fixing tag mismatch
[sitka/doc/acquisitions.git] / intro / acq-workflow.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-workflow">\r
4    <info>\r
5       <title>Recommended Workflows</title>\r
6       <legalnotice>\r
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
10                   Community</link></emphasis></para>\r
11       </legalnotice>\r
12       \r
13      \r
14 \r
15       <abstract>\r
16          <para>Sitka Staff have put together the following recommended workflows for acquisitions.</para>\r
17 <para>Please contact Sitka Support regarding acquisitions workflow questions.</para>\r
18 </abstract>\r
19       \r
20 \r
21    </info>\r
22 \r
23 <section xml:id="acq-workflow-one">\r
24 <title>Selection Using the Catalogue</title>\r
25 \r
26 <para><emphasis>This workflow assumes that selectors have the cataloguing skills necessary to decide which bibliographic record is the best bibliographic record for \r
27 the item to be purchased.</emphasis></para>\r
28 \r
29 <simplesect xml:id="workflow-one-selection">\r
30 <title>Selection</title>\r
31 <procedure>\r
32 \r
33 <step>\r
34 <para>Selector uses a combination of:</para>\r
35 <itemizedlist>\r
36 <listitem>\r
37 <para>a <link linkend="lineitem-catalogue-search">line item and catalogue search</link></para>\r
38 </listitem>\r
39 <listitem>\r
40 <para>the <link linkend="view-place-orders">View/Place Order</link> feature.</para>\r
41 </listitem>\r
42 <listitem>\r
43 <para>the <link linkend="catalog-record-ids">Load Catalogue Record Ids</link>.</para>\r
44 </listitem>\r
45 </itemizedlist>\r
46 </step>\r
47 <step>\r
48 <para>The MARC Federated search is used to locate any records not found in the catalogue.</para>\r
49 \r
50 <para><emphasis>The <link linkend="marc-federated-search">MARC Federated search</link> may also be used in place of a line item and catalogue search by only using the Evergreen catalogue as a search \r
51 source.</emphasis></para>\r
52 </step>\r
53 \r
54 <step>\r
55 <para>Selector adds the following to each line item on the selection list.</para>\r
56 <itemizedlist>\r
57 <listitem>\r
58 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
59 </listitem>\r
60 <listitem>\r
61 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
62 </listitem>\r
63 <listitem>\r
64 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
65 </listitem>\r
66 <listitem>\r
67 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
68 </listitem>\r
69 <listitem>\r
70 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
71 </listitem>\r
72 </itemizedlist>\r
73 </step>\r
74 </procedure>\r
75 \r
76 </simplesect>\r
77 \r
78 \r
79 <simplesect xml:id="workflow-one-purchasing">\r
80 <title>Purchasing</title>\r
81 \r
82 <procedure>\r
83 <step>\r
84 <para>Purchaser retrieves the selection list and <link linkend="convert-selection-list">converts it to a purchase order</link>.</para>\r
85 </step>\r
86 <step>\r
87 <para>Purchaser checks that line items are complete and <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
88 </step>\r
89 <step>\r
90 <para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to import any records coming from outside the catalogue.</para>\r
91 </step>\r
92 <step>\r
93 <para>Purchase order is sent via mail/email/fax/EDI to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
94 </step>\r
95 </procedure>\r
96    \r
97 </simplesect>\r
98 \r
99 \r
100 <simplesect xml:id="workflow-one-receiving">\r
101 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
102 \r
103 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
104 <procedure>\r
105 <step>\r
106 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
107 </step>\r
108 <step>\r
109 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
110 </step>\r
111 <step>\r
112 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
113 </step>\r
114 <step>\r
115 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
116 </step>\r
117 <step>\r
118 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
119 </step>\r
120 </procedure>\r
121 \r
122 <para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
123 \r
124 <procedure>\r
125 <step>\r
126 <para>Receiver <link linkend="creating-invoices">creates an invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
127 </step>\r
128 <step>\r
129 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
130 </step>\r
131 <step>\r
132 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
133 </step>\r
134 <step>\r
135 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
136 </step>\r
137 <step>\r
138 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
139 </step>\r
140 </procedure>\r
141 </simplesect>\r
142 \r
143 <simplesect xml:id="workflow-one-cataloguing">\r
144 <title>Cataloguing</title>\r
145 \r
146 <procedure>\r
147 <step>\r
148 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
149 </step>\r
150 <step>\r
151 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
152 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
153  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
154 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
155  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
156 </step>\r
157 <step>\r
158 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
159 </step>\r
160 </procedure>\r
161 </simplesect>\r
162 \r
163 </section>\r
164 \r
165 <section xml:id="acq-workflow-two">\r
166 <title>Selection Using Brief Records</title>\r
167 \r
168 <simplesect xml:id="workflow-two-selection">\r
169 <title>Selection</title>\r
170 \r
171 <procedure>\r
172 <step>\r
173 <para>Selector <link linkend="create-purchase-order">creates a purchase order</link>.</para>\r
174 </step>\r
175 <step>\r
176 <para>Selector <link linkend="add-brief-purchase">adds brief records</link> to the purchase order for each item.</para>\r
177 </step>\r
178 <step>\r
179 <para>Selector adds the following to each line item on the purchase order:</para>\r
180 <itemizedlist>\r
181 <listitem>\r
182 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
183 </listitem>\r
184 <listitem>\r
185 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
186 </listitem>\r
187 <listitem>\r
188 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
189 </listitem>\r
190 <listitem>\r
191 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
192 </listitem>\r
193 <listitem>\r
194 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
195 </listitem>\r
196 </itemizedlist> \r
197 </step>\r
198 </procedure>\r
199 </simplesect>\r
200 \r
201 <simplesect xml:id="workflow-two-purchasing">\r
202 <title>Purchasing</title>\r
203 \r
204 <procedure>\r
205 <step>\r
206 <para>Purchaser/Selector checks that line items are complete and <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
207 </step>\r
208 <step>\r
209 <para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to merge all brief records with full records already\r
210  in the catalogue. Only items that do not already exist in the catalogue will use a brief record.</para>\r
211 </step>\r
212 <step>\r
213 <para>Purchase order is sent via mail/email/fax/EDI to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
214 </step>\r
215 </procedure>\r
216 \r
217 </simplesect>\r
218 \r
219 <simplesect xml:id="workflow-two-receiving">\r
220 \r
221 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
222 \r
223 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
224 \r
225 <procedure>\r
226 <step>\r
227 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
228 </step>\r
229 <step>\r
230 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
231 </step>\r
232 <step>\r
233 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
234 </step>\r
235 <step>\r
236 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
237 </step>\r
238 <step>\r
239 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
240 </step>\r
241 </procedure>\r
242 \r
243 <para><emphasis rold="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
244 \r
245 <procedure>\r
246 <step>\r
247 <para>Receiver <link linkend="creating-invoices">creates an invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
248 </step>\r
249 <step>\r
250 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
251 </step>\r
252 <step>\r
253 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
254 </step>\r
255 <step>\r
256 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
257 </step>\r
258 <step>\r
259 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
260 </step>\r
261 </procedure>\r
262 \r
263 </simplesect>\r
264 \r
265 <simplesect xml:id="workflow-two-cataloguing">\r
266 <title>Cataloguing</title>\r
267 \r
268 <procedure>\r
269 <step>\r
270 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
271 </step>\r
272 <step>\r
273 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
274 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
275  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
276 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
277  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
278 </step>\r
279 <step>\r
280 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
281 </step>\r
282 </procedure>\r
283 </simplesect>\r
284 \r
285 </section>\r
286 \r
287 <section xml:id="acq-workflow-three">\r
288 <title>Selection By Loading MARC Order Records</title>\r
289 \r
290 <simplesect xml:id="workflow-three-selection">\r
291 <title>Selection</title>\r
292 \r
293 <procedure>\r
294 <step>\r
295 <para>Selector creates a cart on the provider's website and adds the desired items to the cart.</para>\r
296 </step>\r
297 \r
298 <step>\r
299 <para>Selector downloads the MARC records for the items in the cart.  Contact your provider if you require assistance on how to do this.</para>\r
300 </step>\r
301 \r
302 <step>\r
303 <para>Clear the cart. Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website.</para>\r
304 </step>\r
305 </procedure>\r
306 \r
307 </simplesect>\r
308 \r
309 <simplesect xml:id="workflow-three-load-marc">\r
310 <title>Load MARC Order Records</title>\r
311 \r
312 <procedure>\r
313 \r
314 <step>\r
315 <para>Selector/Cataloguer <link linkend="marc-order-records">uploads the MARC record file</link> from the provider.</para>\r
316 <itemizedlist>\r
317 <listitem>\r
318 <para>A purchase order or selection list may be created out of the MARC records.</para>\r
319 </listitem>\r
320 <listitem>\r
321 <para>If subfields l, e, f, o, and q are used in the <link linkend="workflow-three-admin">970 field</link>\r
322  a purchase order can be created and activated at this time.</para>\r
323 </listitem>\r
324 </itemizedlist>\r
325 </step>\r
326 <step>\r
327 <para>Selector/Cataloguer uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to import the bibliographic records into the catalogue.</para>\r
328 </step>\r
329 <step>\r
330 <para>If not supplied through the <link linked="workflow-three-admin">970 field</link> Selector adds \r
331 the following information to each line item on the purchase order or selection list:</para>\r
332 <itemizedlist>\r
333 <listitem>\r
334 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
335 </listitem>\r
336 <listitem>\r
337 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
338 </listitem>\r
339 <listitem>\r
340 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
341 </listitem>\r
342 <listitem>\r
343 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
344 </listitem>\r
345 <listitem>\r
346 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
347 </listitem>\r
348 </itemizedlist>\r
349 </step>\r
350 <step>\r
351 <para>If a selection list, the Selector/Purchaser <link linkend="convert-selection-list">converts the selection list to a purchase order</link>\r
352  and <link linkend="activate-purchase-order">activates it</link>.</para>\r
353 <para>If a purchase order, the Selector/Purchaser <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
354 </step>\r
355 </procedure>\r
356 </simplesect>\r
357 \r
358 <simplesect xml:id="workflow-three-receiving">\r
359 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
360 \r
361 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
362 \r
363 <procedure>\r
364 <step>\r
365 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
366 </step>\r
367 <step>\r
368 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
369 </step>\r
370 <step>\r
371 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
372 </step>\r
373 <step>\r
374 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
375 </step>\r
376 <step>\r
377 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
378 </step>\r
379 </procedure>\r
380 \r
381 <para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
382 \r
383 <procedure>\r
384 <step>\r
385 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
386 </step>\r
387 <step>\r
388 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
389 </step>\r
390 <step>\r
391 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
392 </step>\r
393 <step>\r
394 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
395 </step>\r
396 <step>\r
397 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
398 </step>\r
399 </procedure>\r
400 </simplesect>\r
401 \r
402 <simplesect xml:id="workflow-three-cataloguing">\r
403 <title>Cataloguing</title>\r
404 \r
405 <procedure>\r
406 <step>\r
407 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
408 </step>\r
409 <step>\r
410 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
411 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
412  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
413 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
414  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
415 </step>\r
416 <step>\r
417 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
418 </step>\r
419 </procedure>\r
420 </simplesect>\r
421 \r
422 <simplesect xml:id="workflow-three-admin">\r
423 <title>Admin</title>\r
424 \r
425 <procedure>\r
426 <step>\r
427 <para>A 970 holdings tag is set up in the <link linkend="provider-profile">provider's record</link>.</para>\r
428 </step>\r
429 <step>\r
430 <para>The 970 holdings tag is set up with the actual provider to contain the following <link linkend="holding-subfield">subfields</link>:</para>\r
431 <itemizedlist>\r
432 <listitem>\r
433 <para>b: barcode</para>\r
434 </listitem>\r
435 <listitem>\r
436 <para>c: call number</para>\r
437 </listitem>\r
438 <listitem>\r
439 <para>m: circ modifier</para>\r
440 </listitem>\r
441 <listitem>\r
442 <para>l: copy location</para>\r
443 </listitem>\r
444 <listitem>\r
445 <para>e: estimated price</para>\r
446 </listitem>\r
447 <listitem>\r
448 <para>f: fund code</para>\r
449 </listitem>\r
450 <listitem>\r
451 <para>n: note</para>\r
452 </listitem>\r
453 <listitem>\r
454 <para>o: owning library</para>\r
455 </listitem>\r
456 <listitem>\r
457 <para>q: quantity</para>\r
458 </listitem>\r
459 </itemizedlist>\r
460 </step>\r
461 </procedure>\r
462 \r
463 <para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
464 </simplesect>\r
465 </section>\r
466 \r
467 <section xml:id="acq-workflow-loadrecords">\r
468 <title>Workflow: Loading MARC Order Records</title>\r
469 \r
470 <para><link linkend="enhanced-onorder">Enhanced On order records</link></para>\r
471 <para><link linkend="shelfready">Shelf Ready items with enhanced On order records</link></para>\r
472 \r
473 <simplesect xml:id="enhanced-onorder">\r
474 \r
475 <para>Enhanced On order Records include holdings information in a 9xx field.  This information can be used by Evergreen to create your line items and add quantity,fund, price, shelving location, and circulation modifier information to them.</para>\r
476 \r
477 <title>Selection</title>\r
478 \r
479 <procedure>\r
480 <step>\r
481 <para>Selector creates a cart on the provider's website and adds the desired items to the cart.</para>\r
482 </step>\r
483 <step>\r
484 <para>Selector assigns a line item template for each item.</para>\r
485 </step>\r
486 <step>\r
487 <para>Selector downloads the MARC 9xx record file from the provider's website.</para>\r
488 </step>\r
489 <step>\r
490 <para>Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website. Once you have successfully uploaded your MARC records you can go back and clear the cart</para>\r
491 </step>\r
492 </procedure>\r
493 </simplesect>\r
494 \r
495 <simplesect xml:id="workflow-enhanced-loadmarc">\r
496 <title>Load MARC Order Records</title>\r
497 \r
498 <procedure>\r
499 <step>\r
500 <para>Purchaser <link linkend="marc-order-records">uploads the MARC 9xx record file</link> from the provider.</para>\r
501 <itemizedlist>\r
502 <listitem>\r
503 <para>Purchaser verifies the purchase order has been created with <link linkend="line-item-detailed-view">all line item and copy information</link> from the MARC 9xx record file</para>\r
504 </listitem>\r
505 <listitem>\r
506 <para>Purchaser <link linkend="activation-purchase-order">activates the purchase order.</link></para>\r
507 </listitem>\r
508 </itemizedlist>\r
509 </step>\r
510 <step><para>The order is pushed to the provider via <link linkend="e-d-i">EDI</link></para></step>\r
511 <step>\r
512 <para>Purchaser clears the cart on the provider's website. Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website.</para>\r
513 </step>\r
514 </procedure>\r
515 </simplesect>\r
516 \r
517 <simplesect xml:id="workflow-enhanced-receiving">\r
518 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
519 \r
520 <procedure>\r
521 <step><para>Library receives box of materials.</para></step>\r
522 <step>\r
523 <para>Receiver <link linkend="invoice-search">searches for the invoice</link> using the <guilabel>vendor invoice id</guilabel> on the paper invoice received with the items.</para>\r
524 </step>\r
525 <step>\r
526 <para>Receiver marks items as <link linkend="receive-invoice">received</link> on the invoice</para></step>\r
527 <step><para>Receiver completes the invoice <link linkend="pay-invoice"></para>\r
528 <itemizedlist>\r
529 <listitem><para>Verify invoice totals. If required edit the electronic invoice so the totals match the paper invoice</para>\r
530 </listitem></itemizedlist>\r
531 </step>\r
532 <step>\r
533 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
534 </step>\r
535 </procedure>\r
536 </simplesect>\r
537 \r
538 <simplesect xml:id="workflow-enhanced-cataloguing">\r
539 <title>Cataloguing</title>\r
540 <procedure>\r
541 <step>\r
542 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
543 </step>\r
544 <step>\r
545 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
546 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
547  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
548 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
549  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
550 </step>\r
551 <step>\r
552 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
553 </step>\r
554 </procedure>\r
555 </simplesect>\r
556 \r
557 <simplesect xml:id="workflow-enhanced-admin">\r
558 <title>Admin</title>\r
559 \r
560 <procedure>\r
561 <step>The line item templates are created on the provider's website. Contact Sitka Support if you are interested in ordering Shelf Ready Items.</step>\r
562 <step>\r
563 <para>A 970 holdings tag is set up in the <link linkend="provider-profile">provider's record</link>.</para>\r
564 </step>\r
565 <step>\r
566 <para>The 970 holdings tag is set up with the actual provider to contain the following <link linkend="holding-subfield">subfields</link>:</para>\r
567 <itemizedlist>\r
568 <listitem>\r
569 <para>m: circ modifier</para>\r
570 </listitem>\r
571 <listitem>\r
572 <para>l: copy location</para>\r
573 </listitem>\r
574 <listitem>\r
575 <para>e: estimated price</para>\r
576 </listitem>\r
577 <listitem>\r
578 <para>f: fund code</para>\r
579 </listitem>\r
580 <listitem>\r
581 <para>o: owning library</para>\r
582 </listitem>\r
583 <listitem>\r
584 <para>q: quantity</para>\r
585 </listitem>\r
586 <listitem>\r
587 <para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
588 </listitem>     \r
589 </itemizedlist>\r
590 </step>\r
591 <step><para>An <link linkend="e-d-i">EDI Account</link> is set up to send orders and receive invoices </para></step>\r
592 </procedure>\r
593 </simplesect>\r
594 \r
595 \r
596 <simplesect xml:id="shelfready">\r
597 \r
598 <para>Shelf Ready Items arrive at your library with their processing done and ready to go on your shelf.  When Shelf Ready Items are sent to your library a file of matching full MARC records are sent to the Co-op for loading.</para>\r
599 \r
600 <title>Selection</title>\r
601 \r
602 <procedure>\r
603 <step>\r
604 <para>Selector creates a cart on the provider's website and adds the desired items to the cart.</para>\r
605 </step>\r
606 <step>\r
607 <para>Selector assigns a line item template for each item.</para>\r
608 </step>\r
609 <step>\r
610 <para>Selector downloads the MARC 9xx record file from the provider's website.</para>\r
611 </step>\r
612 <step>\r
613 <para>Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website. Once you have successfully uploaded your MARC records you can go back and clear the cart</para>\r
614 </step>\r
615 </procedure>\r
616 </simplesect>\r
617 \r
618 <simplesect xml:id="workflow-shelfready-loadmarc">\r
619 <title>Load MARC Order Records</title>\r
620 \r
621 <procedure>\r
622 <step>\r
623 <para>Purchaser <link linkend="marc-order-records">uploads the MARC 9xx record file</link> from the provider.</para>\r
624 <itemizedlist>\r
625 <listitem>\r
626 <para>Purchaser verifies the purchase order has been created with <link linkend="line-item-detailed-view">all line item and copy information</link> from the MARC 9xx record file</para>\r
627 </listitem>\r
628 <listitem>\r
629 <para>Purchaser <link linkend="activation-purchase-order">activates the purchase order.</link></para>\r
630 </listitem>\r
631 </itemizedlist>\r
632 </step>\r
633 <step><para>The order is pushed to the provider via <link linkend="e-d-i">EDI</link></para></step>\r
634 <step>\r
635 <step>\r
636 <para>Purchaser clears the cart on the provider's website. Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website.</para>\r
637 </step>\r
638 </procedure>\r
639 </simplesect>\r
640 \r
641 <simplesect xml:id="workflow-shelfready-receiving">\r
642 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
643 \r
644 <procedure>\r
645 <step><para>Provider ships processed materials to the library (can include barcode, spine label, property stamping, mylar covers, security or rfid and more)</para></step>\r
646 <step><para>Provider sends consolidated file to Sitka staff for centralized loading of full MARC records and item records.</para></step>\r
647 <step><para>Library receives box of materials.</para></step>\r
648 \r
649 <step><para>Receiver scans item barcodes in <link xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/circulation-item-status.html">item status</link> to bring up the item record.</para>\r
650 <itemizedlist>\r
651 <listitem>\r
652 <para>Receiver verifies the item is in status <guilabel>In process</guilabel></para></listitem>\r
653 <listitem><para>If the item status is <guilabel>On order</guilabel> wait 48 hours and try again</para></listitem>\r
654 <listitem><para>If the item status is still shows <guilabel>On order</guilabel> after 48 hours email sitka@bc.libraries.coop</para></listitem>\r
655 </itemizedlist>\r
656 </step>\r
657 <step>\r
658 <para>Receiver <link linkend="invoice-search">searches for the invoice</link> using the <guilabel>vendor invoice id</guilabel> on the paper invoice received with the items.</para>\r
659 </step>\r
660 <step>\r
661 <para>Receiver marks items as <link linkend="receive-invoice">received</link> on the invoice</para>\r
662 </step>\r
663 <step>\r
664 <para>Receiver completes the invoice <link linkend="pay-invoice"></para>\r
665 <itemizedlist>\r
666 <listitem><para>Verify invoice totals. If required edit the electronic invoice so the totals match the paper invoice</para>\r
667 </listitem></itemizedlist>\r
668 </step>\r
669 <step>\r
670 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
671 </step>\r
672 </procedure>\r
673 </simplesect>\r
674 \r
675 <simplesect xml:id="workflow-shelfready-cataloguing">\r
676 <title>Cataloguing</title>\r
677 \r
678 <procedure>\r
679 <step>\r
680 <para>Cataloguer checks the completeness of the item attributes.</para>\r
681 <itemizedlist>\r
682 <listitem><para>Barcode</para></listitem>\r
683 <listitem><para>Call Number</para></listitem>\r
684 <listitem><para>Shelving Location</para></listitem>\r
685 <listitem><para>Circultaion Modifier</para>\r
686 </listitem></itemizedlist>\r
687 </step>\r
688 <step>\r
689 <para>Cataloguer verifies the completeness of the <link xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/marcedit.html"> MARC record</link>\r
690  and adds additional information if required.</para>\r
691 </step>\r
692 <step>\r
693 <para>Items are checked in.</para>\r
694 </step>\r
695 </procedure>\r
696 </simplesect>\r
697 \r
698 <simplesect xml:id="workflow-shelfready-admin">\r
699 <title>Admin</title>\r
700 \r
701 <procedure>\r
702 <step>The line item templates are created on the provider's website. Contact Sitka Support if you are interested in ordering Shelf Ready Items.</step>\r
703 <step>\r
704 <para>A 970 holdings tag is set up in the <link linkend="provider-profile">provider's record</link>.</para>\r
705 </step>\r
706 <step>\r
707 <para>The 970 holdings tag is set up with the actual provider to contain the following <link linkend="holding-subfield">subfields</link>:</para>\r
708 <itemizedlist>\r
709 <listitem>\r
710 <para>m: circ modifier</para>\r
711 </listitem>\r
712 <listitem>\r
713 <para>l: copy location</para>\r
714 </listitem>\r
715 <listitem>\r
716 <para>e: estimated price</para>\r
717 </listitem>\r
718 <listitem>\r
719 <para>f: fund code</para>\r
720 </listitem>\r
721 <listitem>\r
722 <para>o: owning library</para>\r
723 </listitem>\r
724 <listitem>\r
725 <para>q: quantity</para>\r
726 </listitem>\r
727 <listitem>\r
728 <para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
729 </listitem>     \r
730 </itemizedlist>\r
731 </step>\r
732 <step><para>An <link linkend="e-d-i">EDI Account</link> is set up to send orders and receive invoices </para></step>\r
733 </procedure>\r
734 </simplesect>\r
735 </section>\r
736 \r
737 \r
738 <section xml:id="acq-workflow-preview-items">\r
739 <title>Workflow: Tracking Preview Items</title>\r
740 \r
741 <simplesect xml:id="workflow-preview-initial">\r
742 <title>Initial Set Up</title>\r
743 \r
744 <procedure>\r
745 <step>\r
746 <para><link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/lsa-copy-locations.html" \r
747 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/lsa-copy-locations.html">Create a Copy Location</link> that is OPAC invisible specifically \r
748 for use with your preview items.</para>\r
749 </step>\r
750 </procedure>\r
751 </simplesect>\r
752 \r
753 <simplesect xml:id="workflow-preview-order">\r
754 <title>Ordering Preview Items</title>\r
755 \r
756 <procedure>\r
757 <step>\r
758 <para>Create a Selection List or Purchase Order for the preview items.</para>\r
759 </step>\r
760 <step>\r
761 <para>Add the following to each line item:</para>\r
762 <itemizedlist>\r
763 <listitem>\r
764 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
765 </listitem>\r
766 <listitem>\r
767 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
768 </listitem>\r
769 <listitem>\r
770 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
771 </listitem>\r
772 <listitem>\r
773 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
774 </listitem>\r
775 <listitem>\r
776 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
777 </listitem>\r
778 <listitem>\r
779 <para>copy location specific to preview items</para>\r
780 </listitem>\r
781 </itemizedlist>\r
782 </step>\r
783 <step>\r
784 <para>If not already done, convert the selection list to a purchase order.</para>\r
785 </step> \r
786 <step>\r
787 <para>Include a note on the purchase order to indicate that the items are preview items.</para>\r
788 </step>\r
789 <step>\r
790 <para>Activate the purchase order.</para>\r
791 </step>\r
792 </procedure>\r
793 </simplesect>\r
794 \r
795 <simplesect xml:id="workflow-preview-purchase">\r
796 <title>Preview Items You Decide to Purchase</title>\r
797 \r
798 <procedure>\r
799 <step>\r
800 <para>Create an invoice containing only those item you have decided to purchase.</para>\r
801 </step>\r
802 <step>\r
803 <para>Receive the items either on the purchase order or through the invoice.</para>\r
804 </step>\r
805 <step>\r
806 <para>Update the MARC and item records as needed.</para>\r
807 </step>\r
808 </procedure>\r
809 </simplesect>\r
810 \r
811 <simplesect xml:id="workflow-preview-return">\r
812 <title>Preview Items You Decide to Return</title>\r
813 \r
814 <procedure>\r
815 <step>\r
816 <para>Cancel those items you have decided to return using the cancel reason Returned Preview Item.</para>\r
817 </step>\r
818 <step>\r
819 <para>The funds will un-encumber for those items and the copies will be deleted from the catalogue.</para>\r
820 </step>\r
821 </procedure>\r
822 </simplesect>\r
823 \r
824 </section>\r
825 \r
826 </chapter>\r