adding video link - acq admin
[sitka/doc/acquisitions.git] / admin / admin-acquisitions.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acquisitions">\r
4    <info>\r
5       <title>Acquisitions Module Administration</title>\r
6       <legalnotice>\r
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"\r
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen\r
10                   Community</link></emphasis></para>\r
11       </legalnotice>\r
12       \r
13      \r
14 \r
15       <abstract>\r
16           <para><link xlink:show="new" xlink:href="https://goo.gl/sSHOxE">\r
17         <emphasis role="bold">Sitka Acquisitions Video - Acquisitions Administration (10:33)</emphasis></link></para>\r
18          \r
19                  <para>The Acquisitions Module in Evergreen requires administrative set up before it can be used by staff.</para>\r
20 <para>This chapter covers those pieces of the acquisitions module that must be in place before the module is useable by acquisitions staff, including funding, providers,\r
21  and permissions.  This chapter also includes information on best practices that prevent conflicts in the Evergreen between the Sitka libraries using Acquisitions.</para>\r
22 <para>This chapter is ordered is such a way as to facilitate an initial set up of the administrative portion of Acquisitions in Evergreen.</para></abstract>\r
23       \r
24 \r
25    </info>\r
26 \r
27 <section xml:id="acq-admin-placeholder">\r
28 </section>\r
29 \r
30 <section xml:id="acq-tutorials">\r
31 <title>Local System Administrator Acquisitions Tutorials</title>\r
32 \r
33 <para><?dbhtml-include href="/var/www/docbook/Sitka/draft/admin/media/LSA_Acq_Admin_Part_1.html"?></para>\r
34 \r
35 </section>\r
36 \r
37    <section xml:id="funding-sources">\r
38       <title>Funding Sources</title>\r
39       <para>Funding sources allow you to specify the sources that contribute monies to your fund(s), such as your municipal government.  You can create as \r
40 few or as many funding sources as you need.</para>\r
41 \r
42 <note><para>Funding sources are not tied to fiscal or calendar years, so you can continue to apply credits to the same funding source over multiple \r
43 years, e.g. City of Fiction.  Alternatively, you can name funding sources by year, e.g. City of Fiction 2011 and City of Fiction 2012, and apply credits each \r
44 year to the matching source.</para></note>\r
45 \r
46 <para><link linkend="create-funding-source">Create a Funding Source</link></para>\r
47 <para><link linkend="edit-funding-source">Edit a Funding Source</link></para>\r
48 <para><link linkend="apply-credit">Apply Credits to a Funding Source</link></para>\r
49 <para><link linkend="allocate-credit-funding-source">Allocate Credits to Funds - Funding Source Interface</link></para>\r
50 <para><link linkend="track-debit-credit">Track Debits and Credits</link></para>\r
51 \r
52 \r
53 <simplesect xml:id="create-funding-source">\r
54 <title>Create a Funding Source</title>\r
55 \r
56 <procedure>\r
57 <step>\r
58 <informalfigure>\r
59 <para>Select <menuchoice>\r
60                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
61                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
62                         <guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem>\r
63                      </menuchoice>.</para>\r
64 <para><mediaobject>\r
65 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
66 \r
67 <imageobject>\r
68 <imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
69 </imageobject>\r
70 </mediaobject></para>\r
71 </informalfigure>\r
72 </step>\r
73 \r
74 <step>\r
75 <informalfigure>\r
76 <para>Click <guibutton>New Funding Source</guibutton>.</para>\r
77 <para><mediaobject>\r
78 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
79 \r
80 <imageobject>\r
81 <imagedata fileref="media/create-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
82 </imageobject>\r
83 </mediaobject></para>\r
84 </informalfigure>\r
85 </step>\r
86 \r
87 <step>\r
88 <informalfigure>\r
89 <para>Enter a <guilabel>Funding Source Name</guilabel>.  There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
90 <para><mediaobject>\r
91 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
92 \r
93 <imageobject>\r
94 <imagedata fileref="media/create-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
95 </imageobject>\r
96 </mediaobject></para>\r
97 </informalfigure>\r
98 </step>\r
99 \r
100 <step>\r
101 <para>Select an <guilabel>Owner</guilabel> from the drop down menu.  The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this funding source.  \r
102 If a multi-branch library system is made the owner of a funding source, then users with appropriate permissions at the branches can also use the funding source.</para>\r
103 </step>\r
104 \r
105 <step>\r
106 <para>Create a unique <guilabel>Code</guilabel> for the source.  There is no limit to the number of characters than can be entered in this field.</para>\r
107 </step>\r
108 \r
109 <step>\r
110 <para>Select a <guilabel>Currency</guilabel> from the drop down menu.</para>\r
111 </step>\r
112 \r
113 <step>\r
114 <informalfigure>\r
115 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
116 <para><mediaobject>\r
117 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
118 \r
119 <imageobject>\r
120 <imagedata fileref="media/create-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
121 </imageobject>\r
122 </mediaobject></para>\r
123 </informalfigure>\r
124 </step>\r
125 \r
126 </procedure>\r
127 </simplesect>\r
128 \r
129 <simplesect xml:id="edit-funding-source">\r
130 <title>Edit a Funding Source</title>\r
131 \r
132 <note><para>While you are able to edit your funding source's name, owner, code, and currency, you are unable to edit the balance of your funding source.</para>\r
133 <para>It is also possible to delete a funding source by checking the box of the funding source you wish to delete and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>\r
134 <para>A Funding Source can only be deleted if no credit has been applied to it.</para></note>\r
135 \r
136 <procedure>\r
137 <step>\r
138 <informalfigure>\r
139 <para>Select <menuchoice>\r
140                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
141                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
142                         <guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem>\r
143                      </menuchoice>.</para>\r
144 <para><mediaobject>\r
145 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
146 \r
147 <imageobject>\r
148 <imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
149 </imageobject>\r
150 </mediaobject></para>\r
151 </informalfigure>\r
152 </step>\r
153 \r
154 <step>\r
155 <informalfigure>\r
156 <para>Double-click on the row you would like to edit.  A pop-up box will appear in which you can edit the fields.</para>\r
157 <para><mediaobject>\r
158 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
159 \r
160 <imageobject>\r
161 <imagedata fileref="media/edit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
162 </imageobject>\r
163 </mediaobject></para>\r
164 </informalfigure>\r
165 </step>\r
166 \r
167 <step>\r
168 <informalfigure>\r
169 <para>Make your changes and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
170 <para><mediaobject>\r
171 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
172 \r
173 <imageobject>\r
174 <imagedata fileref="media/create-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
175 </imageobject>\r
176 </mediaobject></para>\r
177 </informalfigure>\r
178 </step>\r
179 </procedure>\r
180 \r
181 </simplesect>\r
182 \r
183 <simplesect xml:id="apply-credit">\r
184 <title>Apply Credits to a Funding Source</title>\r
185 \r
186 <caution><para>Once a funding source has credit applied to it it cannot be deleted.  Ensure you apply the correct amount of credit to each funding source \r
187 as there is no way on the staff client to edit the amount applied.</para>\r
188 <para>In the event that an incorrect amount is allocated to a funding source, please submit a ticket to Sitka Support that includes the name of the funding source and \r
189 the incorrect amount that has been allocated.</para></caution>\r
190 \r
191 <procedure>\r
192 <step>\r
193 <informalfigure>\r
194 <para>Select <menuchoice>\r
195                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
196                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
197                         <guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem>\r
198                      </menuchoice>.</para>\r
199 <para><mediaobject>\r
200 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
201 \r
202 <imageobject>\r
203 <imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
204 </imageobject>\r
205 </mediaobject></para>\r
206 </informalfigure>\r
207 </step>\r
208 \r
209 <step>\r
210 <informalfigure>\r
211 <para>Click on the hyperlinked name of the funding source you would like to apply credit to.  This takes you to the <guilabel>Funding Source Details</guilabel> screen.</para>\r
212 <para><mediaobject>\r
213 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
214 \r
215 <imageobject>\r
216 <imagedata fileref="media/edit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
217 </imageobject>\r
218 </mediaobject></para>\r
219 </informalfigure>\r
220 </step>\r
221 \r
222 <step>\r
223 <informalfigure>\r
224 <para>Click <guibutton>Apply Credit</guibutton>.</para>\r
225 <para><mediaobject>\r
226 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
227 \r
228 <imageobject>\r
229 <imagedata fileref="media/apply-credit-funding-1a.png" scalefit="0"></imagedata>\r
230 </imageobject>\r
231 </mediaobject></para>\r
232 </informalfigure>\r
233 </step>\r
234 \r
235 <step>\r
236 <para>Enter an amount to apply to this funding source.</para>\r
237 </step>\r
238 \r
239 <step>\r
240 <para>Enter a note.  This field is optional.</para>\r
241 </step>\r
242 \r
243 <step>\r
244 <informalfigure>\r
245 <para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>\r
246 <para><mediaobject>\r
247 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
248 \r
249 <imageobject>\r
250 <imagedata fileref="media/apply-credit-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
251 </imageobject>\r
252 </mediaobject></para>\r
253 </informalfigure>\r
254 </step>\r
255 \r
256 <step>\r
257 <para>The <guilabel>Summary</guilabel> tab will update to reflect the credit you applied.  The <guilabel>Credits</guilabel> tab will display all credits that have been \r
258 applied to the funding source.  You may need to click <guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Credits</guilabel> tab.</para>\r
259 </step>\r
260 </procedure>\r
261 \r
262 </simplesect>\r
263 \r
264 <simplesect xml:id="allocate-credit-funding-source">\r
265 <title>Allocate Credit to Funds - Funding Source Interface</title>\r
266 \r
267 <para>Once you have set up your funds, credit can be allocated to them from your funding sources in two ways:</para>\r
268 \r
269 <itemizedlist>\r
270 <listitem><para>Allocate Credit to Fund - Funding Source Interface</para>\r
271 </listitem>\r
272 <listitem><para><link linkend="allocate-credit-funds">Allocate Credit to Fund - Fund Interface</link></para>\r
273 </listitem>\r
274 </itemizedlist>\r
275 \r
276 <para>To allocate credit using the Funding Source Interface:</para>\r
277 \r
278 <procedure>\r
279 <step>\r
280 <informalfigure>\r
281 <para>Select <menuchoice>\r
282                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
283                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
284                         <guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem>\r
285                      </menuchoice>.</para>\r
286 <para><mediaobject>\r
287 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
288 \r
289 <imageobject>\r
290 <imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
291 </imageobject>\r
292 </mediaobject></para>\r
293 </informalfigure>\r
294 </step>\r
295 \r
296 <step>\r
297 <informalfigure>\r
298 <para>Click the hyperlinked name of the funding source.</para>\r
299 <para><mediaobject>\r
300 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
301 \r
302 <imageobject>\r
303 <imagedata fileref="media/funding-source-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
304 </imageobject>\r
305 </mediaobject></para>\r
306 </informalfigure>\r
307 </step>\r
308 \r
309 <step>\r
310 <informalfigure>\r
311 <para>Click <guibutton>Allocate to Fund</guibutton>.</para>\r
312 <para><mediaobject>\r
313 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
314 \r
315 <imageobject>\r
316 <imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
317 </imageobject>\r
318 </mediaobject></para>\r
319 </informalfigure>\r
320 </step>\r
321 \r
322 <step>\r
323 <informalfigure>\r
324 <para>From the <guilabel>Fund</guilabel> drop down menu, select the fund you would like to allocate credit to.</para>\r
325 <para><mediaobject>\r
326 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
327 \r
328 <imageobject>\r
329 <imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
330 </imageobject>\r
331 </mediaobject></para>\r
332 </informalfigure>\r
333 </step>\r
334 \r
335 <step>\r
336 <para>Enter the amount that you would like to allocate.</para>\r
337 </step>\r
338 \r
339 <step>\r
340 <para>Enter a note. This field is optional.</para>\r
341 </step>\r
342 \r
343 <step>\r
344 <informalfigure>\r
345 <para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>\r
346 <para><mediaobject>\r
347 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
348 \r
349 <imageobject>\r
350 <imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
351 </imageobject>\r
352 </mediaobject></para>\r
353 </informalfigure>\r
354 </step>\r
355 </procedure>\r
356 \r
357 </simplesect>\r
358 \r
359 <simplesect xml:id="track-debit-credit">\r
360 <title>Track Debits and Credits</title>\r
361 \r
362 <informalfigure>\r
363 <para>You can track credits to and allocations from for each funding source through <guilabel>Summary</guilabel> tab on the <guilabel>Funding Source Details</guilabel> screen.</para>\r
364 <para><mediaobject>\r
365 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
366 \r
367 <imageobject>\r
368 <imagedata fileref="media/track-debit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
369 </imageobject>\r
370 </mediaobject></para>\r
371 </informalfigure>\r
372 \r
373 <informalfigure>  \r
374 <para>The <guilabel>Credits</guilabel> tab tracks all credits applied to the funding source.  After applying credit you will need to click \r
375 <guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Credits</guilabel> tab. </para>\r
376 <para><mediaobject>\r
377 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
378 \r
379 <imageobject>\r
380 <imagedata fileref="media/track-debit-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
381 </imageobject>\r
382 </mediaobject></para>\r
383 </informalfigure>\r
384 \r
385 <informalfigure>\r
386 <para>The <guilabel>Allocations</guilabel> tab tracks all allocations from the funding source to funds. After allocating to a fund you will need to click\r
387 <guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Allocations</guilabel> tab.</para>\r
388 <para><mediaobject>\r
389 <alt>screenshot of funding sources</alt>\r
390 \r
391 <imageobject>\r
392 <imagedata fileref="media/track-debit-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
393 </imageobject>\r
394 </mediaobject></para>\r
395 </informalfigure>\r
396 \r
397 </simplesect>\r
398 \r
399 </section>\r
400 \r
401 \r
402 <section xml:id="funds-acq">\r
403 <title>Funds</title>\r
404 <para>Funds allow you to allocate credits toward specific purchases. In the funds interface, you can create funds; allocate credits from funding sources \r
405 to funds; transfer money between funds; and apply fund tags to funds.</para>\r
406 \r
407 <para>Funds are created for a specific year, either fiscal or calendar.  These funds are owned by organizational units.  Library systems with multiple branches can set a \r
408 contextual organizational unit and year at the top of the funds interface.  The drop down menus at the top of the screen enable you to focus on funds that are owned by specific branches\r
409 during specific years.</para>\r
410 \r
411 <para><link linkend="create-fund">Create a Fund</link></para>\r
412 <para><link linkend="edit-fund">Edit a Fund</link></para>\r
413 <para><link linkend="allocate-credit-funds">Allocate Credit to Funds - Fund Interface</link></para>\r
414 <para><link linkend="transfer-credit">Transfer Credits Between Funds</link></para>\r
415 <para><link linkend="transfer-credit-exchange">Transfer Credit Between Funds using Different Currencies</link></para>\r
416 <para><link linkend="track-balances-expenditures">Track Balances and Expenditures</link></para>\r
417 <para><link linkend="yearend-closeout">Perform Year End Close-Out Operation</link></para>\r
418 \r
419 <simplesect xml:id="create-fund">\r
420 <title>Create a Fund</title>\r
421 \r
422 <para>You will want to create a fund for each separate collection your library has.  Multi-branch systems may want to create two tiers of funds.  The upper tier of \r
423 funds will be either the master collection funds or a master fund for each branch, depending on how your funds are divided. The lower tier of funds will be the \r
424 funds for individual collections at each branch.</para>\r
425 \r
426 <procedure>\r
427 <step>\r
428 <informalfigure>\r
429 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu><guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
430                         <guimenuitem>Funds</guimenuitem>.</menuchoice></para>\r
431 <para><mediaobject>\r
432 <alt>screenshot of funds</alt>\r
433 \r
434 <imageobject>\r
435 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
436 </imageobject>\r
437 </mediaobject></para>\r
438 </informalfigure>\r
439 </step>\r
440 \r
441 <step>\r
442 <informalfigure>\r
443 <para>Click <guibutton>New Fund</guibutton>.</para>\r
444 <para><mediaobject>\r
445 <alt>screenshot of funds</alt>\r
446 \r
447 <imageobject>\r
448 <imagedata fileref="media/create-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
449 </imageobject>\r
450 </mediaobject></para>\r
451 </informalfigure>\r
452 </step>\r
453 \r
454 <step>\r
455 <informalfigure>\r
456 <para>Fill in the fields.</para>\r
457 <para><mediaobject>\r
458 <alt>screenshot of funds</alt>\r
459 \r
460 <imageobject>\r
461 <imagedata fileref="media/create-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
462 </imageobject>\r
463 </mediaobject></para>\r
464 </informalfigure>\r
465 \r
466 <itemizedlist>\r
467 <listitem>\r
468 <para>Enter a <guilabel>Name</guilabel> for the fund. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
469 </listitem>\r
470 <listitem>\r
471 <para>Create a unique <guilabel>Code</guilabel> for the fund. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
472 </listitem>\r
473 <listitem>\r
474 <para>Enter a year for the fund. This can be a fiscal year or a calendar year. The format of the year is YYYY.</para>\r
475 </listitem>\r
476 <listitem>\r
477 <para>Select an org unit from the drop down menu.  The org unit indicates the organizational unit(s) whose staff can use this fund.</para>\r
478 </listitem>\r
479 <listitem>\r
480 <para>Select a <guilabel>Currency Type</guilabel> from the drop down menu.  When a fund is applied to a line item or copy the price of the item will be encumbered in the currency\r
481 associated with the fund.</para>\r
482 </listitem>\r
483 <listitem>\r
484 <para>Check the <guilabel>Active</guilabel> box to activate this fund.  You cannot make purchases from an inactive fund.</para>\r
485 </listitem>\r
486 <listitem>\r
487 <para>Enter a <guilabel>Balance Stop Percent</guilabel>. The balance stop percent prevents you from making purchases when only a specified amount of the fund \r
488 remains.  For example, if you want the fund to stop purchases after 95% of the fund has been spent, then you would enter <userinput>95</userinput> in the field. \r
489 When the fund reaches its <guilabel>Balance Stop Percent</guilabel>, it will appear in red when you apply funds to copies.</para>\r
490 \r
491 <para>If this field is left blank it is possible to overspend the fund.</para>\r
492 </listitem>\r
493 <listitem>\r
494 <para>Enter a <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>. The balance warning percent gives you a warning that the fund is low. You can specify any percent. \r
495 For example, if you want to be warned when 90% of the fund has been spent, then you would enter <userinput>90</userinput> in the field. \r
496 When the fund reaches its <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>, it will appear in yellow when you apply funds to copies.(2 votes so far for this wording)</para>\r
497 </listitem>\r
498 <listitem>\r
499 <para>Check the <guilabel>Propagate</guilabel> box to propagate funds.  When you propagate a fund, Evergreen will create a new fund for the following fiscal year with \r
500 the same parameters as your current fund.  All of the settings transfer except for the year and the amount of money in the fund.  Propagation occurs during the \r
501 fiscal year close-out operation.</para>\r
502 </listitem>\r
503 <listitem>\r
504 <para>Check the <guilabel>Rollover</guilabel> box if you would like to roll over remaining funds during the fiscal year close-out operation into the same fund \r
505 for the next year.</para>\r
506 </listitem>\r
507 </itemizedlist>\r
508 </step>\r
509 \r
510 <step>\r
511 <informalfigure>\r
512 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
513 <para><mediaobject>\r
514 <alt>screenshot of funds</alt>\r
515 \r
516 <imageobject>\r
517 <imagedata fileref="media/create-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
518 </imageobject>\r
519 </mediaobject></para>\r
520 </informalfigure>\r
521 </step>\r
522 </procedure>\r
523 \r
524 </simplesect>\r
525 \r
526 <simplesect xml:id="edit-fund">\r
527 <title>Edit a Fund</title>\r
528 \r
529 <caution><para>Funds can be deleted by checking the box of the fund you wish to delete and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>\r
530 <para>A Fund can only be deleted if no credit has been allocated to it.</para></caution>\r
531 \r
532 <procedure>\r
533 <step>\r
534 <informalfigure>\r
535 <para>Select <menuchoice>\r
536                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
537                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
538                         <guimenuitem>Funds</guimenuitem>\r
539                      </menuchoice>.</para>\r
540 <para><mediaobject>\r
541 <alt>screenshot of funds</alt>\r
542 \r
543 <imageobject>\r
544 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
545 </imageobject>\r
546 </mediaobject></para>\r
547 </informalfigure>\r
548 </step>\r
549 \r
550 <step>\r
551 <informalfigure>\r
552 <para>Double-click on the row you would like to edit.  A pop-up box will appear in which you can edit the fields.</para>\r
553 <para><mediaobject>\r
554 <alt>screenshot of funds</alt>\r
555 \r
556 <imageobject>\r
557 <imagedata fileref="media/create-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
558 </imageobject>\r
559 </mediaobject></para>\r
560 </informalfigure>\r
561 </step>\r
562 \r
563 <step>\r
564 <informalfigure>\r
565 <para>Make your changes and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
566 <para><mediaobject>\r
567 <alt>screenshot of funds</alt>\r
568 \r
569 <imageobject>\r
570 <imagedata fileref="media/create-fund-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
571 </imageobject>\r
572 </mediaobject></para>\r
573 </informalfigure>\r
574 </step>\r
575 \r
576 </procedure>\r
577 </simplesect>\r
578 \r
579 \r
580 <simplesect xml:id="allocate-credit-funds">\r
581 <title>Allocate Credit to Funds - Fund Interface</title>\r
582 \r
583 <para>Once you have set up your funds credit can be allocated to them, from your funding sources, in two ways:</para>\r
584 \r
585 <itemizedlist>\r
586 <listitem><para><link linkend="allocate-credit-funding-source">Allocate Credit to Fund - Funding Source Interface</link></para>\r
587 </listitem>\r
588 <listitem><para>Allocate Credit to Fund - Fund Interface</para>\r
589 </listitem>\r
590 </itemizedlist>\r
591 \r
592 <para>To allocate credits using the Fund Interface:</para>\r
593 \r
594 <procedure>\r
595 <step>\r
596 <informalfigure>\r
597 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
598                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
599                         <guimenuitem>Funds</guimenuitem>.</menuchoice></para>\r
600 <para><mediaobject>\r
601 <alt>screenshot of funds</alt>\r
602 \r
603 <imageobject>\r
604 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
605 </imageobject>\r
606 </mediaobject></para>\r
607 </informalfigure>\r
608 </step>\r
609 \r
610 <step>\r
611 <informalfigure>\r
612 <para>Click the hyperlinked name of the fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>\r
613 <para><mediaobject>\r
614 <alt>screenshot of funds</alt>\r
615 \r
616 <imageobject>\r
617 <imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
618 </imageobject>\r
619 </mediaobject></para>\r
620 </informalfigure>\r
621 </step>\r
622 \r
623 <step>\r
624 <informalfigure>\r
625 <para>Click <guibutton>Create Allocation</guibutton>.</para>\r
626 <para><mediaobject>\r
627 <alt>screenshot of funds</alt>\r
628 \r
629 <imageobject>\r
630 <imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
631 </imageobject>\r
632 </mediaobject></para>\r
633 </informalfigure>\r
634 </step>\r
635 \r
636 <step>\r
637 <informalfigure>\r
638 <para>Choose a funding source code from the drop down menu.</para>\r
639 <para><mediaobject>\r
640 <alt>screenshot of funds</alt>\r
641 \r
642 <imageobject>\r
643 <imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
644 </imageobject>\r
645 </mediaobject></para>\r
646 </informalfigure>\r
647 </step>\r
648 \r
649 <step>\r
650 <para>Enter the amount you would like to apply to the fund from the funding source.</para>\r
651 </step>\r
652 \r
653 <step>\r
654 <para>Enter a note.  This field is optional.</para>\r
655 </step>\r
656 \r
657 <step>\r
658 <informalfigure>\r
659 <para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>\r
660 <para><mediaobject>\r
661 <alt>screenshot of funds</alt>\r
662 \r
663 <imageobject>\r
664 <imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
665 </imageobject>\r
666 </mediaobject></para>\r
667 </informalfigure>\r
668 </step>\r
669 </procedure>\r
670 \r
671 </simplesect>\r
672 \r
673 <simplesect xml:id="transfer-credit">\r
674 <title>Transfer Credit Between Funds</title>\r
675 \r
676 <para>The credits that you allocate to funds can be transferred between funds if desired.  The system tracks these transfers.</para>\r
677 \r
678 <procedure>\r
679 <step>\r
680 <informalfigure>\r
681 <para>Select <menuchoice>\r
682                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
683                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
684                         <guimenuitem>Funds</guimenuitem>\r
685                      </menuchoice>.</para>\r
686 <para><mediaobject>\r
687 <alt>screenshot of funds</alt>\r
688 \r
689 <imageobject>\r
690 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
691 </imageobject>\r
692 </mediaobject></para>\r
693 </informalfigure>\r
694 </step>\r
695 \r
696 <step>\r
697 <informalfigure>\r
698 <para>Click the hyperlinked name of the originating fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>\r
699 <para><mediaobject>\r
700 <alt>screenshot of funds</alt>\r
701 \r
702 <imageobject>\r
703 <imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>\r
704 </imageobject>\r
705 </mediaobject></para>\r
706 </informalfigure>\r
707 </step>\r
708 \r
709 <step>\r
710 <informalfigure>\r
711 <para>Click <guibutton>Transfer Money</guibutton>.</para>\r
712 <para><mediaobject>\r
713 <alt>screenshot of funds</alt>\r
714 \r
715 <imageobject>\r
716 <imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>\r
717 </imageobject>\r
718 </mediaobject></para>\r
719 </informalfigure>\r
720 </step>\r
721 \r
722 <step>\r
723 <informalfigure>\r
724 <para>Enter the amount you would like to transfer.</para>\r
725 <para><mediaobject>\r
726 <alt>screenshot of funds</alt>\r
727 \r
728 <imageobject>\r
729 <imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
730 </imageobject>\r
731 </mediaobject></para>\r
732 </informalfigure>\r
733 </step>\r
734 \r
735 <step>\r
736 <para>From the drop down menu, select the code of the destination fund.</para>\r
737 </step>\r
738 \r
739 <step>\r
740 <para>Add a note. This field is optional.</para>\r
741 </step>\r
742 \r
743 <step>\r
744 <informalfigure>\r
745 <para>Click <guibutton>Transfer</guibutton>.</para>\r
746 <para><mediaobject>\r
747 <alt>screenshot of funds</alt>\r
748 \r
749 <imageobject>\r
750 <imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
751 </imageobject>\r
752 </mediaobject></para>\r
753 </informalfigure>\r
754 </step>\r
755 \r
756 <step>\r
757 <informalfigure>\r
758 <para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop that appears to confirm that you are ready to commit the transfer.</para>\r
759 <para><mediaobject>\r
760 <alt>screenshot of funds</alt>\r
761 \r
762 <imageobject>\r
763 <imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
764 </imageobject>\r
765 </mediaobject></para>\r
766 </informalfigure>\r
767 </step>\r
768 </procedure>\r
769 \r
770 </simplesect>\r
771 \r
772 <simplesect xml:id="transfer-credit-exchange">\r
773 <title>Transfer Credit Between Funds using Different Currencies</title>\r
774 <para>There are two ways to handle transfers between funds using different currency types. You can either specify the originating amount or you can specify \r
775 the destination amount.</para>\r
776 \r
777 <caution><para>DO NOT USE.  This feature currently has a bug and does not transfer using the correct exchange rates.</para></caution>\r
778 \r
779 <procedure>\r
780 <step>\r
781 <informalfigure>\r
782 <para>Select <menuchoice>\r
783                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
784                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
785                         <guimenuitem>Funds</guimenuitem>\r
786                      </menuchoice>.</para>\r
787 <para><mediaobject>\r
788 <alt>screenshot of funds</alt>\r
789 \r
790 <imageobject>\r
791 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
792 </imageobject>\r
793 </mediaobject></para>\r
794 </informalfigure>\r
795 </step>\r
796 \r
797 <step>\r
798 <informalfigure>\r
799 <para>Click the hyperlinked name of the originating fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>\r
800 <para><mediaobject>\r
801 <alt>screenshot of funds</alt>\r
802 \r
803 <imageobject>\r
804 <imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
805 </imageobject>\r
806 </mediaobject></para>\r
807 </informalfigure>\r
808 </step>\r
809 \r
810 <step>\r
811 <informalfigure>\r
812 <para>Click <guibutton>Transfer Money</guibutton>.</para>\r
813 <para><mediaobject>\r
814 <alt>screenshot of funds</alt>\r
815 \r
816 <imageobject>\r
817 <imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
818 </imageobject>\r
819 </mediaobject></para>\r
820 </informalfigure>\r
821 </step>\r
822 \r
823 <step>\r
824 <informalfigure>\r
825 <para>From the drop down menu, select the code of the destination fund. If the destination fund uses a different currency than the source fund the display will expand \r
826 to show new fields.</para>\r
827 <para><mediaobject>\r
828 <alt>screenshot of funds</alt>\r
829 \r
830 <imageobject>\r
831 <imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
832 </imageobject>\r
833 </mediaobject></para>\r
834 </informalfigure>\r
835 </step>\r
836 \r
837 <step>\r
838 <para>If <guilabel>Same as source amount?</guilabel> is checked the system will take the source amount out of the originating fund and use the exchange rate\r
839 to determine the correct amount to deposit in the destination fund.</para>\r
840 <informalfigure>\r
841 <para>For example, you wish to transfer $100 USD into a Canadian fund.  You enter 100 as the <guilabel>Source amount</guilabel>, leave \r
842 <guilabel>Same as Source amount?</guilabel> checked, and click <guibutton>Transfer</guibutton>.  The system uses the exchange rate of 0.96% to deposit $96 CAD\r
843 into your destination fund.</para>\r
844 <para><mediaobject>\r
845 <alt>screenshot of funds</alt>\r
846 \r
847 <imageobject>\r
848 <imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-11a.png" scalefit="0"></imagedata>\r
849 </imageobject>\r
850 </mediaobject></para>\r
851 </informalfigure>\r
852 \r
853 <para>If <guilabel>Same as source amount?</guilabel> is un-checked the system requires you to enter both the <guilabel>Source amount</guilabel> and the \r
854 <guilabel>Destination amount</guilabel>.</para>\r
855 <informalfigure>\r
856 <para>For example, you wish to have $100 CAD transfer into your Canadian fund from an American Fund.  You enter 104 as the <guilabel>Source amount</guilabel>, \r
857 un-check <guilabel>Same as Source amount?</guilabel>, enter 100 as your <guilabel>Destination amount</guilabel> and click <guibutton>Transfer</guibutton>.</para> \r
858 <para><mediaobject>\r
859 <alt>screenshot of funds</alt>\r
860 \r
861 <imageobject>\r
862 <imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-11b.png" scalefit="0"></imagedata>\r
863 </imageobject>\r
864 </mediaobject></para>\r
865 </informalfigure>\r
866 </step>\r
867 \r
868 <step>\r
869 <informalfigure>\r
870 <para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop that appears to confirm that you are ready to commit the transfer.</para>\r
871 <para><mediaobject>\r
872 <alt>screenshot of funds</alt>\r
873 \r
874 <imageobject>\r
875 <imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
876 </imageobject>\r
877 </mediaobject></para>\r
878 </informalfigure>\r
879 </step>\r
880 \r
881 </procedure>\r
882 \r
883 </simplesect>\r
884 \r
885 <simplesect xml:id="track-balances-expenditures">\r
886 <title>Track Balances and Expenditures</title>\r
887 \r
888 <para>The Fund Details screen allows you to track a fund's balance, encumbrances, and amount spent.  It allows you to track allocations from the\r
889 funding source(s), debits, and fund tags.</para>\r
890 \r
891 <procedure>\r
892 <step>\r
893 <informalfigure>\r
894 <para>Select <menuchoice>\r
895                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
896                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
897                         <guimenuitem>Funds</guimenuitem>\r
898                      </menuchoice>.</para>\r
899 <para><mediaobject>\r
900 <alt>screenshot of funds</alt>\r
901 \r
902 <imageobject>\r
903 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
904 </imageobject>\r
905 </mediaobject></para>\r
906 </informalfigure>\r
907 </step>\r
908 \r
909 <step>\r
910 <informalfigure>\r
911 <para>Click the hyperlinked name of fund you would like to view. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>\r
912 <para><mediaobject>\r
913 <alt>screenshot of funds</alt>\r
914 \r
915 <imageobject>\r
916 <imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>\r
917 </imageobject>\r
918 </mediaobject></para>\r
919 </informalfigure>\r
920 </step>\r
921 \r
922 <step>\r
923 <informalfigure>\r
924 <para>The <guilabel>Summary</guilabel> tab allows you to track the following:</para>\r
925 \r
926 <itemizedlist>\r
927 <listitem>\r
928 <para>Balance - The balance is calculated by subtracting both spent and encumbered funds from the total allocated to the fund.</para>\r
929 </listitem>\r
930 <listitem>\r
931 <para>Total Allocated - This amount is the total monies allocated from the Funding Source(s).</para>\r
932 </listitem>\r
933 <listitem>\r
934 <para>Spent Balance - This balance is calculated by subtracting only the funds that been invoiced, and so spent, from the total allocated to the fund.  It does not\r
935 included encumbrances.</para>\r
936 </listitem>\r
937 <listitem>\r
938 <para>Total Debits - The total debits are calculated by adding together the total spent and total encumbered.</para>\r
939 </listitem>\r
940 <listitem>\r
941 <para>Total Spent - The total spent is calculated by adding the cost of all items that have been invoiced.  It does not include encumbrances.</para>\r
942 </listitem>\r
943 <listitem>\r
944 <para>Total Encumbered - The total encumbered is calculated by adding all the encumbrances.  It does not include items that have been invoiced.</para>\r
945 </listitem>\r
946 </itemizedlist>\r
947 <caution><para>This feature has a bug and may not display properly at present.</para></caution>\r
948 <para><mediaobject>\r
949 <alt>screenshot of funds</alt>\r
950 \r
951 <imageobject>\r
952 <imagedata fileref="media/track-debit-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
953 </imageobject>\r
954 </mediaobject></para>\r
955 </informalfigure>\r
956 </step>\r
957 \r
958 <step>\r
959 <informalfigure>\r
960 <para>The <guilabel>Allocations</guilabel> tab allows you to track credit allocated from funding sources, transfers to other funds, and transfers from other funds.</para>\r
961 <para><mediaobject>\r
962 <alt>screenshot of funds</alt>\r
963 \r
964 <imageobject>\r
965 <imagedata fileref="media/track-debit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
966 </imageobject>\r
967 </mediaobject></para>\r
968 </informalfigure>\r
969 </step>\r
970 \r
971 <step>\r
972 <informalfigure>\r
973 <para>The <guilabel>Debits</guilabel> tab allows you to track all purchase made and monies encumbered against the fund.</para>\r
974 <para><mediaobject>\r
975 <alt>screenshot of funds</alt>\r
976 \r
977 <imageobject>\r
978 <imagedata fileref="media/track-debit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
979 </imageobject>\r
980 </mediaobject></para>\r
981 </informalfigure>\r
982 </step>\r
983 \r
984 <step>\r
985 <informalfigure>\r
986 <para>The <guilabel>Tags</guilabel> tab allows you to add and delete fund tags. See <link linkend="fund-tags">Fund Tags</link> for more information.</para>\r
987 <para><mediaobject>\r
988 <alt>screenshot of funds</alt>\r
989 \r
990 <imageobject>\r
991 <imagedata fileref="media/track-debit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
992 </imageobject>\r
993 </mediaobject></para>\r
994 </informalfigure>\r
995 </step>\r
996 </procedure>\r
997 \r
998 </simplesect>\r
999 \r
1000 <simplesect xml:id="yearend-closeout">\r
1001 <title>Perform Year End Close-out Operation</title>\r
1002 <para>The Year End Close-out Operation allows you to deactivate funds for the current year and create analogous funds for the next year.  It transfers encumbrances\r
1003 to the analogous funds, and it rolls over any remaining funds if you checked the rollover box when creating the fund.</para>\r
1004 \r
1005 <procedure>\r
1006 <step>\r
1007 <informalfigure>\r
1008 <para>Click <menuchoice>\r
1009                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
1010                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
1011                         <guimenuitem>Funds</guimenuitem>\r
1012                      </menuchoice>.</para>\r
1013 <para><mediaobject>\r
1014 <alt>screenshot of funds</alt>\r
1015 \r
1016 <imageobject>\r
1017 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1018 </imageobject>\r
1019 </mediaobject></para>\r
1020 </informalfigure>\r
1021 </step>\r
1022 \r
1023 <step>\r
1024 <informalfigure>\r
1025 <para>Click <guibutton>Fund Propagation and Rollover</guibutton>.</para>\r
1026 <para><mediaobject>\r
1027 <alt>screenshot of funds</alt>\r
1028 \r
1029 <imageobject>\r
1030 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1031 </imageobject>\r
1032 </mediaobject></para>\r
1033 </informalfigure>\r
1034 </step>\r
1035 \r
1036 <step>\r
1037 <informalfigure>\r
1038 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Perform Fiscal Year Close-Out Operation.</guilabel></para>\r
1039 <para><mediaobject>\r
1040 <alt>screenshot of funds</alt>\r
1041 \r
1042 <imageobject>\r
1043 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1044 </imageobject>\r
1045 </mediaobject></para>\r
1046 </informalfigure>\r
1047 </step>\r
1048 \r
1049 <step>\r
1050 <informalfigure>\r
1051 <para>Notice that the context org unit reflects the context org unit that you selected at the top of the Funds screen.</para>\r
1052 <para><mediaobject>\r
1053 <alt>screenshot of funds</alt>\r
1054 \r
1055 <imageobject>\r
1056 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1057 </imageobject>\r
1058 </mediaobject></para>\r
1059 </informalfigure>\r
1060 </step>\r
1061 \r
1062 <step>\r
1063 <informalfigure>\r
1064 <para>If you want to perform the close-out operation on the context org units and its child units, check the box adjacent to <guilabel>Include Funds for Descendant \r
1065 Org Units</guilabel>.</para>\r
1066 <para><mediaobject>\r
1067 <alt>screenshot of funds</alt>\r
1068 \r
1069 <imageobject>\r
1070 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1071 </imageobject>\r
1072 </mediaobject></para>\r
1073 </informalfigure>\r
1074 </step>\r
1075 \r
1076 <step>\r
1077 <informalfigure>\r
1078 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Dry Run</guilabel> if you want to test the changes to the funds before they are enacted.  Evergreen will generate a \r
1079 summary of the changes that would occur during the selected operation. No data is actually changed during a dry run.</para>\r
1080 <para><mediaobject>\r
1081 <alt>screenshot of funds</alt>\r
1082 \r
1083 <imageobject>\r
1084 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1085 </imageobject>\r
1086 </mediaobject></para>\r
1087 </informalfigure>\r
1088 </step>\r
1089 \r
1090 <step>\r
1091 <informalfigure>\r
1092 <para>Click <guibutton>Process</guibutton>.</para>\r
1093 <para><mediaobject>\r
1094 <alt>screenshot of funds</alt>\r
1095 \r
1096 <imageobject>\r
1097 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1098 </imageobject>\r
1099 </mediaobject></para>\r
1100 </informalfigure>\r
1101 </step>\r
1102 \r
1103 <step>\r
1104 <para>Evergreen will begin the propagation process.  Evergreen will make a clone of each fund where the <guilabel>Propagate</guilabel> box was checked, but will\r
1105 increment the year by 1.</para>\r
1106 </step>\r
1107 \r
1108 </procedure>\r
1109 \r
1110 </simplesect>\r
1111 \r
1112 </section>\r
1113 \r
1114 <section xml:id="fund-tags">\r
1115 <title>Fund Tags</title>\r
1116 \r
1117     <para>You can apply tags to funds to allow you to group funds for easy reporting.  For example you could create a Fiction tag and add the tag to all your \r
1118 fiction funds: Adult Fiction, Young Adult Fiction, and Children's Fiction.  You are then able to run reports that include all fiction funds, rather than only reports \r
1119 on each separate fund.</para>\r
1120 \r
1121 <para><link linkend="create-fund-tag">Create a Fund Tag</link></para>\r
1122 <para><link linkend="add-fund-tag">Add a Fund Tag</link></para>\r
1123 <para><link linkend="delete-fund-tag">Delete a Fund Tag</link></para>\r
1124 \r
1125 <simplesect xml:id="create-fund-tag">\r
1126       <title>Create a Fund Tag</title>\r
1127   \r
1128 <procedure>\r
1129 <step>\r
1130 <informalfigure>\r
1131 <para>Select <menuchoice>\r
1132                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
1133                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
1134                         <guimenuitem>Fund Tags</guimenuitem>\r
1135                      </menuchoice>.</para>\r
1136 <para><mediaobject>\r
1137 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
1138 \r
1139 <imageobject>\r
1140 <imagedata fileref="media/fund-tags-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1141 </imageobject>\r
1142 </mediaobject></para>\r
1143 </informalfigure>\r
1144 </step>\r
1145 \r
1146 <step>\r
1147 <informalfigure>\r
1148 <para>Click <guibutton>New Fund Tag</guibutton>.</para>\r
1149 <para><mediaobject>\r
1150 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
1151 \r
1152 <imageobject>\r
1153 <imagedata fileref="media/fund-tags-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1154 </imageobject>\r
1155 </mediaobject></para>\r
1156 </informalfigure>\r
1157 </step>\r
1158 \r
1159 <step>\r
1160 <informalfigure>\r
1161 <para>Select a <guilabel>Fund Tag Owner</guilabel> from the drop down menu.  The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this fund tag.</para>\r
1162 <para><mediaobject>\r
1163 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
1164 \r
1165 <imageobject>\r
1166 <imagedata fileref="media/fund-tags-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1167 </imageobject>\r
1168 </mediaobject></para>\r
1169 </informalfigure>\r
1170 </step>\r
1171 \r
1172 <step>\r
1173 <para>Enter a <guilabel>Fund Tag Name</guilabel>. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
1174 </step>\r
1175 \r
1176 <step>\r
1177 <informalfigure>\r
1178 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
1179 <para><mediaobject>\r
1180 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
1181 \r
1182 <imageobject>\r
1183 <imagedata fileref="media/fund-tags-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1184 </imageobject>\r
1185 </mediaobject></para>\r
1186 </informalfigure>\r
1187 </step>\r
1188 </procedure>\r
1189 </simplesect>\r
1190 \r
1191 <simplesect xml:id="add-fund-tag">\r
1192 <title>Add a Fund Tag</title>\r
1193 \r
1194 <procedure>\r
1195 <step>\r
1196 <informalfigure>\r
1197 <para>Select <menuchoice>\r
1198                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
1199                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
1200                         <guimenuitem>Funds</guimenuitem>\r
1201                      </menuchoice>.</para>\r
1202 <para><mediaobject>\r
1203 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
1204 \r
1205 <imageobject>\r
1206 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1207 </imageobject>\r
1208 </mediaobject></para>\r
1209 </informalfigure>\r
1210 </step>\r
1211 \r
1212 <step>\r
1213 <informalfigure>\r
1214 <para>Click the hyperlinked name of fund you would like to add a tag to. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>\r
1215 <para><mediaobject>\r
1216 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
1217 \r
1218 <imageobject>\r
1219 <imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1220 </imageobject>\r
1221 </mediaobject></para>\r
1222 </informalfigure>\r
1223 </step>\r
1224 \r
1225 <step>\r
1226 <informalfigure>\r
1227 <para>Click on the <guilabel>Tags</guilabel> tab.</para>\r
1228 <para><mediaobject>\r
1229 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
1230 \r
1231 <imageobject>\r
1232 <imagedata fileref="media/add-fund-tag-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1233 </imageobject>\r
1234 </mediaobject></para>\r
1235 </informalfigure>\r
1236 </step>\r
1237 \r
1238 <step>\r
1239 <informalfigure>\r
1240 <para>Click <guibutton>Add Tag</guibutton>.</para>\r
1241 <para><mediaobject>\r
1242 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
1243 \r
1244 <imageobject>\r
1245 <imagedata fileref="media/add-fund-tag-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1246 </imageobject>\r
1247 </mediaobject></para>\r
1248 </informalfigure>\r
1249 </step>\r
1250 \r
1251 <step>\r
1252 <informalfigure>\r
1253 <para>Select the tag from the drop down menu and click <guibutton>Add</guibutton>.</para>\r
1254 <para><mediaobject>\r
1255 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
1256 \r
1257 <imageobject>\r
1258 <imagedata fileref="media/add-fund-tag-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1259 </imageobject>\r
1260 </mediaobject></para>\r
1261 </informalfigure>\r
1262 </step>\r
1263 </procedure>\r
1264 \r
1265 </simplesect>\r
1266 \r
1267 <simplesect xml:id="delete-fund-tag">\r
1268 <title>Delete a Fund Tag</title>\r
1269 \r
1270 <procedure>\r
1271 <step>\r
1272 <informalfigure>\r
1273 <para>Select <menuchoice>\r
1274                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
1275                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
1276                         <guimenuitem>Funds</guimenuitem>\r
1277                      </menuchoice>.</para>\r
1278 <para><mediaobject>\r
1279 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
1280 \r
1281 <imageobject>\r
1282 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1283 </imageobject>\r
1284 </mediaobject></para>\r
1285 </informalfigure>\r
1286 </step>\r
1287 \r
1288 <step>\r
1289 <informalfigure>\r
1290 <para>Click the hyperlinked name of fund you would like to delete a tag from. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>\r
1291 <para><mediaobject>\r
1292 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
1293 \r
1294 <imageobject>\r
1295 <imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1296 </imageobject>\r
1297 </mediaobject></para>\r
1298 </informalfigure>\r
1299 </step>\r
1300 \r
1301 <step>\r
1302 <informalfigure>\r
1303 <para>Click on the <guilabel>Tags</guilabel> tab.</para>\r
1304 <para><mediaobject>\r
1305 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
1306 \r
1307 <imageobject>\r
1308 <imagedata fileref="media/add-fund-tag-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1309 </imageobject>\r
1310 </mediaobject></para>\r
1311 </informalfigure>\r
1312 </step>\r
1313 \r
1314 <step>\r
1315 <informalfigure>\r
1316 <para>Click the blue <guibutton>X</guibutton> beside the tag you would like to delete.</para>\r
1317 <para><mediaobject>\r
1318 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
1319 \r
1320 <imageobject>\r
1321 <imagedata fileref="media/delete-fund-tag-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1322 </imageobject>\r
1323 </mediaobject></para>\r
1324 </informalfigure>\r
1325 </step>\r
1326 \r
1327 <step>\r
1328 <informalfigure>\r
1329 <para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop up.</para>\r
1330 <para><mediaobject>\r
1331 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
1332 \r
1333 <imageobject>\r
1334 <imagedata fileref="media/delete-fund-tag-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1335 </imageobject>\r
1336 </mediaobject></para>\r
1337 </informalfigure>\r
1338 </step>\r
1339 </procedure>\r
1340 \r
1341 </simplesect>\r
1342 \r
1343 </section>\r
1344 \r
1345    <section xml:id="providers-acq">\r
1346       <title>Providers</title>\r
1347       <para>Providers are vendors.  You can create a provider profile that includes contact information for the provider, holdings information, invoices, a default claiming \r
1348 policy, and other information.</para>\r
1349 \r
1350 <para><link linkend="create-provider">Create a Provider</link></para>\r
1351 <para><link linkend="add-address-provider">Add an Additional Address</link></para>\r
1352 <para><link linkend="add-contact-provider">Add a Contact</link></para>\r
1353 <para><link linkend="add-attr-definitions">Add Attribute Definitions</link></para>\r
1354 <para><link linkend="add-holding-subfield">Add Holding Subfields</link></para>\r
1355 <para><link linkend="provider-details-invoices">View a Provider's Invoices</link></para>\r
1356 <para><link linkend="edit-provider">Edit a Provider</link></para>\r
1357 \r
1358 <simplesect xml:id="create-provider">\r
1359 <title>Create a Provider</title>\r
1360 \r
1361 <procedure>\r
1362 <step>\r
1363 <informalfigure>\r
1364 <para>Select <menuchoice>\r
1365                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
1366                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
1367                         <guimenuitem>Providers</guimenuitem>\r
1368                      </menuchoice>.</para> \r
1369 <para><mediaobject>\r
1370 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1371 \r
1372 <imageobject>\r
1373 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1374 </imageobject>\r
1375 </mediaobject></para>\r
1376 </informalfigure>\r
1377 </step>\r
1378 \r
1379 <step>\r
1380 <informalfigure>\r
1381 <para>Click <guibutton>New Provider</guibutton>.</para>\r
1382 <para><mediaobject>\r
1383 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1384 \r
1385 <imageobject>\r
1386 <imagedata fileref="media/create-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1387 </imageobject>\r
1388 </mediaobject></para>\r
1389 </informalfigure>\r
1390 </step>\r
1391 \r
1392 <step>\r
1393 <informalfigure>\r
1394 <para>Fill in the fields.</para> \r
1395 <para><mediaobject>\r
1396 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1397 \r
1398 <imageobject>\r
1399 <imagedata fileref="media/create-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1400 </imageobject>\r
1401 </mediaobject></para>\r
1402 </informalfigure>\r
1403 \r
1404 <itemizedlist>\r
1405 <listitem>\r
1406 <para>Enter the provider name.</para>\r
1407 </listitem>\r
1408 <listitem>\r
1409 <para>Create a unique code for the provider.  There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
1410 </listitem>\r
1411 <listitem>\r
1412 <para>Select an owner from the drop down menu. The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this provider.</para>\r
1413 </listitem>\r
1414 <listitem>\r
1415 <para>Select a currency from the drop down menu.</para>\r
1416 </listitem>\r
1417 <listitem>\r
1418 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Active</guilabel> to activate the provider. Unchecking this box deactivates the provider. A provider must be \r
1419 active in order for purchase orders to be made from that provider.</para>\r
1420 </listitem>\r
1421 <listitem>\r
1422 <para>Select a <link linkend="claim-defaults">default claim policy</link> from the drop down menu.  Choose the policy that best describes the policy you use with the provider.  The default policy \r
1423 does not need to cover all possible situations as it is possible to override with a different policy at the time of the claim.</para>\r
1424 </listitem>\r
1425 <listitem>\r
1426 <para>Do <emphasis>NOT</emphasis> select an EDI default from the drop down menu.  Leave this field blank.  EDI defaults must be created after the provider and then \r
1427 linked.  See EDI Accounts for more information.</para>\r
1428 </listitem>\r
1429 <listitem>\r
1430 <para>In the <guilabel>E-mail</guilabel> field, enter the provider's e-mail address.</para>\r
1431 </listitem>\r
1432 <listitem>\r
1433 <para>In the <guilabel>Fax Phone</guilabel> field, enter the provider's fax number.</para>\r
1434 </listitem>\r
1435 <listitem>\r
1436 <para>In the <guilabel>Holdings Tag</guilabel> field, enter the tag into which the provider places holdings data.</para>\r
1437 </listitem>\r
1438 <listitem>\r
1439 <para>In the <guilabel>Phone</guilabel> field, enter the provider's phone number.</para>\r
1440 </listitem>\r
1441 <listitem>\r
1442 <para>If prepayment is required to purchase from this provider, check the box adjacent to <guilabel>Prepayment Required</guilabel>.</para>\r
1443 </listitem>\r
1444 <listitem>\r
1445 <para>In the <guilabel>SAN</guilabel> field, enter the seven digit Standard Address Number for your provider.</para>\r
1446 </listitem>\r
1447 <listitem>\r
1448 <para>In the <guilabel>URL</guilabel> field, enter the web address for the provider's website.</para>\r
1449 </listitem>\r
1450 </itemizedlist>\r
1451 </step>\r
1452 \r
1453 <step>\r
1454 <informalfigure>\r
1455 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
1456 <para><mediaobject>\r
1457 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1458 \r
1459 <imageobject>\r
1460 <imagedata fileref="media/create-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1461 </imageobject>\r
1462 </mediaobject></para>\r
1463 </informalfigure>\r
1464 </step>\r
1465 </procedure>\r
1466 \r
1467 <note><para>After you save the provider profile, the screen reloads so that you can save additional information about the provider.  You can also access this\r
1468 <guilabel>Provider Details</guilabel> screen by clicking the hyperlinked name of the provider on the <guilabel>Providers</guilabel> screen. The tabs on the\r
1469 <guilabel>Provider Details</guilabel> screen allow you to add a provider address, provider contacts, attribute definitions, and holdings subfields. You can \r
1470 also view invoices associated with the provider on the <guilabel>Provider Details</guilabel> screen.</para></note>\r
1471 </simplesect>\r
1472 \r
1473 <simplesect xml:id="add-address-provider">\r
1474 <title>Add an Additional Address</title>\r
1475 \r
1476 <procedure>\r
1477 <step>\r
1478 <informalfigure>\r
1479 <para>Select <menuchoice>\r
1480                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
1481                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
1482                         <guimenuitem>Providers</guimenuitem>\r
1483                      </menuchoice>.</para> \r
1484 <para><mediaobject>\r
1485 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1486 \r
1487 <imageobject>\r
1488 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1489 </imageobject>\r
1490 </mediaobject></para>\r
1491 </informalfigure>\r
1492 </step>\r
1493 \r
1494 <step>\r
1495 <informalfigure>\r
1496 <para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add an address to.</para>\r
1497 <para><mediaobject>\r
1498 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1499 \r
1500 <imageobject>\r
1501 <imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1502 </imageobject>\r
1503 </mediaobject></para>\r
1504 </informalfigure>\r
1505 </step>\r
1506 \r
1507 <step>\r
1508 <informalfigure>\r
1509 <para>Click <guibutton>New Provider Address</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
1510 <para><mediaobject>\r
1511 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1512 \r
1513 <imageobject>\r
1514 <imagedata fileref="media/create-address-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1515 </imageobject>\r
1516 </mediaobject></para>\r
1517 </informalfigure>\r
1518 </step>\r
1519 \r
1520 <step>\r
1521 <informalfigure>\r
1522 <para>Enter a name for the address in the <guilabel>Address Type</guilabel> field.</para>\r
1523 <para><mediaobject>\r
1524 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1525 \r
1526 <imageobject>\r
1527 <imagedata fileref="media/create-address-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1528 </imageobject>\r
1529 </mediaobject></para>\r
1530 </informalfigure>\r
1531 </step>\r
1532 \r
1533 <step>\r
1534 <para>Fill in the address details.  Required fields are:</para>\r
1535 <itemizedlist>\r
1536 <listitem>\r
1537 <para>Street 1</para>\r
1538 </listitem>\r
1539 <listitem>\r
1540 <para>City</para>\r
1541 </listitem>\r
1542 <listitem>\r
1543 <para>State</para>\r
1544 </listitem>\r
1545 <listitem>\r
1546 <para>Country</para>\r
1547 </listitem>\r
1548 <listitem>\r
1549 <para>Post Code</para>\r
1550 </listitem>\r
1551 </itemizedlist>\r
1552 </step>\r
1553 \r
1554 <step>\r
1555 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Valid?</guilabel> if the address is valid.</para>\r
1556 </step>\r
1557 \r
1558 <step>\r
1559 <informalfigure>\r
1560 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
1561 <para><mediaobject>\r
1562 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1563 \r
1564 <imageobject>\r
1565 <imagedata fileref="media/create-address-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1566 </imageobject>\r
1567 </mediaobject></para>\r
1568 </informalfigure>\r
1569 </step>\r
1570 </procedure>\r
1571 \r
1572 </simplesect>\r
1573 \r
1574 <simplesect xml:id="add-contact-provider">\r
1575 <title>Add a Contact</title>\r
1576 \r
1577 <procedure>\r
1578 <step>\r
1579 <informalfigure>\r
1580 <para>Select <menuchoice>\r
1581                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
1582                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
1583                         <guimenuitem>Providers</guimenuitem>\r
1584                      </menuchoice>.</para>\r
1585 <para><mediaobject>\r
1586 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1587 \r
1588 <imageobject>\r
1589 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1590 </imageobject>\r
1591 </mediaobject></para>\r
1592 </informalfigure> \r
1593 </step>\r
1594 \r
1595 <step>\r
1596 <informalfigure>\r
1597 <para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add a contact to.</para>\r
1598 <para><mediaobject>\r
1599 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1600 \r
1601 <imageobject>\r
1602 <imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1603 </imageobject>\r
1604 </mediaobject></para>\r
1605 </informalfigure>\r
1606 </step>\r
1607 \r
1608 <step>\r
1609 <informalfigure>\r
1610 <para>Click the <guilabel>Provider Contact</guilabel> tab.</para>\r
1611 <para><mediaobject>\r
1612 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1613 \r
1614 <imageobject>\r
1615 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1616 </imageobject>\r
1617 </mediaobject></para>\r
1618 </informalfigure>\r
1619 </step>\r
1620 \r
1621 <step>\r
1622 <informalfigure>\r
1623 <para>Click <guibutton>New Contact</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
1624 <para><mediaobject>\r
1625 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1626 \r
1627 <imageobject>\r
1628 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1629 </imageobject>\r
1630 </mediaobject></para>\r
1631 </informalfigure>\r
1632 </step>\r
1633 \r
1634 <step>\r
1635 <informalfigure>\r
1636 <para>Enter the name of the contact, the contact's role, email, and phone number in their respective fields.</para>\r
1637 <para><mediaobject>\r
1638 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1639 \r
1640 <imageobject>\r
1641 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1642 </imageobject>\r
1643 </mediaobject></para>\r
1644 </informalfigure>\r
1645 </step>\r
1646 \r
1647 <step>\r
1648 <informalfigure>\r
1649 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
1650 <para><mediaobject>\r
1651 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1652 \r
1653 <imageobject>\r
1654 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1655 </imageobject>\r
1656 </mediaobject></para>\r
1657 </informalfigure>\r
1658 </step>\r
1659 \r
1660 <step>\r
1661 <informalfigure>\r
1662 <para>Click <guibutton>Reload</guibutton>.</para>\r
1663 <para><mediaobject>\r
1664 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1665 \r
1666 <imageobject>\r
1667 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1668 </imageobject>\r
1669 </mediaobject></para>\r
1670 </informalfigure>\r
1671 </step>\r
1672 \r
1673 <step>\r
1674 <informalfigure>\r
1675 <para>Click <guibutton>New Contact Address</guibutton> further down the page. A pop-up will appear.</para>\r
1676 <para><mediaobject>\r
1677 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1678 \r
1679 <imageobject>\r
1680 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1681 </imageobject>\r
1682 </mediaobject></para>\r
1683 </informalfigure>\r
1684 </step>\r
1685 \r
1686 <step>\r
1687 <informalfigure>\r
1688 <para>In the <guilabel>Type</guilabel> field, enter the type of address.</para>\r
1689 <para><mediaobject>\r
1690 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1691 \r
1692 <imageobject>\r
1693 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1694 </imageobject>\r
1695 </mediaobject></para>\r
1696 </informalfigure>\r
1697 </step>\r
1698 \r
1699 <step>\r
1700 <para>From the <guilabel>Contact</guilabel> drop down menu select the ID number of your contact.</para>\r
1701 </step>\r
1702 \r
1703 <step>\r
1704 <para>Fill in the address details.  Required fields are:</para>\r
1705 <itemizedlist>\r
1706 <listitem>\r
1707 <para>Street 1</para>\r
1708 </listitem>\r
1709 <listitem>\r
1710 <para>City</para>\r
1711 </listitem>\r
1712 <listitem>\r
1713 <para>State</para>\r
1714 </listitem>\r
1715 <listitem>\r
1716 <para>Country</para>\r
1717 </listitem>\r
1718 <listitem>\r
1719 <para>Post Code</para>\r
1720 </listitem>\r
1721 </itemizedlist>\r
1722 </step>\r
1723 <step>\r
1724 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Valid?</guilabel> if the address is valid.</para>\r
1725 </step>\r
1726 \r
1727 <step>\r
1728 <informalfigure>\r
1729 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
1730 <para><mediaobject>\r
1731 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1732 \r
1733 <imageobject>\r
1734 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1735 </imageobject>\r
1736 </mediaobject></para>\r
1737 </informalfigure>\r
1738 </step>\r
1739 </procedure>\r
1740 \r
1741 </simplesect>\r
1742 \r
1743 <simplesect xml:id="add-attr-definitions">\r
1744 <title>Add Attribute Definitions</title>\r
1745 \r
1746 <note><para>More information pertaining to this section to come in the future.</para></note>\r
1747 \r
1748 <para>Your provider may include information that is specific to your organization in MARC tags. You can specify the types of information that should be entered in\r
1749 entered in each MARC tag.  Enter attribute definitions to correlate MARC tags with the information that they should contain in incoming vendor records.  Some\r
1750 technical knowledge is required to enter XPath information.</para>\r
1751 \r
1752 <procedure>\r
1753 <step>\r
1754 <informalfigure>\r
1755 <para>Select <menuchoice>\r
1756                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
1757                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
1758                         <guimenuitem>Providers</guimenuitem>\r
1759                      </menuchoice>.</para> \r
1760 <para><mediaobject>\r
1761 <alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
1762 \r
1763 <imageobject>\r
1764 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1765 </imageobject>\r
1766 </mediaobject></para>\r
1767 </informalfigure>\r
1768 </step>\r
1769 \r
1770 <step>\r
1771 <informalfigure>\r
1772 <para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add an attribute definition to.</para>\r
1773 <para><mediaobject>\r
1774 <alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
1775 \r
1776 <imageobject>\r
1777 <imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1778 </imageobject>\r
1779 </mediaobject></para>\r
1780 </informalfigure>\r
1781 </step>\r
1782 \r
1783 <step>\r
1784 <informalfigure>\r
1785 <para>Click the <guilabel>Attribute Definitions</guilabel> tab.</para>\r
1786 <para><mediaobject>\r
1787 <alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
1788 \r
1789 <imageobject>\r
1790 <imagedata fileref="media/add-attr-def-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1791 </imageobject>\r
1792 </mediaobject></para>\r
1793 </informalfigure>\r
1794 </step>\r
1795 \r
1796 <step>\r
1797 <informalfigure>\r
1798 <para>Click <guibutton>New Attribute Definition</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
1799 <para><mediaobject>\r
1800 <alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
1801 \r
1802 <imageobject>\r
1803 <imagedata fileref="media/add-attr-def-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1804 </imageobject>\r
1805 </mediaobject></para>\r
1806 </informalfigure>\r
1807 </step>\r
1808 \r
1809 <step>\r
1810 <informalfigure>\r
1811 <para>In the <guilabel>Code</guilabel> field, enter a code for your attribute definition.</para>\r
1812 <para><mediaobject>\r
1813 <alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
1814 \r
1815 <imageobject>\r
1816 <imagedata fileref="media/add-attr-def-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1817 </imageobject>\r
1818 </mediaobject></para>\r
1819 </informalfigure>\r
1820 </step>\r
1821 \r
1822 <step>\r
1823 <para>In the <guilabel>Description</guilabel> field, enter a description of the attribute definition.</para>\r
1824 </step>\r
1825 \r
1826 <step>\r
1827 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Identifier?</guilabel>, if the attribute definition is the identifier.</para>\r
1828 </step>\r
1829 \r
1830 <step>\r
1831 <para>In the <guilabel>Remove</guilabel> field, enter whatever remove means.</para>\r
1832 </step>\r
1833 \r
1834 <step>\r
1835 <para>In the <guilabel>XPath</guilabel> field, enter the XPath for the attribute definition.</para>\r
1836 </step>\r
1837 \r
1838 <step>\r
1839 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
1840 </step>\r
1841 </procedure>\r
1842 \r
1843 </simplesect>\r
1844 \r
1845 <simplesect xml:id="add-holding-subfield">\r
1846 <title>Add Holding Subfields</title>\r
1847 \r
1848 <para>You may have entered a holdings tag when you created the provider profile.  You can also enter holding subfields. Holding subfields\r
1849 allow you to specify subfields within the holding tags to which your provider adds holdings information.</para>\r
1850 \r
1851 <procedure>\r
1852 <step>\r
1853 <informalfigure>\r
1854 <para>Select <menuchoice>\r
1855                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
1856                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
1857                         <guimenuitem>Providers</guimenuitem>\r
1858                      </menuchoice>.</para>\r
1859 <para><mediaobject>\r
1860 <alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
1861 \r
1862 <imageobject>\r
1863 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1864 </imageobject>\r
1865 </mediaobject></para>\r
1866 </informalfigure> \r
1867 </step>\r
1868 \r
1869 <step>\r
1870 <informalfigure>\r
1871 <para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add a holding subfield to.</para>\r
1872 <para><mediaobject>\r
1873 <alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
1874 \r
1875 <imageobject>\r
1876 <imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1877 </imageobject>\r
1878 </mediaobject></para>\r
1879 </informalfigure>\r
1880 </step>\r
1881 \r
1882 <step>\r
1883 <informalfigure>\r
1884 <para>Click the <guilabel>Holding Subfield</guilabel> tab.</para>\r
1885 <para><mediaobject>\r
1886 <alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
1887 \r
1888 <imageobject>\r
1889 <imagedata fileref="media/add-holding-subfield-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1890 </imageobject>\r
1891 </mediaobject></para>\r
1892 </informalfigure>\r
1893 </step>\r
1894 \r
1895 <step>\r
1896 <informalfigure>\r
1897 <para>Click <guibutton>New Holding Subfield</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
1898 <para><mediaobject>\r
1899 <alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
1900 \r
1901 <imageobject>\r
1902 <imagedata fileref="media/add-holding-subfield-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1903 </imageobject>\r
1904 </mediaobject></para>\r
1905 </informalfigure>\r
1906 </step>\r
1907 \r
1908 <step>\r
1909 <informalfigure>\r
1910 <para>In the <guilabel>Name</guilabel> field, enter a name for your holding subfield.</para>\r
1911 <para><mediaobject>\r
1912 <alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
1913 \r
1914 <imageobject>\r
1915 <imagedata fileref="media/add-holding-subfield-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1916 </imageobject>\r
1917 </mediaobject></para>\r
1918 </informalfigure>\r
1919 <note><para>The available names for the holdings subfield are:</para>\r
1920 <itemizedlist>\r
1921 <listitem>\r
1922 <para>call_number</para>\r
1923 </listitem>\r
1924 <listitem>\r
1925 <para>circ_modifier</para>\r
1926 </listitem>\r
1927 <listitem>\r
1928 <para>copy_location</para>\r
1929 </listitem>\r
1930 <listitem>\r
1931 <para>estimated_price</para>\r
1932 </listitem>\r
1933 <listitem>\r
1934 <para>fund_code</para>\r
1935 </listitem>\r
1936 <listitem>\r
1937 <para>note</para>\r
1938 </listitem>\r
1939 <listitem>\r
1940 <para>owning_lib</para>\r
1941 </listitem>\r
1942 <listitem>\r
1943 <para>quantity</para>\r
1944 </listitem>\r
1945 </itemizedlist>\r
1946 </note>\r
1947 </step>\r
1948 \r
1949 <step>\r
1950 <para>In the <guilabel>Subfield</guilabel> field, enter your subfield.</para>\r
1951 </step>\r
1952 \r
1953 <step>\r
1954 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
1955 </step>\r
1956 </procedure>\r
1957 \r
1958 </simplesect>\r
1959 \r
1960 <simplesect xml:id="provider-details-invoices">\r
1961 <title>View a Provider's Invoices</title>\r
1962 \r
1963 <procedure>\r
1964 <step>\r
1965 <informalfigure>\r
1966 <para>Select <menuchoice>\r
1967                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
1968                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
1969                         <guimenuitem>Providers</guimenuitem>\r
1970                      </menuchoice>.</para> \r
1971 <para><mediaobject>\r
1972 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1973 \r
1974 <imageobject>\r
1975 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1976 </imageobject>\r
1977 </mediaobject></para>\r
1978 </informalfigure>\r
1979 </step>\r
1980 \r
1981 <step>\r
1982 <informalfigure>\r
1983 <para>Click the hyperlinked name of the provider whose invoices you would like to view.</para>\r
1984 <para><mediaobject>\r
1985 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1986 \r
1987 <imageobject>\r
1988 <imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
1989 </imageobject>\r
1990 </mediaobject></para>\r
1991 </informalfigure>\r
1992 </step>\r
1993 \r
1994 <step>\r
1995 <informalfigure>\r
1996 <para>Click the <guilabel>Invoices</guilabel> tab.</para>\r
1997 <para><mediaobject>\r
1998 <alt>screenshot of providers</alt>\r
1999 \r
2000 <imageobject>\r
2001 <imagedata fileref="media/view-invoices-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
2002 </imageobject>\r
2003 </mediaobject></para>\r
2004 </informalfigure>\r
2005 </step>\r
2006 \r
2007 <step>\r
2008 <para>All invoices for the provider will display. Use the column headers to sort.  Use the hyperlinked <guilabel>Back</guilabel> and <guilabel>Next</guilabel> to \r
2009 advance through the pages of invoices. You can click on the hyperlinked name of an invoice to view it.</para>\r
2010 </step>\r
2011 </procedure>\r
2012 \r
2013 </simplesect>\r
2014 \r
2015 <simplesect xml:id="edit-provider">\r
2016 <title>Edit a Provider</title>\r
2017 \r
2018 <procedure>\r
2019 <step>\r
2020 <informalfigure>\r
2021 <para>Select <menuchoice>\r
2022                         <guimenu>Admin</guimenu>\r
2023                         <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
2024                         <guimenuitem>Providers</guimenuitem>\r
2025                      </menuchoice>.</para> \r
2026 <para><mediaobject>\r
2027 <alt>screenshot of providers</alt>\r
2028 \r
2029 <imageobject>\r
2030 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
2031 </imageobject>\r
2032 </mediaobject></para>\r
2033 </informalfigure>\r
2034 </step>\r
2035 \r
2036 <step>\r
2037 <informalfigure>\r
2038 <para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to edit.</para>\r
2039 <para><mediaobject>\r
2040 <alt>screenshot of providers</alt>\r
2041 \r
2042 <imageobject>\r
2043 <imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
2044 </imageobject>\r
2045 </mediaobject></para>\r
2046 </informalfigure>\r
2047 </step>\r
2048 \r
2049 <step>\r
2050 <informalfigure>\r
2051 <para>Make your changes in the top half of the <guilabel>Provider Details</guilabel> screen.</para>\r
2052 <para><mediaobject>\r
2053 <alt>screenshot of providers</alt>\r
2054 \r
2055 <imageobject>\r
2056 <imagedata fileref="media/edit-provider-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
2057 </imageobject>\r
2058 </mediaobject></para>\r
2059 </informalfigure>\r
2060 </step>\r
2061 \r
2062 <step>\r
2063 <informalfigure>\r
2064 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
2065 <para><mediaobject>\r
2066 <alt>screenshot of providers</alt>\r
2067 \r
2068 <imageobject>\r
2069 <imagedata fileref="media/edit-provider-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
2070 </imageobject>\r
2071 </mediaobject></para>\r
2072 </informalfigure>\r
2073 </step>\r
2074 \r
2075 </procedure>\r
2076 \r
2077 <note><para>You can delete providers on the Provider List page by checking the box adjacent to the providers name and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>\r
2078 <para>You can only delete providers if no purchase orders have been assigned to them.</para></note>\r
2079 \r
2080 </simplesect>\r
2081 \r
2082 </section>\r
2083 \r
2084 \r
2085    \r
2086 \r
2087 \r
2088    <section xml:id="acq-library-settings">\r
2089       <title>Acquisitions Specific Settings in Library Settings Editor</title>\r
2090       \r
2091 \r
2092 <para>Several settings in the <guilabel>Library Settings Editor</guilabel> pertain to functions in the Acquisitions Module.</para>\r
2093 <para>You can access these settings by clicking <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
2094 <guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Library Settings Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
2095 \r
2096 <itemizedlist>\r
2097 <listitem>\r
2098 <para><guilabel>CAT: Delete bib if all copies are deleted via Acquisitions lineitem cancellation</guilabel> - This settings has been set to TRUE by Sitka.</para>  \r
2099 <para>This means when you cancel a line item, if there are no longer copies at any library attached to the bibliographic record, then the bib record will be \r
2100 deleted.</para>\r
2101 </listitem>\r
2102 \r
2103 <listitem>\r
2104 <para><guilabel>Default circulation modifier</guilabel> - Enter the circulation modifier that you would be like to be applied to items that are created in the \r
2105 Acquisitions Module if no circulation modifier is specified.</para>\r
2106 </listitem>\r
2107 \r
2108 <listitem>\r
2109 <para><guilabel>Default copy location</guilabel> - Select the copy location that you would like to be applied to items that are created in the Acquisitions Module \r
2110 if no copy location is specified.</para>\r
2111 <para>The Default Copy Location can be used to make on-order items OPAC invisible.  See \r
2112 <link linkend="onorder-OPAC-invisible">How to Make Your On-order Records OPAC Invisible</link> for instructions.</para>\r
2113 </listitem>\r
2114 \r
2115 <listitem>\r
2116 <para><guilabel>Funding Spending Limit for Block</guilabel> - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, \r
2117 attempts to spend from the fund will be blocked.</para>\r
2118 </listitem>\r
2119 \r
2120 \r
2121 <listitem>\r
2122 <para><guilabel>Fund Spending Limit for Warning</guilabel> - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, \r
2123 attempts to spend from the fund will be blocked.</para>\r
2124 </listitem>\r
2125 \r
2126 \r
2127 <listitem>\r
2128 <para><guilabel>Temporary barcode prefix</guilabel> - The temporary barcode prefix must be entered as your library code. This prevents conflicts between the libraries\r
2129 using acquisitions.</para>\r
2130 </listitem>\r
2131 \r
2132 \r
2133 <listitem>\r
2134 <para><guilabel>Temporary call number prefix</guilabel> - Enter a temporary call number prefix for items that are created in the Acquisitions Module.</para>\r
2135 </listitem>\r
2136 </itemizedlist>\r
2137 </section> \r
2138 \r
2139 <section xml:id="acq-permissions-overview">\r
2140 <title>Acquisitions Permissions Overview</title>\r
2141 <para>There are four Acquisitions Permission Groups: <link linkend="permissions-acqselector">Basic Selector, Advanced Selector</link>, \r
2142 <link linkend="permissions-acqpurchase">Purchaser</link>, <link linkend="permissions-acqadmin">Administrator</link>.  These permission groups are applied \r
2143 in additional to a staff members' current permissions group.</para>\r
2144 \r
2145 <caution><para>The Acquisitions permission groups are supplementary permission groups.  This means they must be used in conjunction with the other permission groups. \r
2146 If an acquisitions permission group is set as the only permission group for a user, that user will not be able to login to Evergreen.</para></caution>\r
2147 <note><para>At present only Sitka staff can grant acquisitions permissions.  Please contact Sitka support if you have staff requiring new or different acquisitions\r
2148 permissions.  Acquisitions permissions are only available to those libraries involved in the Sitka Acquisitions Pilot.</para></note>\r
2149 \r
2150 \r
2151 \r
2152 <simplesect xml:id="permissions-acqselector">\r
2153 <title>Acquisitions Selection</title>\r
2154 <para>There are two permission group options for a selector.</para>\r
2155 \r
2156 <para><emphasis role="bold">Acq Basic Selector</emphasis></para>\r
2157 <para>This group includes permissions to:</para>\r
2158 <itemizedlist>\r
2159 <listitem>\r
2160 <para>perform searches using the Acquisitions General Search</para>\r
2161 </listitem>\r
2162 <listitem>\r
2163 <para>create, merge, clone, and delete selection lists</para>\r
2164 </listitem>\r
2165 <listitem>\r
2166 <para>add line items to a selection list</para>\r
2167 </listitem>\r
2168 <listitem>\r
2169 <para>view and use selection lists created by another user</para>\r
2170 </listitem>\r
2171 <listitem>\r
2172 <para>create brief MARC records</para>\r
2173 </listitem>\r
2174 <listitem>\r
2175 <para>perform a MARC Federated Search</para>\r
2176 </listitem>\r
2177 <listitem>\r
2178 <para>add copies, alerts, and notes to line items</para>\r
2179 </listitem>\r
2180 <listitem>\r
2181 <para>apply funds to copies and line items on a selection list</para>\r
2182 </listitem>\r
2183 <listitem>\r
2184 <para>link line items to bibliographic records in the catalogue</para>\r
2185 </listitem>\r
2186 <listitem>\r
2187 <para>mark line items <guilabel>selector-ready</guilabel> and/or <guilabel>order-ready</guilabel></para>\r
2188 </listitem>\r
2189 <listitem>\r
2190 <para>view, but not create, purchase orders</para>\r
2191 </listitem>\r
2192 <listitem>\r
2193 <para>view fund summaries for the current year for location the workstation is registered to</para>\r
2194 </listitem>\r
2195 </itemizedlist>\r
2196 \r
2197 <para><emphasis role="bold">Acq Advanced Selector</emphasis></para>\r
2198 <para>In addition to the Acq Basic Selector permissions, this group includes permissions to:</para>\r
2199 <itemizedlist>\r
2200 <listitem>\r
2201 <para>view fund summaries for multiple years and location</para>\r
2202 </listitem>\r
2203 <listitem>\r
2204 <para>create, edit, delete funds</para>\r
2205 </listitem>\r
2206 <listitem>\r
2207 <para>view debits associated with a fund</para>\r
2208 </listitem>\r
2209 <listitem>\r
2210 <para>transfer money between funds</para>\r
2211 </listitem>\r
2212 </itemizedlist>\r
2213 \r
2214 </simplesect>\r
2215 \r
2216 <simplesect xml:id="permissions-acqpurchase">\r
2217 <title>Acquisitions Purchaser</title>\r
2218 \r
2219 <para>In addition to selector permissions, this groups includes permissions to:</para>\r
2220 \r
2221 <itemizedlist>\r
2222 <listitem>\r
2223 <para>apply distribution formulas to line items</para>\r
2224 </listitem>\r
2225 <listitem>\r
2226 <para>create, view, rename, print, and activate purchase orders</para>\r
2227 </listitem>\r
2228 <listitem>\r
2229 <para>add notes and charges to purchase orders</para>\r
2230 </listitem>\r
2231 <listitem>\r
2232 <para>receive and un-receive purchase orders, line items, and copies</para>\r
2233 </listitem>\r
2234 <listitem>\r
2235 <para>view purchase order history</para>\r
2236 </listitem>\r
2237 <listitem>\r
2238 <para>cancel purchase orders, line items, and copies</para>\r
2239 </listitem>\r
2240 <listitem>\r
2241 <para>change a line item's claim policy</para>\r
2242 </listitem>\r
2243 <listitem>\r
2244 <para>claim line items and copies</para>\r
2245 </listitem>\r
2246 <listitem>\r
2247 <para>print claim vouchers</para>\r
2248 </listitem>\r
2249 <listitem>\r
2250 <para>create, view, print, and close invoices</para>\r
2251 </listitem>\r
2252 <listitem>\r
2253 <para>reopen invoices</para>\r
2254 </listitem>\r
2255 <listitem>\r
2256 <para>add charges to invoices</para>\r
2257 </listitem>\r
2258 <listitem>\r
2259 <para>prorate charges across the funds on an invoice</para>\r
2260 </listitem>\r
2261 <listitem>\r
2262 <para>view, but not edit, providers</para>\r
2263 </listitem>\r
2264 <listitem>\r
2265 <para>view all invoices associated with a particular provider</para>\r
2266 </listitem>\r
2267 </itemizedlist>\r
2268 \r
2269 </simplesect>\r
2270 \r
2271 <simplesect xml:id="permissions-acqadmin">\r
2272 <title>Acquisitions Administrator</title>\r
2273 \r
2274 <para>In addition to the selector and purchaser permissions, this groups includes permissions to:</para>\r
2275 <itemizedlist>\r
2276 <listitem>\r
2277 <para>create, edit, and delete funding sources</para>\r
2278 </listitem>\r
2279 <listitem>\r
2280 <para>allocate credit to funding sources</para>\r
2281 </listitem>\r
2282 <listitem>\r
2283 <para>create, edit, and delete funds</para>\r
2284 </listitem>\r
2285 <listitem>\r
2286 <para>allocate credit from funding sources to funds</para>\r
2287 </listitem>\r
2288 <listitem>\r
2289 <para>create, edit, and delete providers</para>\r
2290 </listitem>\r
2291 <listitem>\r
2292 <para>update a variety of Library Editor Settings</para>\r
2293 </listitem>\r
2294 <listitem>\r
2295 <para>create distribution formulas</para>\r
2296 </listitem>\r
2297 <listitem>\r
2298 <para>create line item alerts</para>\r
2299 </listitem>\r
2300 <listitem>\r
2301 <para>assign acquisitions permission groups to other staff members</para>\r
2302 </listitem>\r
2303 </itemizedlist>\r
2304 \r
2305 <note><para>The Acquisition Administrator Permission Group can only be assigned to library staff by members of the Sitka Team.</para></note>\r
2306 \r
2307 </simplesect>\r
2308 \r
2309 </section>\r
2310 \r
2311 <section xml:id="acq-secondary-groups">\r
2312 <title>Secondary Group Permissions</title>\r
2313 \r
2314 <para>The <guibutton>Secondary Groups</guibutton> button functionality has been introduced with the acquisitions module.  This button enables supplemental permission\r
2315  groups to be added to staff accounts. The <guibutton>Secondary Groups</guibutton> button is currently only visible to those users with the Acq Admin supplemental\r
2316 permission group. </para>\r
2317 \r
2318 <note><para>The Acq Admin permission can only be granted to users by Sitka Staff.  Only users with the Acq Admin permission can grant the Acq Purchaser, Acq Avd.\r
2319  Selector, and Acq Basic Selector permission to other users.</para></note>\r
2320 \r
2321 <caution><para>Acquisitions permissions groups only function as secondary groups.  If an acquisitions permission group is set as a user's main (Profile) Permission\r
2322 Group, that user will be unable to login to Evergreen.</para></caution>\r
2323 \r
2324 <simplesect xml:id="acq-granting-permissions">\r
2325 <title>Granting Acquisitions Permissions</title>\r
2326 \r
2327 <para>To be able to use the acquisitions module, staff must be granted the appropriate supplemental permission group.</para>\r
2328 \r
2329 <procedure>\r
2330 <step>\r
2331 <para>Open the account of the user you wish to grant acquisitions permissions to.</para>\r
2332 </step>\r
2333 \r
2334 <step>\r
2335 <para>Click <guibutton>Edit</guibutton>.</para>\r
2336 </step>\r
2337 \r
2338 <step>\r
2339 <informalfigure>\r
2340 <para>Click <guibutton>Secondary Groups</guibutton>, located to the right of the <guilabel>Main (Profile) Permission Group</guilabel>.</para>\r
2341 <para><mediaobject>\r
2342 <alt>screenshot of providers</alt>\r
2343 \r
2344 <imageobject>\r
2345 <imagedata fileref="media/sup-permissions-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
2346 </imageobject>\r
2347 </mediaobject></para>\r
2348 </informalfigure>\r
2349 </step>\r
2350 \r
2351 <step>\r
2352 <informalfigure>\r
2353 <para>From the dropdown menu select one of the Acq Supplementary Perm Groups.</para>\r
2354 <para><mediaobject>\r
2355 <alt>screenshot of providers</alt>\r
2356 \r
2357 <imageobject>\r
2358 <imagedata fileref="media/sup-permissions-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
2359 </imageobject>\r
2360 </mediaobject></para>\r
2361 </informalfigure>\r
2362 </step>\r
2363 \r
2364 <step>\r
2365 <para>Click <guibutton>Add</guibutton>.</para>\r
2366 </step>\r
2367 \r
2368 <step>\r
2369 <informalfigure>\r
2370 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
2371 <para><mediaobject>\r
2372 <alt>screenshot of providers</alt>\r
2373 \r
2374 <imageobject>\r
2375 <imagedata fileref="media/sup-permissions-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
2376 </imageobject>\r
2377 </mediaobject></para>\r
2378 </informalfigure>\r
2379 </step>\r
2380 \r
2381 <step>\r
2382 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> in the top right hand corner of the <guilabel>Edit Screen</guilabel> to save the user's account.</para>\r
2383 </step>\r
2384 </procedure>\r
2385 \r
2386 </simplesect>\r
2387 \r
2388 <simplesect xml:id="acq-removing-permissions">\r
2389 <title>Removing Acquisitions Permissions</title>\r
2390 \r
2391 <procedure>\r
2392 <step>\r
2393 <para>Open the account of the user you wish to remove acquisitions permissions from.</para>\r
2394 </step>\r
2395 \r
2396 <step>\r
2397 <para>Click <guibutton>Edit</guibutton>.</para>\r
2398 </step>\r
2399 \r
2400 <step>\r
2401 <informalfigure>\r
2402 <para>Click <guibutton>Secondary Groups</guibutton>, located to the right of the <guilabel>Main (Profile) Permission Group</guilabel>.</para>\r
2403 <para><mediaobject>\r
2404 <alt>screenshot of providers</alt>\r
2405 \r
2406 <imageobject>\r
2407 <imagedata fileref="media/sup-permissions-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
2408 </imageobject>\r
2409 </mediaobject></para>\r
2410 </informalfigure>\r
2411 </step>\r
2412 \r
2413 <step>\r
2414 <informalfigure>\r
2415 <para>Click <guibutton>Delete</guibutton> beside the permission group you would like to remove.</para>\r
2416 <para><mediaobject>\r
2417 <alt>screenshot of providers</alt>\r
2418 \r
2419 <imageobject>\r
2420 <imagedata fileref="media/sup-permissions-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
2421 </imageobject>\r
2422 </mediaobject></para>\r
2423 </informalfigure>\r
2424 </step>\r
2425 \r
2426 <step>\r
2427 <informalfigure>\r
2428 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
2429 <para><mediaobject>\r
2430 <alt>screenshot of providers</alt>\r
2431 \r
2432 <imageobject>\r
2433 <imagedata fileref="media/sup-permissions-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
2434 </imageobject>\r
2435 </mediaobject></para>\r
2436 </informalfigure>\r
2437 </step>\r
2438 \r
2439 <step>\r
2440 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> in the top right hand corner of the <guilabel>Edit Screen</guilabel> to save the user's account.</para>\r
2441 </step>\r
2442 </procedure>\r
2443 \r
2444 </simplesect>\r
2445 \r
2446 \r
2447 </section>\r
2448     \r
2449 </chapter>\r