add new setting for received status
[sitka/doc/acquisitions.git] / intro / acq-workflow.xml
index 79f58ec..a8f12ff 100644 (file)
@@ -8,16 +8,13 @@
                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
                   Community</link></emphasis></para>\r
-      </legalnotice>\r
-      \r
-     \r
+      </legalnotice>  \r
 \r
       <abstract>\r
          <para>Sitka Staff have put together the following recommended workflows for acquisitions.</para>\r
 <para>Please contact Sitka Support regarding acquisitions workflow questions.</para>\r
 </abstract>\r
       \r
-\r
    </info>\r
 \r
 <section xml:id="acq-workflow-one">\r
@@ -462,10 +459,279 @@ xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">origin
 \r
 <para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
 </simplesect>\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="enhanced-onorder">\r
+<title>Workflow: Enhanced On Order Records</title>\r
+\r
+<para>Enhanced On Order Records include holdings information in a 9xx field.  This information can be used by Evergreen to create your line items and add quantity,fund, price, shelving location, and circulation modifier information to them.</para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-enhanced-selection">\r
+<title>Selection</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Selector creates a cart on the provider's website and adds the desired items to the cart.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Selector assigns a line item template for each item.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Selector downloads the MARC 9xx record file from the provider's website.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website. Once you have successfully uploaded your MARC records you can go back and clear the cart</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-enhanced-loadmarc">\r
+<title>Load MARC Order Records</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Purchaser <link linkend="marc-order-records">uploads the MARC 9xx record file</link> from the provider.</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Purchaser verifies the purchase order has been created with <link linkend="line-item-detailed-view">all line item and copy information</link> from the MARC 9xx record file</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Purchaser <link linkend="activation-purchase-order">activates the purchase order.</link></para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+<step><para>The order is pushed to the provider via <link linkend="e-d-i">EDI</link></para></step>\r
+<step>\r
+<para>Purchaser clears the cart on the provider's website. Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-enhanced-receiving">\r
+<title>Receiving/Invoicing</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step><para>Library receives box of materials.</para></step>\r
+<step><para>Receiver <link linkend="invoice-search">searches for the invoice</link> using the <guilabel>vendor invoice id</guilabel> on the paper invoice received with the items.</para></step>\r
+<step><para>Receiver marks items as <link linkend="receive-invoice">received</link> on the invoice</para></step>\r
+<step><para>Receiver <link linkend="pay-invoice">completes the invoice</link></para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem><para>Verify invoice totals. If required edit the electronic invoice so the totals match the paper invoice</para>\r
+</listitem></itemizedlist>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-enhanced-cataloguing">\r
+<title>Cataloguing</title>\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
+xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
+ or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
+xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
+ to replace any brief bibliographic records.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Items are processed and checked in.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-enhanced-admin">\r
+<title>Admin</title>\r
 \r
+<para>The following setup must be completed in order to complete this workflow.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step><para>The line item templates are created on the provider's website. Contact Co-op Support if you are interested in ordering Shelf Ready Items.</para></step>\r
+<step>\r
+<para>A 970 holdings tag is set up in the <link linkend="provider-profile">provider's record</link>.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>The 970 holdings tag is set up with the actual provider to contain the following <link linkend="holding-subfield">subfields</link>:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>m: circ modifier</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>l: copy location</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>e: estimated price</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>f: fund code</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>o: owning library</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>q: quantity</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
+</listitem>    \r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+<step><para>An <link linkend="e-d-i">EDI Account</link> is set up to send orders and receive invoices </para></step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
 \r
 </section>\r
 \r
+<section xml:id="shelfready">\r
+<title>Workflow: Shelf Ready Items with Enhanced On Order Records</title>\r
+\r
+<para>Shelf Ready Items arrive at your library with their processing done and ready to go on your shelf.  When Shelf Ready Items are sent to your library a file of matching full MARC records are sent to the Co-op for loading.</para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="shelfready-selection">\r
+<title>Selection</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Selector creates a cart on the provider's website and adds the desired items to the cart.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Selector assigns a line item template for each item.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Selector downloads the MARC 9xx record file from the provider's website.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website. Once you have successfully uploaded your MARC records you can go back and clear the cart</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-shelfready-loadmarc">\r
+<title>Load MARC Order Records</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Purchaser <link linkend="marc-order-records">uploads the MARC 9xx record file</link> from the provider.</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Purchaser verifies the purchase order has been created with <link linkend="line-item-detailed-view">all line item and copy information</link> from the MARC 9xx record file</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Purchaser <link linkend="activation-purchase-order">activates the purchase order.</link></para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+<step><para>The order is pushed to the provider via <link linkend="e-d-i">EDI</link></para></step>\r
+<step>\r
+<para>Purchaser clears the cart on the provider's website. Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-shelfready-receiving">\r
+<title>Receiving/Invoicing</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step><para>Provider ships processed materials to the library (can include barcode, spine label, property stamping, mylar covers, security or rfid and more)</para></step>\r
+<step><para>Provider sends consolidated file to Sitka staff for centralized loading of full MARC records and item records.</para></step>\r
+<step><para>Library receives box of materials.</para></step>\r
+\r
+<step><para>Receiver scans item barcodes in <link xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/circulation-item-status.html">item status</link> to bring up the item record.</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Receiver verifies the item is in status <guilabel>In process</guilabel></para></listitem>\r
+<listitem><para>If the item status is <guilabel>On order</guilabel> wait 48 hours and try again</para></listitem>\r
+<listitem><para>If the item status is still shows <guilabel>On order</guilabel> after 48 hours email sitka@bc.libraries.coop</para></listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver <link linkend="invoice-search">searches for the invoice</link> using the <guilabel>vendor invoice id</guilabel> on the paper invoice received with the items.</para>\r
+<para>See <link linkend="vendorinvoice-edicreated">Vendor created invoice from EDI</link> for detailed instructions.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver marks items as <link linkend="receive-invoice">received</link> on the invoice</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver <link linkend="pay-invoice">completes the invoice</link></para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem><para>Verify invoice totals. If required edit the electronic invoice so the totals match the paper invoice</para>\r
+</listitem></itemizedlist>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-shelfready-cataloguing">\r
+<title>Cataloguing</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Cataloguer checks the completeness of the <link xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/cat-copy-editor.html">item attributes</link>.</para> \r
+<itemizedlist>\r
+<listitem><para>Barcode</para></listitem>\r
+<listitem><para>Call Number</para></listitem>\r
+<listitem><para>Shelving Location</para></listitem>\r
+<listitem><para>Circulation Modifier</para>\r
+</listitem></itemizedlist>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Cataloguer verifies the completeness of the <link xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/marcedit.html"> MARC record</link>\r
+ and adds additional information if required.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Items are checked in.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-shelfready-admin">\r
+<title>Admin</title>\r
+\r
+<para>The following setup must be completed in order to complete this workflow.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step><para>The line item templates are created on the provider's website. Contact Co-op Support if you are interested in ordering Shelf Ready Items.</para></step>\r
+<step>\r
+<para>A 970 holdings tag is set up in the <link linkend="provider-profile">provider's record</link>.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>The 970 holdings tag is set up with the actual provider to contain the following <link linkend="holding-subfield">subfields</link>:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>m: circ modifier</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>l: copy location</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>e: estimated price</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>f: fund code</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>o: owning library</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>q: quantity</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
+</listitem>    \r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+<step><para>An <link linkend="e-d-i">EDI Account</link> is set up to send orders and receive invoices </para></step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+</section>\r
+\r
+\r
 <section xml:id="acq-workflow-preview-items">\r
 <title>Workflow: Tracking Preview Items</title>\r
 \r