Preview Item workflow added.
[sitka/doc/acquisitions.git] / intro / acq-workflow.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-workflow">\r
4    <info>\r
5       <title>Recommended Workflows</title>\r
6       <legalnotice>\r
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
10                   Community</link></emphasis></para>\r
11       </legalnotice>\r
12       \r
13      \r
14 \r
15       <abstract>\r
16          <para>Sitka Staff have put together the following recommended workflows for acquisitions.</para>\r
17 <para>Please contact Sitka Support regarding acquisitions workflow questions.</para>\r
18 </abstract>\r
19       \r
20 \r
21    </info>\r
22 \r
23 <section xml:id="acq-workflow-one">\r
24 <title>Selection Using the Catalogue</title>\r
25 \r
26 <para><emphasis>This workflow assumes that selectors have the cataloguing skills necessary to decide which bibliographic record is the best bibliographic record for \r
27 the item to be purchased.</emphasis></para>\r
28 \r
29 <simplesect xml:id="workflow-one-selection">\r
30 <title>Selection</title>\r
31 <procedure>\r
32 \r
33 <step>\r
34 <para>Selector uses a combination of:</para>\r
35 <itemizedlist>\r
36 <listitem>\r
37 <para>a <link linkend="lineitem-catalogue-search">line item and catalogue search</link></para>\r
38 </listitem>\r
39 <listitem>\r
40 <para>the <link linkend="view-place-orders">View/Place Order</link> feature.</para>\r
41 </listitem>\r
42 <listitem>\r
43 <para>the <link linkend="catalog-record-ids">Load Catalogue Record Ids</link>.</para>\r
44 </listitem>\r
45 </itemizedlist>\r
46 </step>\r
47 <step>\r
48 <para>The MARC Federated search is used to locate any records not found in the catalogue.</para>\r
49 \r
50 <para><emphasis>The <link linkend="marc-federated-search">MARC Federated search</link> may also be used in place of a line item and catalogue search by only using the Evergreen catalogue as a search \r
51 source.</emphasis></para>\r
52 </step>\r
53 \r
54 <step>\r
55 <para>Selector adds the following to each line item on the selection list.</para>\r
56 <itemizedlist>\r
57 <listitem>\r
58 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
59 </listitem>\r
60 <listitem>\r
61 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
62 </listitem>\r
63 <listitem>\r
64 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
65 </listitem>\r
66 <listitem>\r
67 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
68 </listitem>\r
69 <listitem>\r
70 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
71 </listitem>\r
72 </itemizedlist>\r
73 </step>\r
74 </procedure>\r
75 \r
76 </simplesect>\r
77 \r
78 \r
79 <simplesect xml:id="workflow-one-purchasing">\r
80 <title>Purchasing</title>\r
81 \r
82 <procedure>\r
83 <step>\r
84 <para>Purchaser retrieves the selection list and <link linkend="convert-selection-list">converts it to a purchase order</link>.</para>\r
85 </step>\r
86 <step>\r
87 <para>Purchaser checks that line items are complete and <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
88 </step>\r
89 <step>\r
90 <para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to import any records coming from outside the catalogue.</para>\r
91 </step>\r
92 <step>\r
93 <para>Purchase order is sent via mail/email/fax/EDI to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
94 </step>\r
95 </procedure>\r
96    \r
97 </simplesect>\r
98 \r
99 \r
100 <simplesect xml:id="workflow-one-receiving">\r
101 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
102 \r
103 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
104 <procedure>\r
105 <step>\r
106 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
107 </step>\r
108 <step>\r
109 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
110 </step>\r
111 <step>\r
112 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
113 </step>\r
114 <step>\r
115 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
116 </step>\r
117 <step>\r
118 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
119 </step>\r
120 </procedure>\r
121 \r
122 <para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
123 \r
124 <procedure>\r
125 <step>\r
126 <para>Receiver <link linkend="creating-invoices">creates an invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
127 </step>\r
128 <step>\r
129 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
130 </step>\r
131 <step>\r
132 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
133 </step>\r
134 <step>\r
135 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
136 </step>\r
137 <step>\r
138 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
139 </step>\r
140 </procedure>\r
141 </simplesect>\r
142 \r
143 <simplesect xml:id="workflow-one-cataloguing">\r
144 <title>Cataloguing</title>\r
145 \r
146 <procedure>\r
147 <step>\r
148 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
149 </step>\r
150 <step>\r
151 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
152 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
153  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
154 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
155  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
156 </step>\r
157 <step>\r
158 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
159 </step>\r
160 </procedure>\r
161 </simplesect>\r
162 \r
163 </section>\r
164 \r
165 <section xml:id="acq-workflow-two">\r
166 <title>Selection Using Brief Records</title>\r
167 \r
168 <simplesect xml:id="workflow-two-selection">\r
169 <title>Selection</title>\r
170 \r
171 <procedure>\r
172 <step>\r
173 <para>Selector <link linkend="create-purchase-order">creates a purchase order</link>.</para>\r
174 </step>\r
175 <step>\r
176 <para>Selector <link linkend="add-brief-purchase">adds brief records</link> to the purchase order for each item.</para>\r
177 </step>\r
178 <step>\r
179 <para>Selector adds the following to each line item on the purchase order:</para>\r
180 <itemizedlist>\r
181 <listitem>\r
182 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
183 </listitem>\r
184 <listitem>\r
185 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
186 </listitem>\r
187 <listitem>\r
188 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
189 </listitem>\r
190 <listitem>\r
191 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
192 </listitem>\r
193 <listitem>\r
194 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
195 </listitem>\r
196 </itemizedlist> \r
197 </step>\r
198 </procedure>\r
199 </simplesect>\r
200 \r
201 <simplesect xml:id="workflow-two-purchasing">\r
202 <title>Purchasing</title>\r
203 \r
204 <procedure>\r
205 <step>\r
206 <para>Purchaser/Selector checks that line items are complete and <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
207 </step>\r
208 <step>\r
209 <para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to merge all brief records with full records already\r
210  in the catalogue. Only items that do not already exist in the catalogue will use a brief record.</para>\r
211 </step>\r
212 <step>\r
213 <para>Purchase order is sent via mail/email/fax/EDI to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
214 </step>\r
215 </procedure>\r
216 \r
217 </simplesect>\r
218 \r
219 <simplesect xml:id="workflow-two-receiving">\r
220 \r
221 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
222 \r
223 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
224 \r
225 <procedure>\r
226 <step>\r
227 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
228 </step>\r
229 <step>\r
230 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
231 </step>\r
232 <step>\r
233 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
234 </step>\r
235 <step>\r
236 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
237 </step>\r
238 <step>\r
239 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
240 </step>\r
241 </procedure>\r
242 \r
243 <para><emphasis rold="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
244 \r
245 <procedure>\r
246 <step>\r
247 <para>Receiver <link linkend="creating-invoices">creates an invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
248 </step>\r
249 <step>\r
250 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
251 </step>\r
252 <step>\r
253 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
254 </step>\r
255 <step>\r
256 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
257 </step>\r
258 <step>\r
259 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
260 </step>\r
261 </procedure>\r
262 \r
263 </simplesect>\r
264 \r
265 <simplesect xml:id="workflow-two-cataloguing">\r
266 <title>Cataloguing</title>\r
267 \r
268 <procedure>\r
269 <step>\r
270 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
271 </step>\r
272 <step>\r
273 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
274 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
275  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
276 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
277  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
278 </step>\r
279 <step>\r
280 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
281 </step>\r
282 </procedure>\r
283 </simplesect>\r
284 \r
285 </section>\r
286 \r
287 <section xml:id="acq-workflow-three">\r
288 <title>Selection By Loading MARC Order Records</title>\r
289 \r
290 <simplesect xml:id="workflow-three-admin">\r
291 <title>Admin</title>\r
292 \r
293 <procedure>\r
294 <step>\r
295 <para>A 970 holdings tag is set up in the <link linkend="provider-profile">provider's record</link>.</para>\r
296 </step>\r
297 <step>\r
298 <para>The 970 holdings tag is set up with the actual provider to contain the following <link linkend="holding-subfield">subfields</link>:</para>\r
299 <itemizedlist>\r
300 <listitem>\r
301 <para>b: barcode</para>\r
302 </listitem>\r
303 <listitem>\r
304 <para>c: call number</para>\r
305 </listitem>\r
306 <listitem>\r
307 <para>m: circ modifier</para>\r
308 </listitem>\r
309 <listitem>\r
310 <para>l: copy location</para>\r
311 </listitem>\r
312 <listitem>\r
313 <para>e: estimated price</para>\r
314 </listitem>\r
315 <listitem>\r
316 <para>f: fund code</para>\r
317 </listitem>\r
318 <listitem>\r
319 <para>n: note</para>\r
320 </listitem>\r
321 <listitem>\r
322 <para>o: owning library</para>\r
323 </listitem>\r
324 <listitem>\r
325 <para>q: quantity</para>\r
326 </listitem>\r
327 </itemizedlist>\r
328 </step>\r
329 </procedure>\r
330 \r
331 <para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
332 </simplesect>\r
333 \r
334 <simplesect xml:id="workflow-three-load-marc">\r
335 <title>Load MARC Order Records</title>\r
336 \r
337 <procedure>\r
338 <step>\r
339 <para>Selector/Cataloguer <link linkend="marc-order-records">uploads the MARC record file</link> from the provider.</para>\r
340 <itemizedlist>\r
341 <listitem>\r
342 <para>A purchase order or selection list may be created out of the MARC records.</para>\r
343 </listitem>\r
344 <listitem>\r
345 <para>If subfields l, e, f, o, and q are used in the 970 field a purchase order can be created and activated at this time.</para>\r
346 </listitem>\r
347 </itemizedlist>\r
348 </step>\r
349 <step>\r
350 <para>Selector/Cataloguer uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to import the bibliographic records into the catalogue.</para>\r
351 </step>\r
352 <step>\r
353 <para>If not supplied through the 970 field Selector adds the following information to each line item on the purchase order or selection list:</para>\r
354 <itemizedlist>\r
355 <listitem>\r
356 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
357 </listitem>\r
358 <listitem>\r
359 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
360 </listitem>\r
361 <listitem>\r
362 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
363 </listitem>\r
364 <listitem>\r
365 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
366 </listitem>\r
367 <listitem>\r
368 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
369 </listitem>\r
370 </itemizedlist>\r
371 </step>\r
372 <step>\r
373 <para>If a selection list, the Selector/Purchaser <link linkend="convert-selection-list">converts the selection list to a purchase order</link>\r
374  and <link linkend="activate-purchase-order">activates it</link>.</para>\r
375 <para>If a purchase order, the Selector/Purchaser <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
376 </step>\r
377 </procedure>\r
378 </simplesect>\r
379 \r
380 <simplesect xml:id="workflow-three-receiving">\r
381 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
382 \r
383 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
384 \r
385 <procedure>\r
386 <step>\r
387 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
388 </step>\r
389 <step>\r
390 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
391 </step>\r
392 <step>\r
393 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
394 </step>\r
395 <step>\r
396 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
397 </step>\r
398 <step>\r
399 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
400 </step>\r
401 </procedure>\r
402 \r
403 <para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
404 \r
405 <procedure>\r
406 <step>\r
407 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
408 </step>\r
409 <step>\r
410 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
411 </step>\r
412 <step>\r
413 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
414 </step>\r
415 <step>\r
416 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
417 </step>\r
418 <step>\r
419 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
420 </step>\r
421 </procedure>\r
422 </simplesect>\r
423 \r
424 <simplesect xml:id="workflow-three-cataloguing">\r
425 <title>Cataloguing</title>\r
426 \r
427 <procedure>\r
428 <step>\r
429 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
430 </step>\r
431 <step>\r
432 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
433 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
434  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
435 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
436  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
437 </step>\r
438 <step>\r
439 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
440 </step>\r
441 </procedure>\r
442 </simplesect>\r
443 </section>\r
444 \r
445 <section xml:id="acq-workflow-preview-items">\r
446 <title> Workflow: Tracking Preview Items</title>\r
447 \r
448 <simplesect xml:id="workflow-preview-initial">\r
449 <title>Initial Set Up</title>\r
450 \r
451 <procedure>\r
452 <step>\r
453 <para><link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/lsa-copy-locations.html" \r
454 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/lsa-copy-locations.html">Create a Copy Location</link> that is OPAC invisible specifically \r
455 for use with your preview items.</para>\r
456 </step>\r
457 </procedure>\r
458 </simplesect>\r
459 \r
460 <simplesect xml:id="workflow-preview-order">\r
461 <title>Ordering Preview Items</title>\r
462 \r
463 <procedure>\r
464 <step>\r
465 <para>Create a Selection List or Purchase Order for the preview items.</para>\r
466 </step>\r
467 <step>\r
468 <para>Add the following to each line item:</para>\r
469 <itemizedlist>\r
470 <listitem>\r
471 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
472 </listitem>\r
473 <listitem>\r
474 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
475 </listitem>\r
476 <listitem>\r
477 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
478 </listitem>\r
479 <listitem>\r
480 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
481 </listitem>\r
482 <listitem>\r
483 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
484 </listitem>\r
485 <listitem>\r
486 <para>copy location specific to preview items</para>\r
487 </listitem>\r
488 </itemizedlist>\r
489 </step>\r
490 <step>\r
491 <para>If not already done, convert the selection list to a purchase order.</para>\r
492 </step> \r
493 <step>\r
494 <para>Include a note on the purchase order to indicate that the items are preview items.</para>\r
495 </step>\r
496 <step>\r
497 <para>Activate the purchase order.</para>\r
498 </step>\r
499 </procedure>\r
500 </simplesect>\r
501 \r
502 <simplesect xml:id="workflow-preview-purchase">\r
503 <title>Preview Items You Decide to Purchase</title>\r
504 \r
505 <procedure>\r
506 <step>\r
507 <para>Create an invoice containing only those item you have decided to purchase.</para>\r
508 </step>\r
509 <step>\r
510 <para>Receive the items either on the purchase order or through the invoice.</para>\r
511 </step>\r
512 <step>\r
513 <para>Update the MARC and item records as needed.</para>\r
514 </step>\r
515 </procedure>\r
516 </simplesect>\r
517 \r
518 <simplesect xml:id="workflow-preview-return">\r
519 <title>Preview Items You Decide to Return</title>\r
520 \r
521 <procedure>\r
522 <step>\r
523 <para>Cancel those items you have decided to return using the cancel reason Returned Preview Item.</para>\r
524 </step>\r
525 <step>\r
526 <para>The funds will un-encumber for those items and the copies will be deleted from the catalogue.</para>\r
527 </step>\r
528 </procedure>\r
529 </simplesect>\r
530 \r
531 </section>\r
532 \r
533 </chapter>\r