Internal links added to Workflow section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 3 Aug 2012 16:51:43 +0000 (09:51 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 3 Aug 2012 16:51:43 +0000 (09:51 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
intro/acq-workflow.xml

index bcd5841..73573fd 100644 (file)
@@ -34,7 +34,7 @@ the item to be purchased.</emphasis></para>
 <para>Selector uses a combination of:</para>\r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
-<para>a line item and catalogue search</para>\r
+<para>a <link linkend="lineitem-catalogue-search">line item and catalogue search</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>the <link linkend="view-place-orders">View/Place Order</link> feature.</para>\r
@@ -46,28 +46,28 @@ the item to be purchased.</emphasis></para>
 </step>\r
 <step>\r
 <para>The MARC Federated search is used to locate any records not found in the catalogue.</para>\r
-</step>\r
 \r
-<para><emphasis>The MARC Federated search may also be used in place of a line item and catalogue search by only using the Evergreen catalogue as a search \r
+<para><emphasis>The <link linkend="marc-federated-search">MARC Federated search</link> may also be used in place of a line item and catalogue search by only using the Evergreen catalogue as a search \r
 source.</emphasis></para>\r
+</step>\r
 \r
 <step>\r
 <para>Selector adds the following to each line item on the selection list.</para>\r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
-<para>estimated price</para>\r
+<para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>number of copies</para>\r
+<para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>notes</para>\r
+<para><link linkend="add-notes-lineitem">notes</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>alerts</para>\r
+<para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>fund</para>\r
+<para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 </step>\r
@@ -81,13 +81,13 @@ source.</emphasis></para>
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Purchaser retrieves the selection list and converts it to a purchase order.</para>\r
+<para>Purchaser retrieves the selection list and <link linkend="convert-selection-list">converts it to a purchase order</link>.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Purchaser checks that line items are complete and activates the purchase order.</para>\r
+<para>Purchaser checks that line items are complete and <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Purchaser (or Cataloguer) uses the Vandelay interface to import any records coming from outside the catalogue.</para>\r
+<para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay-temp">Vandelay interface</link> to import any records coming from outside the catalogue.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
 <para>Purchase order is mailed/emailed/faxed to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
@@ -100,16 +100,16 @@ source.</emphasis></para>
 <simplesect xml:id="workflow-one-receiving">\r
 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
 \r
-<para>On Purchase Order</para>\r
+<para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Receiver receives all items that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
+<para>Receiver <link link="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Receiver creates an invoice either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
+<para>Receiver creates an <link linkend="acq-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Receiver links appropriate line items to the invoice.</para>\r
+<para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
@@ -119,17 +119,17 @@ source.</emphasis></para>
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
-<para>On Invoice</para>\r
+<para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Receiver creates an invoice either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
+<para>Receiver <link linkend="acq-invoices">creates an invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Receiver links appropriate line items to the invoice.</para>\r
+<para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Receiver receives all items through the invoice.</para>\r
+<para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
@@ -166,28 +166,28 @@ source.</emphasis></para>
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Selector creates a purchase order.</para>\r
+<para>Selector <link linkend="create-purchase-order">creates a purchase order</link>.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Selector adds brief records to the purchase order for each item.</para>\r
+<para>Selector <link linkend="add-brief-purchase">adds brief records</link> to the purchase order for each item.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Selector adds the following to each line item on the selection list:</para>\r
+<para>Selector adds the following to each line item on the purchase order:</para>\r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
-<para>estimated price</para>\r
+<para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>number of copies</para>\r
+<para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>notes</para>\r
+<para><link linkend="add-notes-lineitem">notes</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>alerts</para>\r
+<para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>fund</para>\r
+<para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist> \r
 </step>\r
@@ -215,17 +215,17 @@ source.</emphasis></para>
 \r
 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
 \r
-<para>On Purchase Order</para>\r
+<para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Receiver receives all items that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
+<para>Receiver <link link="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Receiver creates an invoice either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
+<para>Receiver creates an <link linkend="acq-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Receiver links appropriate line items to the invoice.</para>\r
+<para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
@@ -235,17 +235,17 @@ source.</emphasis></para>
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
-<para>On Invoice</para>\r
+<para><emphasis rold="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Receiver creates an invoice either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
+<para>Receiver <link linkend="acq-invoices">creates an invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Receiver links appropriate line items to the invoice.</para>\r
+<para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Receiver receives all items through the invoice.</para>\r
+<para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
@@ -341,19 +341,19 @@ source.</emphasis></para>
 <para>If not supplied through the 970 field Selector adds the following information to each line item on the purchase order or selection list:</para>\r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
-<para>estimated price</para>\r
+<para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>number of copies</para>\r
+<para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>notes</para>\r
+<para><link linkend="add-notes-lineitem">notes</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>alerts</para>\r
+<para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>fund</para>\r
+<para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 </step>\r
@@ -367,17 +367,17 @@ source.</emphasis></para>
 <simplesect xml:id="workflow-three-receiving">\r
 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
 \r
-<para>On Purchase Order</para>\r
+<para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Receiver receives all items that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
+<para>Receiver <link link="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Receiver creates an invoice either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
+<para>Receiver creates an <link linkend="acq-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Receiver links appropriate line items to the invoice.</para>\r
+<para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
@@ -387,17 +387,17 @@ source.</emphasis></para>
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
-<para>On Invoice</para>\r
+<para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Receiver creates an invoice either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
+<para>Receiver creates an <link linkend="acq-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Receiver links appropriate line items to the invoice.</para>\r
+<para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Receiver receives all items through the invoice.</para>\r
+<para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
@@ -425,275 +425,4 @@ source.</emphasis></para>
 </simplesect>\r
 </section>\r
 \r
-\r
-\r
-<section xml:id="acq-recommended-workflow">\r
-<title>Recommended Acquisitions Workflow</title>\r
-\r
-<para>While Sitka understands that libraries' workflows will vary the workflow described in this chapter is intended to prevent conflicts and duplication. \r
-in Evergreen.</para>\r
-<para><link linkend="intro-workflow-find-title">Finding a Bibliographic Record for an Item</link></para>\r
-<para><link linkend="intro-workflow-selection">Selection</link></para>\r
-<para><link linkend="intro-workflow-purchase">Purchasing</link></para>\r
-<para><link linkend="intro-workflow-receive">Receiving and Invoicing</link></para>\r
-<para><link linkend="intro-workflow-cataloguing">Cataloguing</link></para>\r
-\r
-<simplesect xml:id="intro-workflow-find-title">\r
-<title>Finding a Bibliographic Record for an Item</title>\r
-\r
-<informalfigure>\r
-<para>The following procedure <emphasis role="bold">must</emphasis> be followed for each title that is added to a selection list.  This will ensure there is minimal \r
-duplication of bibliographic records in the catalogue.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of acquisitions workflow</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-   <imagedata width="100%" scalefit="1" fileref="media/find-record-workflow-1b.png"/>\r
-</imageobject> \r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-\r
-<procedure>\r
-\r
-<step>\r
-<para>Use the Acquisitions General Search to search for <link linkend="lineitem-catalogue-search">line item and catalogue records</link>.</para>\r
-<orderedlist numeration="upperalpha">\r
-<listitem>\r
-<para>If a catalogue record for the title exists, check the box beside the title and from the main drop down menu select \r
-<menuchoice><guimenuitem>Save Items to Selection List</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para>Either <guilabel>Save as Selection List</guilabel> and type in the name of a new selection list, or <guilabel>Add to Selection List</guilabel> and type in \r
-the name of an existing selection list.</para>\r
-</listitem>\r
-</orderedlist>\r
-<itemizedlist>\r
-<listitem>\r
-<para>Clicking on the title hyperlink will allow staff to view the MARC record for the item.  Ensure the MARC record contains the correct ISBN for the item you wish to\r
-purchase in the correct format.</para>\r
-<para>The system will only include the first ISBN listed in a MARC record on a purchase order.</para>\r
-</listitem>\r
-</itemizedlist>\r
-\r
-<orderedlist numeration="upperalpha" continuation="continues">\r
-<listitem>\r
-<para>If a line item for the title exists, add a copy for your library to the existing line item.</para>\r
-<para>See <link linkend="add-copies-lineitem">Add a Copy to a Line Item</link>, beginning with step 2, for instructions.</para>\r
-</listitem>\r
-</orderedlist>\r
-<itemizedlist>\r
-<listitem>\r
-<para>Copies can be added to line items with the statuses of <guilabel>new, selector-ready, order-ready</guilabel> and <guilabel>pending-order</guilabel>.</para>\r
-<para>It is up to individual libraries to decide which statuses staff are allowed to add copies to.</para>\r
-</listitem>\r
-</itemizedlist>\r
-\r
-<para><emphasis role="bold">If your search yields no results proceed to step 2.</emphasis></para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>Search for your item using a MARC Federated Search.  See <link linkend="marc-federated-search">MARC Federated Search</link> for more information.</para>\r
-<para><emphasis role="bold">If the MARC Federated Search yields no results proceed to step 3.</emphasis></para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>If your provider supplies you with MARC records, upload those records to the system and select only the line items that do not already exist in the system.  See \r
-<link linkend="marc-order-records">Load MARC Order Records</link> for further instructions.</para>\r
-<para><emphasis role="bold">If your provider does not supply you with MARC records proceed to step 4.</emphasis></para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>If the record is not available from any other source, create a brief MARC record for the item.  See <link linkend="brief-records">Brief Record</link>\r
-for further instructions.</para>\r
-<note><para>The required fields for a brief record are:</para>\r
-<itemizedlist>\r
-<listitem>\r
-<para>Title</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Author</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>ISBN, ISSN, or other identifier</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Publisher</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Publication date</para>\r
-</listitem>\r
-</itemizedlist></note>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>Repeat this process for every title you select.</para>\r
-</step>\r
-</procedure>\r
-\r
-</simplesect>\r
-\r
-<simplesect xml:id="intro-workflow-selection">\r
-<title>Selection</title>\r
-\r
-<itemizedlist>\r
-<listitem>\r
-<para>Two statuses are available to libraries to aid in the selection workflow.</para> \r
-</listitem>\r
-</itemizedlist>\r
-<orderedlist numeration="loweralpha">\r
-<listitem>\r
-<para>Selection lists can be <link linkend="mark-ready-selector">marked ready</link> for a selector.</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Selection lists can be <link linkend="mark-ready-order">marked ready</link> for order.</para>\r
-</listitem>\r
-</orderedlist>\r
-\r
-<itemizedlist>\r
-<listitem>\r
-<para>A selection list can be shared with another user by Using the Acquisitions General Search to search for \r
-<link linkend="selection-search">selection lists</link>.</para>\r
-<para>The creator of the list will need to provide their username or the name of the selection list to the user they wish to share the list with.</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Any line items that do not have copies associated with them need to have copies added.  See <link linkend="add-copies-lineitem">Add a Copy to a Line Item</link>\r
-for further instructions.</para>\r
-</listitem>\r
-\r
-<listitem>\r
-<para>An estimated price must be entered for every line item.  See <link linkend="lineitem-estimated-price">Estimated Price</link> for further instructions.</para>\r
-</listitem>\r
-\r
-<listitem>\r
-<para>All copies must have a fund applied to them.  This can be done as a batch for multiple line items or individually by copy.  See \r
-<link linkend="apply-funds-acq">Apply Funds to Line Items</link> for further instructions.</para>\r
-</listitem>\r
-\r
-</itemizedlist>\r
-\r
-<para><emphasis role="bold">Proceed to step 1 of Purchasing.</emphasis></para>\r
-\r
-\r
-</simplesect>\r
-\r
-<simplesect xml:id="intro-workflow-purchase">\r
-<title>Purchasing</title>\r
-\r
-<procedure>\r
-<step>\r
-<para>A selection list can be converted to a purchase order.  See <link linkend="convert-selection-list">Convert a Selection List to a Purchase Order</link>\r
-for further instructions.</para>\r
-<para>All line items on the selection list can be converted to a purchase order, or just selected line items.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>Extra charges such as taxes and shipping charges can be added to a purchase order. \r
-See <link linkend="add-additional-purchase">Add Charges, Taxes and/or Fees to a Purchase Order</link> for further instructions.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>Ensure all needed information is present and activate the purchase order. See <link linkend="activate-purchase-order">Activating Purchase Orders</link> for \r
-further instructions.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>Print out your purchase order and email/fax/mail the order to your provider.  See <link linkend="print-purchase-order">Print a Purchase Order</link> for \r
-further instructions.</para>\r
-</step>\r
-\r
-</procedure>\r
-\r
-<para><emphasis role="bold">Proceed to step 1 of Receiving and Invoicing.</emphasis></para>\r
-\r
-</simplesect>\r
-\r
-<simplesect xml:id="intro-workflow-receive">\r
-<title>Receiving and Invoicing</title>\r
-\r
-<procedure>\r
-<step>\r
-<para>Receive the items in Evergreen when they arrive.  See <link linkend="acq-receive">Receive/Un-receive Acquisitions</link> for further instructions.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>Print out the Line Item Worksheet for each item and attach it to the item.  See <link linkend="line-item-worksheet">Line Item Worksheet</link> for further \r
-instructions.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>Claim items that have not arrived as expected.  See <link linkend="claim-ready-claiming">Claim-Ready Items</link> and \r
-<link linkend="claiming-items">Manual Claiming</link> for further instructions.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>Create invoices or link line items to existing invoices to pay for your purchases in Evergreen.  \r
-See <link linkend="create-invoice-purchase-order">Create an Invoice for a Purchase Order</link> and <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an \r
-Existing Invoice</link> for further instructions.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>Pass the received items on to your cataloguing department for cataloguing and processing.</para>\r
-</step>\r
-\r
-</procedure>\r
-\r
-<para><emphasis role="bold">Proceed to step 1 of Cataloguing.</emphasis></para>\r
-\r
-</simplesect>\r
-\r
-<simplesect xml:id="intro-workflow-cataloguing">\r
-<title>Cataloguing</title>\r
-\r
-<procedure>\r
-<step>\r
-<para>Use the item's temporary barcode, located on the Line Item Worksheet, to retrieve the item through a <guilabel>Quick Search</guilabel> in the catalogue.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>If the item's bibliographic record is a brief record or a substandard record do the following:</para>\r
-<orderedlist numeration="upperalpha">\r
-<listitem>\r
-<para>Use the item's ISBN to search for a better record in the Evergreen Catalogue.</para>\r
-<para>If a better record exists in the catalogue, merge the records together using the better record as the lead record.  See \r
-<link linkend="merge">Chapter 23. Merging Bibliographic Records in Evergreen</link> for further instructions.</para>\r
-<para><emphasis role="bold">If your search yields no results proceed to B.</emphasis></para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Use the item's ISBN to import a record via Z39.50.</para>\r
-<para>If a better record can be imported through Z39.50, overlay the existing record with the better record. See <link linkend="overlay">Overlaying MARC Records</link>\r
-for further instructions.</para>\r
-<para><emphasis role="bold">If your search yields no results proceed to C.</emphasis></para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>If you subscribe to a service that provides you with MARC records, download a better MARC record into the system and merge it with the original record.</para>\r
-<para><emphasis role="bold">If you do not subscribe to such a service, or the service does not have the record in question, proceed to D.</emphasis></para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>If the item is a relatively new title, wait a few days and then perform A and B again to see if you can now find the record.</para>\r
-<para><emphasis role="bold">If the bibliographic record is still not available proceed to E.</emphasis></para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Use the brief record as the base for creating an original record for the item following AACR2R and MARC Standards.</para>\r
-</listitem>\r
-</orderedlist>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>In <guilabel>Holdings Maintenance</guilabel> right click on the volume for your library and select \r
-<menuchoice><guimenuitem>Edit Volume</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para>Update the volume (call number) and click <guibutton>Modify</guibutton>.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>Still in <guilabel>Holdings Maintenance</guilabel> right click on the line for the item in hand and select \r
-<menuchoice><guimenuitem>Replace Barcode</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para>Replace the temporary system generated barcode with a real barcode and click <guibutton>Edit then Re-barcode</guibutton>.  This takes you to the Copy Editor where\r
-you can finish cataloguing the item.  Click <guibutton>Modify Copies</guibutton> when you are finished.</para>\r
-</step>\r
-</procedure>\r
-\r
-<para><emphasis role="bold">Congratulations!  You have now taken an item through the entire acquisitions process.</emphasis></para>\r
-<para>More detailed instructions on the acquisitions module can be found in the following chapters.</para>\r
-</simplesect>\r
-\r
-</section>\r
-   \r
 </chapter>\r