replace screenshots
[sitka/doc/acquisitions.git] / admin / admin-acqadditional.xml
index fef4d36..5d20e91 100644 (file)
@@ -37,14 +37,13 @@ are also used for all libraries as line item templates with the batch updater on
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
 <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -81,7 +80,7 @@ are also used for all libraries as line item templates with the batch updater on
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Ignore the <guilabel>Skip Count</guilabel> field. It has no purpose in 2.4.</para>\r
+<para>Ignore the <guilabel>Skip Count</guilabel> field. It has no purpose in 2.6.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -167,10 +166,12 @@ the right side of the field.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>To view the changes to your formula, select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>. The item count will reflect the entries to your distribution formula.</para>\r
+<para>To view the changes to your formula, select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>. The item count will reflect the entries to your distribution\r
+                     formula.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
@@ -189,15 +190,16 @@ the right side of the field.</para>
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -254,15 +256,16 @@ copies.</para></tip>
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -303,15 +306,16 @@ copies.</para></tip>
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -349,15 +353,16 @@ copies.</para></tip>
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -418,15 +423,16 @@ which the staff can choose. Line item alerts in appear in a pop up box when the
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Line Item Alerts</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                     <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                     <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                     <guimenuitem>Line Item Alerts</guimenuitem>\r
+                  </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of line item alert</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-litem-alert-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-litemalert-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -497,10 +503,9 @@ which the staff can choose. Line item alerts in appear in a pop up box when the
 <informalfigure>\r
 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu><guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Copy Locations Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -572,10 +577,9 @@ on-order items.</para>
 <informalfigure>\r
 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu><guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Library Settings Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -677,7 +681,7 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 <para>For EDI to work your library must have a SAN and each of your providers must supply you with their SAN.</para>\r
 <para>A Standard Address Number (SAN) is a unique 7 digit number that identifies your library.  Please contact Sitka Support if your library does not already have a SAN.</para>\r
 \r
-<para><emphasis>Entering a Library's SAN</emphasis></para>\r
+<para><emphasis role="bold">Entering a Library's SAN</emphasis></para>\r
 <para>These steps only need to be done once per library.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
@@ -688,7 +692,17 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Find your library from the tree on the left side of the page and click it to open settings. Multi-branch library systems will see an entry for each branch but should select their system's top organization unit.</para>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Find your library from the tree on the left side of the page and click on it to open the settings.</para>\r
+<para> Multi-branch library systems will see an entry for each branch but should select their system's top organization unit.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/enter-library-san-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -704,23 +718,42 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Click <guilabel>Save</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/enter-library-san-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
-<para><emphasis>Entering a Provider's SAN</emphasis></para>\r
+<para><emphasis role="bold">Entering a Provider's SAN</emphasis></para>\r
 <para>These steps need to be repeated for every provider with which EDI is used.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>In Evergreen select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
+<para>In Evergreen select <menuchoice>\r
+                     <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                     <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                     <guimenuitem>Providers</guimenuitem>\r
+                  </menuchoice>.</para> \r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to edit.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/enter-provider-san-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -728,7 +761,16 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Click <guilabel>Save</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/enter-provider-san-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
@@ -736,8 +778,9 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 \r
 <simplesect xml:id="edi-accounts">\r
 <title>Create an EDI Account</title>\r
-\r
-<caution><para>You <emphasis>must</emphasis> <link linkend="create-provider">create your provider</link> before you create an EDI account for the provider.</para></caution>\r
+<para><link xlink:show="new" xlink:href="https://goo.gl/87HcSe">\r
+        <emphasis role="bold">Sitka Acquisitions Video - EDI Accounts (5:24)</emphasis></link></para>\r
+<caution><para>You <emphasis role="bold">must</emphasis> <link linkend="create-provider">create your provider</link> before you create an EDI account for the provider.</para></caution>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -765,19 +808,12 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>In Evergreen select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>EDI Accounts</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of EDI</alt>\r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+<para>In Evergreen select <menuchoice>\r
+                     <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                     <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                     <guimenuitem>EDI Accounts</guimenuitem>\r
+                  </menuchoice>.</para> \r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -798,7 +834,7 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
 <para>In the <guilabel>Label</guilabel> field, enter a name for the EDI account.</para>\r
-<note><para> The name should be entered as PROVIDER_LIBRARYCODE.  This enables Sitka Support to easily identify the owning library of the EDI account when troubleshooting.</para></note>\r
+<note><para> The name should be entered as PROVIDERCODE_LIBRARYCODE.  This enables Sitka Support to easily identify the owning library of the EDI account when troubleshooting.</para></note>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>In the <guilabel>Host</guilabel> field, enter the requisite FTP or SCP information supplied by your provider.</para>\r
@@ -839,11 +875,29 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Click on the link in the <guilabel>Provider</guilabel> field.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Select the EDI account that has just been created from the <guilabel>EDI Default</guilabel> drop down menu.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -861,19 +915,11 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>To view the EDI Messages screen, select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>EDI Messages</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of EDI</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/view-edi-messages-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure> \r
+<para>To view the EDI Messages screen, select <menuchoice>\r
+                     <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                     <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                     <guimenuitem>EDI Messages</guimenuitem>\r
+                  </menuchoice>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r