Updated Invoice chapter to remove instructions using old Line Item Actions menu.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 28 Jun 2013 23:52:48 +0000 (16:52 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 28 Jun 2013 23:52:48 +0000 (16:52 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-invoices.xml

index 086c10a..ad91d11 100644 (file)
@@ -27,7 +27,7 @@ invoices.</para>
 <section xml:id="creating-invoices">\r
 <title>Creating Invoices</title>\r
 \r
-<para>There are four ways to create an invoice:</para>\r
+<para>There are three ways to create an invoice:</para>\r
 \r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
@@ -210,7 +210,7 @@ the line item.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Enter the amount billed into the <guilabel>Billed</guilabel>field.  The <guilabel>Paid</guilabel> field will auto-fill to match.</para>\r
+<para>Enter the amount billed into the <guilabel>Billed</guilabel> field.  The <guilabel>Paid</guilabel> field will auto-fill to match.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -401,7 +401,7 @@ the line item.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Enter the amount billed into the <guilabel>Billed</guilabel>field.  The <guilabel>Paid</guilabel> field will auto-fill to match.</para>\r
+<para>Enter the amount billed into the <guilabel>Billed</guilabel> field.  The <guilabel>Paid</guilabel> field will auto-fill to match.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -479,24 +479,15 @@ the line item.</para>
 <section xml:id="invoice-interface">\r
 <title>Invoice Interface</title>\r
 \r
-<para>The invoice interface has changed significantly with new development. These changes include:</para>\r
+<para>The invoice interface has changed slightly with the new 2.4 development. These changes include:</para>\r
 \r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
-<para>A line item count at the top of the interface.</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>An expected cost total at the top of the interface.</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>The ability to hide and show the invoice details.</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>A new <guilabel>Search</guilabel> tab.</para>\r
+<para>Auto-populating of the <guilabel># Billed</guilabel> field.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>New buttons for <guilabel>Save</guilabel>, <guilabel>Save and Clear</guilabel>, <guilabel>Prorate</guilabel>, and <guilabel>Close</guilabel>.</para>\r
+<para>Auto-populating of the <guilabel>Paid</guilabel> field.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -534,7 +525,7 @@ the line item.</para>
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
 <para><guilabel>Receive Method</guilabel></para>\r
-<para>Only paper invoicing is available in the 2.2 release. Electronic invoicing through EDI will be available in future releases.</para>\r
+<para>At present only paper invoicing. Electronic invoicing through EDI will be available at a future date.</para>\r
 <para><emphasis>This is a required field.</emphasis></para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
@@ -671,16 +662,13 @@ clicking <guibutton>Show Details</guibutton>.</para>
 <section xml:id="populate-invoice">\r
 <title>Populating Invoices</title>\r
 \r
-<para>Line items can be added to invoices in four ways:</para>\r
+<para>Line items can be added to invoices in three ways:</para>\r
 \r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
 <para><link linkend="link-invoice-purchase-order">Link an Entire Purchase Order to an Existing Invoice</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para><link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an Existing Invoice</link></para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
 <para><link linkend="link-multiple-lineitem-invoice">Link Multiple Line Items to an Existing Invoice</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
@@ -759,86 +747,6 @@ purchase order #2 you simply link the purchase order to the invoice.</para>
 \r
 </simplesect>\r
 \r
-\r
-   <simplesect xml:id="link-lineitem-invoice">\r
-      <title>Link a Single Line Item to an Existing Invoice</title>\r
-     <para>Use the <guilabel>Link to Invoice</guilabel> menu option to link a line item to an invoice that already exists in Evergreen.</para>\r
-<para>For example, an invoice may be made up of items from multiple purchase orders.  In this circumstance, you can create an invoice for your\r
-first item and then link a line item from another purchase orders onto that invoice.</para> \r
-\r
-<procedure>\r
-<step>\r
-<para>Open a purchase order.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Link to Invoice</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>In the pop up box that appears, enter the invoice number of the invoice you would like to link the line item to.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Enter the code for the provider. This field will auto-complete.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Link</guibutton>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>The invoice will open in the same tab and the line item will added to the invoice.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of link invoice</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-</procedure>\r
-</simplesect>\r
-\r
 <simplesect xml:id="link-multiple-lineitem-invoice">\r
 <title>Link Multiple Line Items to an Existing Invoice</title>\r
 \r
@@ -868,7 +776,7 @@ first item and then link a line item from another purchase orders onto that invo
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Link To Invoice for Selected Lineitems</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Link Selected Line Items to Invoice</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -880,42 +788,20 @@ first item and then link a line item from another purchase orders onto that invo
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
 <para>In the pop up box that appears, enter the invoice number of the invoice you would like to link the line item to.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
 <para>Enter the code for the provider. This field will auto-complete.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>Click <guibutton>Link</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+<note><para>The <guilabel>Invoice #</guilabel> and <guilabel>Provider</guilabel> fields are sticky.  The information entered in those fields will persist as you \r
+move between purchase orders until you change the information.</para></note>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -1282,39 +1168,15 @@ See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
 <para>The <guilabel>Extra Items</guilabel> pop up will appear to confirm the number of copies you are adding.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/add-copies-invoice-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
 <para>Select a fund from the drop down menu to apply to the new copies.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/add-copies-invoice-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>Click <guibutton>Add New Items</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/add-copies-invoice-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/add-copies-invoice-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r