a day at roughly the time of the day when the hold was placed. The
-      time is recorded in the hold request record in a field called <guilabel>Previous Check
-        Time</guilabel>, which is also viewable when viewing holds.</para>
+    <para>After a hold is placed, Evergreen will look for potential targets at a shorter interval (about 15 minutes)
+      within the first 24 hours (about 15 minutes). After the 24 hours period, Evergreen will check
+      the hold once a day at roughly the time of the day when the hold was placed. The time is
+      recorded in the hold request record in a field called <guilabel>Previous Check
+      Time</guilabel>, which is also viewable when viewing holds.</para>
 
     <para> If a potential target is found, it will be added to the eligible copy table. If an
       eligible copy is availble, it will be put on to the library's <guilabel>Hold Pull
       in.</para>
 
     <para>Though there may be multiple eligible copies available, only one copy may be put on to the
-        <guilabel>Pull List</guilabel> at a time. But checking in another before the
-        <guilabel>Pull List</guilabel> is done may capture the hold. The item on the <guilabel>Pull
-        List</guilabel> will disappear, unless the <guilabel>Pull List</guilabel> was printed before the hold is captured.</para>
+        <guilabel>Pull List</guilabel> at a time. But checking in another before the <guilabel>Pull
+        List</guilabel> is done may capture the hold. The item on the <guilabel>Pull List</guilabel>
+      will disappear, unless the <guilabel>Pull List</guilabel> was printed before the hold is
+      captured.</para>
 
     <para>When there are multiple eligible copies available, Evergreen will first choose the pickup
       library's copy, if available. Among other libraries' copies, it will randomly pick up a copy,
     <para>When Evergreen re-targets holds (at least once a day, but at different time for individual
       holds), it removes the current target and picks another for the hold, if available. Situation
       wise, it may or may not target the original copy. A copy sits on the <guilabel>Pull
-        List</guilabel> for a day may disappear when the hold is retargeted.</para>
+      List</guilabel> for a day may disappear when the hold is retargeted.</para>
+    
+    <para>The eligible copy table is also updated when a hold is re-targeted.</para>
 
 
     <para/>