update patron address
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Thu, 18 Aug 2016 20:36:18 +0000 (13:36 -0700)
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Thu, 18 Aug 2016 20:36:18 +0000 (13:36 -0700)
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circ/circ-patron.xml
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circ/media/patron-14b.png [new file with mode: 0644]

index dff9cc1..d04edef 100644 (file)
@@ -7,13 +7,15 @@
     <title>Patron Records</title>
     <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
   </info>
-  
+
   <para>
-          <link xlink:show="new" xlink:href="https://www.youtube.com/watch?v=pY6AdD1OAmsU">
-          <emphasis role="bold">Sitka Training Video - Patron Record (5:12)</emphasis></link></para>
+    <link xlink:show="new" xlink:href="https://www.youtube.com/watch?v=pY6AdD1OAmsU">
+      <emphasis role="bold">Sitka Training Video - Patron Record (5:12)</emphasis>
+    </link>
+  </para>
+
+
 
-  
-  
   <section xml:id="searching-patrons">
     <info>
       <title>Searching Patrons</title>
       <title>Registering New Patrons</title>
       <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
     </info>
-       
-       <para>
-          <link xlink:show="new" xlink:href="https://www.youtube.com/watch?v=1V134gwe8LU">
-          <emphasis role="bold">Sitka Snippet Video - Patron Registration (4:13)</emphasis></link></para>
+
+    <para>
+      <link xlink:show="new" xlink:href="https://www.youtube.com/watch?v=1V134gwe8LU">
+        <emphasis role="bold">Sitka Snippet Video - Patron Registration (4:13)</emphasis>
+      </link>
+    </para>
 
     <para>Before registering a new patron, you need to do a thorough search to make sure he/she does
       not already have a record in Sitka Evergreen. It is good practice to ask the patron if they
 
     <para>It is good practice to give patrons a piece of paper providing your OPAC’s URL, the
       patron's username, which by default is their barcode number, and the system generated password
-      or the last four-digit of his/her phone number depending on your library's policy. Patrons
-      can login to their account on the OPAC with their user name and password. They are encouraged
-      to change their password. The new password must be in a format with more security features (at
+      or the last four-digit of his/her phone number depending on your library's policy. Patrons can
+      login to their account on the OPAC with their user name and password. They are encouraged to
+      change their password. The new password must be in a format with more security features (at
       least 7-digit long combining numbers and letters). Both username and password are
       case-sensitive. Patrons can also change their username to something easier to remember
       (case-sensitive) in the <guilabel>My Account</guilabel> option in the OPAC.</para>
       <title>Tips for registering patrons:</title>
 
       <para>All fields with a yellow backgroud and exclamation mark are mandatory.</para>
-      
+
       <para>Duplicate patron check now includes inactive patrons. To view inactive patrons, make
         sure <guilabel>Include Inactive Patrons? </guilabel>checkbox is selected on patron search
         screen</para>
       <para>Enter the patron’s middle name into the record if you can. This will help distinguish
         among patrons as the database grows.  </para>
 
-      <para><guilabel>Juvenile</guilabel> flag: Each library can determine an age threshold of juvenile patrons. If the date of birth in
-        a patron's record falls in the juvenile category, the <guilabel>Juvenile</guilabel> checkbox
-        is automatically selected. If your library does not record patron's date of birth, you may
-        manually select <guilabel>Juvenile</guilabel> checkbox. It is optional.</para>
+      <para><guilabel>Juvenile</guilabel> flag: Each library can determine an age threshold of
+        juvenile patrons. If the date of birth in a patron's record falls in the juvenile category,
+        the <guilabel>Juvenile</guilabel> checkbox is automatically selected. If your library does
+        not record patron's date of birth, you may manually select <guilabel>Juvenile</guilabel>
+        checkbox. It is optional.</para>
 
-<para><guilabel>Email Address:</guilabel> If required, mulitple email addresses can be put in, separated with comma or semicolon.</para>
+      <para><guilabel>Email Address:</guilabel> If required, mulitple email addresses can be put in,
+        separated with comma or semicolon.</para>
       <para>OPAC/Staff Client Holds Alias is used to replace the patron's name on the hold
         slip.</para>
-               
-               <para>The <guilabel>Receive Overdue and Courtesy Emails</guilabel> checkbox allows patrons to opt-out 
-               of receiving courtesy and overdue email notifications.  If this box is un-checked patrons will not 
-               be emailed courtesy and overdue notifications. Patrons are able to set this themselves as well
-               through My Account.</para>
-
-          <para>The <guilabel>Hold is behind Circ Desk</guilabel> checkbox is used to identify those patrons
-        who request to pick up holds at the circulation desk when your library's holds are kept in a
-        public area. It works together with the library setting: <guilabel>Hold: Behind Desk Pickup
-        </guilabel>, which can be set up by local system administrators. See <xref linkend="lsa"
-        />.</para>
+
+      <para>The <guilabel>Receive Overdue and Courtesy Emails</guilabel> checkbox allows patrons to
+        opt-out of receiving courtesy and overdue email notifications. If this box is un-checked
+        patrons will not be emailed courtesy and overdue notifications. Patrons are able to set this
+        themselves as well through My Account.</para>
+
+      <para>The <guilabel>Hold is behind Circ Desk</guilabel> checkbox is used to identify those
+        patrons who request to pick up holds at the circulation desk when your library's holds are
+        kept in a public area. It works together with the library setting: <guilabel>Hold: Behind
+          Desk Pickup </guilabel>, which can be set up by local system administrators. See <xref
+          linkend="lsa"/>.</para>
 
       <para>If a valid postal code is given, the city, province and country information will be
         automatically retrieved.</para>
         deselect it when moving a patron from the juvenile profile group to the adult profile
         group.</para>
 
-      <para>There is a default <guilabel>Account expiration date </guilabel>of 3 years for all profile groups 
-         except PL New User which has an expiration of 3 months. It shows up once a profile group is selected. 
-         You can always change it using the calendar widget or typing a date.</para>
+      <para>There is a default <guilabel>Account expiration date </guilabel>of 3 years for all
+        profile groups except PL New User which has an expiration of 3 months. It shows up once a
+        profile group is selected. You can always change it using the calendar widget or typing a
+        date.</para>
 
       <para>If your library does not control Internet access via patron accounts, you need not
         change the default value in <guilabel>Internet Access Level</guilabel>.</para>
       </caution>
 
       <caution>
-        <para>You can only reset passwords for accounts with less permissions than your account.
-          For example, if your account is PL Circ + Full Cat you can reset a password for PL Circulator
+        <para>You can only reset passwords for accounts with less permissions than your account. For
+          example, if your account is PL Circ + Full Cat you can reset a password for PL Circulator
           but you cannot reset a password for PL Local System Administrator.</para>
       </caution>
     </section>
 
     </section>
 
+    <section xml:id="patron-update-address">
+      <info>
+        <title>Update Patron Address</title>
+        <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
+      </info>
+      <para>After retrieving the patron record, go to <guilabel>Edit</guilabel> tab. Scroll down to
+        Address to edit it, then click <guilabel>Save</guilabel>. </para>
+
+      <para>If you want to delete an address, you may click the red coloured cross, then save the
+        record.</para>
+      <para>If you want to add a new address, you may click the <guilabel>New Address</guilabel>
+        button at the bottom of Address section. A new form is displayed for you to enter a new
+        address. Select the <guilabel>Mailing</guilabel> or <guilabel>Billing</guilabel> radio
+        accordingly. Save the record.</para>
+
+      <informalfigure>
+        <para>If the address is greyed out, which means the patron shares the address belonging to
+          another patron, you need to edit the address in the address owner's account. Click the
+          blue coloured link of the address owner's name. The address owner's account will be opened
+          in a new tab. You may edit the address there.</para>
+
+
+        <para>
+          <mediaobject>
+            <imageobject>
+              <imagedata fileref="media/patron-14a.png" scalefit="0"/>
+            </imageobject>
+          </mediaobject>
+        </para>
+
+      </informalfigure>
+
+      <para>If the patron does not share the address anymore, you may add a new address and remove
+        the link by the following procedure. </para>
+
+      <procedure>
+        <step>
+
+          <para>Click <guilabel>New Address</guilabel> button.</para>
 
+        </step>
+        <step>
+
+          <informalfigure>
+            <para>Type in the new address in the new address form.</para>
+
+            <para>
+              <mediaobject>
+                <imageobject>
+                  <imagedata fileref="media/patron-14b.png" scalefit="0"/>
+                </imageobject>
+              </mediaobject>
+            </para>
+          </informalfigure>
+        </step>
+
+        <step>
+          <para>Select the <guilabel>Mailing</guilabel>and <guilabel>Billing</guilabel> radio
+            buttons in the new Address. You will notice that the two radio buttons in the old
+            address are automatically deselected. </para>
+        </step>
+
+        <step>
+          <para>Save the record.</para>
+        </step>
+
+      </procedure>
+      <caution>
+        <para>Please do not click the red cross in the greyed out address. Attempting to delete the
+          greyed out address will cause an error when saving the record.</para>
+      </caution>
+    </section>
 
     <section xml:id="circ-bar-patron">
       <title>Barring a Patron</title>
 
       <informalfigure>
         <para>Follow the steps above to retrieve the patron record. Select
-            <guilabel>Barred</guilabel> checkbox. It is good practice to put  a note in the
+            <guilabel>Barred</guilabel> checkbox. It is good practice to put a note in the
             <guilabel>Alert Message</guilabel> field to explain why the patron is barred. Save the
           record. <mediaobject>
             <imageobject>
     <section xml:id="notifications-patron-record">
       <title>Notifications</title>
       <para>Evergreen may send email and SMS (text) messages to patrons via Action Triggers.
-        Currently, Sitka Evergreen can email pre-due and overdue notices,  and  patron welcome and
+        Currently, Sitka Evergreen can email pre-due and overdue notices, and patron welcome and
         expiry notices, and can email or text hold-ready-for-pickup notices, depending on patron's
-        choice.  An event is created when circulation or hold records meet the conditions set up in
+        choice. An event is created when circulation or hold records meet the conditions set up in
         the event definition. When the event is processed, a notice may be generated and passed to
         the email server to be delivered to patrons. Triggered events are viewable on the staff
         client via patron or item records. They may help libraries find out whether notices have
       <title>Merging Patron Records</title>
       <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
     </info>
-       
-       <para>
-          <link xlink:show="new" xlink:href="https://www.youtube.com/watch?v=PmsYX-33lHw">
-          <emphasis role="bold">Sitka Snippet Video - Merge Patron Records (6:17)</emphasis></link></para>
+
+    <para>
+      <link xlink:show="new" xlink:href="https://www.youtube.com/watch?v=PmsYX-33lHw">
+        <emphasis role="bold">Sitka Snippet Video - Merge Patron Records (6:17)</emphasis>
+      </link>
+    </para>
 
     <!--  <para>There are two ways of merging patron records. One is the on the patron search result
          screen, the other on patron group.</para>-->
 
     <tip>
-       <para>Patron accounts can only be merged together if both accounts have the same home library.  
-       Staff may need to update the home library in one of the accounts before performing the merge.</para>
-       </tip>
-       
-       <procedure>
+      <para>Patron accounts can only be merged together if both accounts have the same home library.
+        Staff may need to update the home library in one of the accounts before performing the
+        merge.</para>
+    </tip>
+
+    <procedure>
       <step>
         <para>Go to the patron search screen by the dropdown menu <menuchoice>
             <guimenu>Search</guimenu>
diff --git a/circ/media/patron-14a.png b/circ/media/patron-14a.png
new file mode 100644 (file)
index 0000000..1e792e8
Binary files /dev/null and b/circ/media/patron-14a.png differ
diff --git a/circ/media/patron-14b.png b/circ/media/patron-14b.png
new file mode 100644 (file)
index 0000000..12b692c
Binary files /dev/null and b/circ/media/patron-14b.png differ