replace screenshots
[sitka/doc/acquisitions.git] / admin / admin-acqadditional.xml
index 47c6756..5d20e91 100644 (file)
@@ -37,14 +37,13 @@ are also used for all libraries as line item templates with the batch updater on
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
 <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -81,7 +80,7 @@ are also used for all libraries as line item templates with the batch updater on
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Ignore the <guilabel>Skip Count</guilabel> field. It has no purpose in 2.4.</para>\r
+<para>Ignore the <guilabel>Skip Count</guilabel> field. It has no purpose in 2.6.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -167,10 +166,12 @@ the right side of the field.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>To view the changes to your formula, select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>. The item count will reflect the entries to your distribution formula.</para>\r
+<para>To view the changes to your formula, select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>. The item count will reflect the entries to your distribution\r
+                     formula.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
@@ -189,15 +190,16 @@ the right side of the field.</para>
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -254,15 +256,16 @@ copies.</para></tip>
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -303,15 +306,16 @@ copies.</para></tip>
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -349,15 +353,16 @@ copies.</para></tip>
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -418,15 +423,16 @@ which the staff can choose. Line item alerts in appear in a pop up box when the
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Line Item Alerts</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                     <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                     <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                     <guimenuitem>Line Item Alerts</guimenuitem>\r
+                  </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of line item alert</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-litem-alert-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-litemalert-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -497,10 +503,9 @@ which the staff can choose. Line item alerts in appear in a pop up box when the
 <informalfigure>\r
 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu><guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Copy Locations Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -572,10 +577,9 @@ on-order items.</para>
 <informalfigure>\r
 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu><guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Library Settings Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -650,147 +654,254 @@ not be OPAC invisible if an OPAC visible copy location is selected.</para></note
 \r
 \r
 <section xml:id="e-d-i">\r
-      <title>EDI</title>\r
-<note><para>EDI is not currently available for Sitka Libraries.</para>\r
-<para>An announcement will be made when testing is completed and this feature becomes available.</para></note>\r
-  <para>Many libraries use Electronic Data Interchange (EDI) accounts to order new acquisitions.  In Evergreen 2.0, users can setup EDI accounts and manage\r
-EDI messages in the admin module.  EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>\r
-\r
-<note><para>At present EDI can only be used to send purchase orders to providers, not to receive invoices from providers.</para>  <para>Currently EDI can be used with \r
-the following providers:</para>\r
+      <title>Electronic Data Interchange (EDI)</title>\r
+\r
+  <para>Many libraries use Electronic Data Interchange (EDI) accounts to send purchase orders and receive invoices from providers electronically.  \r
+In Evergreen users can setup EDI accounts and manage EDI messages in the admin module.  \r
+EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>  \r
+\r
+<note><para>Currently EDI for Sitka Evergreen has been set up to be used with the following providers:</para>\r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
-<para>Baker and Taylor</para>\r
+<para>United Library Services</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>More information to come.</para>\r
+<para>Please contact Sitka Support to inquire about using EDI with other vendors.</para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 </note>\r
 \r
+<para><link linkend="edi-san">Entering SANs (Standard Address Numbers</link></para>\r
 <para><link linkend="edi-accounts">Create an EDI Account</link></para>\r
 <para><link linkend="edi-messages">View EDI Messages</link></para>\r
 \r
-<simplesect xml:id="edi-accounts">\r
-<title>Create an EDI Account</title>\r
-<para>Create EDI accounts to communicate electronically with providers.</para>\r
+<simplesect xml:id="edi-san">\r
+<title>Entering SANs (Standard Address Numbers)</title>\r
 \r
-<caution><para>You <emphasis>must</emphasis> create your provider before you create an EDI account for the provider.</para></caution>\r
+<para>For EDI to work your library must have a SAN and each of your providers must supply you with their SAN.</para>\r
+<para>A Standard Address Number (SAN) is a unique 7 digit number that identifies your library.  Please contact Sitka Support if your library does not already have a SAN.</para>\r
 \r
-<note><para>The following fields are required to create an EDI account:</para>\r
-<itemizedlist>\r
-<listitem>\r
-<para>Host</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Username</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Password</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Owner</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Provider</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Path</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Incoming Directory</para>\r
-</listitem>\r
-</itemizedlist>\r
-</note>\r
+<para><emphasis role="bold">Entering a Library's SAN</emphasis></para>\r
+<para>These steps only need to be done once per library.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<para>In Evergreen select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>EDI Accounts</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
+<guisubmenu>Organizational Units</guisubmenu></menuchoice>.</para> \r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Find your library from the tree on the left side of the page and click on it to open the settings.</para>\r
+<para> Multi-branch library systems will see an entry for each branch but should select their system's top organization unit.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of EDI</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/enter-library-san-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<para> Click on the <guilabel>Address</guilabel> tab.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para> Click on the <guilabel>Mailing Address</guilabel> tab.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Enter your library's SAN in the field labeled <guilabel>SAN</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>New Account</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
+<para>Click <guilabel>Save</guilabel>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of EDI</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/enter-library-san-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<para><emphasis role="bold">Entering a Provider's SAN</emphasis></para>\r
+<para>These steps need to be repeated for every provider with which EDI is used.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>In Evergreen select <menuchoice>\r
+                     <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                     <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                     <guimenuitem>Providers</guimenuitem>\r
+                  </menuchoice>.</para> \r
+</step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Fill in the fields.</para>\r
+<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to edit.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of EDI</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/enter-provider-san-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Enter your provider's SAN in the field labeled <guilabel>SAN</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guilabel>Save</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/enter-provider-san-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="edi-accounts">\r
+<title>Create an EDI Account</title>\r
+<para><link xlink:show="new" xlink:href="https://goo.gl/87HcSe">\r
+        <emphasis role="bold">Sitka Acquisitions Video - EDI Accounts (5:24)</emphasis></link></para>\r
+<caution><para>You <emphasis role="bold">must</emphasis> <link linkend="create-provider">create your provider</link> before you create an EDI account for the provider.</para></caution>\r
 \r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para> Contact your provider requesting the following information:</para>\r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
-<para>In the <guilabel>Label</guilabel> field, enter a name for the EDI account. The label allows you to differentiate between accounts for the same provider. \r
-There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
+<para>Host</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>In the <guilabel>Host</guilabel> field, enter the requisite FTP or SCP information supplied by your provider.</para>\r
+<para>Username</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>In the <guilabel>Username</guilabel> field, enter the username supplied by your provider.</para>\r
+<para>Password</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>In the <guilabel>Password</guilabel> field, enter the password supplied by your provider.</para>\r
+<para>Path</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>In the <guilabel>Account</guilabel> field, enter the supplemental password for entry to a remote system after log in has been completed. This field is \r
-optional for the Evergreen, but may be required by your provider.  It is unlikely to be used by most modern systems and should typically be empty.</para>\r
+<para>Incoming Directory</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>Select an owner from the drop down menu. The owner indicates the organizational units whose staff can use this EDI account.</para>\r
+<para>Provider's SAN</para>\r
 </listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+\r
+<para>In Evergreen select <menuchoice>\r
+                     <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                     <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                     <guimenuitem>EDI Accounts</guimenuitem>\r
+                  </menuchoice>.</para> \r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>New Account</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Fill in the following fields:</para>\r
+<itemizedlist>\r
 <listitem>\r
-<para>The <guilabel>Last Activity</guilabel> field updates automatically with any outbound or inbound (though there is no inbound at the moment) communication.</para>\r
+<para>In the <guilabel>Label</guilabel> field, enter a name for the EDI account.</para>\r
+<note><para> The name should be entered as PROVIDERCODE_LIBRARYCODE.  This enables Sitka Support to easily identify the owning library of the EDI account when troubleshooting.</para></note>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>In the <guilabel>Provider</guilabel> field, enter the code for your provider.</para>\r
+<para>In the <guilabel>Host</guilabel> field, enter the requisite FTP or SCP information supplied by your provider.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>Username</guilabel> field, enter the username supplied by your provider.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>In the <guilabel>Password</guilabel> field, enter the password supplied by your provider.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>In the <guilabel>Path</guilabel> field, enter the path. The path indicates the remote location on the server from which files are pulled into Evergreen.</para>\r
+<para>Select your library as the <guilabel>Owner</guilabel> from the drop down menu. Multi-branch libraries should select their top level organizational\r
+ unit.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>In the <guilabel>Incoming Directory</guilabel> field, enter the incoming directory.  This directory indicates the location on your local network to which the \r
-files download.</para>\r
+<para>In the <guilabel>Provider</guilabel> field, enter the code used in Evergreen for your provider.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>In the <guilabel>Vendor Account Number</guilabel> field, enter the Vendor Account Number (VAN) supplied by your provider.</para>\r
+<para>In the <guilabel>Path</guilabel> field, enter the path supplied by your provider.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>In the <guilabel>Vendor Assigned Code</guilabel> field, enter the Vendor Assigned Code (VAC) supplied by your provider.</para>\r
+<para>In the <guilabel>Incoming Directory</guilabel> field, enter the incoming directory supplied by your provider.</para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
+<informalfigure>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click on the link in the <guilabel>Provider</guilabel> field.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select the EDI account that has just been created from the <guilabel>EDI Default</guilabel> drop down menu.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
-<caution><para>For EDI to work your Standard Address Number (SAN) must be added through the organizational unit address in the staff client.</para></caution>\r
 </step>\r
 \r
 </procedure>\r
@@ -804,19 +915,11 @@ files download.</para>
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>To view the EDI Messages screen, select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>EDI Messages</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of EDI</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/view-edi-messages-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure> \r
+<para>To view the EDI Messages screen, select <menuchoice>\r
+                     <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                     <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                     <guimenuitem>EDI Messages</guimenuitem>\r
+                  </menuchoice>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -828,5 +931,6 @@ files download.</para>
 \r
 </section>\r
 \r
+\r
     \r
 </chapter>\r