Revisions to Funding Source section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 18 May 2012 20:41:59 +0000 (13:41 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 18 May 2012 20:41:59 +0000 (13:41 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
admin/admin-acq-funding.xml

index 9e720c0..14ed70c 100644 (file)
      \r
 \r
       <abstract>\r
-         <para>Funding sources allow you to specify the sources that contribute monies to your fund(s), such as your municipal government.  You can create as \r
-few or as many funding sources as you need..</para></abstract>\r
-      \r
-\r
-   </info>\r
-\r
-   <section xml:id="funding-sources">\r
-      <title>Funding Sources</title>\r
-      <para></para>\r
+         <para>In the funding sources interface you can create funding sources, allocate credit to funding sources, and apply credit to funds.  Funding sources \r
+allow you to specify the sources that contribute monies to your fund(s), such as your municipal government, grants, and donations.  \r
+You can create as few or as many funding sources as you need. </para>\r
 \r
-<note><para>Funding sources are not tied to fiscal or calendar years, so you can continue to apply credits to the same funding source over multiple \r
+<para>Funding sources are not tied to fiscal or calendar years, so you can continue to apply credits to the same funding source over multiple \r
 years, e.g. City of Fiction.  Alternatively, you can name funding sources by year, e.g. City of Fiction 2011 and City of Fiction 2012, and apply credits each \r
-year to the matching source.</para></note>\r
+year to the matching source.</para>\r
 \r
-<para><link linkend="create-funding-source">Create a Funding Source</link></para>\r
-<para><link linkend="edit-funding-source">Edit a Funding Source</link></para>\r
-<para><link linkend="apply-credit">Apply Credits to a Funding Source</link></para>\r
-<para><link linkend="allocate-credit-funding-source">Allocate Credits to Funds - Funding Source Interface</link></para>\r
-<para><link linkend="track-debit-credit">Track Debits and Credits</link></para>\r
+</abstract>\r
+      \r
+\r
+   </info>\r
 \r
 \r
-<simplesect xml:id="create-funding-source">\r
+<section xml:id="create-funding-source">\r
 <title>Create a Funding Source</title>\r
+<para>Funding sources should be created for each source your library receives collection funding from.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -107,14 +101,16 @@ If a multi-branch library system is made the owner of a funding source, then use
 </step>\r
 \r
 </procedure>\r
-</simplesect>\r
+</section>\r
 \r
-<simplesect xml:id="edit-funding-source">\r
+<section xml:id="edit-funding-source">\r
 <title>Edit a Funding Source</title>\r
 \r
-<note><para>While you are able to edit your funding source's name, owner, code, and currency, you are unable to edit the balance of your funding source.</para>\r
-<para>It is also possible to delete a funding source by checking the box of the funding source you wish to delete and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>\r
-<para>A Funding Source can only be deleted if no credit has been applied to it.</para></note>\r
+<para>While you are able to edit your funding source's name, owner, code, and currency, you are unable to edit the balance of your funding source.  The balance of a \r
+funding source can only be altered by <link linkend="apply-credit">applying credit to the funding source</link> or \r
+<link linkend="allocate-credit-funding-source">allocating credit from the funding source to a fund</link>.</para>\r
+\r
+<caution><para> Editing the currency of an active in use funding source is not recommended as it can have serious consequences.</para></caution>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -135,7 +131,7 @@ If a multi-branch library system is made the owner of a funding source, then use
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Double-click on the row you would like to edit.  A pop-up box will appear in which you can edit the fields.</para>\r
+<para>Double-click on the row you would like to edit.  A pop-up box will appear in which you can edit fields.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
 \r
@@ -160,13 +156,16 @@ If a multi-branch library system is made the owner of a funding source, then use
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
-</simplesect>\r
+<note><para>It is also possible to delete a funding source by checking the box of the funding source you wish to delete and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>\r
+<para>A Funding Source can only be deleted if no credit has been applied to it.</para></note>\r
 \r
-<simplesect xml:id="apply-credit">\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="apply-credit">\r
 <title>Apply Credits to a Funding Source</title>\r
 \r
 <caution><para>Once a funding source has credit applied to it it cannot be deleted.  Ensure you apply the correct amount of credit to each funding source \r
-as there is no way on the staff client to edit the amount applied.</para>\r
+as there is no way in the staff client to edit the amount applied.</para>\r
 <para>In the event that an incorrect amount is allocated to a funding source, please submit a ticket to Sitka Support that includes the name of the funding source and \r
 the incorrect amount that has been allocated.</para></caution>\r
 \r
@@ -214,7 +213,7 @@ the incorrect amount that has been allocated.</para></caution>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Enter an amount to apply to this funding source.</para>\r
+<para>Enter the amount to apply to this funding source.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -235,14 +234,14 @@ the incorrect amount that has been allocated.</para></caution>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>The <guilabel>Summary</guilabel> tab will update to reflect the credit you applied.  The <guilabel>Credits</guilabel> tab will display all credits that have been \r
+<para>The <guilabel>Summary</guilabel> tab will update to reflect the credit applied.  The <guilabel>Credits</guilabel> tab will display all credits that have been \r
 applied to the funding source.  You may need to click <guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Credits</guilabel> tab.</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
-</simplesect>\r
+</section>\r
 \r
-<simplesect xml:id="allocate-credit-funding-source">\r
+<section xml:id="allocate-credit-funding-source">\r
 <title>Allocate Credit to Funds - Funding Source Interface</title>\r
 \r
 <para>Once you have set up your funds, credit can be allocated to them from your funding sources in two ways:</para>\r
@@ -332,15 +331,20 @@ applied to the funding source.  You may need to click <guibutton>Reload</guibutt
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The <guilabel>Allocations</guilabel> tab will display all allocations made to funds out of this funding source.  \r
+See <link linkend="track-debit-credit">Track Debits and Credits</link> for more information.</para>\r
+</step>\r
 </procedure>\r
 \r
-</simplesect>\r
+</section>\r
 \r
-<simplesect xml:id="track-debit-credit">\r
+<section xml:id="track-debit-credit">\r
 <title>Track Debits and Credits</title>\r
 \r
 <informalfigure>\r
-<para>You can track credits to and allocations from for each funding source through <guilabel>Summary</guilabel> tab on the <guilabel>Funding Source Details</guilabel> screen.</para>\r
+<para>You can track credits to and allocations from for each funding source through the <guilabel>Summary</guilabel> tab on the <guilabel>Funding Source Details</guilabel> screen.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
 \r
@@ -374,8 +378,6 @@ applied to the funding source.  You may need to click <guibutton>Reload</guibutt
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 \r
-</simplesect>\r
-\r
 </section>\r
 \r
 \r