replace screenshots / update instructions re load MARC order records
authorChristine Burns <christine.burns@bc.libraries.coop>
Tue, 16 May 2017 16:40:07 +0000 (09:40 -0700)
committerChristine Burns <christine.burns@bc.libraries.coop>
Tue, 16 May 2017 16:40:07 +0000 (09:40 -0700)
Signed-off-by: Christine Burns <christine.burns@bc.libraries.coop>
acq/acq-load-bib.xml
acq/acq-purchase-orders.xml

index 66cbdcf..636ebb5 100644 (file)
@@ -29,20 +29,9 @@ invisible default copy location.</para></abstract>
 <procedure>\r
 \r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
 <para>You can import bib records and items (if holdings information is attached) when you upload MARC order records.</para> \r
 <para>Click <menuchoice><guimenu>Acquisitions</guimenu><guimenuitem>Load MARC Order Records</guimenuitem></menuchoice>. Follow the instructions for \r
 <link linkend="marc-order-records">Load MARC Order Records</link>.</para>\r
-<para>Ensure the box adjacent  \r
-to <guilabel>Load Items for Imported Records</guilabel> is checked and upload the file of MARC records.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/acq-vandelay-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -61,7 +50,7 @@ or the view/place order screen.</para>
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 \r
-<para>Records are then loaded using the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay Interface</link>.</para>\r
+<para>Records are loaded using the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay Interface</link>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -77,23 +66,14 @@ or the view/place order screen.</para>
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 \r
-<para>Records are then loaded using the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay Interface</link>.</para>\r
+<para>Records are loaded using the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay Interface</link>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>If you have not previously loaded the bib records and items into the catalogue, Evergreen will automatically import the bib \r
+<para><emphasis role="bold">Recommended</emphasis>If you have not previously loaded the bib records and items into the catalogue, Evergreen will automatically import the bib \r
 records and items into the catalogue when the purchase order is activated.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/activate-purchaseorder-4-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-\r
-<para>Records are then loaded using the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay Interface</link>.</para>\r
+<para>Records are loaded using the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay Interface</link>.</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
@@ -197,7 +177,7 @@ duplicate record.</para>
 <alt>screenshot of Vandelay Interface</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-   <imagedata fileref="media/acq-vandelay-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+   <imagedata fileref="media/acq-vandelay.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -237,21 +217,27 @@ but these should be caught when the items arrive and are catalogued.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<para>Select <guilabel>Merge Using Existing Record</guilabel> from the <guilabel>Insufficient Quality Fall-Through Profile</guilabel> drop down menu.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Do not check the box for <guilabel>Load Items for Imported Records</guilabel>. </para>\r
+<para>Leave the box for <guilabel>Load Items for Imported Records</guilabel> unchecked. The items will be imported when the purchase order is activated.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Submit</guibutton>.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Upload</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of Vandelay Interface</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/load-bibs-vandelay-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/acq-vandelay.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
-<step>\r
-<para>You can see the record that the line item has attached holdings to by clicking on the <guilabel>catalog</guilabel> link on the line item.</para>\r
-</step>\r
 \r
 </procedure>\r
 </simplesect>\r
@@ -414,7 +400,7 @@ existing full MARC record, click <guilabel>View MARC</guilabel>. The MARC record
    <section xml:id="copy_overlay">\r
       <title>Auto-Overlay In Process Acquisitions Copies</title>\r
       \r
-      <para>A new feature in Evergreen 2.6 improves the acquisitions copy overlay code by adding broader matching criteria. This feature should be used when loading catalogue records to overlay existing brief records. Selecting the new option <guilabel>Auto Overlay In-process Acquisitions Copies</guilabel> will allow the system to overlay copies which: </para>\r
+      <para>This feature should be used when loading catalogue records to overlay existing brief records. Selecting the new option <guilabel>Auto Overlay In-process Acquisitions Copies</guilabel> will allow the system to overlay copies which: </para>\r
       <itemizedlist>\r
          <listitem><para>Have line item details created by the acquisitions process  </para></listitem>\r
          <listitem><para>Have the same owning_lib as the incoming copies owning_lib</para></listitem>\r
index 015abc7..7177fbe 100644 (file)
@@ -104,6 +104,11 @@ purchase orders are also covered.</para></abstract>
 <section xml:id="create-purchase-order">\r
 <title>Creating Purchase Orders</title>\r
 \r
+<para><link linkend="create-purchase-order-blank">Create a Blank Purchase Order</link></para>\r
+<para><link linkend="create-purchase-order-lineitem">Create a Purchase Order from Line Items</link></para>\r
+<para><link linkend="convert-selection-list">Convert a Selection List to a Purchase Order</link></para>\r
+<para><link linkend="marc-order-records">Create a Purchase Order by Loading MARC Order Records</link></para>\r
+\r
 <note><informalfigure><para>On a purchase order, the <guilabel>Total Estimated</guilabel> is the sum of the prices. The <guilabel>Total Encumbered</guilabel> is the total estimated that is encumbered \r
 when the purchase order is activated. The <guilabel>Total Spent</guilabel> column automatically updates with the items are invoiced.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
@@ -129,12 +134,6 @@ when the purchase order is activated. The <guilabel>Total Spent</guilabel> colum
 </note>\r
 \r
 \r
-<para><link linkend="create-purchase-order-blank">Create a Blank Purchase Order</link></para>\r
-<para><link linkend="create-purchase-order-lineitem">Create a Purchase Order from Line Items</link></para>\r
-<para><link linkend="convert-selection-list">Convert a Selection List to a Purchase Order</link></para>\r
-<para><link linkend="marc-order-records">Create a Purchase Order by Loading MARC Order Records</link></para>\r
-\r
-\r
 <simplesect xml:id="create-purchase-order-blank">\r
 <title>Create a Blank Purchase Order</title>\r
 <para><link xlink:show="new" xlink:href="https://goo.gl/bqn8Hl">\r