replace screenshots
[sitka/doc/acquisitions.git] / admin / admin-acqadditional.xml
index 009926f..5d20e91 100644 (file)
@@ -37,14 +37,13 @@ are also used for all libraries as line item templates with the batch updater on
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
 <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -81,7 +80,7 @@ are also used for all libraries as line item templates with the batch updater on
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Ignore the <guilabel>Skip Count</guilabel> field. It has no purpose in 2.4.</para>\r
+<para>Ignore the <guilabel>Skip Count</guilabel> field. It has no purpose in 2.6.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -167,10 +166,12 @@ the right side of the field.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>To view the changes to your formula, select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>. The item count will reflect the entries to your distribution formula.</para>\r
+<para>To view the changes to your formula, select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>. The item count will reflect the entries to your distribution\r
+                     formula.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
@@ -189,15 +190,16 @@ the right side of the field.</para>
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -254,15 +256,16 @@ copies.</para></tip>
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -303,15 +306,16 @@ copies.</para></tip>
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -349,15 +353,16 @@ copies.</para></tip>
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                        <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                        <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                        <guimenuitem>Distribution Formulas</guimenuitem>\r
+                     </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of distribution formula</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-distribution-formula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-distributionformula-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -418,15 +423,16 @@ which the staff can choose. Line item alerts in appear in a pop up box when the
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Line Item Alerts</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select <menuchoice>\r
+                     <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                     <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                     <guimenuitem>Line Item Alerts</guimenuitem>\r
+                  </menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of line item alert</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-litem-alert-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-litemalert-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -497,10 +503,9 @@ which the staff can choose. Line item alerts in appear in a pop up box when the
 <informalfigure>\r
 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu><guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Copy Locations Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -572,10 +577,9 @@ on-order items.</para>
 <informalfigure>\r
 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu><guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Library Settings Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/onorder-invisible-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/onorder-invisible6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -652,7 +656,7 @@ not be OPAC invisible if an OPAC visible copy location is selected.</para></note
 <section xml:id="e-d-i">\r
       <title>Electronic Data Interchange (EDI)</title>\r
 \r
-  <para>Many libraries use Electronic Data Interchange (EDI) accounts to order send purchase orders and receive invoices from providers electronically.  \r
+  <para>Many libraries use Electronic Data Interchange (EDI) accounts to send purchase orders and receive invoices from providers electronically.  \r
 In Evergreen users can setup EDI accounts and manage EDI messages in the admin module.  \r
 EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>  \r
 \r
@@ -672,12 +676,12 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 <para><link linkend="edi-messages">View EDI Messages</link></para>\r
 \r
 <simplesect xml:id="edi-san">\r
-<title>Entering SANs (Standard Address Numbers</title>\r
+<title>Entering SANs (Standard Address Numbers)</title>\r
 \r
 <para>For EDI to work your library must have a SAN and each of your providers must supply you with their SAN.</para>\r
 <para>A Standard Address Number (SAN) is a unique 7 digit number that identifies your library.  Please contact Sitka Support if your library does not already have a SAN.</para>\r
 \r
-<para><emphasis>Entering a Library's SAN</emphasis></para>\r
+<para><emphasis role="bold">Entering a Library's SAN</emphasis></para>\r
 <para>These steps only need to be done once per library.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
@@ -688,7 +692,17 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Find your library from the tree on the left side of the page and click it to open settings. Multi-branch library systems will see an entry for each branch but should select their system's top organization unit.</para>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Find your library from the tree on the left side of the page and click on it to open the settings.</para>\r
+<para> Multi-branch library systems will see an entry for each branch but should select their system's top organization unit.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/enter-library-san-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -704,23 +718,42 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Click <guilabel>Save</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/enter-library-san-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
-<para><emphasis>Entering a Provider's SAN</emphasis></para>\r
+<para><emphasis role="bold">Entering a Provider's SAN</emphasis></para>\r
 <para>These steps need to be repeated for every provider with which EDI is used.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>In Evergreen select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
+<para>In Evergreen select <menuchoice>\r
+                     <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                     <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                     <guimenuitem>Providers</guimenuitem>\r
+                  </menuchoice>.</para> \r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to edit.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/enter-provider-san-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -728,7 +761,16 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Click <guilabel>Save</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/enter-provider-san-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
@@ -736,8 +778,9 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 \r
 <simplesect xml:id="edi-accounts">\r
 <title>Create an EDI Account</title>\r
-\r
-<caution><para>You <emphasis>must</emphasis> <link linkend="create-provider">create your provider</link> before you create an EDI account for the provider.</para></caution>\r
+<para><link xlink:show="new" xlink:href="https://goo.gl/87HcSe">\r
+        <emphasis role="bold">Sitka Acquisitions Video - EDI Accounts (5:24)</emphasis></link></para>\r
+<caution><para>You <emphasis role="bold">must</emphasis> <link linkend="create-provider">create your provider</link> before you create an EDI account for the provider.</para></caution>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -765,19 +808,12 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>In Evergreen select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>EDI Accounts</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of EDI</alt>\r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+<para>In Evergreen select <menuchoice>\r
+                     <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                     <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                     <guimenuitem>EDI Accounts</guimenuitem>\r
+                  </menuchoice>.</para> \r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -798,7 +834,7 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
 <para>In the <guilabel>Label</guilabel> field, enter a name for the EDI account.</para>\r
-<para> The name should be entered as PROVIDER_LIBRARYCODE.  This enables Sitka Support to easily identify the owning library of the EDI account when troubleshooting.</para>\r
+<note><para> The name should be entered as PROVIDERCODE_LIBRARYCODE.  This enables Sitka Support to easily identify the owning library of the EDI account when troubleshooting.</para></note>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>In the <guilabel>Host</guilabel> field, enter the requisite FTP or SCP information supplied by your provider.</para>\r
@@ -839,11 +875,29 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Click on the link in the <guilabel>Provider</guilabel> field.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Select the EDI account that has just been created from the <guilabel>EDI Default</guilabel> drop down menu.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of EDI</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-edi-accounts-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -861,19 +915,11 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>To view the EDI Messages screen, select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>EDI Messages</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of EDI</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/view-edi-messages-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure> \r
+<para>To view the EDI Messages screen, select <menuchoice>\r
+                     <guimenu>Admin</guimenu>\r
+                     <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+                     <guimenuitem>EDI Messages</guimenuitem>\r
+                  </menuchoice>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r