replace screenshots
[sitka/doc/acquisitions.git] / admin / admin-acq-permissions.xml
index 93984ab..d414e13 100644 (file)
@@ -32,61 +32,270 @@ before the module can be used.</para>
 <guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Library Settings Editor</guimenuitem></menuchoice>.  To update these settings a user must have both \r
 LSA and Acquisitions Administration permissions.</para> \r
 \r
-<itemizedlist>\r
-\r
-<listitem>\r
-<para><guilabel>Allows patrons to create automatic holds from purchase requests</guilabel></para>\r
-<para>This is a placeholder setting for functionality that will be coming post 2.2.</para>\r
-</listitem>\r
-\r
-<listitem>\r
-<para><guilabel>CAT: Delete bib if all copies are deleted via Acquisitions lineitem cancellation</guilabel> - This settings has been set to TRUE for all of Sitka.</para>  \r
-<para>This means when a line item is cancelled, if there are no longer copies at any library attached to the bibliographic record, the bibliographic record will be \r
-deleted.</para>\r
-</listitem>\r
-\r
-<listitem>\r
-<para><guilabel>Default circulation modifier</guilabel> - Enter the circulation modifier that you would be like to be applied to items that are created in the \r
-Acquisitions Module if no circulation modifier is specified.</para>\r
-<para>If this setting is left blank no circulation modifier will be applied during the acquisitions process.</para>\r
-</listitem>\r
-\r
-<listitem>\r
-<para><guilabel>Default copy location</guilabel> - Select the copy location that you would like to be applied to items that are created in the Acquisitions Module \r
-if no copy location is specified.</para>\r
-<para>If this setting is left blank the system will use the SITKA Stacks copy location.</para>\r
-<para>The Default Copy Location can be used to make on-order items OPAC invisible.  See \r
-<link linkend="onorder-OPAC-invisible">How to Make Your On-order Records OPAC Invisible</link> for instructions.</para>\r
-</listitem>\r
-\r
-<listitem>\r
-<para><guilabel>Funding Spending Limit for Block</guilabel> - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, \r
-attempts to spend from the fund will be blocked.</para>\r
-</listitem>\r
-\r
-<listitem>\r
-<para><guilabel>Fund Spending Limit for Warning</guilabel> - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, \r
-attempts to spend from the fund will be blocked.</para>\r
-</listitem>\r
-\r
-<listitem>\r
-<para><guilabel>Set copy creator as receiver</guilabel> - When receiving a copy in acquisitions, set the copy "creator" to be the staff that received the copy.</para>\r
-<para>The creator of a copy can be seen in <guilabel>Edit Item Attributes</guilabel>.</para>\r
-</listitem>\r
-\r
-<listitem>\r
-<para><guilabel>Temporary barcode prefix</guilabel> - The temporary barcode prefix must be entered as your library code preceded by the letter A. This prevents conflicts between the libraries\r
-using acquisitions.</para>\r
-<para>If this setting is left blank the system will use ACQ as the default barcode prefix.  This prefix has potential to conflict with prefixes used by libraries \r
-not currently using acquisitions and so acquisitions libraries are required to use their library code for the prefix.</para>\r
-</listitem>\r
-\r
-\r
-<listitem>\r
-<para><guilabel>Temporary call number prefix</guilabel> - Enter a temporary call number prefix for items that are created in the Acquisitions Module.</para>\r
-<para>If this setting is left blank the system will use ACQ as the default call number.</para>\r
-</listitem>\r
-</itemizedlist>\r
+ <table xml:id="lsa-library-settings-acquisitions">\r
+         <title>Acquisitions</title>\r
+         <tgroup cols="5" align="left" colsep="1" rowsep="1">\r
+            <colspec colnum="1" colname="setting" colwidth="2*"/>\r
+            <colspec colnum="2" colname="description" colwidth="3*"/>\r
+            <colspec colnum="3" colname="type" colwidth="1*"/>\r
+            <colspec colnum="4" colname="editor" colwidth="1*"/>\r
+            <colspec colnum="5" colname="notes" colwidth="2*"/>\r
+\r
+            <thead>\r
+               <row>\r
+                  <entry>Setting</entry>\r
+                  <entry>Description</entry>\r
+                  <entry>Data type</entry>\r
+                  <entry>Edited by</entry>\r
+                  <entry>Notes</entry>\r
+               </row>\r
+            </thead>\r
+\r
+\r
+\r
+            <tbody>\r
+               <row>\r
+                  <entry>Allow funds to be rolloed over without bringing the money along</entry>\r
+                  <entry>This setting controls whether money and encumbrances or just encumbrances are rolled over when performing the \r
+<link linkend="yearend-closeout">Fiscal Year Close-out Operation</link>.</entry>\r
+                  <entry>\r
+                     True/false\r
+                  </entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry></entry>\r
+               </row>\r
+               <row>\r
+                  <entry>Allows patrons to create automatic holds from purchase requests</entry>\r
+                  <entry>This function is not currently available as further development of this feature is required.</entry>\r
+                  <entry>True/False</entry>\r
+                  <entry>Sitka Support</entry>\r
+                  <entry>True/False</entry>\r
+               </row>\r
+               <row>\r
+                  <entry>Default circulation modifier</entry>\r
+                  <entry>Enter the circulation modifier that you would be like to be applied to items that are created in the Acquisitions Module if no \r
+circulation modifier is specified.</entry>\r
+                  <entry>Selection list</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry>If this setting is left blank no circulation modifier will be applied during the acquisitions process unless specified during the acquisitions\r
+process.</entry>\r
+               </row>\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Default copy location</entry>\r
+                  <entry>Select the copy location that you would like to be applied to items that are created in the Acquisitions Module if no copy location \r
+is specified.</entry>\r
+                  <entry>Selection List</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry>If this setting is left blank the system will use the SITKA Stacks copy location unless specified during the acquisitions process.</entry>\r
+               </row>\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Fund Spending Limit for Block</entry>\r
+                  <entry>When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, attempts to spend from \r
+the fund will be blocked.</entry>\r
+                  <entry>Number</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry/>\r
+               </row>\r
+\r
+             \r
+               <row>\r
+                  <entry>Fund Spending Limit for Warning</entry>\r
+                  <entry>When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, attempts to spend from \r
+the fund will be blocked.</entry>\r
+                  <entry></entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry></entry>\r
+               </row>\r
+                          \r
+                           <row>\r
+                  <entry>Initial status for received items</entry>\r
+                  <entry>Allows staff to designate a custom copy status on received lineitems.</entry>\r
+                  <entry>Selection list</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry>Default status is "In Process".</entry>\r
+               </row>\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Rollover Distribution Formulae Funds</entry>\r
+                  <entry>When year end processes run the funds specified in distribution formulae roll over to the new fiscal year.</entry>\r
+                  <entry>True/False</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry/>\r
+               </row>\r
+               <row>\r
+                  <entry>Set copy creator as receiver</entry>\r
+                  <entry>When receiving a copy in acquisitions, set the copy "creator" to be the staff that received the copy</entry>\r
+                  <entry>True/False</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry>The creator of a copy can be seen in Edit Item Attributes.</entry>\r
+               </row>\r
+               <row>\r
+                  <entry>Temporary barcode prefix</entry>\r
+                  <entry>The temporary barcode prefix must be entered as your library code preceded by the letter A. This prevents conflicts between \r
+the libraries using acquisitions.</entry>\r
+                  <entry>Text</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry>If this setting is left blank the system will use ACQ as the default barcode prefix. This prefix has potential to conflict with prefixes \r
+used by libraries not currently using acquisitions and so acquisitions libraries are required to use their library code for the prefix.</entry>\r
+               </row>\r
+\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Temporary call number prefix</entry>\r
+                  <entry>Enter a temporary call number prefix for items that are created in the Acquisitions Module.</entry>\r
+                  <entry>Text</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry>If this setting is left blank the system will use ACQ as the default call number.</entry>\r
+               </row>\r
+\r
+\r
+                <row>\r
+                  <entry>Delete bib if all copies are deleted via Acquisitions lineitem\r
+                     cancellation.</entry>\r
+                  <entry>This means when a line item is cancelled, if there are no longer copies at any library attached to the bibliographic record, \r
+the bibliographic record will be deleted</entry>\r
+                  <entry>True/False</entry>\r
+                  <entry> Sitka Support</entry>\r
+                  <entry>Default TRUE</entry>\r
+               </row>\r
+    </tbody>\r
+         </tgroup>\r
+      </table>\r
+\r
+\r
+\r
+\r
+<table xml:id="lsa-library-settings-acquisitions-load-MARC">\r
+         <title>Acquisitions - Load MARC Order Record Defaults</title>\r
+         <tgroup cols="5" align="left" colsep="1" rowsep="1">\r
+            <colspec colnum="1" colname="setting" colwidth="2*"/>\r
+            <colspec colnum="2" colname="description" colwidth="3*"/>\r
+            <colspec colnum="3" colname="type" colwidth="1*"/>\r
+            <colspec colnum="4" colname="editor" colwidth="1*"/>\r
+            <colspec colnum="5" colname="notes" colwidth="2*"/>\r
+\r
+            <thead>\r
+               <row>\r
+                  <entry>Setting</entry>\r
+                  <entry>Description</entry>\r
+                  <entry>Data type</entry>\r
+                  <entry>Edited by</entry>\r
+                  <entry>Notes</entry>\r
+               </row>\r
+            </thead>\r
+\r
+\r
+\r
+            <tbody>\r
+\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Upload Activate PO</entry>\r
+                  <entry>Activate the purchase order by default during ACQ file upload</entry>\r
+                  <entry>True/False</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry/>\r
+               </row>\r
+\r
+\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Upload Create PO</entry>\r
+                  <entry>Create a purchase order by default during ACQ file upload</entry>\r
+                  <entry>True/False</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry/>\r
+               </row>\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Upload Default Insufficient Quality Fall-Thru Profile</entry>\r
+                  <entry>Default low-quality fall through profile used during ACQ file upload</entry>\r
+                  <entry>Selection List</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry>Quality Fall-Thru Profiles are not currently set up in the system.</entry>\r
+               </row>\r
+\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Upload Default Match Set</entry>\r
+                  <entry>Default match set to use during ACQ file upload</entry>\r
+                  <entry>Selection List</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry/>\r
+               </row>\r
+\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Upload Default Merge Profile</entry>\r
+                  <entry>Default merge profile to use during ACQ file upload</entry>\r
+                  <entry>Selection List</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry/>\r
+               </row>\r
+\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Upload Default Min. Quality Ratio</entry>\r
+                  <entry>Default minimum quality ratio used during ACQ file upload</entry>\r
+                  <entry>Number</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry>Minimum quality ratios are not currently set up in the system.</entry>\r
+               </row>\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Upload Default Provider</entry>\r
+                  <entry>Default provider to use during ACQ file upload</entry>\r
+                  <entry>Text</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry/>\r
+               </row>\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Upload Import Non Matching by Default</entry>\r
+                  <entry>Import non-matching records by default during ACQ file upload</entry>\r
+                  <entry>True/False</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry/>\r
+               </row>\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Upload Load Items for Imported Records by Default</entry>\r
+                  <entry>Load items for imported records by default during ACQ file upload</entry>\r
+                  <entry>True/False</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry/>\r
+               </row>\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Upload Merge on Best Match by Default</entry>\r
+                  <entry>Merge records on best match by default during ACQ file upload</entry>\r
+                  <entry>True/False</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry/>\r
+               </row>\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Upload Merge on Exact Match by Default</entry>\r
+                  <entry>Merge records on exact match by default during ACQ file upload</entry>\r
+                  <entry>True/False</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry/>\r
+               </row>\r
+\r
+               <row>\r
+                  <entry>Upload Merge on Single Match by Default</entry>\r
+                  <entry>Merge records on single match by default during ACQ file upload</entry>\r
+                  <entry>True/False</entry>\r
+                  <entry>LSA and Acq Admin</entry>\r
+                  <entry/>\r
+               </row>\r
+\r
+          </tbody>\r
+         </tgroup>\r
+      </table>\r
+   \r
 </section> \r
 \r
 <section xml:id="acq-permissions-overview">\r
@@ -95,11 +304,6 @@ not currently using acquisitions and so acquisitions libraries are required to u
 <link linkend="permissions-acqpurchase">Purchaser</link>, <link linkend="permissions-acqadmin">Administrator</link>.  These permission groups are applied \r
 in additional to a staff member's current permissions group.</para>\r
 \r
-\r
-<note><para>At present acquisitions permissions are only available to those libraries involved in the Sitka Acquisitions Pilot.</para></note>\r
-\r
-\r
-\r
 <simplesect xml:id="permissions-acqselector">\r
 <title>Acquisitions Selection</title>\r
 <para>There are two permission group options for a selector.</para>\r