Fix line endings on all XML files.
authorRobin H. Johnson <rjohnson@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 21 Mar 2012 07:02:04 +0000 (00:02 -0700)
committerRobin H. Johnson <rjohnson@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 21 Mar 2012 07:02:04 +0000 (00:02 -0700)
admin/admin-acq-funding.xml
admin/admin-acq-funds.xml
admin/admin-acq-permissions.xml
admin/admin-acq-providers.xml
admin/admin-acq-yearend.xml
admin/admin-acqadditional.xml
admin/admin-acqdefaults.xml
admin/admin-acquisitions.xml
root.xml

index 72b0392..263532b 100644 (file)
-<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
-<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
-   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-funding">
-   <info>
-      <title>Funding Sources</title>
-      <legalnotice>
-         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link
-                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"
-                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen
-                  Community</link></emphasis></para>
-      </legalnotice>
-      
-     
-
-      <abstract>
-         <para>Funding sources allow you to specify the sources that contribute monies to your fund(s), such as your municipal government.  You can create as 
-few or as many funding sources as you need..</para></abstract>
-      
-
-   </info>
-
-<section xml:id="acq-admin-funding-placeholder">
-</section>
-
-   <section xml:id="funding-sources">
-      <title>Funding Sources</title>
-      <para></para>
-
-<note><para>Funding sources are not tied to fiscal or calendar years, so you can continue to apply credits to the same funding source over multiple 
-years, e.g. City of Fiction.  Alternatively, you can name funding sources by year, e.g. City of Fiction 2011 and City of Fiction 2012, and apply credits each 
-year to the matching source.</para></note>
-
-<para><link linkend="create-funding-source">Create a Funding Source</link></para>
-<para><link linkend="edit-funding-source">Edit a Funding Source</link></para>
-<para><link linkend="apply-credit">Apply Credits to a Funding Source</link></para>
-<para><link linkend="allocate-credit-funding-source">Allocate Credits to Funds - Funding Source Interface</link></para>
-<para><link linkend="track-debit-credit">Track Debits and Credits</link></para>
-
-
-<simplesect xml:id="create-funding-source">
-<title>Create a Funding Source</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Funding Source</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Enter a <guilabel>Funding Source Name</guilabel>.  There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Select an <guilabel>Owner</guilabel> from the drop down menu.  The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this funding source.  
-If a multi-branch library system is made the owner of a funding source, then users with appropriate permissions at the branches can also use the funding source.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Create a unique <guilabel>Code</guilabel> for the source.  There is no limit to the number of characters than can be entered in this field.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Select a <guilabel>Currency</guilabel> from the drop down menu.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-</procedure>
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="edit-funding-source">
-<title>Edit a Funding Source</title>
-
-<note><para>While you are able to edit your funding source's name, owner, code, and currency, you are unable to edit the balance of your funding source.</para>
-<para>It is also possible to delete a funding source by checking the box of the funding source you wish to delete and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>
-<para>A Funding Source can only be deleted if no credit has been applied to it.</para></note>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Double-click on the row you would like to edit.  A pop-up box will appear in which you can edit the fields.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/edit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Make your changes and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="apply-credit">
-<title>Apply Credits to a Funding Source</title>
-
-<caution><para>Once a funding source has credit applied to it it cannot be deleted.  Ensure you apply the correct amount of credit to each funding source 
-as there is no way on the staff client to edit the amount applied.</para>
-<para>In the event that an incorrect amount is allocated to a funding source, please submit a ticket to Sitka Support that includes the name of the funding source and 
-the incorrect amount that has been allocated.</para></caution>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click on the hyperlinked name of the funding source you would like to apply credit to.  This takes you to the <guilabel>Funding Source Details</guilabel> screen.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/edit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Apply Credit</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/apply-credit-funding-1a.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Enter an amount to apply to this funding source.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Enter a note.  This field is optional.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/apply-credit-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>The <guilabel>Summary</guilabel> tab will update to reflect the credit you applied.  The <guilabel>Credits</guilabel> tab will display all credits that have been 
-applied to the funding source.  You may need to click <guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Credits</guilabel> tab.</para>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="allocate-credit-funding-source">
-<title>Allocate Credit to Funds - Funding Source Interface</title>
-
-<para>Once you have set up your funds, credit can be allocated to them from your funding sources in two ways:</para>
-
-<itemizedlist>
-<listitem><para>Allocate Credit to Fund - Funding Source Interface</para>
-</listitem>
-<listitem><para><link linkend="allocate-credit-funds">Allocate Credit to Fund - Fund Interface</link></para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-<para>To allocate credit using the Funding Source Interface:</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the funding source.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/funding-source-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Allocate to Fund</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>From the <guilabel>Fund</guilabel> drop down menu, select the fund you would like to allocate credit to.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Enter the amount that you would like to allocate.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Enter a note. This field is optional.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="track-debit-credit">
-<title>Track Debits and Credits</title>
-
-<informalfigure>
-<para>You can track credits to and allocations from for each funding source through <guilabel>Summary</guilabel> tab on the <guilabel>Funding Source Details</guilabel> screen.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-debit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<informalfigure>  
-<para>The <guilabel>Credits</guilabel> tab tracks all credits applied to the funding source.  After applying credit you will need to click 
-<guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Credits</guilabel> tab. </para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-debit-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<informalfigure>
-<para>The <guilabel>Allocations</guilabel> tab tracks all allocations from the funding source to funds. After allocating to a fund you will need to click
-<guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Allocations</guilabel> tab.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-debit-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-</simplesect>
-
-</section>
-
-
-   
-</chapter>
+<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
+<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
+   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-funding">\r
+   <info>\r
+      <title>Funding Sources</title>\r
+      <legalnotice>\r
+         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
+                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"\r
+                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen\r
+                  Community</link></emphasis></para>\r
+      </legalnotice>\r
+      \r
+     \r
+\r
+      <abstract>\r
+         <para>Funding sources allow you to specify the sources that contribute monies to your fund(s), such as your municipal government.  You can create as \r
+few or as many funding sources as you need..</para></abstract>\r
+      \r
+\r
+   </info>\r
+\r
+<section xml:id="acq-admin-funding-placeholder">\r
+</section>\r
+\r
+   <section xml:id="funding-sources">\r
+      <title>Funding Sources</title>\r
+      <para></para>\r
+\r
+<note><para>Funding sources are not tied to fiscal or calendar years, so you can continue to apply credits to the same funding source over multiple \r
+years, e.g. City of Fiction.  Alternatively, you can name funding sources by year, e.g. City of Fiction 2011 and City of Fiction 2012, and apply credits each \r
+year to the matching source.</para></note>\r
+\r
+<para><link linkend="create-funding-source">Create a Funding Source</link></para>\r
+<para><link linkend="edit-funding-source">Edit a Funding Source</link></para>\r
+<para><link linkend="apply-credit">Apply Credits to a Funding Source</link></para>\r
+<para><link linkend="allocate-credit-funding-source">Allocate Credits to Funds - Funding Source Interface</link></para>\r
+<para><link linkend="track-debit-credit">Track Debits and Credits</link></para>\r
+\r
+\r
+<simplesect xml:id="create-funding-source">\r
+<title>Create a Funding Source</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>New Funding Source</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Enter a <guilabel>Funding Source Name</guilabel>.  There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Select an <guilabel>Owner</guilabel> from the drop down menu.  The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this funding source.  \r
+If a multi-branch library system is made the owner of a funding source, then users with appropriate permissions at the branches can also use the funding source.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Create a unique <guilabel>Code</guilabel> for the source.  There is no limit to the number of characters than can be entered in this field.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Select a <guilabel>Currency</guilabel> from the drop down menu.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="edit-funding-source">\r
+<title>Edit a Funding Source</title>\r
+\r
+<note><para>While you are able to edit your funding source's name, owner, code, and currency, you are unable to edit the balance of your funding source.</para>\r
+<para>It is also possible to delete a funding source by checking the box of the funding source you wish to delete and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>\r
+<para>A Funding Source can only be deleted if no credit has been applied to it.</para></note>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Double-click on the row you would like to edit.  A pop-up box will appear in which you can edit the fields.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/edit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Make your changes and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="apply-credit">\r
+<title>Apply Credits to a Funding Source</title>\r
+\r
+<caution><para>Once a funding source has credit applied to it it cannot be deleted.  Ensure you apply the correct amount of credit to each funding source \r
+as there is no way on the staff client to edit the amount applied.</para>\r
+<para>In the event that an incorrect amount is allocated to a funding source, please submit a ticket to Sitka Support that includes the name of the funding source and \r
+the incorrect amount that has been allocated.</para></caution>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click on the hyperlinked name of the funding source you would like to apply credit to.  This takes you to the <guilabel>Funding Source Details</guilabel> screen.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/edit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Apply Credit</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/apply-credit-funding-1a.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Enter an amount to apply to this funding source.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Enter a note.  This field is optional.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/apply-credit-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The <guilabel>Summary</guilabel> tab will update to reflect the credit you applied.  The <guilabel>Credits</guilabel> tab will display all credits that have been \r
+applied to the funding source.  You may need to click <guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Credits</guilabel> tab.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="allocate-credit-funding-source">\r
+<title>Allocate Credit to Funds - Funding Source Interface</title>\r
+\r
+<para>Once you have set up your funds, credit can be allocated to them from your funding sources in two ways:</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem><para>Allocate Credit to Fund - Funding Source Interface</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem><para><link linkend="allocate-credit-funds">Allocate Credit to Fund - Fund Interface</link></para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<para>To allocate credit using the Funding Source Interface:</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the hyperlinked name of the funding source.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/funding-source-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Allocate to Fund</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>From the <guilabel>Fund</guilabel> drop down menu, select the fund you would like to allocate credit to.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Enter the amount that you would like to allocate.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Enter a note. This field is optional.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="track-debit-credit">\r
+<title>Track Debits and Credits</title>\r
+\r
+<informalfigure>\r
+<para>You can track credits to and allocations from for each funding source through <guilabel>Summary</guilabel> tab on the <guilabel>Funding Source Details</guilabel> screen.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/track-debit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<informalfigure>  \r
+<para>The <guilabel>Credits</guilabel> tab tracks all credits applied to the funding source.  After applying credit you will need to click \r
+<guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Credits</guilabel> tab. </para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/track-debit-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<informalfigure>\r
+<para>The <guilabel>Allocations</guilabel> tab tracks all allocations from the funding source to funds. After allocating to a fund you will need to click\r
+<guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Allocations</guilabel> tab.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/track-debit-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+\r
+   \r
+</chapter>\r
index 1d4e82e..3c6b070 100644 (file)
-<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
-<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
-   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-funds">
-   <info>
-      <title>Funds and Fund Tags</title>
-      <legalnotice>
-         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link
-                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"
-                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen
-                  Community</link></emphasis></para>
-      </legalnotice>
-      
-     
-
-      <abstract>
-         <para>The Acquisitions Module in Evergreen requires administrative set up before it can be used by staff.</para>
-<para>This chapter covers those pieces of the acquisitions module that must be in place before the module is useable by acquisitions staff, including funding, providers,
- and permissions.  This chapter also includes information on best practices that prevent conflicts in the Evergreen between the Sitka libraries using Acquisitions.</para>
-<para>This chapter is ordered is such a way as to facilitate an initial set up of the administrative portion of Acquisitions in Evergreen.</para></abstract>
-      
-
-   </info>
-
-<section xml:id="acq-admin-fund-placeholder">
-</section>
-
-
-
-<section xml:id="funds-acq">
-<title>Funds</title>
-<para>Funds allow you to allocate credits toward specific purchases. In the funds interface, you can create funds; allocate credits from funding sources 
-to funds; transfer money between funds; and apply fund tags to funds.</para>
-
-<para>Funds are created for a specific year, either fiscal or calendar.  These funds are owned by organizational units.  Library systems with multiple branches can set a 
-contextual organizational unit and year at the top of the funds interface.  The drop down menus at the top of the screen enable you to focus on funds that are owned by specific branches
-during specific years.</para>
-
-<para><link linkend="create-fund">Create a Fund</link></para>
-<para><link linkend="edit-fund">Edit a Fund</link></para>
-<para><link linkend="allocate-credit-funds">Allocate Credit to Funds - Fund Interface</link></para>
-<para><link linkend="transfer-credit">Transfer Credits Between Funds</link></para>
-<para><link linkend="transfer-credit-exchange">Transfer Credit Between Funds using Different Currencies</link></para>
-<para><link linkend="track-balances-expenditures">Track Balances and Expenditures</link></para>
-
-<simplesect xml:id="create-fund">
-<title>Create a Fund</title>
-
-<para>You will want to create a fund for each separate collection your library has.  Multi-branch systems may want to create two tiers of funds.  The upper tier of 
-funds will be either the master collection funds or a master fund for each branch, depending on how your funds are divided. The lower tier of funds will be the 
-funds for individual collections at each branch.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem>.</menuchoice></para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Fund</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Fill in the fields.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Enter a <guilabel>Name</guilabel> for the fund. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Create a unique <guilabel>Code</guilabel> for the fund. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Enter a year for the fund. This can be a fiscal year or a calendar year. The format of the year is YYYY.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Select an org unit from the drop down menu.  The org unit indicates the organizational unit(s) whose staff can use this fund.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Select a <guilabel>Currency Type</guilabel> from the drop down menu.  When a fund is applied to a line item or copy the price of the item will be encumbered in the currency
-associated with the fund.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Check the <guilabel>Active</guilabel> box to activate this fund.  You cannot make purchases from an inactive fund.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Enter a <guilabel>Balance Stop Percent</guilabel>. The balance stop percent prevents you from making purchases when only a specified amount of the fund 
-remains.  For example, if you want the fund to stop purchases after 95% of the fund has been spent, then you would enter <userinput>95</userinput> in the field. 
-When the fund reaches its <guilabel>Balance Stop Percent</guilabel>, it will appear in red when you apply funds to copies.</para>
-
-<para>If this field is left blank it is possible to overspend the fund.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Enter a <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>. The balance warning percent gives you a warning that the fund is low. You can specify any percent. 
-For example, if you want to be warned when 90% of the fund has been spent, then you would enter <userinput>90</userinput> in the field. 
-When the fund reaches its <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>, it will appear in yellow when you apply funds to copies.(2 votes so far for this wording)</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Check the <guilabel>Propagate</guilabel> box to propagate funds.  When you propagate a fund, Evergreen will create a new fund for the following fiscal year with 
-the same parameters as your current fund.  All of the settings transfer except for the year and the amount of money in the fund.  Propagation occurs during the 
-fiscal year close-out operation.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Check the <guilabel>Rollover</guilabel> box if you would like to roll over remaining funds during the fiscal year close-out operation into the same fund 
-for the next year.</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="edit-fund">
-<title>Edit a Fund</title>
-
-<caution><para>Funds can be deleted by checking the box of the fund you wish to delete and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>
-<para>A Fund can only be deleted if no credit has been allocated to it.</para></caution>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Double-click on the row you would like to edit.  A pop-up box will appear in which you can edit the fields.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Make your changes and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-5.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-</procedure>
-</simplesect>
-
-
-<simplesect xml:id="allocate-credit-funds">
-<title>Allocate Credit to Funds - Fund Interface</title>
-
-<para>Once you have set up your funds credit can be allocated to them, from your funding sources, in two ways:</para>
-
-<itemizedlist>
-<listitem><para><link linkend="allocate-credit-funding-source">Allocate Credit to Fund - Funding Source Interface</link></para>
-</listitem>
-<listitem><para>Allocate Credit to Fund - Fund Interface</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-<para>To allocate credits using the Fund Interface:</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem>.</menuchoice></para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Create Allocation</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Choose a funding source code from the drop down menu.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Enter the amount you would like to apply to the fund from the funding source.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Enter a note.  This field is optional.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="transfer-credit">
-<title>Transfer Credit Between Funds</title>
-
-<para>The credits that you allocate to funds can be transferred between funds if desired.  The system tracks these transfers.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the originating fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Transfer Money</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Enter the amount you would like to transfer.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>From the drop down menu, select the code of the destination fund.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Add a note. This field is optional.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Transfer</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop that appears to confirm that you are ready to commit the transfer.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="transfer-credit-exchange">
-<title>Transfer Credit Between Funds using Different Currencies</title>
-<para>There are two ways to handle transfers between funds using different currency types. You can either specify the originating amount or you can specify 
-the destination amount.</para>
-
-<caution><para>DO NOT USE.  This feature currently has a bug and does not transfer using the correct exchange rates.</para></caution>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the originating fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Transfer Money</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>From the drop down menu, select the code of the destination fund. If the destination fund uses a different currency than the source fund the display will expand 
-to show new fields.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>If <guilabel>Same as source amount?</guilabel> is checked the system will take the source amount out of the originating fund and use the exchange rate
-to determine the correct amount to deposit in the destination fund.</para>
-<informalfigure>
-<para>For example, you wish to transfer $100 USD into a Canadian fund.  You enter 100 as the <guilabel>Source amount</guilabel>, leave 
-<guilabel>Same as Source amount?</guilabel> checked, and click <guibutton>Transfer</guibutton>.  The system uses the exchange rate of 0.96% to deposit $96 CAD
-into your destination fund.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-11a.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<para>If <guilabel>Same as source amount?</guilabel> is un-checked the system requires you to enter both the <guilabel>Source amount</guilabel> and the 
-<guilabel>Destination amount</guilabel>.</para>
-<informalfigure>
-<para>For example, you wish to have $100 CAD transfer into your Canadian fund from an American Fund.  You enter 104 as the <guilabel>Source amount</guilabel>, 
-un-check <guilabel>Same as Source amount?</guilabel>, enter 100 as your <guilabel>Destination amount</guilabel> and click <guibutton>Transfer</guibutton>.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-11b.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop that appears to confirm that you are ready to commit the transfer.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="track-balances-expenditures">
-<title>Track Balances and Expenditures</title>
-
-<para>The Fund Details screen allows you to track a fund's balance, encumbrances, and amount spent.  It allows you to track allocations from the
-funding source(s), debits, and fund tags.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of fund you would like to view. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>The <guilabel>Summary</guilabel> tab allows you to track the following:</para>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Balance - The balance is calculated by subtracting both spent and encumbered funds from the total allocated to the fund.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Total Allocated - This amount is the total monies allocated from the Funding Source(s).</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Spent Balance - This balance is calculated by subtracting only the funds that been invoiced, and so spent, from the total allocated to the fund.  It does not
-included encumbrances.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Total Debits - The total debits are calculated by adding together the total spent and total encumbered.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Total Spent - The total spent is calculated by adding the cost of all items that have been invoiced.  It does not include encumbrances.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Total Encumbered - The total encumbered is calculated by adding all the encumbrances.  It does not include items that have been invoiced.</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-<caution><para>This feature has a bug and may not display properly at present.</para></caution>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-debit-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>The <guilabel>Allocations</guilabel> tab allows you to track credit allocated from funding sources, transfers to other funds, and transfers from other funds.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-debit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>The <guilabel>Debits</guilabel> tab allows you to track all purchase made and monies encumbered against the fund.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-debit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>The <guilabel>Tags</guilabel> tab allows you to add and delete fund tags. See <link linkend="fund-tags">Fund Tags</link> for more information.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-debit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-</section>
-
-<section xml:id="fund-tags">
-<title>Fund Tags</title>
-
-    <para>You can apply tags to funds to allow you to group funds for easy reporting.  For example you could create a Fiction tag and add the tag to all your 
-fiction funds: Adult Fiction, Young Adult Fiction, and Children's Fiction.  You are then able to run reports that include all fiction funds, rather than only reports 
-on each separate fund.</para>
-
-<para><link linkend="create-fund-tag">Create a Fund Tag</link></para>
-<para><link linkend="add-fund-tag">Add a Fund Tag</link></para>
-<para><link linkend="delete-fund-tag">Delete a Fund Tag</link></para>
-
-<simplesect xml:id="create-fund-tag">
-      <title>Create a Fund Tag</title>
-  
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Fund Tags</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/fund-tags-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Fund Tag</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/fund-tags-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select a <guilabel>Fund Tag Owner</guilabel> from the drop down menu.  The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this fund tag.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/fund-tags-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Enter a <guilabel>Fund Tag Name</guilabel>. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/fund-tags-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="add-fund-tag">
-<title>Add a Fund Tag</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of fund you would like to add a tag to. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click on the <guilabel>Tags</guilabel> tab.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-fund-tag-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Add Tag</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-fund-tag-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select the tag from the drop down menu and click <guibutton>Add</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-fund-tag-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="delete-fund-tag">
-<title>Delete a Fund Tag</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of fund you would like to delete a tag from. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click on the <guilabel>Tags</guilabel> tab.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-fund-tag-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the blue <guibutton>X</guibutton> beside the tag you would like to delete.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/delete-fund-tag-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop up.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/delete-fund-tag-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-</section>
-    
-</chapter>
+<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
+<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
+   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-funds">\r
+   <info>\r
+      <title>Funds and Fund Tags</title>\r
+      <legalnotice>\r
+         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
+                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"\r
+                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen\r
+                  Community</link></emphasis></para>\r
+      </legalnotice>\r
+      \r
+     \r
+\r
+      <abstract>\r
+         <para>The Acquisitions Module in Evergreen requires administrative set up before it can be used by staff.</para>\r
+<para>This chapter covers those pieces of the acquisitions module that must be in place before the module is useable by acquisitions staff, including funding, providers,\r
+ and permissions.  This chapter also includes information on best practices that prevent conflicts in the Evergreen between the Sitka libraries using Acquisitions.</para>\r
+<para>This chapter is ordered is such a way as to facilitate an initial set up of the administrative portion of Acquisitions in Evergreen.</para></abstract>\r
+      \r
+\r
+   </info>\r
+\r
+<section xml:id="acq-admin-fund-placeholder">\r
+</section>\r
+\r
+\r
+\r
+<section xml:id="funds-acq">\r
+<title>Funds</title>\r
+<para>Funds allow you to allocate credits toward specific purchases. In the funds interface, you can create funds; allocate credits from funding sources \r
+to funds; transfer money between funds; and apply fund tags to funds.</para>\r
+\r
+<para>Funds are created for a specific year, either fiscal or calendar.  These funds are owned by organizational units.  Library systems with multiple branches can set a \r
+contextual organizational unit and year at the top of the funds interface.  The drop down menus at the top of the screen enable you to focus on funds that are owned by specific branches\r
+during specific years.</para>\r
+\r
+<para><link linkend="create-fund">Create a Fund</link></para>\r
+<para><link linkend="edit-fund">Edit a Fund</link></para>\r
+<para><link linkend="allocate-credit-funds">Allocate Credit to Funds - Fund Interface</link></para>\r
+<para><link linkend="transfer-credit">Transfer Credits Between Funds</link></para>\r
+<para><link linkend="transfer-credit-exchange">Transfer Credit Between Funds using Different Currencies</link></para>\r
+<para><link linkend="track-balances-expenditures">Track Balances and Expenditures</link></para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="create-fund">\r
+<title>Create a Fund</title>\r
+\r
+<para>You will want to create a fund for each separate collection your library has.  Multi-branch systems may want to create two tiers of funds.  The upper tier of \r
+funds will be either the master collection funds or a master fund for each branch, depending on how your funds are divided. The lower tier of funds will be the \r
+funds for individual collections at each branch.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Funds</guimenuitem>.</menuchoice></para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>New Fund</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Fill in the fields.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Enter a <guilabel>Name</guilabel> for the fund. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Create a unique <guilabel>Code</guilabel> for the fund. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Enter a year for the fund. This can be a fiscal year or a calendar year. The format of the year is YYYY.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Select an org unit from the drop down menu.  The org unit indicates the organizational unit(s) whose staff can use this fund.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Select a <guilabel>Currency Type</guilabel> from the drop down menu.  When a fund is applied to a line item or copy the price of the item will be encumbered in the currency\r
+associated with the fund.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Check the <guilabel>Active</guilabel> box to activate this fund.  You cannot make purchases from an inactive fund.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Enter a <guilabel>Balance Stop Percent</guilabel>. The balance stop percent prevents you from making purchases when only a specified amount of the fund \r
+remains.  For example, if you want the fund to stop purchases after 95% of the fund has been spent, then you would enter <userinput>95</userinput> in the field. \r
+When the fund reaches its <guilabel>Balance Stop Percent</guilabel>, it will appear in red when you apply funds to copies.</para>\r
+\r
+<para>If this field is left blank it is possible to overspend the fund.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Enter a <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>. The balance warning percent gives you a warning that the fund is low. You can specify any percent. \r
+For example, if you want to be warned when 90% of the fund has been spent, then you would enter <userinput>90</userinput> in the field. \r
+When the fund reaches its <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>, it will appear in yellow when you apply funds to copies.(2 votes so far for this wording)</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Check the <guilabel>Propagate</guilabel> box to propagate funds.  When you propagate a fund, Evergreen will create a new fund for the following fiscal year with \r
+the same parameters as your current fund.  All of the settings transfer except for the year and the amount of money in the fund.  Propagation occurs during the \r
+fiscal year close-out operation.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Check the <guilabel>Rollover</guilabel> box if you would like to roll over remaining funds during the fiscal year close-out operation into the same fund \r
+for the next year.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="edit-fund">\r
+<title>Edit a Fund</title>\r
+\r
+<caution><para>Funds can be deleted by checking the box of the fund you wish to delete and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>\r
+<para>A Fund can only be deleted if no credit has been allocated to it.</para></caution>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Double-click on the row you would like to edit.  A pop-up box will appear in which you can edit the fields.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Make your changes and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+\r
+<simplesect xml:id="allocate-credit-funds">\r
+<title>Allocate Credit to Funds - Fund Interface</title>\r
+\r
+<para>Once you have set up your funds credit can be allocated to them, from your funding sources, in two ways:</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem><para><link linkend="allocate-credit-funding-source">Allocate Credit to Fund - Funding Source Interface</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem><para>Allocate Credit to Fund - Fund Interface</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<para>To allocate credits using the Fund Interface:</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Funds</guimenuitem>.</menuchoice></para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the hyperlinked name of the fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Create Allocation</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Choose a funding source code from the drop down menu.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Enter the amount you would like to apply to the fund from the funding source.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Enter a note.  This field is optional.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="transfer-credit">\r
+<title>Transfer Credit Between Funds</title>\r
+\r
+<para>The credits that you allocate to funds can be transferred between funds if desired.  The system tracks these transfers.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the hyperlinked name of the originating fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Transfer Money</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Enter the amount you would like to transfer.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>From the drop down menu, select the code of the destination fund.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Add a note. This field is optional.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Transfer</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop that appears to confirm that you are ready to commit the transfer.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="transfer-credit-exchange">\r
+<title>Transfer Credit Between Funds using Different Currencies</title>\r
+<para>There are two ways to handle transfers between funds using different currency types. You can either specify the originating amount or you can specify \r
+the destination amount.</para>\r
+\r
+<caution><para>DO NOT USE.  This feature currently has a bug and does not transfer using the correct exchange rates.</para></caution>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the hyperlinked name of the originating fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Transfer Money</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>From the drop down menu, select the code of the destination fund. If the destination fund uses a different currency than the source fund the display will expand \r
+to show new fields.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>If <guilabel>Same as source amount?</guilabel> is checked the system will take the source amount out of the originating fund and use the exchange rate\r
+to determine the correct amount to deposit in the destination fund.</para>\r
+<informalfigure>\r
+<para>For example, you wish to transfer $100 USD into a Canadian fund.  You enter 100 as the <guilabel>Source amount</guilabel>, leave \r
+<guilabel>Same as Source amount?</guilabel> checked, and click <guibutton>Transfer</guibutton>.  The system uses the exchange rate of 0.96% to deposit $96 CAD\r
+into your destination fund.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-11a.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<para>If <guilabel>Same as source amount?</guilabel> is un-checked the system requires you to enter both the <guilabel>Source amount</guilabel> and the \r
+<guilabel>Destination amount</guilabel>.</para>\r
+<informalfigure>\r
+<para>For example, you wish to have $100 CAD transfer into your Canadian fund from an American Fund.  You enter 104 as the <guilabel>Source amount</guilabel>, \r
+un-check <guilabel>Same as Source amount?</guilabel>, enter 100 as your <guilabel>Destination amount</guilabel> and click <guibutton>Transfer</guibutton>.</para> \r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-11b.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop that appears to confirm that you are ready to commit the transfer.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="track-balances-expenditures">\r
+<title>Track Balances and Expenditures</title>\r
+\r
+<para>The Fund Details screen allows you to track a fund's balance, encumbrances, and amount spent.  It allows you to track allocations from the\r
+funding source(s), debits, and fund tags.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the hyperlinked name of fund you would like to view. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>The <guilabel>Summary</guilabel> tab allows you to track the following:</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Balance - The balance is calculated by subtracting both spent and encumbered funds from the total allocated to the fund.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Total Allocated - This amount is the total monies allocated from the Funding Source(s).</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Spent Balance - This balance is calculated by subtracting only the funds that been invoiced, and so spent, from the total allocated to the fund.  It does not\r
+included encumbrances.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Total Debits - The total debits are calculated by adding together the total spent and total encumbered.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Total Spent - The total spent is calculated by adding the cost of all items that have been invoiced.  It does not include encumbrances.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Total Encumbered - The total encumbered is calculated by adding all the encumbrances.  It does not include items that have been invoiced.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+<caution><para>This feature has a bug and may not display properly at present.</para></caution>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/track-debit-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>The <guilabel>Allocations</guilabel> tab allows you to track credit allocated from funding sources, transfers to other funds, and transfers from other funds.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/track-debit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>The <guilabel>Debits</guilabel> tab allows you to track all purchase made and monies encumbered against the fund.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/track-debit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>The <guilabel>Tags</guilabel> tab allows you to add and delete fund tags. See <link linkend="fund-tags">Fund Tags</link> for more information.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/track-debit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="fund-tags">\r
+<title>Fund Tags</title>\r
+\r
+    <para>You can apply tags to funds to allow you to group funds for easy reporting.  For example you could create a Fiction tag and add the tag to all your \r
+fiction funds: Adult Fiction, Young Adult Fiction, and Children's Fiction.  You are then able to run reports that include all fiction funds, rather than only reports \r
+on each separate fund.</para>\r
+\r
+<para><link linkend="create-fund-tag">Create a Fund Tag</link></para>\r
+<para><link linkend="add-fund-tag">Add a Fund Tag</link></para>\r
+<para><link linkend="delete-fund-tag">Delete a Fund Tag</link></para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="create-fund-tag">\r
+      <title>Create a Fund Tag</title>\r
+  \r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Fund Tags</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of fund tags</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/fund-tags-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>New Fund Tag</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of fund tags</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/fund-tags-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select a <guilabel>Fund Tag Owner</guilabel> from the drop down menu.  The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this fund tag.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of fund tags</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/fund-tags-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Enter a <guilabel>Fund Tag Name</guilabel>. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of fund tags</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/fund-tags-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="add-fund-tag">\r
+<title>Add a Fund Tag</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of fund tags</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the hyperlinked name of fund you would like to add a tag to. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of fund tags</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click on the <guilabel>Tags</guilabel> tab.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of fund tags</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/add-fund-tag-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Add Tag</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of fund tags</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/add-fund-tag-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select the tag from the drop down menu and click <guibutton>Add</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of fund tags</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/add-fund-tag-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="delete-fund-tag">\r
+<title>Delete a Fund Tag</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of fund tags</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the hyperlinked name of fund you would like to delete a tag from. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of fund tags</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click on the <guilabel>Tags</guilabel> tab.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of fund tags</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/add-fund-tag-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the blue <guibutton>X</guibutton> beside the tag you would like to delete.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of fund tags</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/delete-fund-tag-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop up.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of fund tags</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/delete-fund-tag-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+    \r
+</chapter>\r
index e401281..f81a1ea 100644 (file)
-<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
-<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
-   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-permissions">
-   <info>
-      <title>Permissions and Settings</title>
-      <legalnotice>
-         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link
-                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"
-                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen
-                  Community</link></emphasis></para>
-      </legalnotice>
-      
-     
-
-      <abstract>
-         <para>The Acquisitions Module in Evergreen requires administrative set up before it can be used by staff.</para>
-<para>This chapter covers those pieces of the acquisitions module that must be in place before the module is useable by acquisitions staff, including funding, providers,
- and permissions.  This chapter also includes information on best practices that prevent conflicts in the Evergreen between the Sitka libraries using Acquisitions.</para>
-<para>This chapter is ordered is such a way as to facilitate an initial set up of the administrative portion of Acquisitions in Evergreen.</para></abstract>
-      
-
-   </info>
-
-<section xml:id="acq-admin--permissions-placeholder">
-</section>
-
-
-   <section xml:id="acq-library-settings">
-      <title>Acquisitions Specific Settings in Library Settings Editor</title>
-      
-
-<para>Several settings in the <guilabel>Library Settings Editor</guilabel> pertain to functions in the Acquisitions Module.</para>
-<para>You can access these settings by clicking <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Library Settings Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para><guilabel>CAT: Delete bib if all copies are deleted via Acquisitions lineitem cancellation</guilabel> - This settings has been set to TRUE by Sitka.</para>  
-<para>This means when you cancel a line item, if there are no longer copies at any library attached to the bibliographic record, then the bib record will be 
-deleted.</para>
-</listitem>
-
-<listitem>
-<para><guilabel>Default circulation modifier</guilabel> - Enter the circulation modifier that you would be like to be applied to items that are created in the 
-Acquisitions Module if no circulation modifier is specified.</para>
-</listitem>
-
-<listitem>
-<para><guilabel>Default copy location</guilabel> - Select the copy location that you would like to be applied to items that are created in the Acquisitions Module 
-if no copy location is specified.</para>
-<para>The Default Copy Location can be used to make on-order items OPAC invisible.  See 
-<link linkend="onorder-OPAC-invisible">How to Make Your On-order Records OPAC Invisible</link> for instructions.</para>
-</listitem>
-
-<listitem>
-<para><guilabel>Funding Spending Limit for Block</guilabel> - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, 
-attempts to spend from the fund will be blocked.</para>
-</listitem>
-
-
-<listitem>
-<para><guilabel>Fund Spending Limit for Warning</guilabel> - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, 
-attempts to spend from the fund will be blocked.</para>
-</listitem>
-
-
-<listitem>
-<para><guilabel>Temporary barcode prefix</guilabel> - The temporary barcode prefix must be entered as your library code. This prevents conflicts between the libraries
-using acquisitions.</para>
-</listitem>
-
-
-<listitem>
-<para><guilabel>Temporary call number prefix</guilabel> - Enter a temporary call number prefix for items that are created in the Acquisitions Module.</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</section> 
-
-<section xml:id="acq-permissions-overview">
-<title>Acquisitions Permissions Overview</title>
-<para>There are four Acquisitions Permission Groups: <link linkend="permissions-acqselector">Basic Selector, Advanced Selector</link>, 
-<link linkend="permissions-acqpurchase">Purchaser</link>, <link linkend="permissions-acqadmin">Administrator</link>.  These permission groups are applied 
-in additional to a staff members' current permissions group.</para>
-
-<caution><para>The Acquisitions permission groups are supplementary permission groups.  This means they must be used in conjunction with the other permission groups. 
-If an acquisitions permission group is set as the only permission group for a user, that user will not be able to login to Evergreen.</para></caution>
-<note><para>At present only Sitka staff can grant acquisitions permissions.  Please contact Sitka support if you have staff requiring new or different acquisitions
-permissions.  Acquisitions permissions are only available to those libraries involved in the Sitka Acquisitions Pilot.</para></note>
-
-
-
-<simplesect xml:id="permissions-acqselector">
-<title>Acquisitions Selection</title>
-<para>There are two permission group options for a selector.</para>
-
-<para><emphasis role="bold">Acq Basic Selector</emphasis></para>
-<para>This group includes permissions to:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>perform searches using the Acquisitions General Search</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create, merge, clone, and delete selection lists</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>add line items to a selection list</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>view and use selection lists created by another user</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create brief MARC records</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>perform a MARC Federated Search</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>add copies, alerts, and notes to line items</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>apply funds to copies and line items on a selection list</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>link line items to bibliographic records in the catalogue</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>mark line items <guilabel>selector-ready</guilabel> and/or <guilabel>order-ready</guilabel></para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>view, but not create, purchase orders</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>view fund summaries for the current year for location the workstation is registered to</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-<para><emphasis role="bold">Acq Advanced Selector</emphasis></para>
-<para>In addition to the Acq Basic Selector permissions, this group includes permissions to:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>view fund summaries for multiple years and location</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create, edit, delete funds</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>view debits associated with a fund</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>transfer money between funds</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="permissions-acqpurchase">
-<title>Acquisitions Purchaser</title>
-
-<para>In addition to selector permissions, this groups includes permissions to:</para>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>apply distribution formulas to line items</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create, view, rename, print, and activate purchase orders</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>add notes and charges to purchase orders</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>receive and un-receive purchase orders, line items, and copies</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>view purchase order history</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>cancel purchase orders, line items, and copies</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>change a line item's claim policy</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>claim line items and copies</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>print claim vouchers</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create, view, print, and close invoices</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>reopen invoices</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>add charges to invoices</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>prorate charges across the funds on an invoice</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>view, but not edit, providers</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>view all invoices associated with a particular provider</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="permissions-acqadmin">
-<title>Acquisitions Administrator</title>
-
-<para>In addition to the selector and purchaser permissions, this groups includes permissions to:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>create, edit, and delete funding sources</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>allocate credit to funding sources</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create, edit, and delete funds</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>allocate credit from funding sources to funds</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create, edit, and delete providers</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>update a variety of Library Editor Settings</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create distribution formulas</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create line item alerts</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>assign acquisitions permission groups to other staff members</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-<note><para>The Acquisition Administrator Permission Group can only be assigned to library staff by members of the Sitka Team.</para></note>
-
-</simplesect>
-
-</section>
-
-<section xml:id="acq-secondary-groups">
-<title>Secondary Group Permissions</title>
-
-<para>The <guibutton>Secondary Groups</guibutton> button functionality has been introduced with the acquisitions module.  This button enables supplemental permission
- groups to be added to staff accounts. The <guibutton>Secondary Groups</guibutton> button is currently only visible to those users with the Acq Admin supplemental
-permission group. </para>
-
-<note><para>The Acq Admin permission can only be granted to users by Sitka Staff.  Only users with the Acq Admin permission can grant the Acq Purchaser, Acq Avd.
- Selector, and Acq Basic Selector permission to other users.</para></note>
-
-<caution><para>Acquisitions permissions groups only function as secondary groups.  If an acquisitions permission group is set as a user's main (Profile) Permission
-Group, that user will be unable to login to Evergreen.</para></caution>
-
-<simplesect xml:id="acq-granting-permissions">
-<title>Granting Acquisitions Permissions</title>
-
-<para>To be able to use the acquisitions module, staff must be granted the appropriate supplemental permission group.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<para>Open the account of the user you wish to grant acquisitions permissions to.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Edit</guibutton>.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Secondary Groups</guibutton>, located to the right of the <guilabel>Main (Profile) Permission Group</guilabel>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/sup-permissions-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>From the dropdown menu select one of the Acq Supplementary Perm Groups.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/sup-permissions-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Add</guibutton>.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/sup-permissions-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton> in the top right hand corner of the <guilabel>Edit Screen</guilabel> to save the user's account.</para>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="acq-removing-permissions">
-<title>Removing Acquisitions Permissions</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<para>Open the account of the user you wish to remove acquisitions permissions from.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Edit</guibutton>.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Secondary Groups</guibutton>, located to the right of the <guilabel>Main (Profile) Permission Group</guilabel>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/sup-permissions-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Delete</guibutton> beside the permission group you would like to remove.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/sup-permissions-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/sup-permissions-5.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton> in the top right hand corner of the <guilabel>Edit Screen</guilabel> to save the user's account.</para>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-
-</section>
-    
-</chapter>
+<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
+<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
+   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-permissions">\r
+   <info>\r
+      <title>Permissions and Settings</title>\r
+      <legalnotice>\r
+         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
+                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"\r
+                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen\r
+                  Community</link></emphasis></para>\r
+      </legalnotice>\r
+      \r
+     \r
+\r
+      <abstract>\r
+         <para>The Acquisitions Module in Evergreen requires administrative set up before it can be used by staff.</para>\r
+<para>This chapter covers those pieces of the acquisitions module that must be in place before the module is useable by acquisitions staff, including funding, providers,\r
+ and permissions.  This chapter also includes information on best practices that prevent conflicts in the Evergreen between the Sitka libraries using Acquisitions.</para>\r
+<para>This chapter is ordered is such a way as to facilitate an initial set up of the administrative portion of Acquisitions in Evergreen.</para></abstract>\r
+      \r
+\r
+   </info>\r
+\r
+<section xml:id="acq-admin--permissions-placeholder">\r
+</section>\r
+\r
+\r
+   <section xml:id="acq-library-settings">\r
+      <title>Acquisitions Specific Settings in Library Settings Editor</title>\r
+      \r
+\r
+<para>Several settings in the <guilabel>Library Settings Editor</guilabel> pertain to functions in the Acquisitions Module.</para>\r
+<para>You can access these settings by clicking <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Library Settings Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para><guilabel>CAT: Delete bib if all copies are deleted via Acquisitions lineitem cancellation</guilabel> - This settings has been set to TRUE by Sitka.</para>  \r
+<para>This means when you cancel a line item, if there are no longer copies at any library attached to the bibliographic record, then the bib record will be \r
+deleted.</para>\r
+</listitem>\r
+\r
+<listitem>\r
+<para><guilabel>Default circulation modifier</guilabel> - Enter the circulation modifier that you would be like to be applied to items that are created in the \r
+Acquisitions Module if no circulation modifier is specified.</para>\r
+</listitem>\r
+\r
+<listitem>\r
+<para><guilabel>Default copy location</guilabel> - Select the copy location that you would like to be applied to items that are created in the Acquisitions Module \r
+if no copy location is specified.</para>\r
+<para>The Default Copy Location can be used to make on-order items OPAC invisible.  See \r
+<link linkend="onorder-OPAC-invisible">How to Make Your On-order Records OPAC Invisible</link> for instructions.</para>\r
+</listitem>\r
+\r
+<listitem>\r
+<para><guilabel>Funding Spending Limit for Block</guilabel> - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, \r
+attempts to spend from the fund will be blocked.</para>\r
+</listitem>\r
+\r
+\r
+<listitem>\r
+<para><guilabel>Fund Spending Limit for Warning</guilabel> - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, \r
+attempts to spend from the fund will be blocked.</para>\r
+</listitem>\r
+\r
+\r
+<listitem>\r
+<para><guilabel>Temporary barcode prefix</guilabel> - The temporary barcode prefix must be entered as your library code. This prevents conflicts between the libraries\r
+using acquisitions.</para>\r
+</listitem>\r
+\r
+\r
+<listitem>\r
+<para><guilabel>Temporary call number prefix</guilabel> - Enter a temporary call number prefix for items that are created in the Acquisitions Module.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</section> \r
+\r
+<section xml:id="acq-permissions-overview">\r
+<title>Acquisitions Permissions Overview</title>\r
+<para>There are four Acquisitions Permission Groups: <link linkend="permissions-acqselector">Basic Selector, Advanced Selector</link>, \r
+<link linkend="permissions-acqpurchase">Purchaser</link>, <link linkend="permissions-acqadmin">Administrator</link>.  These permission groups are applied \r
+in additional to a staff members' current permissions group.</para>\r
+\r
+<caution><para>The Acquisitions permission groups are supplementary permission groups.  This means they must be used in conjunction with the other permission groups. \r
+If an acquisitions permission group is set as the only permission group for a user, that user will not be able to login to Evergreen.</para></caution>\r
+<note><para>At present only Sitka staff can grant acquisitions permissions.  Please contact Sitka support if you have staff requiring new or different acquisitions\r
+permissions.  Acquisitions permissions are only available to those libraries involved in the Sitka Acquisitions Pilot.</para></note>\r
+\r
+\r
+\r
+<simplesect xml:id="permissions-acqselector">\r
+<title>Acquisitions Selection</title>\r
+<para>There are two permission group options for a selector.</para>\r
+\r
+<para><emphasis role="bold">Acq Basic Selector</emphasis></para>\r
+<para>This group includes permissions to:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>perform searches using the Acquisitions General Search</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>create, merge, clone, and delete selection lists</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>add line items to a selection list</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>view and use selection lists created by another user</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>create brief MARC records</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>perform a MARC Federated Search</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>add copies, alerts, and notes to line items</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>apply funds to copies and line items on a selection list</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>link line items to bibliographic records in the catalogue</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>mark line items <guilabel>selector-ready</guilabel> and/or <guilabel>order-ready</guilabel></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>view, but not create, purchase orders</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>view fund summaries for the current year for location the workstation is registered to</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<para><emphasis role="bold">Acq Advanced Selector</emphasis></para>\r
+<para>In addition to the Acq Basic Selector permissions, this group includes permissions to:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>view fund summaries for multiple years and location</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>create, edit, delete funds</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>view debits associated with a fund</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>transfer money between funds</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="permissions-acqpurchase">\r
+<title>Acquisitions Purchaser</title>\r
+\r
+<para>In addition to selector permissions, this groups includes permissions to:</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>apply distribution formulas to line items</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>create, view, rename, print, and activate purchase orders</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>add notes and charges to purchase orders</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>receive and un-receive purchase orders, line items, and copies</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>view purchase order history</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>cancel purchase orders, line items, and copies</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>change a line item's claim policy</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>claim line items and copies</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>print claim vouchers</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>create, view, print, and close invoices</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>reopen invoices</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>add charges to invoices</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>prorate charges across the funds on an invoice</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>view, but not edit, providers</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>view all invoices associated with a particular provider</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="permissions-acqadmin">\r
+<title>Acquisitions Administrator</title>\r
+\r
+<para>In addition to the selector and purchaser permissions, this groups includes permissions to:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>create, edit, and delete funding sources</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>allocate credit to funding sources</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>create, edit, and delete funds</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>allocate credit from funding sources to funds</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>create, edit, and delete providers</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>update a variety of Library Editor Settings</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>create distribution formulas</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>create line item alerts</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>assign acquisitions permission groups to other staff members</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<note><para>The Acquisition Administrator Permission Group can only be assigned to library staff by members of the Sitka Team.</para></note>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="acq-secondary-groups">\r
+<title>Secondary Group Permissions</title>\r
+\r
+<para>The <guibutton>Secondary Groups</guibutton> button functionality has been introduced with the acquisitions module.  This button enables supplemental permission\r
+ groups to be added to staff accounts. The <guibutton>Secondary Groups</guibutton> button is currently only visible to those users with the Acq Admin supplemental\r
+permission group. </para>\r
+\r
+<note><para>The Acq Admin permission can only be granted to users by Sitka Staff.  Only users with the Acq Admin permission can grant the Acq Purchaser, Acq Avd.\r
+ Selector, and Acq Basic Selector permission to other users.</para></note>\r
+\r
+<caution><para>Acquisitions permissions groups only function as secondary groups.  If an acquisitions permission group is set as a user's main (Profile) Permission\r
+Group, that user will be unable to login to Evergreen.</para></caution>\r
+\r
+<simplesect xml:id="acq-granting-permissions">\r
+<title>Granting Acquisitions Permissions</title>\r
+\r
+<para>To be able to use the acquisitions module, staff must be granted the appropriate supplemental permission group.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open the account of the user you wish to grant acquisitions permissions to.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Edit</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Secondary Groups</guibutton>, located to the right of the <guilabel>Main (Profile) Permission Group</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/sup-permissions-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>From the dropdown menu select one of the Acq Supplementary Perm Groups.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/sup-permissions-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Add</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/sup-permissions-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton> in the top right hand corner of the <guilabel>Edit Screen</guilabel> to save the user's account.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="acq-removing-permissions">\r
+<title>Removing Acquisitions Permissions</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open the account of the user you wish to remove acquisitions permissions from.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Edit</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Secondary Groups</guibutton>, located to the right of the <guilabel>Main (Profile) Permission Group</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/sup-permissions-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Delete</guibutton> beside the permission group you would like to remove.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/sup-permissions-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/sup-permissions-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton> in the top right hand corner of the <guilabel>Edit Screen</guilabel> to save the user's account.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+\r
+</section>\r
+    \r
+</chapter>\r
index 7403d0f..10187d5 100644 (file)
-<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
-<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
-   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-providers">
-   <info>
-      <title>Providers</title>
-      <legalnotice>
-         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link
-                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"
-                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen
-                  Community</link></emphasis></para>
-      </legalnotice>
-      
-     
-
-      <abstract>
-         <para>Providers are vendors.  You can create a provider profile that includes contact information for the provider, holdings information, invoices, a default claiming 
-policy, and other information.</para></abstract>
-      
-
-   </info>
-
-<section xml:id="acq-admin-providers-placeholder">
-</section>
-
-<section xml:id="managing-provider">
-<title>Managing Provider</title>
-<para>Something about creating providers</para>
-<para><link linkend="create-provider">Create a Provider</link></para>
-<para><link linkend="add-address-provider">Add an Additional Address</link></para>
-<para><link linkend="add-contact-provider">Add a Contact</link></para>
-<para><link linkend="edit-provider">Edit a Provider</link></para>
-
-<simplesect xml:id="create-provider">
-<title>Create a Provider</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Provider</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Fill in the fields.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Enter the provider name.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Create a unique code for the provider.  There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Select an owner from the drop down menu. The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this provider.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Select a currency from the drop down menu.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Active</guilabel> to activate the provider. Unchecking this box deactivates the provider. A provider must be 
-active in order for purchase orders to be made from that provider.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Select a <link linkend="claim-defaults">default claim policy</link> from the drop down menu.  Choose the policy that best describes the policy you use with the provider.  The default policy 
-does not need to cover all possible situations as it is possible to override with a different policy at the time of the claim.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Do <emphasis>NOT</emphasis> select an EDI default from the drop down menu.  Leave this field blank.  EDI defaults must be created after the provider and then 
-linked.  See EDI Accounts for more information.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>E-mail</guilabel> field, enter the provider's e-mail address.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Fax Phone</guilabel> field, enter the provider's fax number.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>If your provider enters holding data in MARC records, enter <emphasis>970</emphasis> into the <guilabel>Holdings Tag</guilabel> field.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Phone</guilabel> field, enter the provider's phone number.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>If prepayment is required to purchase from this provider, check the box adjacent to <guilabel>Prepayment Required</guilabel>.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>SAN</guilabel> field, enter the seven digit Standard Address Number for your provider.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>URL</guilabel> field, enter the web address for the provider's website.</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-<note><para>After you save the provider profile, the screen reloads so that you can save additional information about the provider.  You can also access this
-<guilabel>Provider Details</guilabel> screen by clicking the hyperlinked name of the provider on the <guilabel>Providers</guilabel> screen. The tabs on the
-<guilabel>Provider Details</guilabel> screen allow you to add a provider address, provider contacts, attribute definitions, and holdings subfields. You can 
-also view invoices associated with the provider on the <guilabel>Provider Details</guilabel> screen.</para></note>
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="add-address-provider">
-<title>Add an Additional Address</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add an address to.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Provider Address</guibutton>. A pop-up will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Enter a name for the address in the <guilabel>Address Type</guilabel> field.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Fill in the address details.  Required fields are:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Street 1</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>City</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>State</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Country</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Post Code</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</step>
-
-<step>
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Valid?</guilabel> if the address is valid.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="add-contact-provider">
-<title>Add a Contact</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure> 
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add a contact to.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the <guilabel>Provider Contact</guilabel> tab.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Contact</guibutton>. A pop-up will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Enter the name of the contact, the contact's role, email, and phone number in their respective fields.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Reload</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-5.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Contact Address</guibutton> further down the page. A pop-up will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-6.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>In the <guilabel>Type</guilabel> field, enter the type of address.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-7.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>From the <guilabel>Contact</guilabel> drop down menu select the ID number of your contact.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Fill in the address details.  Required fields are:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Street 1</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>City</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>State</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Country</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Post Code</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</step>
-<step>
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Valid?</guilabel> if the address is valid.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-8.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="edit-provider">
-<title>Edit a Provider</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to edit.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Make your changes in the top half of the <guilabel>Provider Details</guilabel> screen.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/edit-provider-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/edit-provider-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-</procedure>
-
-<note><para>You can delete providers on the Provider List page by checking the box adjacent to the providers name and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>
-<para>You can only delete providers if no purchase orders have been assigned to them.</para></note>
-
-</simplesect>
-
-</section>
-
-
-<section xml:id="add-attr-definitions">
-<title>Attribute Definitions</title>
-
-<note><para>More information pertaining to this section to come in the future.</para></note>
-
-<para>Your provider may include information that is specific to your organization in MARC tags. You can specify the types of information that should be entered in
-entered in each MARC tag.  Enter attribute definitions to correlate MARC tags with the information that they should contain in incoming vendor records.  Some
-technical knowledge is required to enter XPath information.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of attribute definition</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add an attribute definition to.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of attribute definition</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the <guilabel>Attribute Definitions</guilabel> tab.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of attribute definition</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-attr-def-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Attribute Definition</guibutton>. A pop-up will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of attribute definition</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-attr-def-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>In the <guilabel>Code</guilabel> field, enter a code for your attribute definition.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of attribute definition</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-attr-def-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>In the <guilabel>Description</guilabel> field, enter a description of the attribute definition.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Identifier?</guilabel>, if the attribute definition is the identifier.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>In the <guilabel>Remove</guilabel> field, enter whatever remove means.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>In the <guilabel>XPath</guilabel> field, enter the XPath for the attribute definition.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-</step>
-</procedure>
-
-</section>
-
-
-<section xml:id="holding-subfield">
-<title>Holding Subfields</title>
-
-<para>You may have entered a holdings tag when you created the provider profile.  You can also enter holding subfields. Holding subfields
-allow you to specify subfields within the holding tags to which your provider adds holdings information.</para>
-
-<simplesect xml:id="add-holding-subfield">
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of holding subfield</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure> 
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add a holding subfield to.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of holding subfield</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the <guilabel>Holding Subfield</guilabel> tab.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of holding subfield</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-holding-subfield-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Holding Subfield</guibutton>. A pop-up will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of holding subfield</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-holding-subfield-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>In the <guilabel>Name</guilabel> field, enter a name for your holding subfield.</para>
-<para>In the <guilabel>Subfield</guilabel> field, enter your subfield.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of holding subfield</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-holding-subfield-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-<note><para>The holdings subfields in use by Sitka are:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>c : call_number</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>m : circ_modifier</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>l : copy_location </para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>e : estimated_price</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>f : fund_code</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>n : note</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>o : owning_lib</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>q : quantity</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</note>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-</section>
-
-<section xml:id="provider-details-invoices">
-<title>View a Provider's Invoices</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the provider whose invoices you would like to view.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the <guilabel>Invoices</guilabel> tab.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/view-invoices-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>All invoices for the provider will display. Use the column headers to sort.  Use the hyperlinked <guilabel>Back</guilabel> and <guilabel>Next</guilabel> to 
-advance through the pages of invoices. You can click on the hyperlinked name of an invoice to view it.</para>
-</step>
-</procedure>
-
-</section>
-
-</chapter>
+<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
+<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
+   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-providers">\r
+   <info>\r
+      <title>Providers</title>\r
+      <legalnotice>\r
+         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
+                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"\r
+                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen\r
+                  Community</link></emphasis></para>\r
+      </legalnotice>\r
+      \r
+     \r
+\r
+      <abstract>\r
+         <para>Providers are vendors.  You can create a provider profile that includes contact information for the provider, holdings information, invoices, a default claiming \r
+policy, and other information.</para></abstract>\r
+      \r
+\r
+   </info>\r
+\r
+<section xml:id="acq-admin-providers-placeholder">\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="managing-provider">\r
+<title>Managing Provider</title>\r
+<para>Something about creating providers</para>\r
+<para><link linkend="create-provider">Create a Provider</link></para>\r
+<para><link linkend="add-address-provider">Add an Additional Address</link></para>\r
+<para><link linkend="add-contact-provider">Add a Contact</link></para>\r
+<para><link linkend="edit-provider">Edit a Provider</link></para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="create-provider">\r
+<title>Create a Provider</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>New Provider</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Fill in the fields.</para> \r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Enter the provider name.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Create a unique code for the provider.  There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Select an owner from the drop down menu. The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this provider.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Select a currency from the drop down menu.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Check the box adjacent to <guilabel>Active</guilabel> to activate the provider. Unchecking this box deactivates the provider. A provider must be \r
+active in order for purchase orders to be made from that provider.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Select a <link linkend="claim-defaults">default claim policy</link> from the drop down menu.  Choose the policy that best describes the policy you use with the provider.  The default policy \r
+does not need to cover all possible situations as it is possible to override with a different policy at the time of the claim.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Do <emphasis>NOT</emphasis> select an EDI default from the drop down menu.  Leave this field blank.  EDI defaults must be created after the provider and then \r
+linked.  See EDI Accounts for more information.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>E-mail</guilabel> field, enter the provider's e-mail address.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>Fax Phone</guilabel> field, enter the provider's fax number.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>If your provider enters holding data in MARC records, enter <emphasis>970</emphasis> into the <guilabel>Holdings Tag</guilabel> field.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>Phone</guilabel> field, enter the provider's phone number.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>If prepayment is required to purchase from this provider, check the box adjacent to <guilabel>Prepayment Required</guilabel>.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>SAN</guilabel> field, enter the seven digit Standard Address Number for your provider.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>URL</guilabel> field, enter the web address for the provider's website.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<note><para>After you save the provider profile, the screen reloads so that you can save additional information about the provider.  You can also access this\r
+<guilabel>Provider Details</guilabel> screen by clicking the hyperlinked name of the provider on the <guilabel>Providers</guilabel> screen. The tabs on the\r
+<guilabel>Provider Details</guilabel> screen allow you to add a provider address, provider contacts, attribute definitions, and holdings subfields. You can \r
+also view invoices associated with the provider on the <guilabel>Provider Details</guilabel> screen.</para></note>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="add-address-provider">\r
+<title>Add an Additional Address</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add an address to.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>New Provider Address</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-address-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Enter a name for the address in the <guilabel>Address Type</guilabel> field.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-address-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Fill in the address details.  Required fields are:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Street 1</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>City</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>State</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Country</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Post Code</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Valid?</guilabel> if the address is valid.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-address-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="add-contact-provider">\r
+<title>Add a Contact</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure> \r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add a contact to.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the <guilabel>Provider Contact</guilabel> tab.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-contact-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>New Contact</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-contact-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Enter the name of the contact, the contact's role, email, and phone number in their respective fields.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-contact-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-contact-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Reload</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-contact-providers-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>New Contact Address</guibutton> further down the page. A pop-up will appear.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-contact-providers-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>In the <guilabel>Type</guilabel> field, enter the type of address.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-contact-providers-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>From the <guilabel>Contact</guilabel> drop down menu select the ID number of your contact.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Fill in the address details.  Required fields are:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Street 1</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>City</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>State</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Country</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Post Code</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Valid?</guilabel> if the address is valid.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-contact-providers-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="edit-provider">\r
+<title>Edit a Provider</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to edit.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Make your changes in the top half of the <guilabel>Provider Details</guilabel> screen.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/edit-provider-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/edit-provider-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
+<note><para>You can delete providers on the Provider List page by checking the box adjacent to the providers name and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>\r
+<para>You can only delete providers if no purchase orders have been assigned to them.</para></note>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+\r
+<section xml:id="add-attr-definitions">\r
+<title>Attribute Definitions</title>\r
+\r
+<note><para>More information pertaining to this section to come in the future.</para></note>\r
+\r
+<para>Your provider may include information that is specific to your organization in MARC tags. You can specify the types of information that should be entered in\r
+entered in each MARC tag.  Enter attribute definitions to correlate MARC tags with the information that they should contain in incoming vendor records.  Some\r
+technical knowledge is required to enter XPath information.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add an attribute definition to.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the <guilabel>Attribute Definitions</guilabel> tab.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/add-attr-def-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>New Attribute Definition</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/add-attr-def-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>In the <guilabel>Code</guilabel> field, enter a code for your attribute definition.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/add-attr-def-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>In the <guilabel>Description</guilabel> field, enter a description of the attribute definition.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Identifier?</guilabel>, if the attribute definition is the identifier.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>In the <guilabel>Remove</guilabel> field, enter whatever remove means.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>In the <guilabel>XPath</guilabel> field, enter the XPath for the attribute definition.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+\r
+<section xml:id="holding-subfield">\r
+<title>Holding Subfields</title>\r
+\r
+<para>You may have entered a holdings tag when you created the provider profile.  You can also enter holding subfields. Holding subfields\r
+allow you to specify subfields within the holding tags to which your provider adds holdings information.</para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="add-holding-subfield">\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure> \r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add a holding subfield to.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the <guilabel>Holding Subfield</guilabel> tab.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/add-holding-subfield-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>New Holding Subfield</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/add-holding-subfield-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>In the <guilabel>Name</guilabel> field, enter a name for your holding subfield.</para>\r
+<para>In the <guilabel>Subfield</guilabel> field, enter your subfield.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/add-holding-subfield-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+<note><para>The holdings subfields in use by Sitka are:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>c : call_number</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>m : circ_modifier</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>l : copy_location </para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>e : estimated_price</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>f : fund_code</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>n : note</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>o : owning_lib</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>q : quantity</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</note>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="provider-details-invoices">\r
+<title>View a Provider's Invoices</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the hyperlinked name of the provider whose invoices you would like to view.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the <guilabel>Invoices</guilabel> tab.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of providers</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/view-invoices-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>All invoices for the provider will display. Use the column headers to sort.  Use the hyperlinked <guilabel>Back</guilabel> and <guilabel>Next</guilabel> to \r
+advance through the pages of invoices. You can click on the hyperlinked name of an invoice to view it.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</section>\r
+\r
\r
+</chapter>\r
index f64fe7c..58dea73 100644 (file)
-<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
-<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
-   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-yearend">
-   <info>
-      <title>Acquisitions Year End</title>
-      <legalnotice>
-         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link
-                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"
-                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen
-                  Community</link></emphasis></para>
-      </legalnotice>
-      
-     
-
-      <abstract>
-         <para>The Acquisitions Module in Evergreen requires administrative set up before it can be used by staff.</para>
-<para>This chapter covers those pieces of the acquisitions module that must be in place before the module is useable by acquisitions staff, including funding, providers,
- and permissions.  This chapter also includes information on best practices that prevent conflicts in the Evergreen between the Sitka libraries using Acquisitions.</para>
-<para>This chapter is ordered is such a way as to facilitate an initial set up of the administrative portion of Acquisitions in Evergreen.</para></abstract>
-      
-
-   </info>
-
-<section xml:id="acq-admin-yearend-placeholder">
-</section>
-
-
-<section xml:id="yearend-closeout">
-<title>Perform Year End Close-out Operation</title>
-<para>The Year End Close-out Operation allows you to deactivate funds for the current year and create analogous funds for the next year.  It transfers encumbrances
-to the analogous funds, and it rolls over any remaining funds if you checked the rollover box when creating the fund.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Fund Propagation and Rollover</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Perform Fiscal Year Close-Out Operation.</guilabel></para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Notice that the context org unit reflects the context org unit that you selected at the top of the Funds screen.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>If you want to perform the close-out operation on the context org units and its child units, check the box adjacent to <guilabel>Include Funds for Descendant 
-Org Units</guilabel>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Dry Run</guilabel> if you want to test the changes to the funds before they are enacted.  Evergreen will generate a 
-summary of the changes that would occur during the selected operation. No data is actually changed during a dry run.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-5.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Process</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-6.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Evergreen will begin the propagation process.  Evergreen will make a clone of each fund where the <guilabel>Propagate</guilabel> box was checked, but will
-increment the year by 1.</para>
-</step>
-
-</procedure>
-
-</section>
-    
-</chapter>
+<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
+<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
+   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-yearend">\r
+   <info>\r
+      <title>Acquisitions Year End</title>\r
+      <legalnotice>\r
+         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
+                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"\r
+                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen\r
+                  Community</link></emphasis></para>\r
+      </legalnotice>\r
+      \r
+     \r
+\r
+      <abstract>\r
+         <para>The Acquisitions Module in Evergreen requires administrative set up before it can be used by staff.</para>\r
+<para>This chapter covers those pieces of the acquisitions module that must be in place before the module is useable by acquisitions staff, including funding, providers,\r
+ and permissions.  This chapter also includes information on best practices that prevent conflicts in the Evergreen between the Sitka libraries using Acquisitions.</para>\r
+<para>This chapter is ordered is such a way as to facilitate an initial set up of the administrative portion of Acquisitions in Evergreen.</para></abstract>\r
+      \r
+\r
+   </info>\r
+\r
+<section xml:id="acq-admin-yearend-placeholder">\r
+</section>\r
+\r
+\r
+<section xml:id="yearend-closeout">\r
+<title>Perform Year End Close-out Operation</title>\r
+<para>The Year End Close-out Operation allows you to deactivate funds for the current year and create analogous funds for the next year.  It transfers encumbrances\r
+to the analogous funds, and it rolls over any remaining funds if you checked the rollover box when creating the fund.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Fund Propagation and Rollover</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/yearend-closeout-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Check the box adjacent to <guilabel>Perform Fiscal Year Close-Out Operation.</guilabel></para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/yearend-closeout-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Notice that the context org unit reflects the context org unit that you selected at the top of the Funds screen.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/yearend-closeout-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>If you want to perform the close-out operation on the context org units and its child units, check the box adjacent to <guilabel>Include Funds for Descendant \r
+Org Units</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/yearend-closeout-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Check the box adjacent to <guilabel>Dry Run</guilabel> if you want to test the changes to the funds before they are enacted.  Evergreen will generate a \r
+summary of the changes that would occur during the selected operation. No data is actually changed during a dry run.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/yearend-closeout-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Process</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/yearend-closeout-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Evergreen will begin the propagation process.  Evergreen will make a clone of each fund where the <guilabel>Propagate</guilabel> box was checked, but will\r
+increment the year by 1.</para>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
+</section>\r
+    \r
+</chapter>\r
index 888bff2..8b1d7cd 100644 (file)
-<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
-<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
-   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acqadditional">
-   <info>
-      <title>Acquisitions Module Additional Administrative Settings</title>
-      <legalnotice>
-         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link
-                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"
-                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen
-                  Community</link></emphasis></para>
-      </legalnotice>
-      
-     
-
-      <abstract>
-         <para>This chapter covers additional administrative settings that you may want for your library including distribution formulas, line item alerts, and the 
-ability to make your on-order records OPAC invisible.</para></abstract>
-      
-
-   </info>
-
-
-<section xml:id="intro-additional-admin">
-
-</section>
-
-<section xml:id="distribution-formulas">
-<title>Distribution Formulas</title>
-<para>Distribution formulas allow you to specify the number of copies that should be distributed to specific branches. You can create and reuse formulas as 
-needed.</para>
-
-<para><link linkend="create-distribution-formula">Create a Distribution Formula</link></para>
-<para><link linkend="edit-distribution-formula">Edit a Distribution Formula</link></para>
-<para><link linkend="clone-distribution-formula">Clone a Distribution Formula</link></para>
-<para><link linkend="edit-distribution-name">Edit the Name of a Distribution Formula</link></para>
-
-<simplesect xml:id="create-distribution-formula">
-<title>Create a Distribution Formula</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Formula</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Enter a <guilabel>Formula name</guilabel>. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Choose a <guilabel>Formula Owner</guilabel>.  The formula owner indicates the organizational units whose staff can use this formula.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Ignore the <guilabel>Skip Count</guilabel> field. It has no purpose in 2.0.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Entry</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-5.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select an <guilabel>Owning Library</guilabel> from the drop down menu. This indicates the branch that will receive the items.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-6.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select a <guilabel>Shelving Location</guilabel> from the drop down menu.</para>
-<note><para>This step is skipped if your library uses a default copy location to make on-order records OPAC invisible.</para></note>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-7.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>In the <guilabel>Item Count</guilabel> field, enter the number of items that should be distributed to the branch. You can enter the number or use the arrows on 
-the right side of the field.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-8.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Apply Changes</guibutton>. The screen will reload.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-9.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Repeat steps 7 through 11 to add as many branches as you require.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-10.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>To view the changes to your formula, select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>. The item count will reflect the entries to your distribution formula.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-11.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="edit-distribution-formula">
-<title>Edit a Distribution Formula</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click on the hyperlinked name of the formula you would like to edit.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/edit-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>At this screen you can add a new entry, edit an existing entry using the drop down menus, or delete an existing entry using the red X beside the entry you wish 
-to delete. If you click and hold the three dots you are able to reorder your list.</para>
-<tip><para>When using a distribution formula the system will start at the top of the list and work down the list until it runs out of copies.  For example, if you are 
-ordering five copies of a title and you apply a distribution formula with entries for seven branches (1 copy each), only the first five branches will receive 
-copies.</para></tip>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/edit-distribution-formula-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step> 
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Apply Changes</guibutton> after you have made your changes.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/edit-distribution-formula-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="clone-distribution-formula">
-<title>Clone a Distribution Formula</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Check the box adjacent to the formula you wish to clone and click <guibutton>Clone Selected</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/clone-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Make the necessary changes to your cloned formula and click <guibutton>Apply Changes</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/clone-distribution-formula-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="edit-distribution-name">
-<title>Edit the Name of a Distribution Formula</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Double-click on the line you would like to edit. A pop-up box will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/name-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Change the name and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/name-distribution-formula-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-<para>OR</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click on the hyperlinked name of the formula you would like to edit.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/edit-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>In the top left hand corner of the screen, click on the large hyperlinked name of your formula.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/name-distribution-formula-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>In the pop-up box that appears change the name and click <guibutton>OK</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of distribution formula</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/name-distribution-formula-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-
-</section>
-
-<section xml:id="create-lineitem-alert">
-<title>Create a Line Item Alert</title>
-
-<para>Line item alerts are predefined text that can be added to line items on selection lists or purchase orders. Alerts can assist staff in the processing 
-and cataloguing of items by alerting staff to the correct collection for the item or directing the item to a particular department. You can define the alerts from 
-which the staff can choose. Line item alerts in appear in a pop up box when the line item, or any of its copies, are marked as received.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Line Item Alerts</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of line item alert</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-litem-alert-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Line Item Alert Text</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of line item alert</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-litem-alert-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Create a code for your alert. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of line item alert</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-litem-alert-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Create a description of your alert. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Select an owning library from the drop down menu. The owning library indicates the organizational unit(s) whose staff can use this alert.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of line item alert</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-litem-alert-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</section>
-
-<section xml:id="onorder-OPAC-invisible">
-<title>How to Make Your On-order Records OPAC Invisible</title>
-
-<para>Once bibliographic records and copies are loaded they are visible to patrons in the OPAC because the status of on-order is an OPAC visible status.</para>
-<para>It is possible to use a copy location to make your on-order records OPAC invisible.</para>
-
-<note><para>Local System Administration and Acquisitions Administration privileges are required for the following instructions.</para></note>
-
-<para>Begin by creating a new copy location:</para>
-<procedure>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu><guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Copy Locations Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of invoicing</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Create a new copy location.</para>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<informalfigure>
-<para>Make sure <guilabel>No</guilabel> is selected for <guilabel>OPAC Visible</guilabel>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of invoicing</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</listitem>
-<listitem>
-<informalfigure>
-<para>Select <guilabel>Holdable</guilabel> to be <guilabel>Yes</guilabel> or <guilabel>No</guilabel> depending on whether your library allows holds to placed on 
-on-order items.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of invoicing</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Create a new copy location</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of invoicing</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge that the update has succeeded.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of invoicing</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-5.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-<para>Set your new copy location as your default:</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu><guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Library Settings Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of invoicing</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-6.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Locate the setting <guilabel>Default copy location</guilabel> and click <guilabel>Edit</guilabel>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of invoicing</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-7.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Ensure the context is set for your library.</para>
-<caution><para>Multiple branch libraries need to ensure that the library system is the context selected, not a branch, for this setting to apply to their entire library.</para></caution>
-
-<para>Choose your shelving location from the drop down menu.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of invoicing</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-8.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Update Setting</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of invoicing</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-9.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Confirm that the setting has updated correctly.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of invoicing</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-10.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>When bibliographic records and copies are loaded into the system through the acquisitions module the system will use this copy location as the default.
-Items will not show in the catalogue until they are received and their copy location is updated.</para>
-</step>
-
-</procedure>
-
-</section>
-
-<section xml:id="e-d-i">
-      <title>EDI</title>
-<note><para>EDI is not currently available for Sitka Libraries.</para>
-<para>An announcement will be made when testing is completed and this feature becomes available.</para></note>
-  <para>Many libraries use Electronic Data Interchange (EDI) accounts to order new acquisitions.  In Evergreen 2.0, users can setup EDI accounts and manage
-EDI messages in the admin module.  EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
-
-<note><para>At present EDI can only be used to send purchase orders to providers, not to receive invoices from providers.</para>  <para>Currently EDI can be used with 
-the following providers:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Baker and Taylor</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>More information to come.</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</note>
-
-<para><link linkend="edi-accounts">Create an EDI Account</link></para>
-<para><link linkend="edi-messages">View EDI Messages</link></para>
-
-<simplesect xml:id="edi-accounts">
-<title>Create an EDI Account</title>
-<para>Create EDI accounts to communicate electronically with providers.</para>
-
-<caution><para>You <emphasis>must</emphasis> create your provider before you create an EDI account for the provider.</para></caution>
-
-<note><para>The following fields are required to create an EDI account:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Host</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Username</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Password</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Owner</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Provider</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Path</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Incoming Directory</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</note>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>EDI Accounts</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of EDI</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Account</guibutton>. A pop-up will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of EDI</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Fill in the fields.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of EDI</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Label</guilabel> field, enter a name for the EDI account. The label allows you to differentiate between accounts for the same provider. 
-There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Host</guilabel> field, enter the requisite FTP or SCP information supplied by your provider.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Username</guilabel> field, enter the username supplied by your provider.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Password</guilabel> field, enter the password supplied by your provider.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Account</guilabel> field, enter the supplemental password for entry to a remote system after log in has been completed. This field is 
-optional for the Evergreen, but may be required by your provider.  It is unlikely to be used by most modern systems and should typically be empty.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Select an owner from the drop down menu. The owner indicates the organizational units whose staff can use this EDI account.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>The <guilabel>Last Activity</guilabel> field updates automatically with any outbound or inbound (though there is no inbound at the moment) communication.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Provider</guilabel> field, enter the code for your provider.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Path</guilabel> field, enter the path. The path indicates the remote location on the server from which files are pulled into Evergreen.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Incoming Directory</guilabel> field, enter the incoming directory.  This directory indicates the location on your local network to which the 
-files download.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Vendor Account Number</guilabel> field, enter the Vendor Account Number (VAN) supplied by your provider.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Vendor Assigned Code</guilabel> field, enter the Vendor Assigned Code (VAC) supplied by your provider.</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<caution><para>For EDI to work your Standard Address Number (SAN) must be added through the organizational unit address in the staff client.</para></caution>
-</step>
-
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="edi-messages">
-<title>View EDI Messages</title>
-
-<para>The EDI Messages screen displays all incoming and outgoing messages between the library and the provider.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>To view the EDI Messages screen, select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>EDI Messages</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of EDI</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/view-edi-messages-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure> 
-</step>
-
-<step>
-<para>The messages will display.  Use the column headers to sort.</para>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-</section>
-    
-</chapter>
+<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
+<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
+   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acqadditional">\r
+   <info>\r
+      <title>Acquisitions Module Additional Administrative Settings</title>\r
+      <legalnotice>\r
+         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
+                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"\r
+                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen\r
+                  Community</link></emphasis></para>\r
+      </legalnotice>\r
+      \r
+     \r
+\r
+      <abstract>\r
+         <para>This chapter covers additional administrative settings that you may want for your library including distribution formulas, line item alerts, and the \r
+ability to make your on-order records OPAC invisible.</para></abstract>\r
+      \r
+\r
+   </info>\r
+\r
+\r
+<section xml:id="intro-additional-admin">\r
+\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="distribution-formulas">\r
+<title>Distribution Formulas</title>\r
+<para>Distribution formulas allow you to specify the number of copies that should be distributed to specific branches. You can create and reuse formulas as \r
+needed.</para>\r
+\r
+<para><link linkend="create-distribution-formula">Create a Distribution Formula</link></para>\r
+<para><link linkend="edit-distribution-formula">Edit a Distribution Formula</link></para>\r
+<para><link linkend="clone-distribution-formula">Clone a Distribution Formula</link></para>\r
+<para><link linkend="edit-distribution-name">Edit the Name of a Distribution Formula</link></para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="create-distribution-formula">\r
+<title>Create a Distribution Formula</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>New Formula</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Enter a <guilabel>Formula name</guilabel>. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Choose a <guilabel>Formula Owner</guilabel>.  The formula owner indicates the organizational units whose staff can use this formula.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Ignore the <guilabel>Skip Count</guilabel> field. It has no purpose in 2.0.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>New Entry</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select an <guilabel>Owning Library</guilabel> from the drop down menu. This indicates the branch that will receive the items.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select a <guilabel>Shelving Location</guilabel> from the drop down menu.</para>\r
+<note><para>This step is skipped if your library uses a default copy location to make on-order records OPAC invisible.</para></note>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>In the <guilabel>Item Count</guilabel> field, enter the number of items that should be distributed to the branch. You can enter the number or use the arrows on \r
+the right side of the field.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Apply Changes</guibutton>. The screen will reload.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-9.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Repeat steps 7 through 11 to add as many branches as you require.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-10.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>To view the changes to your formula, select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>. The item count will reflect the entries to your distribution formula.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-11.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="edit-distribution-formula">\r
+<title>Edit a Distribution Formula</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click on the hyperlinked name of the formula you would like to edit.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/edit-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>At this screen you can add a new entry, edit an existing entry using the drop down menus, or delete an existing entry using the red X beside the entry you wish \r
+to delete. If you click and hold the three dots you are able to reorder your list.</para>\r
+<tip><para>When using a distribution formula the system will start at the top of the list and work down the list until it runs out of copies.  For example, if you are \r
+ordering five copies of a title and you apply a distribution formula with entries for seven branches (1 copy each), only the first five branches will receive \r
+copies.</para></tip>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/edit-distribution-formula-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step> \r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Apply Changes</guibutton> after you have made your changes.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/edit-distribution-formula-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="clone-distribution-formula">\r
+<title>Clone a Distribution Formula</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Check the box adjacent to the formula you wish to clone and click <guibutton>Clone Selected</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/clone-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Make the necessary changes to your cloned formula and click <guibutton>Apply Changes</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/clone-distribution-formula-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="edit-distribution-name">\r
+<title>Edit the Name of a Distribution Formula</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Double-click on the line you would like to edit. A pop-up box will appear.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/name-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Change the name and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/name-distribution-formula-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<para>OR</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click on the hyperlinked name of the formula you would like to edit.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/edit-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>In the top left hand corner of the screen, click on the large hyperlinked name of your formula.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/name-distribution-formula-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>In the pop-up box that appears change the name and click <guibutton>OK</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/name-distribution-formula-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="create-lineitem-alert">\r
+<title>Create a Line Item Alert</title>\r
+\r
+<para>Line item alerts are predefined text that can be added to line items on selection lists or purchase orders. Alerts can assist staff in the processing \r
+and cataloguing of items by alerting staff to the correct collection for the item or directing the item to a particular department. You can define the alerts from \r
+which the staff can choose. Line item alerts in appear in a pop up box when the line item, or any of its copies, are marked as received.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Line Item Alerts</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of line item alert</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-litem-alert-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>New Line Item Alert Text</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of line item alert</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-litem-alert-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Create a code for your alert. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of line item alert</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-litem-alert-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Create a description of your alert. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Select an owning library from the drop down menu. The owning library indicates the organizational unit(s) whose staff can use this alert.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of line item alert</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-litem-alert-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="onorder-OPAC-invisible">\r
+<title>How to Make Your On-order Records OPAC Invisible</title>\r
+\r
+<para>Once bibliographic records and copies are loaded they are visible to patrons in the OPAC because the status of on-order is an OPAC visible status.</para>\r
+<para>It is possible to use a copy location to make your on-order records OPAC invisible.</para>\r
+\r
+<note><para>Local System Administration and Acquisitions Administration privileges are required for the following instructions.</para></note>\r
+\r
+<para>Begin by creating a new copy location:</para>\r
+<procedure>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu><guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Copy Locations Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Create a new copy location.</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Make sure <guilabel>No</guilabel> is selected for <guilabel>OPAC Visible</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <guilabel>Holdable</guilabel> to be <guilabel>Yes</guilabel> or <guilabel>No</guilabel> depending on whether your library allows holds to placed on \r
+on-order items.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Create a new copy location</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge that the update has succeeded.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<para>Set your new copy location as your default:</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu><guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Library Settings Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Locate the setting <guilabel>Default copy location</guilabel> and click <guilabel>Edit</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Ensure the context is set for your library.</para>\r
+<caution><para>Multiple branch libraries need to ensure that the library system is the context selected, not a branch, for this setting to apply to their entire library.</para></caution>\r
+\r
+<para>Choose your shelving location from the drop down menu.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Update Setting</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible-9.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Confirm that the setting has updated correctly.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible-10.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>When bibliographic records and copies are loaded into the system through the acquisitions module the system will use this copy location as the default.\r
+Items will not show in the catalogue until they are received and their copy location is updated.</para>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="e-d-i">\r
+      <title>EDI</title>\r
+<note><para>EDI is not currently available for Sitka Libraries.</para>\r
+<para>An announcement will be made when testing is completed and this feature becomes available.</para></note>\r
+  <para>Many libraries use Electronic Data Interchange (EDI) accounts to order new acquisitions.  In Evergreen 2.0, users can setup EDI accounts and manage\r
+EDI messages in the admin module.  EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>\r
+\r
+<note><para>At present EDI can only be used to send purchase orders to providers, not to receive invoices from providers.</para>  <para>Currently EDI can be used with \r
+the following providers:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Baker and Taylor</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>More information to come.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</note>\r
+\r
+<para><link linkend="edi-accounts">Create an EDI Account</link></para>\r
+<para><link linkend="edi-messages">View EDI Messages</link></para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="edi-accounts">\r
+<title>Create an EDI Account</title>\r
+<para>Create EDI accounts to communicate electronically with providers.</para>\r
+\r
+<caution><para>You <emphasis>must</emphasis> create your provider before you create an EDI account for the provider.</para></caution>\r
+\r
+<note><para>The following fields are required to create an EDI account:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Host</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Username</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Password</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Owner</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Provider</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Path</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Incoming Directory</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</note>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>EDI Accounts</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>New Account</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Fill in the fields.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>Label</guilabel> field, enter a name for the EDI account. The label allows you to differentiate between accounts for the same provider. \r
+There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>Host</guilabel> field, enter the requisite FTP or SCP information supplied by your provider.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>Username</guilabel> field, enter the username supplied by your provider.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>Password</guilabel> field, enter the password supplied by your provider.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>Account</guilabel> field, enter the supplemental password for entry to a remote system after log in has been completed. This field is \r
+optional for the Evergreen, but may be required by your provider.  It is unlikely to be used by most modern systems and should typically be empty.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Select an owner from the drop down menu. The owner indicates the organizational units whose staff can use this EDI account.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>The <guilabel>Last Activity</guilabel> field updates automatically with any outbound or inbound (though there is no inbound at the moment) communication.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>Provider</guilabel> field, enter the code for your provider.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>Path</guilabel> field, enter the path. The path indicates the remote location on the server from which files are pulled into Evergreen.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>Incoming Directory</guilabel> field, enter the incoming directory.  This directory indicates the location on your local network to which the \r
+files download.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>Vendor Account Number</guilabel> field, enter the Vendor Account Number (VAN) supplied by your provider.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>Vendor Assigned Code</guilabel> field, enter the Vendor Assigned Code (VAC) supplied by your provider.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<caution><para>For EDI to work your Standard Address Number (SAN) must be added through the organizational unit address in the staff client.</para></caution>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="edi-messages">\r
+<title>View EDI Messages</title>\r
+\r
+<para>The EDI Messages screen displays all incoming and outgoing messages between the library and the provider.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>To view the EDI Messages screen, select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>EDI Messages</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/view-edi-messages-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure> \r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The messages will display.  Use the column headers to sort.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+    \r
+</chapter>\r
index 33a2d70..a6c9785 100644 (file)
-<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
-<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
-   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acqdefaults">
-   <info>
-      <title>Acquisitions Module Sitka-wide Defaults</title>
-      <legalnotice>
-         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link
-                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"
-                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen
-                  Community</link></emphasis></para>
-      </legalnotice>
-      
-     
-
-      <abstract>
-         <para>Sitka has set several consortium wide defaults in the Acquisitions Module.  This chapter describes the defaults currently in place.</para>
-<para>Libraries that wish to request additional defaults may do so by submitting a ticket to RT.</para>
-
-<note><para>The defaults listed in this chapter are still in the process of being confirmed and so may change before the acquisitions module is officially 
-released.</para></note>
-</abstract>
-      
-
-   </info>
-
-<section xml:id="intro-default-admin">
-
-</section>
-
-
-   <section xml:id="currency-types">
-      <title>Currency Types</title>
-      <para>Currency types are applied to funds in the administrative module. When a fund is applied to a copy or line item for purchase, the item 
-will be purchased in the currency associated with that fund.</para>
-
-
-<simplesect xml:id="currency-defaults">
-<title>Sitka Currency Type Defaults</title>
-
-<para>The currencies set in the Acquisitions Module are:</para>
-<informalfigure>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Canadian Dollars</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>U.S. Dollars</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>European Euros</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>U.K. Pounds Sterling</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Australian Dollars</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>New Zealand Dollars</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>German Duetsche Marks</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Dutch Guilders</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/default-currency-types.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-<para>If you require a currency type not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
-
-</simplesect>
-</section>
-
-<section xml:id="exchange-rates">
-<title>Exchange Rates</title>
-<para>Exchange rates define the rate of exchange between currencies. Evergreen will automatically calculate exchange rates for purchases. Evergreen assumes that the 
-currency of the purchasing fund is identical to the currency of the provider, but it provides for two unique situations.</para>
-<para>If the currency of the fund that is used for the purchase is different from the currency of the provider, as listed in the provider's profile, then Evergreen 
-will use the exchange rate to calculate the price of the item in the currency of the fund and debit the fund accordingly.</para>
-<para>When money is transferred between funds that use different currency types Evergreen will automatically use the exchange rate to convert the money to the currency
-of the receiving fund. During such transfers, however, staff can override the automatic conversion by providing an explicit amount to credit to the receiving fund. 
-(This feature is not currently working properly.)</para>
-<para>Evergreen also automatically uses the exchange rate to convert when transferring allocating monies from a funding source to a fund with a different currency type.</para>
-
-<simplesect xml:id="exchange-rate-defaults">
-<title>Sitka Exchange Rate Defaults</title>
-
-<para>The most commonly used exchange rates have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>
-<informalfigure>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>U.S Dollars to Canadian Dollars</para>
-<para>Canadian Dollars to U.S. Dollars</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>European Euros to Canadian Dollars</para>
-<para>Canadian Dollars to European Euros</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>U.K. Pounds Sterling to Canadian Dollars</para>
-<para>Canadian Dollars to U.K. Pounds Sterling</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Australian Dollars to Canadian Dollars</para>
-<para>Canadian Dollars to Australian Dollars</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of exchange rate</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/default-exchange-rates.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<para>Sitka is currently in the process of determining an official source to use for exchange rates and the frequency of updates.</para>
-
-<para>If you require an exchange rate not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
-
-
-</simplesect>
-
-</section>
-
-
-   <section xml:id="claiming-acq">
-      <title>Claiming</title>
-      <para>Evergreen 2.0 provides minimal claiming functionality. Currently, all claiming is manual.</para>
-
-<para><link linkend="claim-defaults">Sitka Claim Policy Defaults</link></para>
-<para><link linkend="claim-type-defaults">Sitka Claim Type (Claim Reason) Defaults</link></para>
-
-
-<simplesect xml:id="claim-defaults">
-<title>Sitka Claim Policy Defaults</title>
-
-<para>Some standard claim policies have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>3-week phone - phone the provider after 3 weeks</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>3-week email - email the provider after 3 weeks</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>3-week fax - fax the provider after 3 weeks</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>5-week phone - phone the provider after 5 weeks</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>5-week email - e-mail the provider after 5 weeks</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>5-week fax - fax the provider after 5 weeks</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-<informalfigure>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of claim policy defaults</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/default-claim-policies.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<para>If you require a claim policy not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="claim-type-defaults">
-<title>Sitka Claim Type Defaults</title>
-
-<para>Some standard claim types (claim reasons) have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Damaged</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Duplicate</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Incorrect</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Past Due</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-<informalfigure>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/default-claim-types.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<para>If you require a claim type (claim reason) not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
-
-</simplesect>
-
-</section>
-
-
-   <section xml:id="cancel-reasons">
-      <title>Cancel Reasons</title>
-      <para>The cancel reasons interface allows you to predefine the reasons for which a line item or a purchase order can be cancelled. A default list of reasons 
-appears.</para>
-<para>Applying the cancel reason will prevent the item from appearing in a claims list and will allow you to cancel debits associated with the purchase.</para>
-<para>Cancel reasons also enable you to suspend or delay a purchase. For example, you could create a cancel reason of "backordered," and you could choose to keep 
-the debits associated with the purchase. For more information on cancelling and suspending purchases see 
-<link linkend="acq-cancel-suspend">Chapter 36, Cancel/Suspend Acquisitions</link>.</para>
-
-
-<simplesect xml:id="cancel-reasons-defaults">
-<title>Sitka Cancel Reason Defaults</title>
-
-<para>The most common cancel reasons have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>
-<caution><para>Sitka is still working on a list of cancel defaults.  The cancel reasons list may change before the acquisitions module is officially released.</para></caution>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Account cancelled</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Already delivered</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Already owned</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Backordered</para>
-<para>Set to <guilabel>Keep Debits</guilabel></para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Damaged</para>
-<para>Set to <guilabel>Keep Debits</guilabel></para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Delivered But Lost</para>
-<para>Set to <guilabel>Keep Debits</guilabel></para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Duplicate</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Duplicate order</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Incorrect order</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Invalid ISBN</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Items blocked from crossing border</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Lost goods</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Never received</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>No longer needed</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Not found</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Not in process</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Not in stock</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Overbudget</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Provider will not fill order</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Postponed</para>
-<para>Set to <guilabel>Keep Debits</guilabel></para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Quantity change</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Repriced</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Unauthorized order</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Wrong author</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Wrong edition</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Wrong provider</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Wrong title</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-
-<informalfigure>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of default cancel reasons</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/default-cancel-reasons.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-
-<para>If you require a cancel reason not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
-</simplesect>
-
-</section>
-
-<section xml:id="invoice-item-type">
-<title>Invoice Item Type</title>
-
-<para>Invoice Item Types allow you to enter additional charges to an invoice.  Examples of additional charge types include
-taxes and processing fees.  Charges for bibliographic items are listed separately from these additional charges. Invoice Item Types can also be used when adding non-bibliographic items to a purchase order.  When invoiced, the invoice item type will copy from the purchase 
-order to the invoice.</para>
-
-<simplesect xml:id="invoice-item-default">
-<title>Sitka Invoice Item Type Defaults</title>
-
-<para>The default invoice item types are:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Cataloguing Charge</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Direct Purchase</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Handling Charge</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Non-library Item</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Processing Fee</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Processing Fee - Prorate</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Serial Subscription</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Shipping Charge</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>HST</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-<informalfigure>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of invoice item type defaults</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/default-invoice-item-types.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<para>If you require an invoice item type not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
-
-</simplesect>
-
-</section>
-
-   <section xml:id="invoice-payment">
-      <title>Invoice Payment Methods</title>
-      <para>Invoice payment methods are the ways you pay your providers for your purchases.  The Invoice Payment Methods appear 
-as a drop down menu in the invoice payment method field on the invoice.</para>
-
-<simplesect xml:id="invoice-payment-defaults">
-<title>Sitka Invoice Payment Method Defaults</title>
-
-<para>The most common invoice payment methods have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Cash</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Cheque</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Direct Billing</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Debit</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Mastercard</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>VISA</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>American Express</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Wire Transfer</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Draft</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Credit</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-<informalfigure>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/default-invoice-payment.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<para>If you require an invoice payment method not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
-
-</simplesect>
-
-</section>
-
-<section xml:id="lineitem-marc-def">
-<title>Line Item MARC Attribute Definitions</title>
-
-<para>Line item attributes define the fields that Evergreen needs to extract from the bibliographic records that are in the acquisitions database to display in the 
-catalogue. Also, these attributes will appear as fields in the New Brief Record interface.  You will be able to enter information for the brief record in the fields 
-where attributes have been defined.</para>
-
-<simplesect xml:id="lineitem-marc-defualts">
-<title>Line Item MARC Attribute Definitions Defaults</title>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Author of Work</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Edition</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Identifier</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>ISBN</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>ISSN</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Language of Work</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Local Notes</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Pagination</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Price</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Publication Date</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Publisher</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Title</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>UPC</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-<para>If you require a line item MARC attribute definition not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
-
-</simplesect>
-</section>
-   
-    
-</chapter>
+<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
+<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
+   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acqdefaults">\r
+   <info>\r
+      <title>Acquisitions Module Sitka-wide Defaults</title>\r
+      <legalnotice>\r
+         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
+                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"\r
+                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen\r
+                  Community</link></emphasis></para>\r
+      </legalnotice>\r
+      \r
+     \r
+\r
+      <abstract>\r
+         <para>Sitka has set several consortium wide defaults in the Acquisitions Module.  This chapter describes the defaults currently in place.</para>\r
+<para>Libraries that wish to request additional defaults may do so by submitting a ticket to RT.</para>\r
+\r
+<note><para>The defaults listed in this chapter are still in the process of being confirmed and so may change before the acquisitions module is officially \r
+released.</para></note>\r
+</abstract>\r
+      \r
+\r
+   </info>\r
+\r
+<section xml:id="intro-default-admin">\r
+\r
+</section>\r
+\r
+\r
+   <section xml:id="currency-types">\r
+      <title>Currency Types</title>\r
+      <para>Currency types are applied to funds in the administrative module. When a fund is applied to a copy or line item for purchase, the item \r
+will be purchased in the currency associated with that fund.</para>\r
+\r
+\r
+<simplesect xml:id="currency-defaults">\r
+<title>Sitka Currency Type Defaults</title>\r
+\r
+<para>The currencies set in the Acquisitions Module are:</para>\r
+<informalfigure>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Canadian Dollars</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>U.S. Dollars</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>European Euros</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>U.K. Pounds Sterling</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Australian Dollars</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>New Zealand Dollars</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>German Duetsche Marks</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Dutch Guilders</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/default-currency-types.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+<para>If you require a currency type not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>\r
+\r
+</simplesect>\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="exchange-rates">\r
+<title>Exchange Rates</title>\r
+<para>Exchange rates define the rate of exchange between currencies. Evergreen will automatically calculate exchange rates for purchases. Evergreen assumes that the \r
+currency of the purchasing fund is identical to the currency of the provider, but it provides for two unique situations.</para>\r
+<para>If the currency of the fund that is used for the purchase is different from the currency of the provider, as listed in the provider's profile, then Evergreen \r
+will use the exchange rate to calculate the price of the item in the currency of the fund and debit the fund accordingly.</para>\r
+<para>When money is transferred between funds that use different currency types Evergreen will automatically use the exchange rate to convert the money to the currency\r
+of the receiving fund. During such transfers, however, staff can override the automatic conversion by providing an explicit amount to credit to the receiving fund. \r
+(This feature is not currently working properly.)</para>\r
+<para>Evergreen also automatically uses the exchange rate to convert when transferring allocating monies from a funding source to a fund with a different currency type.</para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="exchange-rate-defaults">\r
+<title>Sitka Exchange Rate Defaults</title>\r
+\r
+<para>The most commonly used exchange rates have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>\r
+<informalfigure>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>U.S Dollars to Canadian Dollars</para>\r
+<para>Canadian Dollars to U.S. Dollars</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>European Euros to Canadian Dollars</para>\r
+<para>Canadian Dollars to European Euros</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>U.K. Pounds Sterling to Canadian Dollars</para>\r
+<para>Canadian Dollars to U.K. Pounds Sterling</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Australian Dollars to Canadian Dollars</para>\r
+<para>Canadian Dollars to Australian Dollars</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of exchange rate</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/default-exchange-rates.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<para>Sitka is currently in the process of determining an official source to use for exchange rates and the frequency of updates.</para>\r
+\r
+<para>If you require an exchange rate not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>\r
+\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+\r
+   <section xml:id="claiming-acq">\r
+      <title>Claiming</title>\r
+      <para>Evergreen 2.0 provides minimal claiming functionality. Currently, all claiming is manual.</para>\r
+\r
+<para><link linkend="claim-defaults">Sitka Claim Policy Defaults</link></para>\r
+<para><link linkend="claim-type-defaults">Sitka Claim Type (Claim Reason) Defaults</link></para>\r
+\r
+\r
+<simplesect xml:id="claim-defaults">\r
+<title>Sitka Claim Policy Defaults</title>\r
+\r
+<para>Some standard claim policies have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>3-week phone - phone the provider after 3 weeks</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>3-week email - email the provider after 3 weeks</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>3-week fax - fax the provider after 3 weeks</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>5-week phone - phone the provider after 5 weeks</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>5-week email - e-mail the provider after 5 weeks</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>5-week fax - fax the provider after 5 weeks</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<informalfigure>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of claim policy defaults</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/default-claim-policies.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<para>If you require a claim policy not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="claim-type-defaults">\r
+<title>Sitka Claim Type Defaults</title>\r
+\r
+<para>Some standard claim types (claim reasons) have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Damaged</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Duplicate</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Incorrect</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Past Due</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<informalfigure>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/default-claim-types.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<para>If you require a claim type (claim reason) not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+\r
+   <section xml:id="cancel-reasons">\r
+      <title>Cancel Reasons</title>\r
+      <para>The cancel reasons interface allows you to predefine the reasons for which a line item or a purchase order can be cancelled. A default list of reasons \r
+appears.</para>\r
+<para>Applying the cancel reason will prevent the item from appearing in a claims list and will allow you to cancel debits associated with the purchase.</para>\r
+<para>Cancel reasons also enable you to suspend or delay a purchase. For example, you could create a cancel reason of "backordered," and you could choose to keep \r
+the debits associated with the purchase. For more information on cancelling and suspending purchases see \r
+<link linkend="acq-cancel-suspend">Chapter 36, Cancel/Suspend Acquisitions</link>.</para>\r
+\r
+\r
+<simplesect xml:id="cancel-reasons-defaults">\r
+<title>Sitka Cancel Reason Defaults</title>\r
+\r
+<para>The most common cancel reasons have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>\r
+<caution><para>Sitka is still working on a list of cancel defaults.  The cancel reasons list may change before the acquisitions module is officially released.</para></caution>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Account cancelled</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Already delivered</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Already owned</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Backordered</para>\r
+<para>Set to <guilabel>Keep Debits</guilabel></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Damaged</para>\r
+<para>Set to <guilabel>Keep Debits</guilabel></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Delivered But Lost</para>\r
+<para>Set to <guilabel>Keep Debits</guilabel></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Duplicate</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Duplicate order</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Incorrect order</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Invalid ISBN</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Items blocked from crossing border</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Lost goods</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Never received</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>No longer needed</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Not found</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Not in process</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Not in stock</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Overbudget</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Provider will not fill order</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Postponed</para>\r
+<para>Set to <guilabel>Keep Debits</guilabel></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Quantity change</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Repriced</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Unauthorized order</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Wrong author</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Wrong edition</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Wrong provider</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Wrong title</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+\r
+<informalfigure>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of default cancel reasons</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/default-cancel-reasons.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+\r
+<para>If you require a cancel reason not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="invoice-item-type">\r
+<title>Invoice Item Type</title>\r
+\r
+<para>Invoice Item Types allow you to enter additional charges to an invoice.  Examples of additional charge types include\r
+taxes and processing fees.  Charges for bibliographic items are listed separately from these additional charges. Invoice Item Types can also be used when adding non-bibliographic items to a purchase order.  When invoiced, the invoice item type will copy from the purchase \r
+order to the invoice.</para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="invoice-item-default">\r
+<title>Sitka Invoice Item Type Defaults</title>\r
+\r
+<para>The default invoice item types are:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Cataloguing Charge</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Direct Purchase</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Handling Charge</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Non-library Item</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Processing Fee</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Processing Fee - Prorate</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Serial Subscription</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Shipping Charge</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>HST</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<informalfigure>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoice item type defaults</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/default-invoice-item-types.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<para>If you require an invoice item type not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+   <section xml:id="invoice-payment">\r
+      <title>Invoice Payment Methods</title>\r
+      <para>Invoice payment methods are the ways you pay your providers for your purchases.  The Invoice Payment Methods appear \r
+as a drop down menu in the invoice payment method field on the invoice.</para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="invoice-payment-defaults">\r
+<title>Sitka Invoice Payment Method Defaults</title>\r
+\r
+<para>The most common invoice payment methods have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Cash</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Cheque</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Direct Billing</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Debit</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Mastercard</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>VISA</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>American Express</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Wire Transfer</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Draft</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Credit</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+<informalfigure>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funding sources</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/default-invoice-payment.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<para>If you require an invoice payment method not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="lineitem-marc-def">\r
+<title>Line Item MARC Attribute Definitions</title>\r
+\r
+<para>Line item attributes define the fields that Evergreen needs to extract from the bibliographic records that are in the acquisitions database to display in the \r
+catalogue. Also, these attributes will appear as fields in the New Brief Record interface.  You will be able to enter information for the brief record in the fields \r
+where attributes have been defined.</para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="lineitem-marc-defualts">\r
+<title>Line Item MARC Attribute Definitions Defaults</title>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Author of Work</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Edition</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Identifier</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>ISBN</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>ISSN</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Language of Work</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Local Notes</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Pagination</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Price</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Publication Date</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Publisher</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Title</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>UPC</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<para>If you require a line item MARC attribute definition not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>\r
+\r
+</simplesect>\r
+</section>\r
+   \r
+    \r
+</chapter>\r
index b5b9207..b65d63d 100644 (file)
-<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
-<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
-   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acquisitions">
-   <info>
-      <title>Acquisitions Module Administration</title>
-      <legalnotice>
-         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link
-                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"
-                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen
-                  Community</link></emphasis></para>
-      </legalnotice>
-      
-     
-
-      <abstract>
-         <para>The Acquisitions Module in Evergreen requires administrative set up before it can be used by staff.</para>
-<para>This chapter covers those pieces of the acquisitions module that must be in place before the module is useable by acquisitions staff, including funding, providers,
- and permissions.  This chapter also includes information on best practices that prevent conflicts in the Evergreen between the Sitka libraries using Acquisitions.</para>
-<para>This chapter is ordered is such a way as to facilitate an initial set up of the administrative portion of Acquisitions in Evergreen.</para></abstract>
-      
-
-   </info>
-
-<section xml:id="acq-admin-placeholder">
-</section>
-
-<section xml:id="acq-tutorials">
-<title>Local System Administrator Acquisitions Tutorials</title>
-
-<para><?dbhtml-include href="/var/www/docbook/Sitka/draft/admin/media/LSA_Acq_Admin_Part_1.html"?></para>
-
-</section>
-
-   <section xml:id="funding-sources">
-      <title>Funding Sources</title>
-      <para>Funding sources allow you to specify the sources that contribute monies to your fund(s), such as your municipal government.  You can create as 
-few or as many funding sources as you need.</para>
-
-<note><para>Funding sources are not tied to fiscal or calendar years, so you can continue to apply credits to the same funding source over multiple 
-years, e.g. City of Fiction.  Alternatively, you can name funding sources by year, e.g. City of Fiction 2011 and City of Fiction 2012, and apply credits each 
-year to the matching source.</para></note>
-
-<para><link linkend="create-funding-source">Create a Funding Source</link></para>
-<para><link linkend="edit-funding-source">Edit a Funding Source</link></para>
-<para><link linkend="apply-credit">Apply Credits to a Funding Source</link></para>
-<para><link linkend="allocate-credit-funding-source">Allocate Credits to Funds - Funding Source Interface</link></para>
-<para><link linkend="track-debit-credit">Track Debits and Credits</link></para>
-
-
-<simplesect xml:id="create-funding-source">
-<title>Create a Funding Source</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Funding Source</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Enter a <guilabel>Funding Source Name</guilabel>.  There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Select an <guilabel>Owner</guilabel> from the drop down menu.  The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this funding source.  
-If a multi-branch library system is made the owner of a funding source, then users with appropriate permissions at the branches can also use the funding source.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Create a unique <guilabel>Code</guilabel> for the source.  There is no limit to the number of characters than can be entered in this field.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Select a <guilabel>Currency</guilabel> from the drop down menu.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-</procedure>
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="edit-funding-source">
-<title>Edit a Funding Source</title>
-
-<note><para>While you are able to edit your funding source's name, owner, code, and currency, you are unable to edit the balance of your funding source.</para>
-<para>It is also possible to delete a funding source by checking the box of the funding source you wish to delete and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>
-<para>A Funding Source can only be deleted if no credit has been applied to it.</para></note>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Double-click on the row you would like to edit.  A pop-up box will appear in which you can edit the fields.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/edit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Make your changes and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="apply-credit">
-<title>Apply Credits to a Funding Source</title>
-
-<caution><para>Once a funding source has credit applied to it it cannot be deleted.  Ensure you apply the correct amount of credit to each funding source 
-as there is no way on the staff client to edit the amount applied.</para>
-<para>In the event that an incorrect amount is allocated to a funding source, please submit a ticket to Sitka Support that includes the name of the funding source and 
-the incorrect amount that has been allocated.</para></caution>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click on the hyperlinked name of the funding source you would like to apply credit to.  This takes you to the <guilabel>Funding Source Details</guilabel> screen.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/edit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Apply Credit</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/apply-credit-funding-1a.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Enter an amount to apply to this funding source.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Enter a note.  This field is optional.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/apply-credit-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>The <guilabel>Summary</guilabel> tab will update to reflect the credit you applied.  The <guilabel>Credits</guilabel> tab will display all credits that have been 
-applied to the funding source.  You may need to click <guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Credits</guilabel> tab.</para>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="allocate-credit-funding-source">
-<title>Allocate Credit to Funds - Funding Source Interface</title>
-
-<para>Once you have set up your funds, credit can be allocated to them from your funding sources in two ways:</para>
-
-<itemizedlist>
-<listitem><para>Allocate Credit to Fund - Funding Source Interface</para>
-</listitem>
-<listitem><para><link linkend="allocate-credit-funds">Allocate Credit to Fund - Fund Interface</link></para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-<para>To allocate credit using the Funding Source Interface:</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the funding source.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/funding-source-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Allocate to Fund</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>From the <guilabel>Fund</guilabel> drop down menu, select the fund you would like to allocate credit to.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Enter the amount that you would like to allocate.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Enter a note. This field is optional.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="track-debit-credit">
-<title>Track Debits and Credits</title>
-
-<informalfigure>
-<para>You can track credits to and allocations from for each funding source through <guilabel>Summary</guilabel> tab on the <guilabel>Funding Source Details</guilabel> screen.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-debit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<informalfigure>  
-<para>The <guilabel>Credits</guilabel> tab tracks all credits applied to the funding source.  After applying credit you will need to click 
-<guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Credits</guilabel> tab. </para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-debit-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<informalfigure>
-<para>The <guilabel>Allocations</guilabel> tab tracks all allocations from the funding source to funds. After allocating to a fund you will need to click
-<guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Allocations</guilabel> tab.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funding sources</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-debit-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-</simplesect>
-
-</section>
-
-
-<section xml:id="funds-acq">
-<title>Funds</title>
-<para>Funds allow you to allocate credits toward specific purchases. In the funds interface, you can create funds; allocate credits from funding sources 
-to funds; transfer money between funds; and apply fund tags to funds.</para>
-
-<para>Funds are created for a specific year, either fiscal or calendar.  These funds are owned by organizational units.  Library systems with multiple branches can set a 
-contextual organizational unit and year at the top of the funds interface.  The drop down menus at the top of the screen enable you to focus on funds that are owned by specific branches
-during specific years.</para>
-
-<para><link linkend="create-fund">Create a Fund</link></para>
-<para><link linkend="edit-fund">Edit a Fund</link></para>
-<para><link linkend="allocate-credit-funds">Allocate Credit to Funds - Fund Interface</link></para>
-<para><link linkend="transfer-credit">Transfer Credits Between Funds</link></para>
-<para><link linkend="transfer-credit-exchange">Transfer Credit Between Funds using Different Currencies</link></para>
-<para><link linkend="track-balances-expenditures">Track Balances and Expenditures</link></para>
-<para><link linkend="yearend-closeout">Perform Year End Close-Out Operation</link></para>
-
-<simplesect xml:id="create-fund">
-<title>Create a Fund</title>
-
-<para>You will want to create a fund for each separate collection your library has.  Multi-branch systems may want to create two tiers of funds.  The upper tier of 
-funds will be either the master collection funds or a master fund for each branch, depending on how your funds are divided. The lower tier of funds will be the 
-funds for individual collections at each branch.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem>.</menuchoice></para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Fund</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Fill in the fields.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Enter a <guilabel>Name</guilabel> for the fund. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Create a unique <guilabel>Code</guilabel> for the fund. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Enter a year for the fund. This can be a fiscal year or a calendar year. The format of the year is YYYY.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Select an org unit from the drop down menu.  The org unit indicates the organizational unit(s) whose staff can use this fund.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Select a <guilabel>Currency Type</guilabel> from the drop down menu.  When a fund is applied to a line item or copy the price of the item will be encumbered in the currency
-associated with the fund.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Check the <guilabel>Active</guilabel> box to activate this fund.  You cannot make purchases from an inactive fund.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Enter a <guilabel>Balance Stop Percent</guilabel>. The balance stop percent prevents you from making purchases when only a specified amount of the fund 
-remains.  For example, if you want the fund to stop purchases after 95% of the fund has been spent, then you would enter <userinput>95</userinput> in the field. 
-When the fund reaches its <guilabel>Balance Stop Percent</guilabel>, it will appear in red when you apply funds to copies.</para>
-
-<para>If this field is left blank it is possible to overspend the fund.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Enter a <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>. The balance warning percent gives you a warning that the fund is low. You can specify any percent. 
-For example, if you want to be warned when 90% of the fund has been spent, then you would enter <userinput>90</userinput> in the field. 
-When the fund reaches its <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>, it will appear in yellow when you apply funds to copies.(2 votes so far for this wording)</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Check the <guilabel>Propagate</guilabel> box to propagate funds.  When you propagate a fund, Evergreen will create a new fund for the following fiscal year with 
-the same parameters as your current fund.  All of the settings transfer except for the year and the amount of money in the fund.  Propagation occurs during the 
-fiscal year close-out operation.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Check the <guilabel>Rollover</guilabel> box if you would like to roll over remaining funds during the fiscal year close-out operation into the same fund 
-for the next year.</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="edit-fund">
-<title>Edit a Fund</title>
-
-<caution><para>Funds can be deleted by checking the box of the fund you wish to delete and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>
-<para>A Fund can only be deleted if no credit has been allocated to it.</para></caution>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Double-click on the row you would like to edit.  A pop-up box will appear in which you can edit the fields.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Make your changes and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-5.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-</procedure>
-</simplesect>
-
-
-<simplesect xml:id="allocate-credit-funds">
-<title>Allocate Credit to Funds - Fund Interface</title>
-
-<para>Once you have set up your funds credit can be allocated to them, from your funding sources, in two ways:</para>
-
-<itemizedlist>
-<listitem><para><link linkend="allocate-credit-funding-source">Allocate Credit to Fund - Funding Source Interface</link></para>
-</listitem>
-<listitem><para>Allocate Credit to Fund - Fund Interface</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-<para>To allocate credits using the Fund Interface:</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem>.</menuchoice></para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Create Allocation</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Choose a funding source code from the drop down menu.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Enter the amount you would like to apply to the fund from the funding source.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Enter a note.  This field is optional.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="transfer-credit">
-<title>Transfer Credit Between Funds</title>
-
-<para>The credits that you allocate to funds can be transferred between funds if desired.  The system tracks these transfers.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the originating fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Transfer Money</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Enter the amount you would like to transfer.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>From the drop down menu, select the code of the destination fund.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Add a note. This field is optional.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Transfer</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop that appears to confirm that you are ready to commit the transfer.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="transfer-credit-exchange">
-<title>Transfer Credit Between Funds using Different Currencies</title>
-<para>There are two ways to handle transfers between funds using different currency types. You can either specify the originating amount or you can specify 
-the destination amount.</para>
-
-<caution><para>DO NOT USE.  This feature currently has a bug and does not transfer using the correct exchange rates.</para></caution>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the originating fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Transfer Money</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>From the drop down menu, select the code of the destination fund. If the destination fund uses a different currency than the source fund the display will expand 
-to show new fields.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>If <guilabel>Same as source amount?</guilabel> is checked the system will take the source amount out of the originating fund and use the exchange rate
-to determine the correct amount to deposit in the destination fund.</para>
-<informalfigure>
-<para>For example, you wish to transfer $100 USD into a Canadian fund.  You enter 100 as the <guilabel>Source amount</guilabel>, leave 
-<guilabel>Same as Source amount?</guilabel> checked, and click <guibutton>Transfer</guibutton>.  The system uses the exchange rate of 0.96% to deposit $96 CAD
-into your destination fund.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-11a.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<para>If <guilabel>Same as source amount?</guilabel> is un-checked the system requires you to enter both the <guilabel>Source amount</guilabel> and the 
-<guilabel>Destination amount</guilabel>.</para>
-<informalfigure>
-<para>For example, you wish to have $100 CAD transfer into your Canadian fund from an American Fund.  You enter 104 as the <guilabel>Source amount</guilabel>, 
-un-check <guilabel>Same as Source amount?</guilabel>, enter 100 as your <guilabel>Destination amount</guilabel> and click <guibutton>Transfer</guibutton>.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-11b.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop that appears to confirm that you are ready to commit the transfer.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="track-balances-expenditures">
-<title>Track Balances and Expenditures</title>
-
-<para>The Fund Details screen allows you to track a fund's balance, encumbrances, and amount spent.  It allows you to track allocations from the
-funding source(s), debits, and fund tags.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of fund you would like to view. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>The <guilabel>Summary</guilabel> tab allows you to track the following:</para>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Balance - The balance is calculated by subtracting both spent and encumbered funds from the total allocated to the fund.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Total Allocated - This amount is the total monies allocated from the Funding Source(s).</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Spent Balance - This balance is calculated by subtracting only the funds that been invoiced, and so spent, from the total allocated to the fund.  It does not
-included encumbrances.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Total Debits - The total debits are calculated by adding together the total spent and total encumbered.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Total Spent - The total spent is calculated by adding the cost of all items that have been invoiced.  It does not include encumbrances.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Total Encumbered - The total encumbered is calculated by adding all the encumbrances.  It does not include items that have been invoiced.</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-<caution><para>This feature has a bug and may not display properly at present.</para></caution>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-debit-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>The <guilabel>Allocations</guilabel> tab allows you to track credit allocated from funding sources, transfers to other funds, and transfers from other funds.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-debit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>The <guilabel>Debits</guilabel> tab allows you to track all purchase made and monies encumbered against the fund.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-debit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>The <guilabel>Tags</guilabel> tab allows you to add and delete fund tags. See <link linkend="fund-tags">Fund Tags</link> for more information.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-debit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="yearend-closeout">
-<title>Perform Year End Close-out Operation</title>
-<para>The Year End Close-out Operation allows you to deactivate funds for the current year and create analogous funds for the next year.  It transfers encumbrances
-to the analogous funds, and it rolls over any remaining funds if you checked the rollover box when creating the fund.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Fund Propagation and Rollover</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Perform Fiscal Year Close-Out Operation.</guilabel></para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Notice that the context org unit reflects the context org unit that you selected at the top of the Funds screen.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>If you want to perform the close-out operation on the context org units and its child units, check the box adjacent to <guilabel>Include Funds for Descendant 
-Org Units</guilabel>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Dry Run</guilabel> if you want to test the changes to the funds before they are enacted.  Evergreen will generate a 
-summary of the changes that would occur during the selected operation. No data is actually changed during a dry run.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-5.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Process</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of funds</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-6.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Evergreen will begin the propagation process.  Evergreen will make a clone of each fund where the <guilabel>Propagate</guilabel> box was checked, but will
-increment the year by 1.</para>
-</step>
-
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-</section>
-
-<section xml:id="fund-tags">
-<title>Fund Tags</title>
-
-    <para>You can apply tags to funds to allow you to group funds for easy reporting.  For example you could create a Fiction tag and add the tag to all your 
-fiction funds: Adult Fiction, Young Adult Fiction, and Children's Fiction.  You are then able to run reports that include all fiction funds, rather than only reports 
-on each separate fund.</para>
-
-<para><link linkend="create-fund-tag">Create a Fund Tag</link></para>
-<para><link linkend="add-fund-tag">Add a Fund Tag</link></para>
-<para><link linkend="delete-fund-tag">Delete a Fund Tag</link></para>
-
-<simplesect xml:id="create-fund-tag">
-      <title>Create a Fund Tag</title>
-  
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Fund Tags</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/fund-tags-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Fund Tag</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/fund-tags-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select a <guilabel>Fund Tag Owner</guilabel> from the drop down menu.  The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this fund tag.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/fund-tags-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Enter a <guilabel>Fund Tag Name</guilabel>. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/fund-tags-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="add-fund-tag">
-<title>Add a Fund Tag</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of fund you would like to add a tag to. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click on the <guilabel>Tags</guilabel> tab.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-fund-tag-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Add Tag</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-fund-tag-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select the tag from the drop down menu and click <guibutton>Add</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-fund-tag-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="delete-fund-tag">
-<title>Delete a Fund Tag</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of fund you would like to delete a tag from. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click on the <guilabel>Tags</guilabel> tab.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-fund-tag-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the blue <guibutton>X</guibutton> beside the tag you would like to delete.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/delete-fund-tag-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop up.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of fund tags</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/delete-fund-tag-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-</section>
-
-   <section xml:id="providers-acq">
-      <title>Providers</title>
-      <para>Providers are vendors.  You can create a provider profile that includes contact information for the provider, holdings information, invoices, a default claiming 
-policy, and other information.</para>
-
-<para><link linkend="create-provider">Create a Provider</link></para>
-<para><link linkend="add-address-provider">Add an Additional Address</link></para>
-<para><link linkend="add-contact-provider">Add a Contact</link></para>
-<para><link linkend="add-attr-definitions">Add Attribute Definitions</link></para>
-<para><link linkend="add-holding-subfield">Add Holding Subfields</link></para>
-<para><link linkend="provider-details-invoices">View a Provider's Invoices</link></para>
-<para><link linkend="edit-provider">Edit a Provider</link></para>
-
-<simplesect xml:id="create-provider">
-<title>Create a Provider</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Provider</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Fill in the fields.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Enter the provider name.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Create a unique code for the provider.  There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Select an owner from the drop down menu. The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this provider.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Select a currency from the drop down menu.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Active</guilabel> to activate the provider. Unchecking this box deactivates the provider. A provider must be 
-active in order for purchase orders to be made from that provider.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Select a <link linkend="claim-defaults">default claim policy</link> from the drop down menu.  Choose the policy that best describes the policy you use with the provider.  The default policy 
-does not need to cover all possible situations as it is possible to override with a different policy at the time of the claim.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Do <emphasis>NOT</emphasis> select an EDI default from the drop down menu.  Leave this field blank.  EDI defaults must be created after the provider and then 
-linked.  See EDI Accounts for more information.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>E-mail</guilabel> field, enter the provider's e-mail address.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Fax Phone</guilabel> field, enter the provider's fax number.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Holdings Tag</guilabel> field, enter the tag into which the provider places holdings data.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>Phone</guilabel> field, enter the provider's phone number.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>If prepayment is required to purchase from this provider, check the box adjacent to <guilabel>Prepayment Required</guilabel>.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>SAN</guilabel> field, enter the seven digit Standard Address Number for your provider.</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>In the <guilabel>URL</guilabel> field, enter the web address for the provider's website.</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-<note><para>After you save the provider profile, the screen reloads so that you can save additional information about the provider.  You can also access this
-<guilabel>Provider Details</guilabel> screen by clicking the hyperlinked name of the provider on the <guilabel>Providers</guilabel> screen. The tabs on the
-<guilabel>Provider Details</guilabel> screen allow you to add a provider address, provider contacts, attribute definitions, and holdings subfields. You can 
-also view invoices associated with the provider on the <guilabel>Provider Details</guilabel> screen.</para></note>
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="add-address-provider">
-<title>Add an Additional Address</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add an address to.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Provider Address</guibutton>. A pop-up will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Enter a name for the address in the <guilabel>Address Type</guilabel> field.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Fill in the address details.  Required fields are:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Street 1</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>City</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>State</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Country</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Post Code</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</step>
-
-<step>
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Valid?</guilabel> if the address is valid.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="add-contact-provider">
-<title>Add a Contact</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure> 
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add a contact to.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the <guilabel>Provider Contact</guilabel> tab.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Contact</guibutton>. A pop-up will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Enter the name of the contact, the contact's role, email, and phone number in their respective fields.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Reload</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-5.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Contact Address</guibutton> further down the page. A pop-up will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-6.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>In the <guilabel>Type</guilabel> field, enter the type of address.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-7.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>From the <guilabel>Contact</guilabel> drop down menu select the ID number of your contact.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Fill in the address details.  Required fields are:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>Street 1</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>City</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>State</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Country</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>Post Code</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</step>
-<step>
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Valid?</guilabel> if the address is valid.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-contact-providers-8.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="add-attr-definitions">
-<title>Add Attribute Definitions</title>
-
-<note><para>More information pertaining to this section to come in the future.</para></note>
-
-<para>Your provider may include information that is specific to your organization in MARC tags. You can specify the types of information that should be entered in
-entered in each MARC tag.  Enter attribute definitions to correlate MARC tags with the information that they should contain in incoming vendor records.  Some
-technical knowledge is required to enter XPath information.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of attribute definition</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add an attribute definition to.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of attribute definition</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the <guilabel>Attribute Definitions</guilabel> tab.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of attribute definition</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-attr-def-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Attribute Definition</guibutton>. A pop-up will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of attribute definition</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-attr-def-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>In the <guilabel>Code</guilabel> field, enter a code for your attribute definition.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of attribute definition</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-attr-def-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>In the <guilabel>Description</guilabel> field, enter a description of the attribute definition.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Identifier?</guilabel>, if the attribute definition is the identifier.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>In the <guilabel>Remove</guilabel> field, enter whatever remove means.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>In the <guilabel>XPath</guilabel> field, enter the XPath for the attribute definition.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="add-holding-subfield">
-<title>Add Holding Subfields</title>
-
-<para>You may have entered a holdings tag when you created the provider profile.  You can also enter holding subfields. Holding subfields
-allow you to specify subfields within the holding tags to which your provider adds holdings information.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of holding subfield</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure> 
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add a holding subfield to.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of holding subfield</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the <guilabel>Holding Subfield</guilabel> tab.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of holding subfield</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-holding-subfield-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>New Holding Subfield</guibutton>. A pop-up will appear.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of holding subfield</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-holding-subfield-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>In the <guilabel>Name</guilabel> field, enter a name for your holding subfield.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of holding subfield</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/add-holding-subfield-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-<note><para>The available names for the holdings subfield are:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>call_number</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>circ_modifier</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>copy_location</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>estimated_price</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>fund_code</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>note</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>owning_lib</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>quantity</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</note>
-</step>
-
-<step>
-<para>In the <guilabel>Subfield</guilabel> field, enter your subfield.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="provider-details-invoices">
-<title>View a Provider's Invoices</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the provider whose invoices you would like to view.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the <guilabel>Invoices</guilabel> tab.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/view-invoices-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>All invoices for the provider will display. Use the column headers to sort.  Use the hyperlinked <guilabel>Back</guilabel> and <guilabel>Next</guilabel> to 
-advance through the pages of invoices. You can click on the hyperlinked name of an invoice to view it.</para>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="edit-provider">
-<title>Edit a Provider</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to edit.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Make your changes in the top half of the <guilabel>Provider Details</guilabel> screen.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/edit-provider-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/edit-provider-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-</procedure>
-
-<note><para>You can delete providers on the Provider List page by checking the box adjacent to the providers name and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>
-<para>You can only delete providers if no purchase orders have been assigned to them.</para></note>
-
-</simplesect>
-
-</section>
-
-
-   
-
-
-   <section xml:id="acq-library-settings">
-      <title>Acquisitions Specific Settings in Library Settings Editor</title>
-      
-
-<para>Several settings in the <guilabel>Library Settings Editor</guilabel> pertain to functions in the Acquisitions Module.</para>
-<para>You can access these settings by clicking <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
-<guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Library Settings Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para><guilabel>CAT: Delete bib if all copies are deleted via Acquisitions lineitem cancellation</guilabel> - This settings has been set to TRUE by Sitka.</para>  
-<para>This means when you cancel a line item, if there are no longer copies at any library attached to the bibliographic record, then the bib record will be 
-deleted.</para>
-</listitem>
-
-<listitem>
-<para><guilabel>Default circulation modifier</guilabel> - Enter the circulation modifier that you would be like to be applied to items that are created in the 
-Acquisitions Module if no circulation modifier is specified.</para>
-</listitem>
-
-<listitem>
-<para><guilabel>Default copy location</guilabel> - Select the copy location that you would like to be applied to items that are created in the Acquisitions Module 
-if no copy location is specified.</para>
-<para>The Default Copy Location can be used to make on-order items OPAC invisible.  See 
-<link linkend="onorder-OPAC-invisible">How to Make Your On-order Records OPAC Invisible</link> for instructions.</para>
-</listitem>
-
-<listitem>
-<para><guilabel>Funding Spending Limit for Block</guilabel> - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, 
-attempts to spend from the fund will be blocked.</para>
-</listitem>
-
-
-<listitem>
-<para><guilabel>Fund Spending Limit for Warning</guilabel> - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, 
-attempts to spend from the fund will be blocked.</para>
-</listitem>
-
-
-<listitem>
-<para><guilabel>Temporary barcode prefix</guilabel> - The temporary barcode prefix must be entered as your library code. This prevents conflicts between the libraries
-using acquisitions.</para>
-</listitem>
-
-
-<listitem>
-<para><guilabel>Temporary call number prefix</guilabel> - Enter a temporary call number prefix for items that are created in the Acquisitions Module.</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-</section> 
-
-<section xml:id="acq-permissions-overview">
-<title>Acquisitions Permissions Overview</title>
-<para>There are four Acquisitions Permission Groups: <link linkend="permissions-acqselector">Basic Selector, Advanced Selector</link>, 
-<link linkend="permissions-acqpurchase">Purchaser</link>, <link linkend="permissions-acqadmin">Administrator</link>.  These permission groups are applied 
-in additional to a staff members' current permissions group.</para>
-
-<caution><para>The Acquisitions permission groups are supplementary permission groups.  This means they must be used in conjunction with the other permission groups. 
-If an acquisitions permission group is set as the only permission group for a user, that user will not be able to login to Evergreen.</para></caution>
-<note><para>At present only Sitka staff can grant acquisitions permissions.  Please contact Sitka support if you have staff requiring new or different acquisitions
-permissions.  Acquisitions permissions are only available to those libraries involved in the Sitka Acquisitions Pilot.</para></note>
-
-
-
-<simplesect xml:id="permissions-acqselector">
-<title>Acquisitions Selection</title>
-<para>There are two permission group options for a selector.</para>
-
-<para><emphasis role="bold">Acq Basic Selector</emphasis></para>
-<para>This group includes permissions to:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>perform searches using the Acquisitions General Search</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create, merge, clone, and delete selection lists</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>add line items to a selection list</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>view and use selection lists created by another user</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create brief MARC records</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>perform a MARC Federated Search</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>add copies, alerts, and notes to line items</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>apply funds to copies and line items on a selection list</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>link line items to bibliographic records in the catalogue</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>mark line items <guilabel>selector-ready</guilabel> and/or <guilabel>order-ready</guilabel></para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>view, but not create, purchase orders</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>view fund summaries for the current year for location the workstation is registered to</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-<para><emphasis role="bold">Acq Advanced Selector</emphasis></para>
-<para>In addition to the Acq Basic Selector permissions, this group includes permissions to:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>view fund summaries for multiple years and location</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create, edit, delete funds</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>view debits associated with a fund</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>transfer money between funds</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="permissions-acqpurchase">
-<title>Acquisitions Purchaser</title>
-
-<para>In addition to selector permissions, this groups includes permissions to:</para>
-
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>apply distribution formulas to line items</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create, view, rename, print, and activate purchase orders</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>add notes and charges to purchase orders</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>receive and un-receive purchase orders, line items, and copies</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>view purchase order history</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>cancel purchase orders, line items, and copies</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>change a line item's claim policy</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>claim line items and copies</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>print claim vouchers</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create, view, print, and close invoices</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>reopen invoices</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>add charges to invoices</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>prorate charges across the funds on an invoice</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>view, but not edit, providers</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>view all invoices associated with a particular provider</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="permissions-acqadmin">
-<title>Acquisitions Administrator</title>
-
-<para>In addition to the selector and purchaser permissions, this groups includes permissions to:</para>
-<itemizedlist>
-<listitem>
-<para>create, edit, and delete funding sources</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>allocate credit to funding sources</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create, edit, and delete funds</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>allocate credit from funding sources to funds</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create, edit, and delete providers</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>update a variety of Library Editor Settings</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create distribution formulas</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>create line item alerts</para>
-</listitem>
-<listitem>
-<para>assign acquisitions permission groups to other staff members</para>
-</listitem>
-</itemizedlist>
-
-<note><para>The Acquisition Administrator Permission Group can only be assigned to library staff by members of the Sitka Team.</para></note>
-
-</simplesect>
-
-</section>
-
-<section xml:id="acq-secondary-groups">
-<title>Secondary Group Permissions</title>
-
-<para>The <guibutton>Secondary Groups</guibutton> button functionality has been introduced with the acquisitions module.  This button enables supplemental permission
- groups to be added to staff accounts. The <guibutton>Secondary Groups</guibutton> button is currently only visible to those users with the Acq Admin supplemental
-permission group. </para>
-
-<note><para>The Acq Admin permission can only be granted to users by Sitka Staff.  Only users with the Acq Admin permission can grant the Acq Purchaser, Acq Avd.
- Selector, and Acq Basic Selector permission to other users.</para></note>
-
-<caution><para>Acquisitions permissions groups only function as secondary groups.  If an acquisitions permission group is set as a user's main (Profile) Permission
-Group, that user will be unable to login to Evergreen.</para></caution>
-
-<simplesect xml:id="acq-granting-permissions">
-<title>Granting Acquisitions Permissions</title>
-
-<para>To be able to use the acquisitions module, staff must be granted the appropriate supplemental permission group.</para>
-
-<procedure>
-<step>
-<para>Open the account of the user you wish to grant acquisitions permissions to.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Edit</guibutton>.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Secondary Groups</guibutton>, located to the right of the <guilabel>Main (Profile) Permission Group</guilabel>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/sup-permissions-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>From the dropdown menu select one of the Acq Supplementary Perm Groups.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/sup-permissions-2.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Add</guibutton>.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/sup-permissions-3.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton> in the top right hand corner of the <guilabel>Edit Screen</guilabel> to save the user's account.</para>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-<simplesect xml:id="acq-removing-permissions">
-<title>Removing Acquisitions Permissions</title>
-
-<procedure>
-<step>
-<para>Open the account of the user you wish to remove acquisitions permissions from.</para>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Edit</guibutton>.</para>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Secondary Groups</guibutton>, located to the right of the <guilabel>Main (Profile) Permission Group</guilabel>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/sup-permissions-1.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Delete</guibutton> beside the permission group you would like to remove.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/sup-permissions-4.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<informalfigure>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
-<para><mediaobject>
-<alt>screenshot of providers</alt>
-
-<imageobject>
-<imagedata fileref="media/sup-permissions-5.png" scalefit="0"></imagedata>
-</imageobject>
-</mediaobject></para>
-</informalfigure>
-</step>
-
-<step>
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton> in the top right hand corner of the <guilabel>Edit Screen</guilabel> to save the user's account.</para>
-</step>
-</procedure>
-
-</simplesect>
-
-
-</section>
-    
-</chapter>
+<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
+<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
+   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acquisitions">\r
+   <info>\r
+      <title>Acquisitions Module Administration</title>\r
+      <legalnotice>\r
+         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
+                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"\r
+                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen\r
+                  Community</link></emphasis></para>\r
+      </legalnotice>\r
+      \r
+     \r
+\r
+      <abstract>\r
+         <para>The Acquisitions Module in Evergreen requires administrative set up before it can be used by staff.</para>\r
+<para>This chapter covers those pieces of the acquisitions module that must be in place before the module is useable by acquisitions staff, including funding, providers,\r
+ and permissions.  This chapter also includes information on&nb