Initial import of Acquistions doc.
[sitka/doc/acquisitions.git] / admin / admin-acquisitions.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acquisitions">
4    <info>
5       <title>Acquisitions Module Administration</title>
6       <legalnotice>
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen
10                   Community</link></emphasis></para>
11       </legalnotice>
12       
13      
14
15       <abstract>
16          <para>The Acquisitions Module in Evergreen requires administrative set up before it can be used by staff.</para>
17 <para>This chapter covers those pieces of the acquisitions module that must be in place before the module is useable by acquisitions staff, including funding, providers,
18  and permissions.  This chapter also includes information on best practices that prevent conflicts in the Evergreen between the Sitka libraries using Acquisitions.</para>
19 <para>This chapter is ordered is such a way as to facilitate an initial set up of the administrative portion of Acquisitions in Evergreen.</para></abstract>
20       
21
22    </info>
23
24 <section xml:id="acq-admin-placeholder">
25 </section>
26
27 <section xml:id="acq-tutorials">
28 <title>Local System Administrator Acquisitions Tutorials</title>
29
30 <para><?dbhtml-include href="/var/www/docbook/Sitka/draft/admin/media/LSA_Acq_Admin_Part_1.html"?></para>
31
32 </section>
33
34    <section xml:id="funding-sources">
35       <title>Funding Sources</title>
36       <para>Funding sources allow you to specify the sources that contribute monies to your fund(s), such as your municipal government.  You can create as 
37 few or as many funding sources as you need.</para>
38
39 <note><para>Funding sources are not tied to fiscal or calendar years, so you can continue to apply credits to the same funding source over multiple 
40 years, e.g. City of Fiction.  Alternatively, you can name funding sources by year, e.g. City of Fiction 2011 and City of Fiction 2012, and apply credits each 
41 year to the matching source.</para></note>
42
43 <para><link linkend="create-funding-source">Create a Funding Source</link></para>
44 <para><link linkend="edit-funding-source">Edit a Funding Source</link></para>
45 <para><link linkend="apply-credit">Apply Credits to a Funding Source</link></para>
46 <para><link linkend="allocate-credit-funding-source">Allocate Credits to Funds - Funding Source Interface</link></para>
47 <para><link linkend="track-debit-credit">Track Debits and Credits</link></para>
48
49
50 <simplesect xml:id="create-funding-source">
51 <title>Create a Funding Source</title>
52
53 <procedure>
54 <step>
55 <informalfigure>
56 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
57 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
58 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
59 <guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>
60 <para><mediaobject>
61 <alt>screenshot of funding sources</alt>
62
63 <imageobject>
64 <imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
65 </imageobject>
66 </mediaobject></para>
67 </informalfigure>
68 </step>
69
70 <step>
71 <informalfigure>
72 <para>Click <guibutton>New Funding Source</guibutton>.</para>
73 <para><mediaobject>
74 <alt>screenshot of funding sources</alt>
75
76 <imageobject>
77 <imagedata fileref="media/create-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>
78 </imageobject>
79 </mediaobject></para>
80 </informalfigure>
81 </step>
82
83 <step>
84 <informalfigure>
85 <para>Enter a <guilabel>Funding Source Name</guilabel>.  There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
86 <para><mediaobject>
87 <alt>screenshot of funding sources</alt>
88
89 <imageobject>
90 <imagedata fileref="media/create-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>
91 </imageobject>
92 </mediaobject></para>
93 </informalfigure>
94 </step>
95
96 <step>
97 <para>Select an <guilabel>Owner</guilabel> from the drop down menu.  The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this funding source.  
98 If a multi-branch library system is made the owner of a funding source, then users with appropriate permissions at the branches can also use the funding source.</para>
99 </step>
100
101 <step>
102 <para>Create a unique <guilabel>Code</guilabel> for the source.  There is no limit to the number of characters than can be entered in this field.</para>
103 </step>
104
105 <step>
106 <para>Select a <guilabel>Currency</guilabel> from the drop down menu.</para>
107 </step>
108
109 <step>
110 <informalfigure>
111 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
112 <para><mediaobject>
113 <alt>screenshot of funding sources</alt>
114
115 <imageobject>
116 <imagedata fileref="media/create-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>
117 </imageobject>
118 </mediaobject></para>
119 </informalfigure>
120 </step>
121
122 </procedure>
123 </simplesect>
124
125 <simplesect xml:id="edit-funding-source">
126 <title>Edit a Funding Source</title>
127
128 <note><para>While you are able to edit your funding source's name, owner, code, and currency, you are unable to edit the balance of your funding source.</para>
129 <para>It is also possible to delete a funding source by checking the box of the funding source you wish to delete and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>
130 <para>A Funding Source can only be deleted if no credit has been applied to it.</para></note>
131
132 <procedure>
133 <step>
134 <informalfigure>
135 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
136 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
137 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
138 <guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>
139 <para><mediaobject>
140 <alt>screenshot of funding sources</alt>
141
142 <imageobject>
143 <imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
144 </imageobject>
145 </mediaobject></para>
146 </informalfigure>
147 </step>
148
149 <step>
150 <informalfigure>
151 <para>Double-click on the row you would like to edit.  A pop-up box will appear in which you can edit the fields.</para>
152 <para><mediaobject>
153 <alt>screenshot of funding sources</alt>
154
155 <imageobject>
156 <imagedata fileref="media/edit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
157 </imageobject>
158 </mediaobject></para>
159 </informalfigure>
160 </step>
161
162 <step>
163 <informalfigure>
164 <para>Make your changes and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
165 <para><mediaobject>
166 <alt>screenshot of funding sources</alt>
167
168 <imageobject>
169 <imagedata fileref="media/create-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>
170 </imageobject>
171 </mediaobject></para>
172 </informalfigure>
173 </step>
174 </procedure>
175
176 </simplesect>
177
178 <simplesect xml:id="apply-credit">
179 <title>Apply Credits to a Funding Source</title>
180
181 <caution><para>Once a funding source has credit applied to it it cannot be deleted.  Ensure you apply the correct amount of credit to each funding source 
182 as there is no way on the staff client to edit the amount applied.</para>
183 <para>In the event that an incorrect amount is allocated to a funding source, please submit a ticket to Sitka Support that includes the name of the funding source and 
184 the incorrect amount that has been allocated.</para></caution>
185
186 <procedure>
187 <step>
188 <informalfigure>
189 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
190 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
191 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
192 <guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>
193 <para><mediaobject>
194 <alt>screenshot of funding sources</alt>
195
196 <imageobject>
197 <imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
198 </imageobject>
199 </mediaobject></para>
200 </informalfigure>
201 </step>
202
203 <step>
204 <informalfigure>
205 <para>Click on the hyperlinked name of the funding source you would like to apply credit to.  This takes you to the <guilabel>Funding Source Details</guilabel> screen.</para>
206 <para><mediaobject>
207 <alt>screenshot of funding sources</alt>
208
209 <imageobject>
210 <imagedata fileref="media/edit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
211 </imageobject>
212 </mediaobject></para>
213 </informalfigure>
214 </step>
215
216 <step>
217 <informalfigure>
218 <para>Click <guibutton>Apply Credit</guibutton>.</para>
219 <para><mediaobject>
220 <alt>screenshot of funding sources</alt>
221
222 <imageobject>
223 <imagedata fileref="media/apply-credit-funding-1a.png" scalefit="0"></imagedata>
224 </imageobject>
225 </mediaobject></para>
226 </informalfigure>
227 </step>
228
229 <step>
230 <para>Enter an amount to apply to this funding source.</para>
231 </step>
232
233 <step>
234 <para>Enter a note.  This field is optional.</para>
235 </step>
236
237 <step>
238 <informalfigure>
239 <para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>
240 <para><mediaobject>
241 <alt>screenshot of funding sources</alt>
242
243 <imageobject>
244 <imagedata fileref="media/apply-credit-funding-4.png" scalefit="0"></imagedata>
245 </imageobject>
246 </mediaobject></para>
247 </informalfigure>
248 </step>
249
250 <step>
251 <para>The <guilabel>Summary</guilabel> tab will update to reflect the credit you applied.  The <guilabel>Credits</guilabel> tab will display all credits that have been 
252 applied to the funding source.  You may need to click <guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Credits</guilabel> tab.</para>
253 </step>
254 </procedure>
255
256 </simplesect>
257
258 <simplesect xml:id="allocate-credit-funding-source">
259 <title>Allocate Credit to Funds - Funding Source Interface</title>
260
261 <para>Once you have set up your funds, credit can be allocated to them from your funding sources in two ways:</para>
262
263 <itemizedlist>
264 <listitem><para>Allocate Credit to Fund - Funding Source Interface</para>
265 </listitem>
266 <listitem><para><link linkend="allocate-credit-funds">Allocate Credit to Fund - Fund Interface</link></para>
267 </listitem>
268 </itemizedlist>
269
270 <para>To allocate credit using the Funding Source Interface:</para>
271
272 <procedure>
273 <step>
274 <informalfigure>
275 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
276 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
277 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
278 <guimenuitem>Funding Sources</guimenuitem></menuchoice>.</para>
279 <para><mediaobject>
280 <alt>screenshot of funding sources</alt>
281
282 <imageobject>
283 <imagedata fileref="media/create-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
284 </imageobject>
285 </mediaobject></para>
286 </informalfigure>
287 </step>
288
289 <step>
290 <informalfigure>
291 <para>Click the hyperlinked name of the funding source.</para>
292 <para><mediaobject>
293 <alt>screenshot of funding sources</alt>
294
295 <imageobject>
296 <imagedata fileref="media/funding-source-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
297 </imageobject>
298 </mediaobject></para>
299 </informalfigure>
300 </step>
301
302 <step>
303 <informalfigure>
304 <para>Click <guibutton>Allocate to Fund</guibutton>.</para>
305 <para><mediaobject>
306 <alt>screenshot of funding sources</alt>
307
308 <imageobject>
309 <imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
310 </imageobject>
311 </mediaobject></para>
312 </informalfigure>
313 </step>
314
315 <step>
316 <informalfigure>
317 <para>From the <guilabel>Fund</guilabel> drop down menu, select the fund you would like to allocate credit to.</para>
318 <para><mediaobject>
319 <alt>screenshot of funding sources</alt>
320
321 <imageobject>
322 <imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>
323 </imageobject>
324 </mediaobject></para>
325 </informalfigure>
326 </step>
327
328 <step>
329 <para>Enter the amount that you would like to allocate.</para>
330 </step>
331
332 <step>
333 <para>Enter a note. This field is optional.</para>
334 </step>
335
336 <step>
337 <informalfigure>
338 <para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>
339 <para><mediaobject>
340 <alt>screenshot of funding sources</alt>
341
342 <imageobject>
343 <imagedata fileref="media/allocate-credit-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>
344 </imageobject>
345 </mediaobject></para>
346 </informalfigure>
347 </step>
348 </procedure>
349
350 </simplesect>
351
352 <simplesect xml:id="track-debit-credit">
353 <title>Track Debits and Credits</title>
354
355 <informalfigure>
356 <para>You can track credits to and allocations from for each funding source through <guilabel>Summary</guilabel> tab on the <guilabel>Funding Source Details</guilabel> screen.</para>
357 <para><mediaobject>
358 <alt>screenshot of funding sources</alt>
359
360 <imageobject>
361 <imagedata fileref="media/track-debit-funding-1.png" scalefit="0"></imagedata>
362 </imageobject>
363 </mediaobject></para>
364 </informalfigure>
365
366 <informalfigure>  
367 <para>The <guilabel>Credits</guilabel> tab tracks all credits applied to the funding source.  After applying credit you will need to click 
368 <guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Credits</guilabel> tab. </para>
369 <para><mediaobject>
370 <alt>screenshot of funding sources</alt>
371
372 <imageobject>
373 <imagedata fileref="media/track-debit-funding-2.png" scalefit="0"></imagedata>
374 </imageobject>
375 </mediaobject></para>
376 </informalfigure>
377
378 <informalfigure>
379 <para>The <guilabel>Allocations</guilabel> tab tracks all allocations from the funding source to funds. After allocating to a fund you will need to click
380 <guibutton>Reload</guibutton> to view the <guilabel>Allocations</guilabel> tab.</para>
381 <para><mediaobject>
382 <alt>screenshot of funding sources</alt>
383
384 <imageobject>
385 <imagedata fileref="media/track-debit-funding-3.png" scalefit="0"></imagedata>
386 </imageobject>
387 </mediaobject></para>
388 </informalfigure>
389
390 </simplesect>
391
392 </section>
393
394
395 <section xml:id="funds-acq">
396 <title>Funds</title>
397 <para>Funds allow you to allocate credits toward specific purchases. In the funds interface, you can create funds; allocate credits from funding sources 
398 to funds; transfer money between funds; and apply fund tags to funds.</para>
399
400 <para>Funds are created for a specific year, either fiscal or calendar.  These funds are owned by organizational units.  Library systems with multiple branches can set a 
401 contextual organizational unit and year at the top of the funds interface.  The drop down menus at the top of the screen enable you to focus on funds that are owned by specific branches
402 during specific years.</para>
403
404 <para><link linkend="create-fund">Create a Fund</link></para>
405 <para><link linkend="edit-fund">Edit a Fund</link></para>
406 <para><link linkend="allocate-credit-funds">Allocate Credit to Funds - Fund Interface</link></para>
407 <para><link linkend="transfer-credit">Transfer Credits Between Funds</link></para>
408 <para><link linkend="transfer-credit-exchange">Transfer Credit Between Funds using Different Currencies</link></para>
409 <para><link linkend="track-balances-expenditures">Track Balances and Expenditures</link></para>
410 <para><link linkend="yearend-closeout">Perform Year End Close-Out Operation</link></para>
411
412 <simplesect xml:id="create-fund">
413 <title>Create a Fund</title>
414
415 <para>You will want to create a fund for each separate collection your library has.  Multi-branch systems may want to create two tiers of funds.  The upper tier of 
416 funds will be either the master collection funds or a master fund for each branch, depending on how your funds are divided. The lower tier of funds will be the 
417 funds for individual collections at each branch.</para>
418
419 <procedure>
420 <step>
421 <informalfigure>
422 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
423 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
424 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
425 <guimenuitem>Funds</guimenuitem>.</menuchoice></para>
426 <para><mediaobject>
427 <alt>screenshot of funds</alt>
428
429 <imageobject>
430 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
431 </imageobject>
432 </mediaobject></para>
433 </informalfigure>
434 </step>
435
436 <step>
437 <informalfigure>
438 <para>Click <guibutton>New Fund</guibutton>.</para>
439 <para><mediaobject>
440 <alt>screenshot of funds</alt>
441
442 <imageobject>
443 <imagedata fileref="media/create-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>
444 </imageobject>
445 </mediaobject></para>
446 </informalfigure>
447 </step>
448
449 <step>
450 <informalfigure>
451 <para>Fill in the fields.</para>
452 <para><mediaobject>
453 <alt>screenshot of funds</alt>
454
455 <imageobject>
456 <imagedata fileref="media/create-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>
457 </imageobject>
458 </mediaobject></para>
459 </informalfigure>
460
461 <itemizedlist>
462 <listitem>
463 <para>Enter a <guilabel>Name</guilabel> for the fund. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
464 </listitem>
465 <listitem>
466 <para>Create a unique <guilabel>Code</guilabel> for the fund. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
467 </listitem>
468 <listitem>
469 <para>Enter a year for the fund. This can be a fiscal year or a calendar year. The format of the year is YYYY.</para>
470 </listitem>
471 <listitem>
472 <para>Select an org unit from the drop down menu.  The org unit indicates the organizational unit(s) whose staff can use this fund.</para>
473 </listitem>
474 <listitem>
475 <para>Select a <guilabel>Currency Type</guilabel> from the drop down menu.  When a fund is applied to a line item or copy the price of the item will be encumbered in the currency
476 associated with the fund.</para>
477 </listitem>
478 <listitem>
479 <para>Check the <guilabel>Active</guilabel> box to activate this fund.  You cannot make purchases from an inactive fund.</para>
480 </listitem>
481 <listitem>
482 <para>Enter a <guilabel>Balance Stop Percent</guilabel>. The balance stop percent prevents you from making purchases when only a specified amount of the fund 
483 remains.  For example, if you want the fund to stop purchases after 95% of the fund has been spent, then you would enter <userinput>95</userinput> in the field. 
484 When the fund reaches its <guilabel>Balance Stop Percent</guilabel>, it will appear in red when you apply funds to copies.</para>
485
486 <para>If this field is left blank it is possible to overspend the fund.</para>
487 </listitem>
488 <listitem>
489 <para>Enter a <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>. The balance warning percent gives you a warning that the fund is low. You can specify any percent. 
490 For example, if you want to be warned when 90% of the fund has been spent, then you would enter <userinput>90</userinput> in the field. 
491 When the fund reaches its <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>, it will appear in yellow when you apply funds to copies.(2 votes so far for this wording)</para>
492 </listitem>
493 <listitem>
494 <para>Check the <guilabel>Propagate</guilabel> box to propagate funds.  When you propagate a fund, Evergreen will create a new fund for the following fiscal year with 
495 the same parameters as your current fund.  All of the settings transfer except for the year and the amount of money in the fund.  Propagation occurs during the 
496 fiscal year close-out operation.</para>
497 </listitem>
498 <listitem>
499 <para>Check the <guilabel>Rollover</guilabel> box if you would like to roll over remaining funds during the fiscal year close-out operation into the same fund 
500 for the next year.</para>
501 </listitem>
502 </itemizedlist>
503 </step>
504
505 <step>
506 <informalfigure>
507 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
508 <para><mediaobject>
509 <alt>screenshot of funds</alt>
510
511 <imageobject>
512 <imagedata fileref="media/create-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
513 </imageobject>
514 </mediaobject></para>
515 </informalfigure>
516 </step>
517 </procedure>
518
519 </simplesect>
520
521 <simplesect xml:id="edit-fund">
522 <title>Edit a Fund</title>
523
524 <caution><para>Funds can be deleted by checking the box of the fund you wish to delete and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>
525 <para>A Fund can only be deleted if no credit has been allocated to it.</para></caution>
526
527 <procedure>
528 <step>
529 <informalfigure>
530 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
531 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
532 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
533 <guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
534 <para><mediaobject>
535 <alt>screenshot of funds</alt>
536
537 <imageobject>
538 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
539 </imageobject>
540 </mediaobject></para>
541 </informalfigure>
542 </step>
543
544 <step>
545 <informalfigure>
546 <para>Double-click on the row you would like to edit.  A pop-up box will appear in which you can edit the fields.</para>
547 <para><mediaobject>
548 <alt>screenshot of funds</alt>
549
550 <imageobject>
551 <imagedata fileref="media/create-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
552 </imageobject>
553 </mediaobject></para>
554 </informalfigure>
555 </step>
556
557 <step>
558 <informalfigure>
559 <para>Make your changes and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
560 <para><mediaobject>
561 <alt>screenshot of funds</alt>
562
563 <imageobject>
564 <imagedata fileref="media/create-fund-5.png" scalefit="0"></imagedata>
565 </imageobject>
566 </mediaobject></para>
567 </informalfigure>
568 </step>
569
570 </procedure>
571 </simplesect>
572
573
574 <simplesect xml:id="allocate-credit-funds">
575 <title>Allocate Credit to Funds - Fund Interface</title>
576
577 <para>Once you have set up your funds credit can be allocated to them, from your funding sources, in two ways:</para>
578
579 <itemizedlist>
580 <listitem><para><link linkend="allocate-credit-funding-source">Allocate Credit to Fund - Funding Source Interface</link></para>
581 </listitem>
582 <listitem><para>Allocate Credit to Fund - Fund Interface</para>
583 </listitem>
584 </itemizedlist>
585
586 <para>To allocate credits using the Fund Interface:</para>
587
588 <procedure>
589 <step>
590 <informalfigure>
591 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
592 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
593 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
594 <guimenuitem>Funds</guimenuitem>.</menuchoice></para>
595 <para><mediaobject>
596 <alt>screenshot of funds</alt>
597
598 <imageobject>
599 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
600 </imageobject>
601 </mediaobject></para>
602 </informalfigure>
603 </step>
604
605 <step>
606 <informalfigure>
607 <para>Click the hyperlinked name of the fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
608 <para><mediaobject>
609 <alt>screenshot of funds</alt>
610
611 <imageobject>
612 <imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
613 </imageobject>
614 </mediaobject></para>
615 </informalfigure>
616 </step>
617
618 <step>
619 <informalfigure>
620 <para>Click <guibutton>Create Allocation</guibutton>.</para>
621 <para><mediaobject>
622 <alt>screenshot of funds</alt>
623
624 <imageobject>
625 <imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>
626 </imageobject>
627 </mediaobject></para>
628 </informalfigure>
629 </step>
630
631 <step>
632 <informalfigure>
633 <para>Choose a funding source code from the drop down menu.</para>
634 <para><mediaobject>
635 <alt>screenshot of funds</alt>
636
637 <imageobject>
638 <imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>
639 </imageobject>
640 </mediaobject></para>
641 </informalfigure>
642 </step>
643
644 <step>
645 <para>Enter the amount you would like to apply to the fund from the funding source.</para>
646 </step>
647
648 <step>
649 <para>Enter a note.  This field is optional.</para>
650 </step>
651
652 <step>
653 <informalfigure>
654 <para>Click <guibutton>Apply</guibutton>.</para>
655 <para><mediaobject>
656 <alt>screenshot of funds</alt>
657
658 <imageobject>
659 <imagedata fileref="media/allocate-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
660 </imageobject>
661 </mediaobject></para>
662 </informalfigure>
663 </step>
664 </procedure>
665
666 </simplesect>
667
668 <simplesect xml:id="transfer-credit">
669 <title>Transfer Credit Between Funds</title>
670
671 <para>The credits that you allocate to funds can be transferred between funds if desired.  The system tracks these transfers.</para>
672
673 <procedure>
674 <step>
675 <informalfigure>
676 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
677 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
678 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
679 <guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
680 <para><mediaobject>
681 <alt>screenshot of funds</alt>
682
683 <imageobject>
684 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
685 </imageobject>
686 </mediaobject></para>
687 </informalfigure>
688 </step>
689
690 <step>
691 <informalfigure>
692 <para>Click the hyperlinked name of the originating fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
693 <para><mediaobject>
694 <alt>screenshot of funds</alt>
695
696 <imageobject>
697 <imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
698 </imageobject>
699 </mediaobject></para>
700 </informalfigure>
701 </step>
702
703 <step>
704 <informalfigure>
705 <para>Click <guibutton>Transfer Money</guibutton>.</para>
706 <para><mediaobject>
707 <alt>screenshot of funds</alt>
708
709 <imageobject>
710 <imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
711 </imageobject>
712 </mediaobject></para>
713 </informalfigure>
714 </step>
715
716 <step>
717 <informalfigure>
718 <para>Enter the amount you would like to transfer.</para>
719 <para><mediaobject>
720 <alt>screenshot of funds</alt>
721
722 <imageobject>
723 <imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>
724 </imageobject>
725 </mediaobject></para>
726 </informalfigure>
727 </step>
728
729 <step>
730 <para>From the drop down menu, select the code of the destination fund.</para>
731 </step>
732
733 <step>
734 <para>Add a note. This field is optional.</para>
735 </step>
736
737 <step>
738 <informalfigure>
739 <para>Click <guibutton>Transfer</guibutton>.</para>
740 <para><mediaobject>
741 <alt>screenshot of funds</alt>
742
743 <imageobject>
744 <imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>
745 </imageobject>
746 </mediaobject></para>
747 </informalfigure>
748 </step>
749
750 <step>
751 <informalfigure>
752 <para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop that appears to confirm that you are ready to commit the transfer.</para>
753 <para><mediaobject>
754 <alt>screenshot of funds</alt>
755
756 <imageobject>
757 <imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
758 </imageobject>
759 </mediaobject></para>
760 </informalfigure>
761 </step>
762 </procedure>
763
764 </simplesect>
765
766 <simplesect xml:id="transfer-credit-exchange">
767 <title>Transfer Credit Between Funds using Different Currencies</title>
768 <para>There are two ways to handle transfers between funds using different currency types. You can either specify the originating amount or you can specify 
769 the destination amount.</para>
770
771 <caution><para>DO NOT USE.  This feature currently has a bug and does not transfer using the correct exchange rates.</para></caution>
772
773 <procedure>
774 <step>
775 <informalfigure>
776 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
777 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
778 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
779 <guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
780 <para><mediaobject>
781 <alt>screenshot of funds</alt>
782
783 <imageobject>
784 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
785 </imageobject>
786 </mediaobject></para>
787 </informalfigure>
788 </step>
789
790 <step>
791 <informalfigure>
792 <para>Click the hyperlinked name of the originating fund. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
793 <para><mediaobject>
794 <alt>screenshot of funds</alt>
795
796 <imageobject>
797 <imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-1.png" scalefit="0"></imagedata>
798 </imageobject>
799 </mediaobject></para>
800 </informalfigure>
801 </step>
802
803 <step>
804 <informalfigure>
805 <para>Click <guibutton>Transfer Money</guibutton>.</para>
806 <para><mediaobject>
807 <alt>screenshot of funds</alt>
808
809 <imageobject>
810 <imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-2.png" scalefit="0"></imagedata>
811 </imageobject>
812 </mediaobject></para>
813 </informalfigure>
814 </step>
815
816 <step>
817 <informalfigure>
818 <para>From the drop down menu, select the code of the destination fund. If the destination fund uses a different currency than the source fund the display will expand 
819 to show new fields.</para>
820 <para><mediaobject>
821 <alt>screenshot of funds</alt>
822
823 <imageobject>
824 <imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-3.png" scalefit="0"></imagedata>
825 </imageobject>
826 </mediaobject></para>
827 </informalfigure>
828 </step>
829
830 <step>
831 <para>If <guilabel>Same as source amount?</guilabel> is checked the system will take the source amount out of the originating fund and use the exchange rate
832 to determine the correct amount to deposit in the destination fund.</para>
833 <informalfigure>
834 <para>For example, you wish to transfer $100 USD into a Canadian fund.  You enter 100 as the <guilabel>Source amount</guilabel>, leave 
835 <guilabel>Same as Source amount?</guilabel> checked, and click <guibutton>Transfer</guibutton>.  The system uses the exchange rate of 0.96% to deposit $96 CAD
836 into your destination fund.</para>
837 <para><mediaobject>
838 <alt>screenshot of funds</alt>
839
840 <imageobject>
841 <imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-11a.png" scalefit="0"></imagedata>
842 </imageobject>
843 </mediaobject></para>
844 </informalfigure>
845
846 <para>If <guilabel>Same as source amount?</guilabel> is un-checked the system requires you to enter both the <guilabel>Source amount</guilabel> and the 
847 <guilabel>Destination amount</guilabel>.</para>
848 <informalfigure>
849 <para>For example, you wish to have $100 CAD transfer into your Canadian fund from an American Fund.  You enter 104 as the <guilabel>Source amount</guilabel>, 
850 un-check <guilabel>Same as Source amount?</guilabel>, enter 100 as your <guilabel>Destination amount</guilabel> and click <guibutton>Transfer</guibutton>.</para> 
851 <para><mediaobject>
852 <alt>screenshot of funds</alt>
853
854 <imageobject>
855 <imagedata fileref="media/transfer-credit-exchange-11b.png" scalefit="0"></imagedata>
856 </imageobject>
857 </mediaobject></para>
858 </informalfigure>
859 </step>
860
861 <step>
862 <informalfigure>
863 <para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop that appears to confirm that you are ready to commit the transfer.</para>
864 <para><mediaobject>
865 <alt>screenshot of funds</alt>
866
867 <imageobject>
868 <imagedata fileref="media/transfer-credit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
869 </imageobject>
870 </mediaobject></para>
871 </informalfigure>
872 </step>
873
874 </procedure>
875
876 </simplesect>
877
878 <simplesect xml:id="track-balances-expenditures">
879 <title>Track Balances and Expenditures</title>
880
881 <para>The Fund Details screen allows you to track a fund's balance, encumbrances, and amount spent.  It allows you to track allocations from the
882 funding source(s), debits, and fund tags.</para>
883
884 <procedure>
885 <step>
886 <informalfigure>
887 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
888 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
889 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
890 <guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
891 <para><mediaobject>
892 <alt>screenshot of funds</alt>
893
894 <imageobject>
895 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
896 </imageobject>
897 </mediaobject></para>
898 </informalfigure>
899 </step>
900
901 <step>
902 <informalfigure>
903 <para>Click the hyperlinked name of fund you would like to view. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
904 <para><mediaobject>
905 <alt>screenshot of funds</alt>
906
907 <imageobject>
908 <imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
909 </imageobject>
910 </mediaobject></para>
911 </informalfigure>
912 </step>
913
914 <step>
915 <informalfigure>
916 <para>The <guilabel>Summary</guilabel> tab allows you to track the following:</para>
917
918 <itemizedlist>
919 <listitem>
920 <para>Balance - The balance is calculated by subtracting both spent and encumbered funds from the total allocated to the fund.</para>
921 </listitem>
922 <listitem>
923 <para>Total Allocated - This amount is the total monies allocated from the Funding Source(s).</para>
924 </listitem>
925 <listitem>
926 <para>Spent Balance - This balance is calculated by subtracting only the funds that been invoiced, and so spent, from the total allocated to the fund.  It does not
927 included encumbrances.</para>
928 </listitem>
929 <listitem>
930 <para>Total Debits - The total debits are calculated by adding together the total spent and total encumbered.</para>
931 </listitem>
932 <listitem>
933 <para>Total Spent - The total spent is calculated by adding the cost of all items that have been invoiced.  It does not include encumbrances.</para>
934 </listitem>
935 <listitem>
936 <para>Total Encumbered - The total encumbered is calculated by adding all the encumbrances.  It does not include items that have been invoiced.</para>
937 </listitem>
938 </itemizedlist>
939 <caution><para>This feature has a bug and may not display properly at present.</para></caution>
940 <para><mediaobject>
941 <alt>screenshot of funds</alt>
942
943 <imageobject>
944 <imagedata fileref="media/track-debit-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
945 </imageobject>
946 </mediaobject></para>
947 </informalfigure>
948 </step>
949
950 <step>
951 <informalfigure>
952 <para>The <guilabel>Allocations</guilabel> tab allows you to track credit allocated from funding sources, transfers to other funds, and transfers from other funds.</para>
953 <para><mediaobject>
954 <alt>screenshot of funds</alt>
955
956 <imageobject>
957 <imagedata fileref="media/track-debit-fund-2.png" scalefit="0"></imagedata>
958 </imageobject>
959 </mediaobject></para>
960 </informalfigure>
961 </step>
962
963 <step>
964 <informalfigure>
965 <para>The <guilabel>Debits</guilabel> tab allows you to track all purchase made and monies encumbered against the fund.</para>
966 <para><mediaobject>
967 <alt>screenshot of funds</alt>
968
969 <imageobject>
970 <imagedata fileref="media/track-debit-fund-3.png" scalefit="0"></imagedata>
971 </imageobject>
972 </mediaobject></para>
973 </informalfigure>
974 </step>
975
976 <step>
977 <informalfigure>
978 <para>The <guilabel>Tags</guilabel> tab allows you to add and delete fund tags. See <link linkend="fund-tags">Fund Tags</link> for more information.</para>
979 <para><mediaobject>
980 <alt>screenshot of funds</alt>
981
982 <imageobject>
983 <imagedata fileref="media/track-debit-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>
984 </imageobject>
985 </mediaobject></para>
986 </informalfigure>
987 </step>
988 </procedure>
989
990 </simplesect>
991
992 <simplesect xml:id="yearend-closeout">
993 <title>Perform Year End Close-out Operation</title>
994 <para>The Year End Close-out Operation allows you to deactivate funds for the current year and create analogous funds for the next year.  It transfers encumbrances
995 to the analogous funds, and it rolls over any remaining funds if you checked the rollover box when creating the fund.</para>
996
997 <procedure>
998 <step>
999 <informalfigure>
1000 <para>Click <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
1001 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
1002 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
1003 <guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
1004 <para><mediaobject>
1005 <alt>screenshot of funds</alt>
1006
1007 <imageobject>
1008 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1009 </imageobject>
1010 </mediaobject></para>
1011 </informalfigure>
1012 </step>
1013
1014 <step>
1015 <informalfigure>
1016 <para>Click <guibutton>Fund Propagation and Rollover</guibutton>.</para>
1017 <para><mediaobject>
1018 <alt>screenshot of funds</alt>
1019
1020 <imageobject>
1021 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1022 </imageobject>
1023 </mediaobject></para>
1024 </informalfigure>
1025 </step>
1026
1027 <step>
1028 <informalfigure>
1029 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Perform Fiscal Year Close-Out Operation.</guilabel></para>
1030 <para><mediaobject>
1031 <alt>screenshot of funds</alt>
1032
1033 <imageobject>
1034 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-2.png" scalefit="0"></imagedata>
1035 </imageobject>
1036 </mediaobject></para>
1037 </informalfigure>
1038 </step>
1039
1040 <step>
1041 <informalfigure>
1042 <para>Notice that the context org unit reflects the context org unit that you selected at the top of the Funds screen.</para>
1043 <para><mediaobject>
1044 <alt>screenshot of funds</alt>
1045
1046 <imageobject>
1047 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-3.png" scalefit="0"></imagedata>
1048 </imageobject>
1049 </mediaobject></para>
1050 </informalfigure>
1051 </step>
1052
1053 <step>
1054 <informalfigure>
1055 <para>If you want to perform the close-out operation on the context org units and its child units, check the box adjacent to <guilabel>Include Funds for Descendant 
1056 Org Units</guilabel>.</para>
1057 <para><mediaobject>
1058 <alt>screenshot of funds</alt>
1059
1060 <imageobject>
1061 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-4.png" scalefit="0"></imagedata>
1062 </imageobject>
1063 </mediaobject></para>
1064 </informalfigure>
1065 </step>
1066
1067 <step>
1068 <informalfigure>
1069 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Dry Run</guilabel> if you want to test the changes to the funds before they are enacted.  Evergreen will generate a 
1070 summary of the changes that would occur during the selected operation. No data is actually changed during a dry run.</para>
1071 <para><mediaobject>
1072 <alt>screenshot of funds</alt>
1073
1074 <imageobject>
1075 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-5.png" scalefit="0"></imagedata>
1076 </imageobject>
1077 </mediaobject></para>
1078 </informalfigure>
1079 </step>
1080
1081 <step>
1082 <informalfigure>
1083 <para>Click <guibutton>Process</guibutton>.</para>
1084 <para><mediaobject>
1085 <alt>screenshot of funds</alt>
1086
1087 <imageobject>
1088 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-6.png" scalefit="0"></imagedata>
1089 </imageobject>
1090 </mediaobject></para>
1091 </informalfigure>
1092 </step>
1093
1094 <step>
1095 <para>Evergreen will begin the propagation process.  Evergreen will make a clone of each fund where the <guilabel>Propagate</guilabel> box was checked, but will
1096 increment the year by 1.</para>
1097 </step>
1098
1099 </procedure>
1100
1101 </simplesect>
1102
1103 </section>
1104
1105 <section xml:id="fund-tags">
1106 <title>Fund Tags</title>
1107
1108     <para>You can apply tags to funds to allow you to group funds for easy reporting.  For example you could create a Fiction tag and add the tag to all your 
1109 fiction funds: Adult Fiction, Young Adult Fiction, and Children's Fiction.  You are then able to run reports that include all fiction funds, rather than only reports 
1110 on each separate fund.</para>
1111
1112 <para><link linkend="create-fund-tag">Create a Fund Tag</link></para>
1113 <para><link linkend="add-fund-tag">Add a Fund Tag</link></para>
1114 <para><link linkend="delete-fund-tag">Delete a Fund Tag</link></para>
1115
1116 <simplesect xml:id="create-fund-tag">
1117       <title>Create a Fund Tag</title>
1118   
1119 <procedure>
1120 <step>
1121 <informalfigure>
1122 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
1123 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
1124 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
1125 <guimenuitem>Fund Tags</guimenuitem></menuchoice>.</para>
1126 <para><mediaobject>
1127 <alt>screenshot of fund tags</alt>
1128
1129 <imageobject>
1130 <imagedata fileref="media/fund-tags-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1131 </imageobject>
1132 </mediaobject></para>
1133 </informalfigure>
1134 </step>
1135
1136 <step>
1137 <informalfigure>
1138 <para>Click <guibutton>New Fund Tag</guibutton>.</para>
1139 <para><mediaobject>
1140 <alt>screenshot of fund tags</alt>
1141
1142 <imageobject>
1143 <imagedata fileref="media/fund-tags-2.png" scalefit="0"></imagedata>
1144 </imageobject>
1145 </mediaobject></para>
1146 </informalfigure>
1147 </step>
1148
1149 <step>
1150 <informalfigure>
1151 <para>Select a <guilabel>Fund Tag Owner</guilabel> from the drop down menu.  The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this fund tag.</para>
1152 <para><mediaobject>
1153 <alt>screenshot of fund tags</alt>
1154
1155 <imageobject>
1156 <imagedata fileref="media/fund-tags-3.png" scalefit="0"></imagedata>
1157 </imageobject>
1158 </mediaobject></para>
1159 </informalfigure>
1160 </step>
1161
1162 <step>
1163 <para>Enter a <guilabel>Fund Tag Name</guilabel>. There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
1164 </step>
1165
1166 <step>
1167 <informalfigure>
1168 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
1169 <para><mediaobject>
1170 <alt>screenshot of fund tags</alt>
1171
1172 <imageobject>
1173 <imagedata fileref="media/fund-tags-4.png" scalefit="0"></imagedata>
1174 </imageobject>
1175 </mediaobject></para>
1176 </informalfigure>
1177 </step>
1178 </procedure>
1179 </simplesect>
1180
1181 <simplesect xml:id="add-fund-tag">
1182 <title>Add a Fund Tag</title>
1183
1184 <procedure>
1185 <step>
1186 <informalfigure>
1187 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
1188 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
1189 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
1190 <guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
1191 <para><mediaobject>
1192 <alt>screenshot of fund tags</alt>
1193
1194 <imageobject>
1195 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1196 </imageobject>
1197 </mediaobject></para>
1198 </informalfigure>
1199 </step>
1200
1201 <step>
1202 <informalfigure>
1203 <para>Click the hyperlinked name of fund you would like to add a tag to. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
1204 <para><mediaobject>
1205 <alt>screenshot of fund tags</alt>
1206
1207 <imageobject>
1208 <imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
1209 </imageobject>
1210 </mediaobject></para>
1211 </informalfigure>
1212 </step>
1213
1214 <step>
1215 <informalfigure>
1216 <para>Click on the <guilabel>Tags</guilabel> tab.</para>
1217 <para><mediaobject>
1218 <alt>screenshot of fund tags</alt>
1219
1220 <imageobject>
1221 <imagedata fileref="media/add-fund-tag-3.png" scalefit="0"></imagedata>
1222 </imageobject>
1223 </mediaobject></para>
1224 </informalfigure>
1225 </step>
1226
1227 <step>
1228 <informalfigure>
1229 <para>Click <guibutton>Add Tag</guibutton>.</para>
1230 <para><mediaobject>
1231 <alt>screenshot of fund tags</alt>
1232
1233 <imageobject>
1234 <imagedata fileref="media/add-fund-tag-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1235 </imageobject>
1236 </mediaobject></para>
1237 </informalfigure>
1238 </step>
1239
1240 <step>
1241 <informalfigure>
1242 <para>Select the tag from the drop down menu and click <guibutton>Add</guibutton>.</para>
1243 <para><mediaobject>
1244 <alt>screenshot of fund tags</alt>
1245
1246 <imageobject>
1247 <imagedata fileref="media/add-fund-tag-2.png" scalefit="0"></imagedata>
1248 </imageobject>
1249 </mediaobject></para>
1250 </informalfigure>
1251 </step>
1252 </procedure>
1253
1254 </simplesect>
1255
1256 <simplesect xml:id="delete-fund-tag">
1257 <title>Delete a Fund Tag</title>
1258
1259 <procedure>
1260 <step>
1261 <informalfigure>
1262 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
1263 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
1264 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
1265 <guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>
1266 <para><mediaobject>
1267 <alt>screenshot of fund tags</alt>
1268
1269 <imageobject>
1270 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1271 </imageobject>
1272 </mediaobject></para>
1273 </informalfigure>
1274 </step>
1275
1276 <step>
1277 <informalfigure>
1278 <para>Click the hyperlinked name of fund you would like to delete a tag from. The <guilabel>Fund Details</guilabel> screen will appear.</para>
1279 <para><mediaobject>
1280 <alt>screenshot of fund tags</alt>
1281
1282 <imageobject>
1283 <imagedata fileref="media/track-balance-fund-11.png" scalefit="0"></imagedata>
1284 </imageobject>
1285 </mediaobject></para>
1286 </informalfigure>
1287 </step>
1288
1289 <step>
1290 <informalfigure>
1291 <para>Click on the <guilabel>Tags</guilabel> tab.</para>
1292 <para><mediaobject>
1293 <alt>screenshot of fund tags</alt>
1294
1295 <imageobject>
1296 <imagedata fileref="media/add-fund-tag-3.png" scalefit="0"></imagedata>
1297 </imageobject>
1298 </mediaobject></para>
1299 </informalfigure>
1300 </step>
1301
1302 <step>
1303 <informalfigure>
1304 <para>Click the blue <guibutton>X</guibutton> beside the tag you would like to delete.</para>
1305 <para><mediaobject>
1306 <alt>screenshot of fund tags</alt>
1307
1308 <imageobject>
1309 <imagedata fileref="media/delete-fund-tag-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1310 </imageobject>
1311 </mediaobject></para>
1312 </informalfigure>
1313 </step>
1314
1315 <step>
1316 <informalfigure>
1317 <para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop up.</para>
1318 <para><mediaobject>
1319 <alt>screenshot of fund tags</alt>
1320
1321 <imageobject>
1322 <imagedata fileref="media/delete-fund-tag-2.png" scalefit="0"></imagedata>
1323 </imageobject>
1324 </mediaobject></para>
1325 </informalfigure>
1326 </step>
1327 </procedure>
1328
1329 </simplesect>
1330
1331 </section>
1332
1333    <section xml:id="providers-acq">
1334       <title>Providers</title>
1335       <para>Providers are vendors.  You can create a provider profile that includes contact information for the provider, holdings information, invoices, a default claiming 
1336 policy, and other information.</para>
1337
1338 <para><link linkend="create-provider">Create a Provider</link></para>
1339 <para><link linkend="add-address-provider">Add an Additional Address</link></para>
1340 <para><link linkend="add-contact-provider">Add a Contact</link></para>
1341 <para><link linkend="add-attr-definitions">Add Attribute Definitions</link></para>
1342 <para><link linkend="add-holding-subfield">Add Holding Subfields</link></para>
1343 <para><link linkend="provider-details-invoices">View a Provider's Invoices</link></para>
1344 <para><link linkend="edit-provider">Edit a Provider</link></para>
1345
1346 <simplesect xml:id="create-provider">
1347 <title>Create a Provider</title>
1348
1349 <procedure>
1350 <step>
1351 <informalfigure>
1352 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
1353 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
1354 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
1355 <guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
1356 <para><mediaobject>
1357 <alt>screenshot of providers</alt>
1358
1359 <imageobject>
1360 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1361 </imageobject>
1362 </mediaobject></para>
1363 </informalfigure>
1364 </step>
1365
1366 <step>
1367 <informalfigure>
1368 <para>Click <guibutton>New Provider</guibutton>.</para>
1369 <para><mediaobject>
1370 <alt>screenshot of providers</alt>
1371
1372 <imageobject>
1373 <imagedata fileref="media/create-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>
1374 </imageobject>
1375 </mediaobject></para>
1376 </informalfigure>
1377 </step>
1378
1379 <step>
1380 <informalfigure>
1381 <para>Fill in the fields.</para> 
1382 <para><mediaobject>
1383 <alt>screenshot of providers</alt>
1384
1385 <imageobject>
1386 <imagedata fileref="media/create-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>
1387 </imageobject>
1388 </mediaobject></para>
1389 </informalfigure>
1390
1391 <itemizedlist>
1392 <listitem>
1393 <para>Enter the provider name.</para>
1394 </listitem>
1395 <listitem>
1396 <para>Create a unique code for the provider.  There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>
1397 </listitem>
1398 <listitem>
1399 <para>Select an owner from the drop down menu. The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this provider.</para>
1400 </listitem>
1401 <listitem>
1402 <para>Select a currency from the drop down menu.</para>
1403 </listitem>
1404 <listitem>
1405 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Active</guilabel> to activate the provider. Unchecking this box deactivates the provider. A provider must be 
1406 active in order for purchase orders to be made from that provider.</para>
1407 </listitem>
1408 <listitem>
1409 <para>Select a <link linkend="claim-defaults">default claim policy</link> from the drop down menu.  Choose the policy that best describes the policy you use with the provider.  The default policy 
1410 does not need to cover all possible situations as it is possible to override with a different policy at the time of the claim.</para>
1411 </listitem>
1412 <listitem>
1413 <para>Do <emphasis>NOT</emphasis> select an EDI default from the drop down menu.  Leave this field blank.  EDI defaults must be created after the provider and then 
1414 linked.  See EDI Accounts for more information.</para>
1415 </listitem>
1416 <listitem>
1417 <para>In the <guilabel>E-mail</guilabel> field, enter the provider's e-mail address.</para>
1418 </listitem>
1419 <listitem>
1420 <para>In the <guilabel>Fax Phone</guilabel> field, enter the provider's fax number.</para>
1421 </listitem>
1422 <listitem>
1423 <para>In the <guilabel>Holdings Tag</guilabel> field, enter the tag into which the provider places holdings data.</para>
1424 </listitem>
1425 <listitem>
1426 <para>In the <guilabel>Phone</guilabel> field, enter the provider's phone number.</para>
1427 </listitem>
1428 <listitem>
1429 <para>If prepayment is required to purchase from this provider, check the box adjacent to <guilabel>Prepayment Required</guilabel>.</para>
1430 </listitem>
1431 <listitem>
1432 <para>In the <guilabel>SAN</guilabel> field, enter the seven digit Standard Address Number for your provider.</para>
1433 </listitem>
1434 <listitem>
1435 <para>In the <guilabel>URL</guilabel> field, enter the web address for the provider's website.</para>
1436 </listitem>
1437 </itemizedlist>
1438 </step>
1439
1440 <step>
1441 <informalfigure>
1442 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
1443 <para><mediaobject>
1444 <alt>screenshot of providers</alt>
1445
1446 <imageobject>
1447 <imagedata fileref="media/create-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>
1448 </imageobject>
1449 </mediaobject></para>
1450 </informalfigure>
1451 </step>
1452 </procedure>
1453
1454 <note><para>After you save the provider profile, the screen reloads so that you can save additional information about the provider.  You can also access this
1455 <guilabel>Provider Details</guilabel> screen by clicking the hyperlinked name of the provider on the <guilabel>Providers</guilabel> screen. The tabs on the
1456 <guilabel>Provider Details</guilabel> screen allow you to add a provider address, provider contacts, attribute definitions, and holdings subfields. You can 
1457 also view invoices associated with the provider on the <guilabel>Provider Details</guilabel> screen.</para></note>
1458 </simplesect>
1459
1460 <simplesect xml:id="add-address-provider">
1461 <title>Add an Additional Address</title>
1462
1463 <procedure>
1464 <step>
1465 <informalfigure>
1466 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
1467 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
1468 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
1469 <guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
1470 <para><mediaobject>
1471 <alt>screenshot of providers</alt>
1472
1473 <imageobject>
1474 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1475 </imageobject>
1476 </mediaobject></para>
1477 </informalfigure>
1478 </step>
1479
1480 <step>
1481 <informalfigure>
1482 <para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add an address to.</para>
1483 <para><mediaobject>
1484 <alt>screenshot of providers</alt>
1485
1486 <imageobject>
1487 <imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1488 </imageobject>
1489 </mediaobject></para>
1490 </informalfigure>
1491 </step>
1492
1493 <step>
1494 <informalfigure>
1495 <para>Click <guibutton>New Provider Address</guibutton>. A pop-up will appear.</para>
1496 <para><mediaobject>
1497 <alt>screenshot of providers</alt>
1498
1499 <imageobject>
1500 <imagedata fileref="media/create-address-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>
1501 </imageobject>
1502 </mediaobject></para>
1503 </informalfigure>
1504 </step>
1505
1506 <step>
1507 <informalfigure>
1508 <para>Enter a name for the address in the <guilabel>Address Type</guilabel> field.</para>
1509 <para><mediaobject>
1510 <alt>screenshot of providers</alt>
1511
1512 <imageobject>
1513 <imagedata fileref="media/create-address-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>
1514 </imageobject>
1515 </mediaobject></para>
1516 </informalfigure>
1517 </step>
1518
1519 <step>
1520 <para>Fill in the address details.  Required fields are:</para>
1521 <itemizedlist>
1522 <listitem>
1523 <para>Street 1</para>
1524 </listitem>
1525 <listitem>
1526 <para>City</para>
1527 </listitem>
1528 <listitem>
1529 <para>State</para>
1530 </listitem>
1531 <listitem>
1532 <para>Country</para>
1533 </listitem>
1534 <listitem>
1535 <para>Post Code</para>
1536 </listitem>
1537 </itemizedlist>
1538 </step>
1539
1540 <step>
1541 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Valid?</guilabel> if the address is valid.</para>
1542 </step>
1543
1544 <step>
1545 <informalfigure>
1546 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
1547 <para><mediaobject>
1548 <alt>screenshot of providers</alt>
1549
1550 <imageobject>
1551 <imagedata fileref="media/create-address-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>
1552 </imageobject>
1553 </mediaobject></para>
1554 </informalfigure>
1555 </step>
1556 </procedure>
1557
1558 </simplesect>
1559
1560 <simplesect xml:id="add-contact-provider">
1561 <title>Add a Contact</title>
1562
1563 <procedure>
1564 <step>
1565 <informalfigure>
1566 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
1567 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
1568 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
1569 <guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para>
1570 <para><mediaobject>
1571 <alt>screenshot of providers</alt>
1572
1573 <imageobject>
1574 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1575 </imageobject>
1576 </mediaobject></para>
1577 </informalfigure> 
1578 </step>
1579
1580 <step>
1581 <informalfigure>
1582 <para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add a contact to.</para>
1583 <para><mediaobject>
1584 <alt>screenshot of providers</alt>
1585
1586 <imageobject>
1587 <imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1588 </imageobject>
1589 </mediaobject></para>
1590 </informalfigure>
1591 </step>
1592
1593 <step>
1594 <informalfigure>
1595 <para>Click the <guilabel>Provider Contact</guilabel> tab.</para>
1596 <para><mediaobject>
1597 <alt>screenshot of providers</alt>
1598
1599 <imageobject>
1600 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1601 </imageobject>
1602 </mediaobject></para>
1603 </informalfigure>
1604 </step>
1605
1606 <step>
1607 <informalfigure>
1608 <para>Click <guibutton>New Contact</guibutton>. A pop-up will appear.</para>
1609 <para><mediaobject>
1610 <alt>screenshot of providers</alt>
1611
1612 <imageobject>
1613 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>
1614 </imageobject>
1615 </mediaobject></para>
1616 </informalfigure>
1617 </step>
1618
1619 <step>
1620 <informalfigure>
1621 <para>Enter the name of the contact, the contact's role, email, and phone number in their respective fields.</para>
1622 <para><mediaobject>
1623 <alt>screenshot of providers</alt>
1624
1625 <imageobject>
1626 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>
1627 </imageobject>
1628 </mediaobject></para>
1629 </informalfigure>
1630 </step>
1631
1632 <step>
1633 <informalfigure>
1634 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
1635 <para><mediaobject>
1636 <alt>screenshot of providers</alt>
1637
1638 <imageobject>
1639 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>
1640 </imageobject>
1641 </mediaobject></para>
1642 </informalfigure>
1643 </step>
1644
1645 <step>
1646 <informalfigure>
1647 <para>Click <guibutton>Reload</guibutton>.</para>
1648 <para><mediaobject>
1649 <alt>screenshot of providers</alt>
1650
1651 <imageobject>
1652 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-5.png" scalefit="0"></imagedata>
1653 </imageobject>
1654 </mediaobject></para>
1655 </informalfigure>
1656 </step>
1657
1658 <step>
1659 <informalfigure>
1660 <para>Click <guibutton>New Contact Address</guibutton> further down the page. A pop-up will appear.</para>
1661 <para><mediaobject>
1662 <alt>screenshot of providers</alt>
1663
1664 <imageobject>
1665 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-6.png" scalefit="0"></imagedata>
1666 </imageobject>
1667 </mediaobject></para>
1668 </informalfigure>
1669 </step>
1670
1671 <step>
1672 <informalfigure>
1673 <para>In the <guilabel>Type</guilabel> field, enter the type of address.</para>
1674 <para><mediaobject>
1675 <alt>screenshot of providers</alt>
1676
1677 <imageobject>
1678 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-7.png" scalefit="0"></imagedata>
1679 </imageobject>
1680 </mediaobject></para>
1681 </informalfigure>
1682 </step>
1683
1684 <step>
1685 <para>From the <guilabel>Contact</guilabel> drop down menu select the ID number of your contact.</para>
1686 </step>
1687
1688 <step>
1689 <para>Fill in the address details.  Required fields are:</para>
1690 <itemizedlist>
1691 <listitem>
1692 <para>Street 1</para>
1693 </listitem>
1694 <listitem>
1695 <para>City</para>
1696 </listitem>
1697 <listitem>
1698 <para>State</para>
1699 </listitem>
1700 <listitem>
1701 <para>Country</para>
1702 </listitem>
1703 <listitem>
1704 <para>Post Code</para>
1705 </listitem>
1706 </itemizedlist>
1707 </step>
1708 <step>
1709 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Valid?</guilabel> if the address is valid.</para>
1710 </step>
1711
1712 <step>
1713 <informalfigure>
1714 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
1715 <para><mediaobject>
1716 <alt>screenshot of providers</alt>
1717
1718 <imageobject>
1719 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-8.png" scalefit="0"></imagedata>
1720 </imageobject>
1721 </mediaobject></para>
1722 </informalfigure>
1723 </step>
1724 </procedure>
1725
1726 </simplesect>
1727
1728 <simplesect xml:id="add-attr-definitions">
1729 <title>Add Attribute Definitions</title>
1730
1731 <note><para>More information pertaining to this section to come in the future.</para></note>
1732
1733 <para>Your provider may include information that is specific to your organization in MARC tags. You can specify the types of information that should be entered in
1734 entered in each MARC tag.  Enter attribute definitions to correlate MARC tags with the information that they should contain in incoming vendor records.  Some
1735 technical knowledge is required to enter XPath information.</para>
1736
1737 <procedure>
1738 <step>
1739 <informalfigure>
1740 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
1741 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
1742 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
1743 <guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
1744 <para><mediaobject>
1745 <alt>screenshot of attribute definition</alt>
1746
1747 <imageobject>
1748 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1749 </imageobject>
1750 </mediaobject></para>
1751 </informalfigure>
1752 </step>
1753
1754 <step>
1755 <informalfigure>
1756 <para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add an attribute definition to.</para>
1757 <para><mediaobject>
1758 <alt>screenshot of attribute definition</alt>
1759
1760 <imageobject>
1761 <imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1762 </imageobject>
1763 </mediaobject></para>
1764 </informalfigure>
1765 </step>
1766
1767 <step>
1768 <informalfigure>
1769 <para>Click the <guilabel>Attribute Definitions</guilabel> tab.</para>
1770 <para><mediaobject>
1771 <alt>screenshot of attribute definition</alt>
1772
1773 <imageobject>
1774 <imagedata fileref="media/add-attr-def-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1775 </imageobject>
1776 </mediaobject></para>
1777 </informalfigure>
1778 </step>
1779
1780 <step>
1781 <informalfigure>
1782 <para>Click <guibutton>New Attribute Definition</guibutton>. A pop-up will appear.</para>
1783 <para><mediaobject>
1784 <alt>screenshot of attribute definition</alt>
1785
1786 <imageobject>
1787 <imagedata fileref="media/add-attr-def-2.png" scalefit="0"></imagedata>
1788 </imageobject>
1789 </mediaobject></para>
1790 </informalfigure>
1791 </step>
1792
1793 <step>
1794 <informalfigure>
1795 <para>In the <guilabel>Code</guilabel> field, enter a code for your attribute definition.</para>
1796 <para><mediaobject>
1797 <alt>screenshot of attribute definition</alt>
1798
1799 <imageobject>
1800 <imagedata fileref="media/add-attr-def-3.png" scalefit="0"></imagedata>
1801 </imageobject>
1802 </mediaobject></para>
1803 </informalfigure>
1804 </step>
1805
1806 <step>
1807 <para>In the <guilabel>Description</guilabel> field, enter a description of the attribute definition.</para>
1808 </step>
1809
1810 <step>
1811 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Identifier?</guilabel>, if the attribute definition is the identifier.</para>
1812 </step>
1813
1814 <step>
1815 <para>In the <guilabel>Remove</guilabel> field, enter whatever remove means.</para>
1816 </step>
1817
1818 <step>
1819 <para>In the <guilabel>XPath</guilabel> field, enter the XPath for the attribute definition.</para>
1820 </step>
1821
1822 <step>
1823 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
1824 </step>
1825 </procedure>
1826
1827 </simplesect>
1828
1829 <simplesect xml:id="add-holding-subfield">
1830 <title>Add Holding Subfields</title>
1831
1832 <para>You may have entered a holdings tag when you created the provider profile.  You can also enter holding subfields. Holding subfields
1833 allow you to specify subfields within the holding tags to which your provider adds holdings information.</para>
1834
1835 <procedure>
1836 <step>
1837 <informalfigure>
1838 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
1839 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
1840 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
1841 <guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para>
1842 <para><mediaobject>
1843 <alt>screenshot of holding subfield</alt>
1844
1845 <imageobject>
1846 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1847 </imageobject>
1848 </mediaobject></para>
1849 </informalfigure> 
1850 </step>
1851
1852 <step>
1853 <informalfigure>
1854 <para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add a holding subfield to.</para>
1855 <para><mediaobject>
1856 <alt>screenshot of holding subfield</alt>
1857
1858 <imageobject>
1859 <imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1860 </imageobject>
1861 </mediaobject></para>
1862 </informalfigure>
1863 </step>
1864
1865 <step>
1866 <informalfigure>
1867 <para>Click the <guilabel>Holding Subfield</guilabel> tab.</para>
1868 <para><mediaobject>
1869 <alt>screenshot of holding subfield</alt>
1870
1871 <imageobject>
1872 <imagedata fileref="media/add-holding-subfield-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1873 </imageobject>
1874 </mediaobject></para>
1875 </informalfigure>
1876 </step>
1877
1878 <step>
1879 <informalfigure>
1880 <para>Click <guibutton>New Holding Subfield</guibutton>. A pop-up will appear.</para>
1881 <para><mediaobject>
1882 <alt>screenshot of holding subfield</alt>
1883
1884 <imageobject>
1885 <imagedata fileref="media/add-holding-subfield-2.png" scalefit="0"></imagedata>
1886 </imageobject>
1887 </mediaobject></para>
1888 </informalfigure>
1889 </step>
1890
1891 <step>
1892 <informalfigure>
1893 <para>In the <guilabel>Name</guilabel> field, enter a name for your holding subfield.</para>
1894 <para><mediaobject>
1895 <alt>screenshot of holding subfield</alt>
1896
1897 <imageobject>
1898 <imagedata fileref="media/add-holding-subfield-3.png" scalefit="0"></imagedata>
1899 </imageobject>
1900 </mediaobject></para>
1901 </informalfigure>
1902 <note><para>The available names for the holdings subfield are:</para>
1903 <itemizedlist>
1904 <listitem>
1905 <para>call_number</para>
1906 </listitem>
1907 <listitem>
1908 <para>circ_modifier</para>
1909 </listitem>
1910 <listitem>
1911 <para>copy_location</para>
1912 </listitem>
1913 <listitem>
1914 <para>estimated_price</para>
1915 </listitem>
1916 <listitem>
1917 <para>fund_code</para>
1918 </listitem>
1919 <listitem>
1920 <para>note</para>
1921 </listitem>
1922 <listitem>
1923 <para>owning_lib</para>
1924 </listitem>
1925 <listitem>
1926 <para>quantity</para>
1927 </listitem>
1928 </itemizedlist>
1929 </note>
1930 </step>
1931
1932 <step>
1933 <para>In the <guilabel>Subfield</guilabel> field, enter your subfield.</para>
1934 </step>
1935
1936 <step>
1937 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
1938 </step>
1939 </procedure>
1940
1941 </simplesect>
1942
1943 <simplesect xml:id="provider-details-invoices">
1944 <title>View a Provider's Invoices</title>
1945
1946 <procedure>
1947 <step>
1948 <informalfigure>
1949 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
1950 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
1951 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
1952 <guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
1953 <para><mediaobject>
1954 <alt>screenshot of providers</alt>
1955
1956 <imageobject>
1957 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1958 </imageobject>
1959 </mediaobject></para>
1960 </informalfigure>
1961 </step>
1962
1963 <step>
1964 <informalfigure>
1965 <para>Click the hyperlinked name of the provider whose invoices you would like to view.</para>
1966 <para><mediaobject>
1967 <alt>screenshot of providers</alt>
1968
1969 <imageobject>
1970 <imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1971 </imageobject>
1972 </mediaobject></para>
1973 </informalfigure>
1974 </step>
1975
1976 <step>
1977 <informalfigure>
1978 <para>Click the <guilabel>Invoices</guilabel> tab.</para>
1979 <para><mediaobject>
1980 <alt>screenshot of providers</alt>
1981
1982 <imageobject>
1983 <imagedata fileref="media/view-invoices-1.png" scalefit="0"></imagedata>
1984 </imageobject>
1985 </mediaobject></para>
1986 </informalfigure>
1987 </step>
1988
1989 <step>
1990 <para>All invoices for the provider will display. Use the column headers to sort.  Use the hyperlinked <guilabel>Back</guilabel> and <guilabel>Next</guilabel> to 
1991 advance through the pages of invoices. You can click on the hyperlinked name of an invoice to view it.</para>
1992 </step>
1993 </procedure>
1994
1995 </simplesect>
1996
1997 <simplesect xml:id="edit-provider">
1998 <title>Edit a Provider</title>
1999
2000 <procedure>
2001 <step>
2002 <informalfigure>
2003 <para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
2004 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>
2005 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>
2006 <guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> 
2007 <para><mediaobject>
2008 <alt>screenshot of providers</alt>
2009
2010 <imageobject>
2011 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
2012 </imageobject>
2013 </mediaobject></para>
2014 </informalfigure>
2015 </step>
2016
2017 <step>
2018 <informalfigure>
2019 <para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to edit.</para>
2020 <para><mediaobject>
2021 <alt>screenshot of providers</alt>
2022
2023 <imageobject>
2024 <imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>
2025 </imageobject>
2026 </mediaobject></para>
2027 </informalfigure>
2028 </step>
2029
2030 <step>
2031 <informalfigure>
2032 <para>Make your changes in the top half of the <guilabel>Provider Details</guilabel> screen.</para>
2033 <para><mediaobject>
2034 <alt>screenshot of providers</alt>
2035
2036 <imageobject>
2037 <imagedata fileref="media/edit-provider-1.png" scalefit="0"></imagedata>
2038 </imageobject>
2039 </mediaobject></para>
2040 </informalfigure>
2041 </step>
2042
2043 <step>
2044 <informalfigure>
2045 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
2046 <para><mediaobject>
2047 <alt>screenshot of providers</alt>
2048
2049 <imageobject>
2050 <imagedata fileref="media/edit-provider-2.png" scalefit="0"></imagedata>
2051 </imageobject>
2052 </mediaobject></para>
2053 </informalfigure>
2054 </step>
2055
2056 </procedure>
2057
2058 <note><para>You can delete providers on the Provider List page by checking the box adjacent to the providers name and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>
2059 <para>You can only delete providers if no purchase orders have been assigned to them.</para></note>
2060
2061 </simplesect>
2062
2063 </section>
2064
2065
2066    
2067
2068
2069    <section xml:id="acq-library-settings">
2070       <title>Acquisitions Specific Settings in Library Settings Editor</title>
2071       
2072
2073 <para>Several settings in the <guilabel>Library Settings Editor</guilabel> pertain to functions in the Acquisitions Module.</para>
2074 <para>You can access these settings by clicking <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
2075 <guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Library Settings Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>
2076
2077 <itemizedlist>
2078 <listitem>
2079 <para><guilabel>CAT: Delete bib if all copies are deleted via Acquisitions lineitem cancellation</guilabel> - This settings has been set to TRUE by Sitka.</para>  
2080 <para>This means when you cancel a line item, if there are no longer copies at any library attached to the bibliographic record, then the bib record will be 
2081 deleted.</para>
2082 </listitem>
2083
2084 <listitem>
2085 <para><guilabel>Default circulation modifier</guilabel> - Enter the circulation modifier that you would be like to be applied to items that are created in the 
2086 Acquisitions Module if no circulation modifier is specified.</para>
2087 </listitem>
2088
2089 <listitem>
2090 <para><guilabel>Default copy location</guilabel> - Select the copy location that you would like to be applied to items that are created in the Acquisitions Module 
2091 if no copy location is specified.</para>
2092 <para>The Default Copy Location can be used to make on-order items OPAC invisible.  See 
2093 <link linkend="onorder-OPAC-invisible">How to Make Your On-order Records OPAC Invisible</link> for instructions.</para>
2094 </listitem>
2095
2096 <listitem>
2097 <para><guilabel>Funding Spending Limit for Block</guilabel> - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, 
2098 attempts to spend from the fund will be blocked.</para>
2099 </listitem>
2100
2101
2102 <listitem>
2103 <para><guilabel>Fund Spending Limit for Warning</guilabel> - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, 
2104 attempts to spend from the fund will be blocked.</para>
2105 </listitem>
2106
2107
2108 <listitem>
2109 <para><guilabel>Temporary barcode prefix</guilabel> - The temporary barcode prefix must be entered as your library code. This prevents conflicts between the libraries
2110 using acquisitions.</para>
2111 </listitem>
2112
2113
2114 <listitem>
2115 <para><guilabel>Temporary call number prefix</guilabel> - Enter a temporary call number prefix for items that are created in the Acquisitions Module.</para>
2116 </listitem>
2117 </itemizedlist>
2118 </section> 
2119
2120 <section xml:id="acq-permissions-overview">
2121 <title>Acquisitions Permissions Overview</title>
2122 <para>There are four Acquisitions Permission Groups: <link linkend="permissions-acqselector">Basic Selector, Advanced Selector</link>, 
2123 <link linkend="permissions-acqpurchase">Purchaser</link>, <link linkend="permissions-acqadmin">Administrator</link>.  These permission groups are applied 
2124 in additional to a staff members' current permissions group.</para>
2125
2126 <caution><para>The Acquisitions permission groups are supplementary permission groups.  This means they must be used in conjunction with the other permission groups. 
2127 If an acquisitions permission group is set as the only permission group for a user, that user will not be able to login to Evergreen.</para></caution>
2128 <note><para>At present only Sitka staff can grant acquisitions permissions.  Please contact Sitka support if you have staff requiring new or different acquisitions
2129 permissions.  Acquisitions permissions are only available to those libraries involved in the Sitka Acquisitions Pilot.</para></note>
2130
2131
2132
2133 <simplesect xml:id="permissions-acqselector">
2134 <title>Acquisitions Selection</title>
2135 <para>There are two permission group options for a selector.</para>
2136
2137 <para><emphasis role="bold">Acq Basic Selector</emphasis></para>
2138 <para>This group includes permissions to:</para>
2139 <itemizedlist>
2140 <listitem>
2141 <para>perform searches using the Acquisitions General Search</para>
2142 </listitem>
2143 <listitem>
2144 <para>create, merge, clone, and delete selection lists</para>
2145 </listitem>
2146 <listitem>
2147 <para>add line items to a selection list</para>
2148 </listitem>
2149 <listitem>
2150 <para>view and use selection lists created by another user</para>
2151 </listitem>
2152 <listitem>
2153 <para>create brief MARC records</para>
2154 </listitem>
2155 <listitem>
2156 <para>perform a MARC Federated Search</para>
2157 </listitem>
2158 <listitem>
2159 <para>add copies, alerts, and notes to line items</para>
2160 </listitem>
2161 <listitem>
2162 <para>apply funds to copies and line items on a selection list</para>
2163 </listitem>
2164 <listitem>
2165 <para>link line items to bibliographic records in the catalogue</para>
2166 </listitem>
2167 <listitem>
2168 <para>mark line items <guilabel>selector-ready</guilabel> and/or <guilabel>order-ready</guilabel></para>
2169 </listitem>
2170 <listitem>
2171 <para>view, but not create, purchase orders</para>
2172 </listitem>
2173 <listitem>
2174 <para>view fund summaries for the current year for location the workstation is registered to</para>
2175 </listitem>
2176 </itemizedlist>
2177
2178 <para><emphasis role="bold">Acq Advanced Selector</emphasis></para>
2179 <para>In addition to the Acq Basic Selector permissions, this group includes permissions to:</para>
2180 <itemizedlist>
2181 <listitem>
2182 <para>view fund summaries for multiple years and location</para>
2183 </listitem>
2184 <listitem>
2185 <para>create, edit, delete funds</para>
2186 </listitem>
2187 <listitem>
2188 <para>view debits associated with a fund</para>
2189 </listitem>
2190 <listitem>
2191 <para>transfer money between funds</para>
2192 </listitem>
2193 </itemizedlist>
2194
2195 </simplesect>
2196
2197 <simplesect xml:id="permissions-acqpurchase">
2198 <title>Acquisitions Purchaser</title>
2199
2200 <para>In addition to selector permissions, this groups includes permissions to:</para>
2201
2202 <itemizedlist>
2203 <listitem>
2204 <para>apply distribution formulas to line items</para>
2205 </listitem>
2206 <listitem>
2207 <para>create, view, rename, print, and activate purchase orders</para>
2208 </listitem>
2209 <listitem>
2210 <para>add notes and charges to purchase orders</para>
2211 </listitem>
2212 <listitem>
2213 <para>receive and un-receive purchase orders, line items, and copies</para>
2214 </listitem>
2215 <listitem>
2216 <para>view purchase order history</para>
2217 </listitem>
2218 <listitem>
2219 <para>cancel purchase orders, line items, and copies</para>
2220 </listitem>
2221 <listitem>
2222 <para>change a line item's claim policy</para>
2223 </listitem>
2224 <listitem>
2225 <para>claim line items and copies</para>
2226 </listitem>
2227 <listitem>
2228 <para>print claim vouchers</para>
2229 </listitem>
2230 <listitem>
2231 <para>create, view, print, and close invoices</para>
2232 </listitem>
2233 <listitem>
2234 <para>reopen invoices</para>
2235 </listitem>
2236 <listitem>
2237 <para>add charges to invoices</para>
2238 </listitem>
2239 <listitem>
2240 <para>prorate charges across the funds on an invoice</para>
2241 </listitem>
2242 <listitem>
2243 <para>view, but not edit, providers</para>
2244 </listitem>
2245 <listitem>
2246 <para>view all invoices associated with a particular provider</para>
2247 </listitem>
2248 </itemizedlist>
2249
2250 </simplesect>
2251
2252 <simplesect xml:id="permissions-acqadmin">
2253 <title>Acquisitions Administrator</title>
2254
2255 <para>In addition to the selector and purchaser permissions, this groups includes permissions to:</para>
2256 <itemizedlist>
2257 <listitem>
2258 <para>create, edit, and delete funding sources</para>
2259 </listitem>
2260 <listitem>
2261 <para>allocate credit to funding sources</para>
2262 </listitem>
2263 <listitem>
2264 <para>create, edit, and delete funds</para>
2265 </listitem>
2266 <listitem>
2267 <para>allocate credit from funding sources to funds</para>
2268 </listitem>
2269 <listitem>
2270 <para>create, edit, and delete providers</para>
2271 </listitem>
2272 <listitem>
2273 <para>update a variety of Library Editor Settings</para>
2274 </listitem>
2275 <listitem>
2276 <para>create distribution formulas</para>
2277 </listitem>
2278 <listitem>
2279 <para>create line item alerts</para>
2280 </listitem>
2281 <listitem>
2282 <para>assign acquisitions permission groups to other staff members</para>
2283 </listitem>
2284 </itemizedlist>
2285
2286 <note><para>The Acquisition Administrator Permission Group can only be assigned to library staff by members of the Sitka Team.</para></note>
2287
2288 </simplesect>
2289
2290 </section>
2291
2292 <section xml:id="acq-secondary-groups">
2293 <title>Secondary Group Permissions</title>
2294
2295 <para>The <guibutton>Secondary Groups</guibutton> button functionality has been introduced with the acquisitions module.  This button enables supplemental permission
2296  groups to be added to staff accounts. The <guibutton>Secondary Groups</guibutton> button is currently only visible to those users with the Acq Admin supplemental
2297 permission group. </para>
2298
2299 <note><para>The Acq Admin permission can only be granted to users by Sitka Staff.  Only users with the Acq Admin permission can grant the Acq Purchaser, Acq Avd.
2300  Selector, and Acq Basic Selector permission to other users.</para></note>
2301
2302 <caution><para>Acquisitions permissions groups only function as secondary groups.  If an acquisitions permission group is set as a user's main (Profile) Permission
2303 Group, that user will be unable to login to Evergreen.</para></caution>
2304
2305 <simplesect xml:id="acq-granting-permissions">
2306 <title>Granting Acquisitions Permissions</title>
2307
2308 <para>To be able to use the acquisitions module, staff must be granted the appropriate supplemental permission group.</para>
2309
2310 <procedure>
2311 <step>
2312 <para>Open the account of the user you wish to grant acquisitions permissions to.</para>
2313 </step>
2314
2315 <step>
2316 <para>Click <guibutton>Edit</guibutton>.</para>
2317 </step>
2318
2319 <step>
2320 <informalfigure>
2321 <para>Click <guibutton>Secondary Groups</guibutton>, located to the right of the <guilabel>Main (Profile) Permission Group</guilabel>.</para>
2322 <para><mediaobject>
2323 <alt>screenshot of providers</alt>
2324
2325 <imageobject>
2326 <imagedata fileref="media/sup-permissions-1.png" scalefit="0"></imagedata>
2327 </imageobject>
2328 </mediaobject></para>
2329 </informalfigure>
2330 </step>
2331
2332 <step>
2333 <informalfigure>
2334 <para>From the dropdown menu select one of the Acq Supplementary Perm Groups.</para>
2335 <para><mediaobject>
2336 <alt>screenshot of providers</alt>
2337
2338 <imageobject>
2339 <imagedata fileref="media/sup-permissions-2.png" scalefit="0"></imagedata>
2340 </imageobject>
2341 </mediaobject></para>
2342 </informalfigure>
2343 </step>
2344
2345 <step>
2346 <para>Click <guibutton>Add</guibutton>.</para>
2347 </step>
2348
2349 <step>
2350 <informalfigure>
2351 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
2352 <para><mediaobject>
2353 <alt>screenshot of providers</alt>
2354
2355 <imageobject>
2356 <imagedata fileref="media/sup-permissions-3.png" scalefit="0"></imagedata>
2357 </imageobject>
2358 </mediaobject></para>
2359 </informalfigure>
2360 </step>
2361
2362 <step>
2363 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> in the top right hand corner of the <guilabel>Edit Screen</guilabel> to save the user's account.</para>
2364 </step>
2365 </procedure>
2366
2367 </simplesect>
2368
2369 <simplesect xml:id="acq-removing-permissions">
2370 <title>Removing Acquisitions Permissions</title>
2371
2372 <procedure>
2373 <step>
2374 <para>Open the account of the user you wish to remove acquisitions permissions from.</para>
2375 </step>
2376
2377 <step>
2378 <para>Click <guibutton>Edit</guibutton>.</para>
2379 </step>
2380
2381 <step>
2382 <informalfigure>
2383 <para>Click <guibutton>Secondary Groups</guibutton>, located to the right of the <guilabel>Main (Profile) Permission Group</guilabel>.</para>
2384 <para><mediaobject>
2385 <alt>screenshot of providers</alt>
2386
2387 <imageobject>
2388 <imagedata fileref="media/sup-permissions-1.png" scalefit="0"></imagedata>
2389 </imageobject>
2390 </mediaobject></para>
2391 </informalfigure>
2392 </step>
2393
2394 <step>
2395 <informalfigure>
2396 <para>Click <guibutton>Delete</guibutton> beside the permission group you would like to remove.</para>
2397 <para><mediaobject>
2398 <alt>screenshot of providers</alt>
2399
2400 <imageobject>
2401 <imagedata fileref="media/sup-permissions-4.png" scalefit="0"></imagedata>
2402 </imageobject>
2403 </mediaobject></para>
2404 </informalfigure>
2405 </step>
2406
2407 <step>
2408 <informalfigure>
2409 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
2410 <para><mediaobject>
2411 <alt>screenshot of providers</alt>
2412
2413 <imageobject>
2414 <imagedata fileref="media/sup-permissions-5.png" scalefit="0"></imagedata>
2415 </imageobject>
2416 </mediaobject></para>
2417 </informalfigure>
2418 </step>
2419
2420 <step>
2421 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> in the top right hand corner of the <guilabel>Edit Screen</guilabel> to save the user's account.</para>
2422 </step>
2423 </procedure>
2424
2425 </simplesect>
2426
2427
2428 </section>
2429     
2430 </chapter>