replace screenshots
[sitka/doc/acquisitions.git] / acq / acq-patron-requests.xml
index d440d53..9f286ce 100644 (file)
@@ -2,7 +2,7 @@
 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-patron-requests">\r
    <info>\r
-      <title>Add Records</title>\r
+      <title>Patron Requests</title>\r
       <legalnotice>\r
          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
 \r
    <section xml:id="patron-requests-interface">\r
       <title>Patron Requests Interface</title>\r
-<para>Patrons and staff are able to make requests for items to be purchased.</para>\r
+<para>The <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel> enables staff to view, create, and manage patron requests.</para>\r
+\r
+<para>To access the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>:</para>\r
+\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Acquisitions</guimenu>\r
+<guimenuitem>Patron Requests</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of accessing patron requests</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/requests-interface-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<informalfigure>\r
+<para>The <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel> allows you to filter requests on <guilabel>User (Patron)</guilabel> and/or \r
+<guilabel>PO Line Item</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of accessing patron requests</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/requests-interface-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+\r
+\r
 \r
 <para><link linkend="requests-interface-create">Create a Request</link></para>\r
 <para><link linkend="requests-interface-edit">Edit a Request</link></para>\r
 \r
 <simplesect xml:id="requests-interface-create">\r
 <title>Create a Request</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Create Request</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Enter the barcode of the patron making the request. This field can also be left blank.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of accessing patron requests</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/requests-create-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Fill in the request form with as much information as possible and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of accessing patron requests</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/requests-create-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>An entry for the request will appear in the list.</para>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
 </simplesect>\r
 \r
 <simplesect xml:id="requests-interface-edit">\r
 <title>Edit a Request</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Double-click on the row you would like to edit.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Make your changes to the appropriate fields and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The request will update and you will be returned to the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
 </simplesect>\r
 \r
 <simplesect xml:id="requests-interface-selection">\r
 <title>Add to a Selection List</title>\r
 \r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click on the hyperlinked name of the request you would like to add to a selection list.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Add to Selection List</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>From the <guilabel>Add to Selection List</guilabel> drop down menu choose a selection list, or enter the name of a new selection list in the field.</para>\r
+<note><para>The drop down menu displays the ten selection lists most recently edited that are owned by the user.</para></note>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Make any needed changes to the brief record and click <guibutton>Save Record</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The request is added to the selection list as a line item and the user is returned to the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
+\r
 </simplesect>\r
 \r
 <simplesect xml:id="requests-interface-cancel">\r
 <title>Cancel a Request</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click on the hyperlinked name of the request you would like to add to cancel.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Cancel Request</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>From the drop down menu select a <link linkend="cancel-reasons-default">cancel reason</link> and click <guibutton>Cancel Request</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop up that appears to confirm that you wish to cancel the user request.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The request will be removed from the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
+<note><para>Cancelling a user request does not cancel the line item.  See <link linkend="line-item-cancel">Cancel a Line Item</link> to cancel the line item if the \r
+item is no longer to be ordered.</para>\r
+<para>The cancelled request does not appear under cancelled holds in the patron's account.</para></note>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
 </simplesect>\r
 \r
 <simplesect xml:id="requests-interface-hold">\r
 <title>Set No Hold</title>\r
 \r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click on the hyperlinked name of the request you would like to set to no hold.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Set No Hold</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The patron request will update.  <guilabel>Place Hold</guilabel> will now be set to <guilabel>False</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
 </simplesect>\r
 </section>\r
 \r
 <title>Patron Requests via the Patron Account</title>\r
 \r
 <informalfigure>      \r
-<para>The patron request interface allows you to view requests patrons have made as well as place requests for patrons.</para>\r
+<para>The <guilabel>Patron Request Interface</guilabel> within a patron account allows staff to create and manage requests for that patron.</para>\r
 \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of patron requests</alt>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 \r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open the patron's record.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Other</guibutton> and select <guilabel>Acquisition Requests</guilabel> from the drop down menu.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The <guilabel>Patron Request Interface</guilabel> displays scoped specifically to requests for the patron.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The following functions can be performed from this screen:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="requests-interface-create">Create a Request</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="requests-interface-edit">Edit a Request</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="requests-interface-selection">Add to a Selection List</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="requests-interface-cancel">Cancel a Request</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="requests-interface-hold">Set No Hold</link></para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
 </section>\r
 \r
 <section xml:id="patron-requests-opac">\r