filling holds behind the scene
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Fri, 2 Dec 2016 01:19:03 +0000 (17:19 -0800)
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Fri, 2 Dec 2016 01:19:03 +0000 (17:19 -0800)
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index fd17be8..2ef85ce 100644 (file)
@@ -5,13 +5,15 @@
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   <info>
     <title>Holds</title>
- <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
   <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
   </info>
 
+
+
   <section xml:id="hold-placing-holds">
     <info>
       <title>Placing Holds</title>
- <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
     <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
     </info>
 
     <para>Holds can be placed by staff on the Staff Client and by patrons on the OPAC. In this
@@ -21,7 +23,7 @@
     <simplesect xml:id="holds-levels">
       <info>
         <title>Holds Levels</title>
- <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
       <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
       </info>
 
       <para>Evergreen has four different levels of holds. Library staff can place holds at all four
     <simplesect xml:id="hold-title-level-hold">
       <info>
         <title>Title Level Hold</title>
- <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
       <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
       </info>
 
       <procedure>
     <simplesect xml:id="meta-record-level-hold">
       <info>
         <title>Meta-record Level Hold</title>
- <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
       <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
       </info>
       <para>There are two ways of placing meta-record holds:</para>
       <procedure>
     <simplesect xml:id="hold-volume-level-hold">
       <info>
         <title>Volume Level Hold</title>
- <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
       <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
       </info>
 
       <procedure>
     <simplesect xml:id="hold-copy-level-hold">
       <info>
         <title>Copy Level Hold</title>
- <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
       <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
       </info>
 
       <procedure>
     <simplesect xml:id="hold-placing-holds-in-patron-records">
       <info>
         <title>Placing Holds in Patron Records</title>
- <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
       <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
       </info>
 
       <procedure>
   <section xml:id="hold-manage-holds">
     <info>
       <title>Managing Holds</title>
- <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
     <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
     </info>
 
     <para>Holds can be cancelled at any time by staff or patrons. Before holds are captured, staff
 
       <tip>
         <informalfigure>
-          <para>Using the Column Picker, you can display Queue Position and Total number of Holds. 
-             
-            <mediaobject>
+          <para>Using the Column Picker, you can display Queue Position and Total number of Holds. <mediaobject>
               <alt>screenshot of staff client</alt>
-              
               <imageobject role="html">
-                <imagedata fileref="media/hold-19j.png" scalefit="1" width="60%"></imagedata>
+                <imagedata fileref="media/hold-19j.png" scalefit="1" width="60%"/>
               </imageobject>
-              
               <imageobject role="fo">
-                <imagedata fileref="media/hold-19j.png" scalefit="1" width="80%"></imagedata>
+                <imagedata fileref="media/hold-19j.png" scalefit="1" width="80%"/>
               </imageobject>
             </mediaobject>
-            
-            
-        </para>
+          </para>
         </informalfigure>
       </tip>
     </simplesect>
       </procedure>
     </simplesect>
   </section>
-  
-    <section xml:id="hold-pull-list">
+
+  <section xml:id="hold-pull-list">
     <info>
       <title>Holds Pull List</title>
- <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
     <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
     </info>
 
     <para>There are five types of status a hold may have: Waiting for Copy, Waiting for Capture, In
         Holds Pull List should be printed at least once a day.</para>
     </tip>
   </section>
-  
+
   <section xml:id="hold-title-transfer">
-  <title>Transferring Title Holds</title>
-  
-  <para>Holds on one title can be transferred to another with the hold request time preserved.</para>
-  
-  <procedure>
-  <step>
-  <para>Retrieve the bibliographic record you would like the holds to be transferred to.
-  </para>
-  </step>
-  
-  <step>
-  <informalfigure>
-  <para>Click 
-  <menuchoice><guimenu>Actions for this Record</guimenu><guimenuitem>Mark as Title Hold 
-  Transfer Destination</guimenuitem></menuchoice>.
-   <mediaobject>
-                <imageobject>
-                  <imagedata fileref="media/hold-title-transfer-1.png" scalefit="1" width="100%"/>
-                </imageobject>
-              </mediaobject>
-                         </para>
-                         </informalfigure>
-  </step>
-  
-  <step>
-  <informalfigure>
-  <para>Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the pop up.
-  <!-- <mediaobject>
+    <title>Transferring Title Holds</title>
+
+    <para>Holds on one title can be transferred to another with the hold request time
+      preserved.</para>
+
+    <procedure>
+      <step>
+        <para>Retrieve the bibliographic record you would like the holds to be transferred to.
+        </para>
+      </step>
+
+      <step>
+        <informalfigure>
+          <para>Click <menuchoice><guimenu>Actions for this Record</guimenu><guimenuitem>Mark as
+                Title Hold Transfer Destination</guimenuitem></menuchoice>. <mediaobject>
+              <imageobject>
+                <imagedata fileref="media/hold-title-transfer-1.png" scalefit="1" width="100%"/>
+              </imageobject>
+            </mediaobject>
+          </para>
+        </informalfigure>
+      </step>
+
+      <step>
+        <informalfigure>
+          <para>Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the pop up.
+            <!-- <mediaobject>
                 <imageobject>
                   <imagedata fileref="media/hold-title-transfer-1b.png" scalefit="1" width="50%"/>
                 </imageobject>
               </mediaobject> -->
-                         </para>
-                         </informalfigure>
-                         </step>
-  
-  <step>
-  <para>Retrieve the bibliographic record that currently has the hold(s) attached to it.
-  </para>
-  </step>
-  
-  <step>
-  <informalfigure>
-  <para>Click 
-  <menuchoice><guimenu>Actions for this Record</guimenu><guimenuitem>View Holds</guimenuitem></menuchoice>.
-   <mediaobject>
-                <imageobject>
-                  <imagedata fileref="media/hold-title-transfer-2.png" scalefit="1" width="100%"/>
-                </imageobject>
-              </mediaobject>
-                         </para>
-                         </informalfigure>
-    </step>
-  
-  <step>
-  <para>Select the hold(s) you would like to transfer.
-  </para>
-  </step>
-  
-  <step>
-  <informalfigure>
-  <para>Click
-  <menuchoice><guimenu>Actions for Selected Holds</guimenu><guimenuitem>Transfer to Marked Title</guimenuitem></menuchoice>.
-   <mediaobject>
-                <imageobject>
-                  <imagedata fileref="media/hold-title-transfer-3.png" scalefit="1" width="100%"/>
-                </imageobject>
-              </mediaobject>
-                         </para>
-                         </informalfigure>
-  </step>
-  
-  <step>
-  <informalfigure>
-  <para>Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the pop up.
-   <!--<mediaobject>
+          </para>
+        </informalfigure>
+      </step>
+
+      <step>
+        <para>Retrieve the bibliographic record that currently has the hold(s) attached to it.
+        </para>
+      </step>
+
+      <step>
+        <informalfigure>
+          <para>Click <menuchoice><guimenu>Actions for this Record</guimenu><guimenuitem>View
+                Holds</guimenuitem></menuchoice>. <mediaobject>
+              <imageobject>
+                <imagedata fileref="media/hold-title-transfer-2.png" scalefit="1" width="100%"/>
+              </imageobject>
+            </mediaobject>
+          </para>
+        </informalfigure>
+      </step>
+
+      <step>
+        <para>Select the hold(s) you would like to transfer. </para>
+      </step>
+
+      <step>
+        <informalfigure>
+          <para>Click <menuchoice><guimenu>Actions for Selected Holds</guimenu><guimenuitem>Transfer
+                to Marked Title</guimenuitem></menuchoice>. <mediaobject>
+              <imageobject>
+                <imagedata fileref="media/hold-title-transfer-3.png" scalefit="1" width="100%"/>
+              </imageobject>
+            </mediaobject>
+          </para>
+        </informalfigure>
+      </step>
+
+      <step>
+        <informalfigure>
+          <para>Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the pop up.
+            <!--<mediaobject>
                 <imageobject>
                   <imagedata fileref="media/hold-title-transfer-4.png" scalefit="1" width="50%"/>
                 </imageobject>
               </mediaobject> -->
-                         </para>
-                         </informalfigure>
-  </step>
-  
-  <step>
-  <informalfigure>
-  <para>The holds have now been transferred.</para>
-  <para>Any holds that were placed at the copy or volume level will remain.
- <mediaobject>
-                <imageobject>
-                  <imagedata fileref="media/hold-title-transfer-5.png" scalefit="1" width="100%"/>
-                </imageobject>
-              </mediaobject>
-                         </para>
-                         </informalfigure>
-  </step>
-  </procedure>
+          </para>
+        </informalfigure>
+      </step>
+
+      <step>
+        <informalfigure>
+          <para>The holds have now been transferred.</para>
+          <para>Any holds that were placed at the copy or volume level will remain. <mediaobject>
+              <imageobject>
+                <imagedata fileref="media/hold-title-transfer-5.png" scalefit="1" width="100%"/>
+              </imageobject>
+            </mediaobject>
+          </para>
+        </informalfigure>
+      </step>
+    </procedure>
   </section>
-  
+
   <section xml:id="hold-find-another-target">
     <info>
       <title>Find Another Target for Holds</title>
- <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
     <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
     </info>
 
     <para>For an item on the <guilabel>Holds Pull List </guilabel>but not found on the shelves or
           Statuses</guimenuitem> will check all the potential holds picked up at the checkin library
         that may be filled by the copy, instead of just the holdable copy list. These checkin
         modifiers are sticky, and Sitka support recommends they be turned on unless your library
-        belongs to a resource-sharing group, which means the item may be used to fill a hold picked 
-        up at aother library/branch. In such cases, staff may re-target the hold on top of the holds queue on the
-          <guilabel>Catalogue &gt; View Holds</guilabel> screen. </para>
+        belongs to a resource-sharing group, which means the item may be used to fill a hold picked
+        up at aother library/branch. In such cases, staff may re-target the hold on top of the holds
+        queue on the <guilabel>Catalogue &gt; View Holds</guilabel> screen. </para>
     </tip>
   </section>
 
   <section xml:id="hold-capture-holds">
     <info>
       <title>Capturing Holds</title>
- <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
     <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
     </info>
 
     <para>Holds can be captured when a checked-out item is returned (checked in) or an item on the
     </tip>
   </section>
 
-    <section xml:id="hold-shelf-list">
+  <section xml:id="hold-shelf-list">
     <info>
       <title>Holds Shelf List and Clearing Shelf-Expired Holds</title>
- <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
     <releaseinfo>$Id$</releaseinfo>
     </info>
 
     <procedure>
       </step>
 
       <step>
-        
-          <para>The Holds Shelf List is displayed. Note the <guimenu>Actions for Selected
-              Holds</guimenu> are available, as in the patron record. You can cancel stale holds
-            here.</para>
-       
+
+        <para>The Holds Shelf List is displayed. Note the <guimenu>Actions for Selected
+            Holds</guimenu> are available, as in the patron record. You can cancel stale holds
+          here.</para>
+
       </step>
 
       <step>
         <para>Select <guilabel>View Clearable Holds</guilabel> checkbox to list expired or cancelled
-          holds only. The <guibutton>Clear These Holds</guibutton> button is then lit up. Click it and
-          the expired holds will be cancelled. </para>
-      
-      <informalfigure>
-        <para>
-          <mediaobject>
-            <alt>screenshot of staff client</alt>
-            
-            <imageobject>
-              <imagedata fileref="media/hold-29.png" scalefit="1" width="100%"/>
-            </imageobject>
-          </mediaobject>
-        </para>
-      </informalfigure>
+          holds only. The <guibutton>Clear These Holds</guibutton> button is then lit up. Click it
+          and the expired holds will be cancelled. </para>
+
+        <informalfigure>
+          <para>
+            <mediaobject>
+              <alt>screenshot of staff client</alt>
+
+              <imageobject>
+                <imagedata fileref="media/hold-29.png" scalefit="1" width="100%"/>
+              </imageobject>
+            </mediaobject>
+          </para>
+        </informalfigure>
       </step>
       <step>
         <para>Print the list, bring the items down from the hold shelf and check them in.</para>
         the Library Settings Editor. See <xref linkend="lsa"/>.</para>
 
 
-     
     </tip>
   </section>
+
+  <section xml:id="hold_filling_holds_behind_the_scene">
+    <info>
+      <title>Filling Holds behind the Scene</title>
+    </info>
+
+    <para>When a hold is attempted on the catalogue, Evergreen checks all related library settings,
+      hold policies and holdings under the title to decide whether it is allowed. If it is,
+      Evergreen will create a hold request record. Besides the basic information, such as pickup
+      library, request time, etc., it also records the range of libraries' copies that may be used
+      to fill the holds. The range is recorded in the hold request record in a field called
+        <guilabel>Selection Depth</guilabel>, which is viewable when viewing holds in either
+      patron's account or under a title record. Based on current Sitka settings, you will see either
+      1 or 2 in <guilabel>Selection Depth</guilabel>. 2 means all holdable copies of a library or
+      all branches of a multi-branch library system may be used to fill the hold. 1 means all
+      holdable copies within a library federation, such as BC_ILC or Spruce, are the hold's
+      potential targets. <guilabel>Selection Depth</guilabel> is not editable on the staff client.
+      Evergreen does not re-assess <guilabel>Selection Depth</guilabel> when holdings situation
+      under a title is changed. If <guilabel>Selection Depth</guilabel> needs to be changed, staff
+      have to manually cancel, then replace the hold.</para>
+
+    <para>The potential target copies of a hold are also recorded in separate records in another
+      table, which are not viewable on the staff client. When an item is checked in, Evergreen will
+      quickly go through this eligible copy table to check whether it is requested.</para>
+
+    <para>After a hold is placed, Evergreen will look for potential targets at a shorter time
+      interval within the first 24 hours (about 15 minutes). After the 24 hours period, Evergreen
+      will check the hold once a day at roughly the time of the day when the hold was placed. The
+      time is recorded in the hold request record in a field called <guilabel>Previous Check
+        Time</guilabel>, which is also viewable when viewing holds.</para>
+
+    <para> If a potential target is found, it will be added to the eligible copy table. If an
+      eligible copy is availble, it will be put on to the library's <guilabel>Hold Pull
+        List</guilabel>. The copy will be on the <guilabel>Pull List</guilabel> until the hold is
+      captured, filled, cancelled, or re-targeted. Evergreen does not target unavailable copies,
+      such as those checked out. But it will check the eligible copy table when items are checked
+      in.</para>
+
+    <para>Though there may be multiple eligible copies available, only one copy may be put on to the
+        <guilabel>Pull List</guilabel> at a time. But checking in another before the
+        <guilabel>Pull List</guilabel> is done may capture the hold. The item on the <guilabel>Pull
+        List</guilabel> will disappear, unless the <guilabel>Pull List</guilabel> was printed before the hold is captured.</para>
+
+    <para>When there are multiple eligible copies available, Evergreen will first choose the pickup
+      library's copy, if available. Among other libraries' copies, it will randomly pick up a copy,
+      unless the pickup library imposes special rules prioritizing preferred hold target source. </para>
+
+    <para>When Evergreen re-targets holds (at least once a day, but at different time for individual
+      holds), it removes the current target and picks another for the hold, if available. Situation
+      wise, it may or may not target the original copy. A copy sits on the <guilabel>Pull
+        List</guilabel> for a day may disappear when the hold is retargeted.</para>
+
+
+    <para/>
+  </section>
 </chapter>