holds queue
authortji <tina.ji@bc.libraries.coop>
Wed, 14 Dec 2016 22:48:10 +0000 (14:48 -0800)
committertji <tina.ji@bc.libraries.coop>
Wed, 14 Dec 2016 22:48:10 +0000 (14:48 -0800)
Signed-off-by: tji <tina.ji@bc.libraries.coop>
circ/circ-hold.xml

index bfe01e6..3988dfa 100644 (file)
       -->
       <para>Newly created items, or items of which the status was just changed from a non-holdable
         to a holdable status, such as from Missing to Reshelving, may not trigger holds on regular
-        checkin, because these copies were not identified as potential hold targets due to their status. 
-        Using the checkin modifiers <guimenuitem>Retarget Local Holds</guimenuitem> and
-          <guimenuitem>Retarget All Statuses</guimenuitem> will force Evergreen to check whether there is pending hold on the item picked
-        up at the checkin library. These checkin modifiers are sticky, and Co-op support recommends they be turned on
-        unless your library is part of a multi-branch library system. In such cases, staff may re-target the hold
-        on top of the holds queue on the <guilabel>Catalogue &gt; View Holds</guilabel> screen.
-      </para>
+        checkin, because these copies were not identified as potential hold targets due to their
+        status. Using the checkin modifiers <guimenuitem>Retarget Local Holds</guimenuitem> and
+          <guimenuitem>Retarget All Statuses</guimenuitem> will force Evergreen to check whether
+        there is pending hold on the item picked up at the checkin library. These checkin modifiers
+        are sticky, and Co-op support recommends they be turned on unless your library is part of a
+        multi-branch library system. In such cases, staff may re-target the hold on top of the holds
+        queue on the <guilabel>Catalogue &gt; View Holds</guilabel> screen. </para>
     </tip>
   </section>
 
       <title>Holds Filling Explained</title>
     </info>
 
-    <para>When a hold is attempted on the catalogue, Evergreen checks all related library settings,
-      hold policies and holdings under the title to decide whether it is allowed. If it is allowed,
-      Evergreen will create a hold request record. Besides the basic information, such as pickup
-      library, request time, etc., it also records the range of libraries' copies that may be used
-      to fill the hold. The range is decided based on the availability of holdable copies and
-      library's policies. It is recorded in the hold request record in a field called
-        <guilabel>Selection Depth</guilabel>, which is viewable when viewing holds in either
-      patron's account or under a title record. </para>
-
-    <para>Based on current Sitka settings, you will see either <guilabel>1</guilabel> or
-        <guilabel>2</guilabel> in <guilabel>Selection Depth</guilabel>. <guilabel>2</guilabel> means
-      all holdable copies of a library or all branches of a multi-branch library system may be used
-      to fill the hold. <guilabel>1</guilabel> means all holdable copies within a library
-      federation, such as BC_ILC or Spruce, are the hold's potential targets.</para>
-
-    <para><guilabel>Selection Depth</guilabel> is not editable on the staff client. Evergreen does
-      not re-assess or update <guilabel>Selection Depth</guilabel> when holdings situation under a
-      title is changed. If <guilabel>Selection Depth</guilabel> needs to be changed, staff have to
-      manually cancel, then replace the hold.</para>
-
-    <para>The potential target copies of a hold are also recorded in separate records in another
-      table, which are not viewable on the staff client. When an item is checked in, Evergreen will
-      quickly go through this eligible copy table to check whether it is requested. </para>
-
-    <para>After a hold is placed, Evergreen will look for potential targets at a shorter interval
-      (about 15 minutes) within the first 24 hours. After the 24 hours period, Evergreen will check
-      the hold once a day at roughly the time of the day when the hold was placed. The time is
-      recorded in the hold request record in a field called <guilabel>Previous Check
-      Time</guilabel>, which is also viewable when viewing holds.</para>
-
-    <para> If a potential target is found, it will be added to the eligible copy table. If an
-      eligible copy is availble, it will be put on to the library's <guilabel>Hold Pull
-        List</guilabel>. The copy will be on the <guilabel>Pull List</guilabel> until the hold is
-      captured, filled, cancelled, or re-targeted. Evergreen does not target unavailable copies,
-      such as those checked out. But it will check the eligible copy table when items are checked
-      in.</para>
-
-    <para>Though there may be multiple eligible copies available, only one copy may be put on to a
-        <guilabel>Pull List</guilabel> at a time. But checking in another copy before the
-        <guilabel>Pull List</guilabel> is done may capture the hold. The item will disappear from
-      the <guilabel>Pull List</guilabel>, unless the <guilabel>Pull List</guilabel> was printed
-      before the hold is captured.</para>
-
-    <para>When there are multiple eligible copies available, Evergreen will first choose the pickup
-      library's copy, if available. Among other libraries' copies, it will randomly pick up a copy,
-      unless the pickup library imposes special rules prioritizing preferred hold target source. </para>
-
-    <para>When Evergreen re-targets holds (at least once a day, but at different time for individual
-      holds), it removes the current target, then picks up one. Situation wise, it may or may not
-      target the original copy. A copy that has been on a <guilabel>Pull List</guilabel> for a day
-      may likely disappear when the hold is retargeted.</para>
-
-    <para>The eligible copy table is also updated when a hold is re-targeted. That staff manually
-      re-target holds via <guilabel>Find Another Target</guilabel> will update the eligible copy
-      table, too. Under regular circumstances, without using the <guilabel>Checkin
-        Modifiers</guilabel>, Evergreen will check holds for items in the eligible copy table only.
-      Newly catalogued items and items that became holdable recently may not be in the eligilbe copy
-      table yet, thus not triggering holds, if any.</para>
-
-
-    <para/>
+    <simplesect xml:id="hold_holds_filling_sequence">
+
+      <info>
+        <title>Holds targeting and filling sequence</title>
+      </info>
+
+
+      <para>When a hold is attempted on the catalogue, Evergreen checks all related library
+        settings, hold policies and holdings under the title to decide whether it is allowed. If it
+        is allowed, Evergreen will create a hold request record. Besides the basic information, such
+        as pickup library, request time, etc., it also records the range of libraries' copies that
+        may be used to fill the hold. The range is decided based on the availability of holdable
+        copies and library's policies. It is recorded in the hold request record in a field called
+          <guilabel>Selection Depth</guilabel>, which is viewable when viewing holds in either
+        patron's account or under a title record. </para>
+
+      <para>Based on current Sitka settings, you will see either <guilabel>1</guilabel> or
+          <guilabel>2</guilabel> in <guilabel>Selection Depth</guilabel>. <guilabel>2</guilabel>
+        means all holdable copies of a library or all branches of a multi-branch library system may
+        be used to fill the hold. <guilabel>1</guilabel> means all holdable copies within a library
+        federation, such as BC_ILC or Spruce, are the hold's potential targets.</para>
+
+      <para><guilabel>Selection Depth</guilabel> is not editable on the staff client. Evergreen does
+        not re-assess or update <guilabel>Selection Depth</guilabel> when holdings situation under a
+        title is changed. If <guilabel>Selection Depth</guilabel> needs to be changed, staff have to
+        manually cancel, then replace the hold.</para>
+
+      <para>The potential target copies of a hold are also recorded in separate records in another
+        table, which are not viewable on the staff client. When an item is checked in, Evergreen
+        will quickly go through this eligible copy table to check whether it is requested. </para>
+
+      <para>After a hold is placed, Evergreen will look for potential targets at a shorter interval
+        (about 15 minutes) within the first 24 hours. After the 24 hours period, Evergreen will
+        check the hold once a day at roughly the time of the day when the hold was placed. The time
+        is recorded in the hold request record in a field called <guilabel>Previous Check
+          Time</guilabel>, which is also viewable when viewing holds.</para>
+
+      <para> If a potential target is found, it will be added to the eligible copy table. If an
+        eligible copy is availble, it will be put on to the library's <guilabel>Hold Pull
+          List</guilabel>. The copy will be on the <guilabel>Pull List</guilabel> until the hold is
+        captured, filled, cancelled, or re-targeted. Evergreen does not target unavailable copies,
+        such as those checked out. But it will check the eligible copy table when items are checked
+        in.</para>
+
+      <para>Though there may be multiple eligible copies available, only one copy may be put on to a
+          <guilabel>Pull List</guilabel> at a time. But checking in another copy before the
+          <guilabel>Pull List</guilabel> is done may capture the hold. The item will disappear from
+        the <guilabel>Pull List</guilabel>, unless the <guilabel>Pull List</guilabel> was printed
+        before the hold is captured.</para>
+
+      <para>When there are multiple eligible copies available, Evergreen will first choose the
+        pickup library's copy, if available. Among other libraries' copies, it will randomly pick up
+        a copy, unless the pickup library imposes special rules prioritizing preferred hold target
+        source. </para>
+
+      <para>When Evergreen re-targets holds (at least once a day, but at different time for
+        individual holds), it removes the current target, then picks up one. Situation wise, it may
+        or may not target the original copy. A copy that has been on a <guilabel>Pull
+          List</guilabel> for a day may likely disappear when the hold is retargeted.</para>
+
+      <para>The eligible copy table is also updated when a hold is re-targeted. That staff manually
+        re-target holds via <guilabel>Find Another Target</guilabel> will update the eligible copy
+        table, too. Under regular circumstances, without using the <guilabel>Checkin
+          Modifiers</guilabel>, Evergreen will check holds for items in the eligible copy table
+        only. Newly catalogued items and items that became holdable recently may not be in the
+        eligilbe copy table yet, thus not triggering holds, if any.</para>
+
+
+      <para/>
+    </simplesect>
+
+    <simplesect xml:id="hold_holds_filling_queue">
+      <info>
+        <title>Holds queue</title>
+      </info>
+      <para>Holds are queued based on request time. Separate holds queues are formed based on the
+        potential target copy range. For example, there is a hold queue for copy level holds and
+        another for title level holds. Other libaries' holds are not counted in in the holds picked
+        up at your library, if your holds target your own copy. </para>
+
+      <para>Copy level holds have a simple queue, which includes all holds targeting the copy. Title
+        level holds queue counts in all holds targeting any of the copies that the title hold may
+        target, including the copy level holds. A title level hold takes a position in each copy
+        level holds queue of all copies it may target. You may notice missing queue numbers in copy
+        level holds queues. They are taken by the title level holds.</para>
+
+      <para>For resource-sharing libraries, you may see selection depth 1 and 2 holds. Selection
+        depth 2 holds have a separate queue based on the picked up library since they target a
+        separate set of copies. This means each library/system has its own queue if it has holdable copies.</para>
+
+      <para>Selection depth 1 holds are queued together with all holds (selection depth 1 and 2)
+        targeting all copies that the selection depth 1 hold may target. The queue number may be big
+        when a few libraries have a few selection depth 2 holds. Selection depth 1 holds take a
+        position in each selection depth 2 holds queue under the title. You may see missing queue numbers in
+        selection depth 2 holds queues, which are taken by selection depth 1 holds. </para>
+
+      <para>To view selection depth 2 holds queue, simply filter the holds queue by pickup library,
+        then follow the request_time. A missing queue number means there is a selection depth 1 hold
+        placed between the surrounding two holds' request time.</para>
+
+    </simplesect>
+
   </section>
 </chapter>