Workflow prefix added to titles and minor formatting updates to Workflow section.
[sitka/doc/acquisitions.git] / intro / acq-workflow.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-workflow">\r
4    <info>\r
5       <title>Recommended Workflows</title>\r
6       <legalnotice>\r
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
10                   Community</link></emphasis></para>\r
11       </legalnotice>  \r
12 \r
13       <abstract>\r
14          <para>Sitka Staff have put together the following recommended workflows for acquisitions.</para>\r
15 <para>Please contact Sitka Support regarding acquisitions workflow questions.</para>\r
16 </abstract>\r
17       \r
18    </info>\r
19 \r
20 <section xml:id="acq-workflow-one">\r
21 <title>Workflow: Selection Using the Catalogue</title>\r
22 \r
23 <para><emphasis>This workflow assumes that selectors have the cataloguing skills necessary to decide which bibliographic record is the best bibliographic record for \r
24 the item to be purchased.</emphasis></para>\r
25 \r
26 <simplesect xml:id="workflow-one-selection">\r
27 <title>Selection</title>\r
28 <procedure>\r
29 \r
30 <step>\r
31 <para>Selector uses a combination of:</para>\r
32 <itemizedlist>\r
33 <listitem>\r
34 <para>a <link linkend="lineitem-catalogue-search">line item and catalogue search</link></para>\r
35 </listitem>\r
36 <listitem>\r
37 <para>the <link linkend="view-place-orders">View/Place Order</link> feature.</para>\r
38 </listitem>\r
39 <listitem>\r
40 <para>the <link linkend="catalog-record-ids">Load Catalogue Record Ids</link>.</para>\r
41 </listitem>\r
42 </itemizedlist>\r
43 </step>\r
44 <step>\r
45 <para>The MARC Federated search is used to locate any records not found in the catalogue.</para>\r
46 \r
47 <para><emphasis>The <link linkend="marc-federated-search">MARC Federated search</link> may also be used in place of a line item and catalogue search by only using the Evergreen catalogue as a search \r
48 source.</emphasis></para>\r
49 </step>\r
50 \r
51 <step>\r
52 <para>Selector adds the following to each line item on the selection list.</para>\r
53 <itemizedlist>\r
54 <listitem>\r
55 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
56 </listitem>\r
57 <listitem>\r
58 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
59 </listitem>\r
60 <listitem>\r
61 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
62 </listitem>\r
63 <listitem>\r
64 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
65 </listitem>\r
66 <listitem>\r
67 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
68 </listitem>\r
69 </itemizedlist>\r
70 </step>\r
71 </procedure>\r
72 \r
73 </simplesect>\r
74 \r
75 \r
76 <simplesect xml:id="workflow-one-purchasing">\r
77 <title>Purchasing</title>\r
78 \r
79 <procedure>\r
80 <step>\r
81 <para>Purchaser retrieves the selection list and <link linkend="convert-selection-list">converts it to a purchase order</link>.</para>\r
82 </step>\r
83 <step>\r
84 <para>Purchaser checks that line items are complete and <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
85 </step>\r
86 <step>\r
87 <para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to import any records coming from outside the catalogue.</para>\r
88 </step>\r
89 <step>\r
90 <para>Purchase order is sent via mail/email/fax/EDI to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
91 </step>\r
92 </procedure>\r
93    \r
94 </simplesect>\r
95 \r
96 \r
97 <simplesect xml:id="workflow-one-receiving">\r
98 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
99 \r
100 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
101 <procedure>\r
102 <step>\r
103 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
104 </step>\r
105 <step>\r
106 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
107 </step>\r
108 <step>\r
109 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
110 </step>\r
111 <step>\r
112 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
113 </step>\r
114 <step>\r
115 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
116 </step>\r
117 </procedure>\r
118 \r
119 <para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
120 \r
121 <procedure>\r
122 <step>\r
123 <para>Receiver <link linkend="creating-invoices">creates an invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
124 </step>\r
125 <step>\r
126 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
127 </step>\r
128 <step>\r
129 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
130 </step>\r
131 <step>\r
132 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
133 </step>\r
134 <step>\r
135 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
136 </step>\r
137 </procedure>\r
138 </simplesect>\r
139 \r
140 <simplesect xml:id="workflow-one-cataloguing">\r
141 <title>Cataloguing</title>\r
142 \r
143 <procedure>\r
144 <step>\r
145 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
146 </step>\r
147 <step>\r
148 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
149 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
150  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
151 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
152  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
153 </step>\r
154 <step>\r
155 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
156 </step>\r
157 </procedure>\r
158 </simplesect>\r
159 \r
160 </section>\r
161 \r
162 <section xml:id="acq-workflow-two">\r
163 <title>Workflow: Selection Using Brief Records</title>\r
164 \r
165 <simplesect xml:id="workflow-two-selection">\r
166 <title>Selection</title>\r
167 \r
168 <procedure>\r
169 <step>\r
170 <para>Selector <link linkend="create-purchase-order">creates a purchase order</link>.</para>\r
171 </step>\r
172 <step>\r
173 <para>Selector <link linkend="add-brief-purchase">adds brief records</link> to the purchase order for each item.</para>\r
174 </step>\r
175 <step>\r
176 <para>Selector adds the following to each line item on the purchase order:</para>\r
177 <itemizedlist>\r
178 <listitem>\r
179 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
180 </listitem>\r
181 <listitem>\r
182 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
183 </listitem>\r
184 <listitem>\r
185 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
186 </listitem>\r
187 <listitem>\r
188 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
189 </listitem>\r
190 <listitem>\r
191 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
192 </listitem>\r
193 </itemizedlist> \r
194 </step>\r
195 </procedure>\r
196 </simplesect>\r
197 \r
198 <simplesect xml:id="workflow-two-purchasing">\r
199 <title>Purchasing</title>\r
200 \r
201 <procedure>\r
202 <step>\r
203 <para>Purchaser/Selector checks that line items are complete and <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
204 </step>\r
205 <step>\r
206 <para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to merge all brief records with full records already\r
207  in the catalogue. Only items that do not already exist in the catalogue will use a brief record.</para>\r
208 </step>\r
209 <step>\r
210 <para>Purchase order is sent via mail/email/fax/EDI to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
211 </step>\r
212 </procedure>\r
213 \r
214 </simplesect>\r
215 \r
216 <simplesect xml:id="workflow-two-receiving">\r
217 \r
218 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
219 \r
220 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
221 \r
222 <procedure>\r
223 <step>\r
224 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
225 </step>\r
226 <step>\r
227 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
228 </step>\r
229 <step>\r
230 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
231 </step>\r
232 <step>\r
233 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
234 </step>\r
235 <step>\r
236 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
237 </step>\r
238 </procedure>\r
239 \r
240 <para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
241 \r
242 <procedure>\r
243 <step>\r
244 <para>Receiver <link linkend="creating-invoices">creates an invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
245 </step>\r
246 <step>\r
247 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
248 </step>\r
249 <step>\r
250 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
251 </step>\r
252 <step>\r
253 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
254 </step>\r
255 <step>\r
256 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
257 </step>\r
258 </procedure>\r
259 \r
260 </simplesect>\r
261 \r
262 <simplesect xml:id="workflow-two-cataloguing">\r
263 <title>Cataloguing</title>\r
264 \r
265 <procedure>\r
266 <step>\r
267 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
268 </step>\r
269 <step>\r
270 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
271 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
272  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
273 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
274  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
275 </step>\r
276 <step>\r
277 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
278 </step>\r
279 </procedure>\r
280 </simplesect>\r
281 \r
282 </section>\r
283 \r
284 <section xml:id="acq-workflow-three">\r
285 <title>Workflow: Selection By Loading MARC Order Records</title>\r
286 \r
287 <simplesect xml:id="workflow-three-selection">\r
288 <title>Selection</title>\r
289 \r
290 <procedure>\r
291 <step>\r
292 <para>Selector creates a cart on the provider's website and adds the desired items to the cart.</para>\r
293 </step>\r
294 \r
295 <step>\r
296 <para>Selector downloads the MARC records for the items in the cart.  Contact your provider if you require assistance on how to do this.</para>\r
297 </step>\r
298 \r
299 <step>\r
300 <para>Clear the cart. Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website.</para>\r
301 </step>\r
302 </procedure>\r
303 \r
304 </simplesect>\r
305 \r
306 <simplesect xml:id="workflow-three-load-marc">\r
307 <title>Load MARC Order Records</title>\r
308 \r
309 <procedure>\r
310 \r
311 <step>\r
312 <para>Selector/Cataloguer <link linkend="marc-order-records">uploads the MARC record file</link> from the provider.</para>\r
313 <itemizedlist>\r
314 <listitem>\r
315 <para>A purchase order or selection list may be created out of the MARC records.</para>\r
316 </listitem>\r
317 <listitem>\r
318 <para>If subfields l, e, f, o, and q are used in the <link linkend="workflow-three-admin">970 field</link>\r
319  a purchase order can be created and activated at this time.</para>\r
320 </listitem>\r
321 </itemizedlist>\r
322 </step>\r
323 <step>\r
324 <para>Selector/Cataloguer uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to import the bibliographic records into the catalogue.</para>\r
325 </step>\r
326 <step>\r
327 <para>If not supplied through the <link linked="workflow-three-admin">970 field</link> Selector adds \r
328 the following information to each line item on the purchase order or selection list:</para>\r
329 <itemizedlist>\r
330 <listitem>\r
331 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
332 </listitem>\r
333 <listitem>\r
334 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
335 </listitem>\r
336 <listitem>\r
337 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
338 </listitem>\r
339 <listitem>\r
340 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
341 </listitem>\r
342 <listitem>\r
343 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
344 </listitem>\r
345 </itemizedlist>\r
346 </step>\r
347 <step>\r
348 <para>If a selection list, the Selector/Purchaser <link linkend="convert-selection-list">converts the selection list to a purchase order</link>\r
349  and <link linkend="activate-purchase-order">activates it</link>.</para>\r
350 <para>If a purchase order, the Selector/Purchaser <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
351 </step>\r
352 </procedure>\r
353 </simplesect>\r
354 \r
355 <simplesect xml:id="workflow-three-receiving">\r
356 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
357 \r
358 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
359 \r
360 <procedure>\r
361 <step>\r
362 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
363 </step>\r
364 <step>\r
365 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
366 </step>\r
367 <step>\r
368 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
369 </step>\r
370 <step>\r
371 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
372 </step>\r
373 <step>\r
374 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
375 </step>\r
376 </procedure>\r
377 \r
378 <para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
379 \r
380 <procedure>\r
381 <step>\r
382 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
383 </step>\r
384 <step>\r
385 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
386 </step>\r
387 <step>\r
388 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
389 </step>\r
390 <step>\r
391 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
392 </step>\r
393 <step>\r
394 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
395 </step>\r
396 </procedure>\r
397 </simplesect>\r
398 \r
399 <simplesect xml:id="workflow-three-cataloguing">\r
400 <title>Cataloguing</title>\r
401 \r
402 <procedure>\r
403 <step>\r
404 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
405 </step>\r
406 <step>\r
407 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
408 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
409  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
410 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
411  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
412 </step>\r
413 <step>\r
414 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
415 </step>\r
416 </procedure>\r
417 </simplesect>\r
418 \r
419 <simplesect xml:id="workflow-three-admin">\r
420 <title>Admin</title>\r
421 \r
422 <procedure>\r
423 <step>\r
424 <para>A 970 holdings tag is set up in the <link linkend="provider-profile">provider's record</link>.</para>\r
425 </step>\r
426 <step>\r
427 <para>The 970 holdings tag is set up with the actual provider to contain the following <link linkend="holding-subfield">subfields</link>:</para>\r
428 <itemizedlist>\r
429 <listitem>\r
430 <para>b: barcode</para>\r
431 </listitem>\r
432 <listitem>\r
433 <para>c: call number</para>\r
434 </listitem>\r
435 <listitem>\r
436 <para>m: circ modifier</para>\r
437 </listitem>\r
438 <listitem>\r
439 <para>l: copy location</para>\r
440 </listitem>\r
441 <listitem>\r
442 <para>e: estimated price</para>\r
443 </listitem>\r
444 <listitem>\r
445 <para>f: fund code</para>\r
446 </listitem>\r
447 <listitem>\r
448 <para>n: note</para>\r
449 </listitem>\r
450 <listitem>\r
451 <para>o: owning library</para>\r
452 </listitem>\r
453 <listitem>\r
454 <para>q: quantity</para>\r
455 </listitem>\r
456 </itemizedlist>\r
457 </step>\r
458 </procedure>\r
459 \r
460 <para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
461 </simplesect>\r
462 </section>\r
463 \r
464 <section xml:id="enhanced-onorder">\r
465 <title>Workflow: Enhanced On Order Records</title>\r
466 \r
467 <para>Enhanced On Order Records include holdings information in a 9xx field.  This information can be used by Evergreen to create your line items and add quantity,fund, price, shelving location, and circulation modifier information to them.</para>\r
468 \r
469 <simplesect xml:id="workflow-enhanced-selection">\r
470 <title>Selection</title>\r
471 \r
472 <procedure>\r
473 <step>\r
474 <para>Selector creates a cart on the provider's website and adds the desired items to the cart.</para>\r
475 </step>\r
476 <step>\r
477 <para>Selector assigns a line item template for each item.</para>\r
478 </step>\r
479 <step>\r
480 <para>Selector downloads the MARC 9xx record file from the provider's website.</para>\r
481 </step>\r
482 <step>\r
483 <para>Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website. Once you have successfully uploaded your MARC records you can go back and clear the cart</para>\r
484 </step>\r
485 </procedure>\r
486 </simplesect>\r
487 \r
488 <simplesect xml:id="workflow-enhanced-loadmarc">\r
489 <title>Load MARC Order Records</title>\r
490 \r
491 <procedure>\r
492 <step>\r
493 <para>Purchaser <link linkend="marc-order-records">uploads the MARC 9xx record file</link> from the provider.</para>\r
494 <itemizedlist>\r
495 <listitem>\r
496 <para>Purchaser verifies the purchase order has been created with <link linkend="line-item-detailed-view">all line item and copy information</link> from the MARC 9xx record file</para>\r
497 </listitem>\r
498 <listitem>\r
499 <para>Purchaser <link linkend="activation-purchase-order">activates the purchase order.</link></para>\r
500 </listitem>\r
501 </itemizedlist>\r
502 </step>\r
503 <step><para>The order is pushed to the provider via <link linkend="e-d-i">EDI</link></para></step>\r
504 <step>\r
505 <para>Purchaser clears the cart on the provider's website. Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website.</para>\r
506 </step>\r
507 </procedure>\r
508 </simplesect>\r
509 \r
510 <simplesect xml:id="workflow-enhanced-receiving">\r
511 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
512 \r
513 <procedure>\r
514 <step><para>Library receives box of materials.</para></step>\r
515 <step><para>Receiver <link linkend="invoice-search">searches for the invoice</link> using the <guilabel>vendor invoice id</guilabel> on the paper invoice received with the items.</para></step>\r
516 <step><para>Receiver marks items as <link linkend="receive-invoice">received</link> on the invoice</para></step>\r
517 <step><para>Receiver <link linkend="pay-invoice">completes the invoice</link></para>\r
518 <itemizedlist>\r
519 <listitem><para>Verify invoice totals. If required edit the electronic invoice so the totals match the paper invoice</para>\r
520 </listitem></itemizedlist>\r
521 </step>\r
522 <step>\r
523 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
524 </step>\r
525 </procedure>\r
526 </simplesect>\r
527 \r
528 <simplesect xml:id="workflow-enhanced-cataloguing">\r
529 <title>Cataloguing</title>\r
530 <procedure>\r
531 <step>\r
532 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
533 </step>\r
534 <step>\r
535 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
536 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
537  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
538 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
539  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
540 </step>\r
541 <step>\r
542 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
543 </step>\r
544 </procedure>\r
545 </simplesect>\r
546 \r
547 <simplesect xml:id="workflow-enhanced-admin">\r
548 <title>Admin</title>\r
549 \r
550 <para>The following setup must be completed in order to complete this workflow.</para>\r
551 \r
552 <procedure>\r
553 <step><para>The line item templates are created on the provider's website. Contact Co-op Support if you are interested in ordering Shelf Ready Items.</para></step>\r
554 <step>\r
555 <para>A 970 holdings tag is set up in the <link linkend="provider-profile">provider's record</link>.</para>\r
556 </step>\r
557 <step>\r
558 <para>The 970 holdings tag is set up with the actual provider to contain the following <link linkend="holding-subfield">subfields</link>:</para>\r
559 <itemizedlist>\r
560 <listitem>\r
561 <para>m: circ modifier</para>\r
562 </listitem>\r
563 <listitem>\r
564 <para>l: copy location</para>\r
565 </listitem>\r
566 <listitem>\r
567 <para>e: estimated price</para>\r
568 </listitem>\r
569 <listitem>\r
570 <para>f: fund code</para>\r
571 </listitem>\r
572 <listitem>\r
573 <para>o: owning library</para>\r
574 </listitem>\r
575 <listitem>\r
576 <para>q: quantity</para>\r
577 </listitem>\r
578 <listitem>\r
579 <para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
580 </listitem>     \r
581 </itemizedlist>\r
582 </step>\r
583 <step><para>An <link linkend="e-d-i">EDI Account</link> is set up to send orders and receive invoices </para></step>\r
584 </procedure>\r
585 </simplesect>\r
586 \r
587 </section>\r
588 \r
589 <section xml:id="shelfready">\r
590 <title>Workflow: Shelf Ready Items with Enhanced On Order Records</title>\r
591 \r
592 <para>Shelf Ready Items arrive at your library with their processing done and ready to go on your shelf.  When Shelf Ready Items are sent to your library a file of matching full MARC records are sent to the Co-op for loading.</para>\r
593 \r
594 <simplesect xml:id="shelfready-selection">\r
595 <title>Selection</title>\r
596 \r
597 <procedure>\r
598 <step>\r
599 <para>Selector creates a cart on the provider's website and adds the desired items to the cart.</para>\r
600 </step>\r
601 <step>\r
602 <para>Selector assigns a line item template for each item.</para>\r
603 </step>\r
604 <step>\r
605 <para>Selector downloads the MARC 9xx record file from the provider's website.</para>\r
606 </step>\r
607 <step>\r
608 <para>Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website. Once you have successfully uploaded your MARC records you can go back and clear the cart</para>\r
609 </step>\r
610 </procedure>\r
611 </simplesect>\r
612 \r
613 <simplesect xml:id="workflow-shelfready-loadmarc">\r
614 <title>Load MARC Order Records</title>\r
615 \r
616 <procedure>\r
617 <step>\r
618 <para>Purchaser <link linkend="marc-order-records">uploads the MARC 9xx record file</link> from the provider.</para>\r
619 <itemizedlist>\r
620 <listitem>\r
621 <para>Purchaser verifies the purchase order has been created with <link linkend="line-item-detailed-view">all line item and copy information</link> from the MARC 9xx record file</para>\r
622 </listitem>\r
623 <listitem>\r
624 <para>Purchaser <link linkend="activation-purchase-order">activates the purchase order.</link></para>\r
625 </listitem>\r
626 </itemizedlist>\r
627 </step>\r
628 <step><para>The order is pushed to the provider via <link linkend="e-d-i">EDI</link></para></step>\r
629 <step>\r
630 <para>Purchaser clears the cart on the provider's website. Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website.</para>\r
631 </step>\r
632 </procedure>\r
633 </simplesect>\r
634 \r
635 <simplesect xml:id="workflow-shelfready-receiving">\r
636 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
637 \r
638 <procedure>\r
639 <step><para>Provider ships processed materials to the library (can include barcode, spine label, property stamping, mylar covers, security or rfid and more)</para></step>\r
640 <step><para>Provider sends consolidated file to Sitka staff for centralized loading of full MARC records and item records.</para></step>\r
641 <step><para>Library receives box of materials.</para></step>\r
642 \r
643 <step><para>Receiver scans item barcodes in <link xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/circulation-item-status.html">item status</link> to bring up the item record.</para>\r
644 <itemizedlist>\r
645 <listitem>\r
646 <para>Receiver verifies the item is in status <guilabel>In process</guilabel></para></listitem>\r
647 <listitem><para>If the item status is <guilabel>On order</guilabel> wait 48 hours and try again</para></listitem>\r
648 <listitem><para>If the item status is still shows <guilabel>On order</guilabel> after 48 hours email sitka@bc.libraries.coop</para></listitem>\r
649 </itemizedlist>\r
650 </step>\r
651 <step>\r
652 <para>Receiver <link linkend="invoice-search">searches for the invoice</link> using the <guilabel>vendor invoice id</guilabel> on the paper invoice received with the items.</para>\r
653 <para>See <link linkend="vendorinvoice-edicreated">Vendor created invoice from EDI</link> for detailed instructions.</para>\r
654 </step>\r
655 <step>\r
656 <para>Receiver marks items as <link linkend="receive-invoice">received</link> on the invoice</para>\r
657 </step>\r
658 <step>\r
659 <para>Receiver <link linkend="pay-invoice">completes the invoice</link></para>\r
660 <itemizedlist>\r
661 <listitem><para>Verify invoice totals. If required edit the electronic invoice so the totals match the paper invoice</para>\r
662 </listitem></itemizedlist>\r
663 </step>\r
664 <step>\r
665 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
666 </step>\r
667 </procedure>\r
668 </simplesect>\r
669 \r
670 <simplesect xml:id="workflow-shelfready-cataloguing">\r
671 <title>Cataloguing</title>\r
672 \r
673 <procedure>\r
674 <step>\r
675 <para>Cataloguer checks the completeness of the <link xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/cat-copy-editor.html">item attributes</link>.</para> \r
676 <itemizedlist>\r
677 <listitem><para>Barcode</para></listitem>\r
678 <listitem><para>Call Number</para></listitem>\r
679 <listitem><para>Shelving Location</para></listitem>\r
680 <listitem><para>Circulation Modifier</para>\r
681 </listitem></itemizedlist>\r
682 </step>\r
683 <step>\r
684 <para>Cataloguer verifies the completeness of the <link xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/marcedit.html"> MARC record</link>\r
685  and adds additional information if required.</para>\r
686 </step>\r
687 <step>\r
688 <para>Items are checked in.</para>\r
689 </step>\r
690 </procedure>\r
691 </simplesect>\r
692 \r
693 <simplesect xml:id="workflow-shelfready-admin">\r
694 <title>Admin</title>\r
695 \r
696 <para>The following setup must be completed in order to complete this workflow.</para>\r
697 \r
698 <procedure>\r
699 <step><para>The line item templates are created on the provider's website. Contact Co-op Support if you are interested in ordering Shelf Ready Items.</para></step>\r
700 <step>\r
701 <para>A 970 holdings tag is set up in the <link linkend="provider-profile">provider's record</link>.</para>\r
702 </step>\r
703 <step>\r
704 <para>The 970 holdings tag is set up with the actual provider to contain the following <link linkend="holding-subfield">subfields</link>:</para>\r
705 <itemizedlist>\r
706 <listitem>\r
707 <para>m: circ modifier</para>\r
708 </listitem>\r
709 <listitem>\r
710 <para>l: copy location</para>\r
711 </listitem>\r
712 <listitem>\r
713 <para>e: estimated price</para>\r
714 </listitem>\r
715 <listitem>\r
716 <para>f: fund code</para>\r
717 </listitem>\r
718 <listitem>\r
719 <para>o: owning library</para>\r
720 </listitem>\r
721 <listitem>\r
722 <para>q: quantity</para>\r
723 </listitem>\r
724 <listitem>\r
725 <para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
726 </listitem>     \r
727 </itemizedlist>\r
728 </step>\r
729 <step><para>An <link linkend="e-d-i">EDI Account</link> is set up to send orders and receive invoices </para></step>\r
730 </procedure>\r
731 </simplesect>\r
732 </section>\r
733 \r
734 \r
735 <section xml:id="acq-workflow-preview-items">\r
736 <title>Workflow: Tracking Preview Items</title>\r
737 \r
738 <simplesect xml:id="workflow-preview-initial">\r
739 <title>Initial Set Up</title>\r
740 \r
741 <procedure>\r
742 <step>\r
743 <para><link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/lsa-copy-locations.html" \r
744 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/lsa-copy-locations.html">Create a Copy Location</link> that is OPAC invisible specifically \r
745 for use with your preview items.</para>\r
746 </step>\r
747 </procedure>\r
748 </simplesect>\r
749 \r
750 <simplesect xml:id="workflow-preview-order">\r
751 <title>Ordering Preview Items</title>\r
752 \r
753 <procedure>\r
754 <step>\r
755 <para>Create a Selection List or Purchase Order for the preview items.</para>\r
756 </step>\r
757 <step>\r
758 <para>Add the following to each line item:</para>\r
759 <itemizedlist>\r
760 <listitem>\r
761 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
762 </listitem>\r
763 <listitem>\r
764 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
765 </listitem>\r
766 <listitem>\r
767 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
768 </listitem>\r
769 <listitem>\r
770 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
771 </listitem>\r
772 <listitem>\r
773 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
774 </listitem>\r
775 <listitem>\r
776 <para>copy location specific to preview items</para>\r
777 </listitem>\r
778 </itemizedlist>\r
779 </step>\r
780 <step>\r
781 <para>If not already done, convert the selection list to a purchase order.</para>\r
782 </step> \r
783 <step>\r
784 <para>Include a note on the purchase order to indicate that the items are preview items.</para>\r
785 </step>\r
786 <step>\r
787 <para>Activate the purchase order.</para>\r
788 </step>\r
789 </procedure>\r
790 </simplesect>\r
791 \r
792 <simplesect xml:id="workflow-preview-purchase">\r
793 <title>Preview Items You Decide to Purchase</title>\r
794 \r
795 <procedure>\r
796 <step>\r
797 <para>Create an invoice containing only those item you have decided to purchase.</para>\r
798 </step>\r
799 <step>\r
800 <para>Receive the items either on the purchase order or through the invoice.</para>\r
801 </step>\r
802 <step>\r
803 <para>Update the MARC and item records as needed.</para>\r
804 </step>\r
805 </procedure>\r
806 </simplesect>\r
807 \r
808 <simplesect xml:id="workflow-preview-return">\r
809 <title>Preview Items You Decide to Return</title>\r
810 \r
811 <procedure>\r
812 <step>\r
813 <para>Cancel those items you have decided to return using the cancel reason Returned Preview Item.</para>\r
814 </step>\r
815 <step>\r
816 <para>The funds will un-encumber for those items and the copies will be deleted from the catalogue.</para>\r
817 </step>\r
818 </procedure>\r
819 </simplesect>\r
820 \r
821 </section>\r
822 \r
823 </chapter>\r