Revisions to Fiscal Year Close-out Operation.
[sitka/doc/acquisitions.git] / admin / admin-acq-yearend.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-yearend">\r
4    <info>\r
5       <title>Acquisitions Year End</title>\r
6       <legalnotice>\r
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"\r
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen\r
10                   Community</link></emphasis></para>\r
11       </legalnotice>\r
12       \r
13      \r
14 \r
15       <abstract>\r
16          <para>At the end of each fiscal year libraries are able to run year end process to close out the year.</para>\r
17 <para>Currently Sitka staff guide libraries through a manual year end.  In the future libraries will be able to perform year end process on their own \r
18 through Evergreen.</para> \r
19 \r
20 </abstract>\r
21       \r
22 \r
23    </info>\r
24 \r
25 <section xml:id="yearend-checklist">\r
26 <title>Year End Checklist</title>\r
27 <para>Libraries should review this checklist as they reach the end of their fiscal year in preparation for the year end processes.</para>\r
28 \r
29 <itemizedlist>\r
30 <listitem>\r
31 <para>All pending purchase orders are activated.</para>\r
32 </listitem>\r
33 <listitem>\r
34 <para>All items physically received in the current fiscal year are received in Evergreen.</para>\r
35 </listitem>\r
36 <listitem>\r
37 <para>All items to be paid for in the current fiscal year are invoiced for in Evergreen.</para>\r
38 </listitem>\r
39 <listitem>\r
40 <para>Staff are aware of the dates for the acquisitions year end freeze.</para>\r
41 </listitem>\r
42 </itemizedlist>\r
43 \r
44 \r
45 </section>\r
46 \r
47 <section xml:id="yearend-sitka-procedure">\r
48 <title>Sitka Acquisitions Year End Procedure</title>\r
49 \r
50 <procedure>\r
51 <step>\r
52 <para><emphasis role="bold">Library</emphasis> prepares for year end using the <link linkend="yearend-checklist">Year End Checklist</link>.</para>\r
53 </step>\r
54 \r
55 <step>\r
56 <para><emphasis role="bold">Sitka Staff</emphasis> runs fund report for old fiscal year.</para>\r
57 </step>\r
58 \r
59 <step>\r
60 <para><emphasis role="bold">Library</emphasis> implements acquisitions year end freeze.</para>\r
61 <para>An Acquisitions freeze helps ensure that all debits and encumbrances are assigned to the correct fiscal year.</para>\r
62 </step>\r
63 \r
64 <step>\r
65 <para><emphasis rold="bold">Library</emphasis> confirms that the Library Setting <guilabel>Allow funds to be rolled over without bringing the money along</guilabel>\r
66 is set to <guilabel>True</guilabel>.</para>\r
67 </step>\r
68 \r
69 <step>\r
70 <para><emphasis role="bold">Library</emphasis> runs a <link linkend="yearend-dry-run">Dry Run</link> to check that all necessary funds will be propagated for the \r
71 new fiscal year.</para>\r
72 </step>\r
73 \r
74 <step>\r
75 <para><emphasis rold="bold">Library</emphasis> performs the <link linkend="yearend-closeout">Fiscal Year Close-out Operation</link>.</para>\r
76 </step>\r
77 \r
78 <step>\r
79 <para><emphasis role="bold">Library</emphasis> uses fund report to confirm that the encumbrances and spent totals for the funds in the old and new fiscal years are correct.</para>\r
80 </step>\r
81 \r
82 <step>\r
83 <para> <emphasis role="bold">Library</emphasis> lifts acquisitions year end freeze.</para>\r
84 </step>\r
85 \r
86 <step>\r
87 <para><emphasis role="bold">Library</emphasis> creates new funding source(s) and allocates credit to the funding source(s).</para>\r
88 </step>\r
89 \r
90 <step>\r
91 <para><emphasis role="bold">Library</emphasis> allocates money from the new funding source(s) into the new funds.</para>\r
92 </step>\r
93 \r
94 <step>\r
95 <para><emphasis role="bold">Library</emphasis> begins new fiscal year.</para>\r
96 </step>\r
97 </procedure>\r
98 \r
99 <note><para>Any line items on selection lists with the status of <guilabel>new, selector-ready, order-ready</guilabel>, or <guilabel>pending-order</guilabel>\r
100 need to have the fund assigned to them manually updated to the equivalent new fund before the line item is activated as part of a purchase order.  \r
101 See <link linkend="update-funds-batch">Update Funds to Copies via Batch Updates to Line Items</link> for instructions.</para></note>\r
102 \r
103 \r
104 </section>\r
105 \r
106 <section xml:id="yearend-closeout">\r
107 <title> Fund Propagation and Rollover</title>\r
108 <para>The Year End Close-out Operation allows you to deactivate funds for the current year and create analogous funds for the next year.  It transfers encumbrances\r
109 to the analogous funds, and it rolls over any remaining funds if you checked the rollover box when creating the fund.</para>\r
110 \r
111 <para><link linkend="yearend-dry-run">Fiscal Year Close-out Operation - Dry Run</link></para>\r
112 <para><link linkend="yearend-encumbrance-rollover">Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances Only</link></para>\r
113 <para><link linkend="yearend-money-rollover">Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances and Funds</link></para>\r
114 <para><link linkend="yearend-propagation">Fiscal Year Close-out Operation - Propagation Only</link></para>\r
115 \r
116 <simplesect xml:id="yearend-dry-run">\r
117 <title>Fiscal Year Close-out Operation - Dry Run</title>\r
118 \r
119 </simplesect>\r
120 \r
121 <simplesect xml:id="yearend-encumbrance-rollover">\r
122 <title>Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances Only</title>\r
123 \r
124 <procedure>\r
125 \r
126 <step>\r
127 <informalfigure>\r
128 <para>Click <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
129 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
130 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
131 <guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
132 <para><mediaobject>\r
133 <alt>screenshot of funds</alt>\r
134 \r
135 <imageobject>\r
136 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
137 </imageobject>\r
138 </mediaobject></para>\r
139 </informalfigure>\r
140 </step>\r
141 \r
142 <step>\r
143 <informalfigure>\r
144 <para>Click <guibutton>Fund Propagation and Rollover</guibutton>.</para>\r
145 <para><mediaobject>\r
146 <alt>screenshot of funds</alt>\r
147 \r
148 <imageobject>\r
149 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
150 </imageobject>\r
151 </mediaobject></para>\r
152 </informalfigure>\r
153 </step>\r
154 \r
155 <step>\r
156 <informalfigure>\r
157 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Perform Fiscal Year Close-Out Operation.</guilabel></para>\r
158 <para><mediaobject>\r
159 <alt>screenshot of funds</alt>\r
160 \r
161 <imageobject>\r
162 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
163 </imageobject>\r
164 </mediaobject></para>\r
165 </informalfigure>\r
166 </step>\r
167 \r
168 <step>\r
169 <informalfigure>\r
170 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Limit Fiscal Year Close-out Operation to Encumbrances</guilabel>.</para>\r
171 <para><mediaobject>\r
172 <alt>screenshot of funds</alt>\r
173 \r
174 <imageobject>\r
175 <imagedata fileref="media/year-end-run-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
176 </imageobject>\r
177 </mediaobject></para>\r
178 </informalfigure>\r
179 </step>\r
180 \r
181 <step>\r
182 <informalfigure>\r
183 <para>Notice that the context org unit reflects the context org unit that you selected at the top of the Funds screen.</para>\r
184 <para><mediaobject>\r
185 <alt>screenshot of funds</alt>\r
186 \r
187 <imageobject>\r
188 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
189 </imageobject>\r
190 </mediaobject></para>\r
191 </informalfigure>\r
192 </step>\r
193 \r
194 <step>\r
195 <informalfigure>\r
196 <para>If you want to perform the close-out operation on the context org units and its child units, check the box adjacent to <guilabel>Include Funds for Descendant \r
197 Org Units</guilabel>.</para>\r
198 <para><mediaobject>\r
199 <alt>screenshot of funds</alt>\r
200 \r
201 <imageobject>\r
202 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
203 </imageobject>\r
204 </mediaobject></para>\r
205 </informalfigure>\r
206 </step>\r
207 \r
208 <step>\r
209 <informalfigure>\r
210 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Dry Run</guilabel> if you want to test the changes to the funds before they are enacted.  Evergreen will generate a \r
211 summary of the changes that would occur during the selected operation. No data is actually changed during a dry run.</para>\r
212 <para><mediaobject>\r
213 <alt>screenshot of funds</alt>\r
214 \r
215 <imageobject>\r
216 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
217 </imageobject>\r
218 </mediaobject></para>\r
219 </informalfigure>\r
220 </step>\r
221 \r
222 <step>\r
223 <informalfigure>\r
224 <para>Click <guibutton>Process</guibutton>.</para>\r
225 <para><mediaobject>\r
226 <alt>screenshot of funds</alt>\r
227 \r
228 <imageobject>\r
229 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
230 </imageobject>\r
231 </mediaobject></para>\r
232 </informalfigure>\r
233 </step>\r
234 \r
235 <step>\r
236 <para>Evergreen will begin the propagation process.  Evergreen will make a clone of each fund where the <guilabel>Propagate</guilabel> box was checked, but will\r
237 increment the year by 1.</para>\r
238 </step>\r
239 \r
240 </procedure>\r
241 \r
242 </simplesect>\r
243 \r
244 <simplesect xml:id="yearend-money-rollover">\r
245 <title>Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances and Funds</title>\r
246 \r
247 </simplesect>\r
248 \r
249 <simplesect xml:id="yearend-propagation">\r
250 <title>Fiscal Year Close-out Operation - Propagation Only</title>\r
251 \r
252 <para>To propagate funds in Evergreen without performing rollover:</para>\r
253 \r
254 <procedure>\r
255 <step>\r
256 <informalfigure>\r
257 <para>Go to <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu><guisubmenu>Server Administration</guisubmenu><guimenuitem>Acquisitions</guimenuitem>\r
258 <guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
259 <para><mediaobject>\r
260 <alt>screenshot of Fund Propagation and Rollover</alt>\r
261 \r
262 <imageobject>\r
263 <imagedata fileref="media/year-end-propagate-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
264 </imageobject>\r
265 </mediaobject></para>\r
266 </informalfigure>\r
267 </step>\r
268 \r
269 <step>\r
270 <informalfigure>\r
271 <para>Select the top level of your organization from the <guilabel>Context Org Unit</guilabel> drop down menu. (Only applicable to multi-branch systems)</para>\r
272 <para><mediaobject>\r
273 <alt>screenshot of Fund Propagation and Rollover</alt>\r
274 \r
275 <imageobject>\r
276 <imagedata fileref="media/year-end-propagate-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
277 </imageobject>\r
278 </mediaobject></para>\r
279 </informalfigure>\r
280 </step>\r
281 \r
282 <step>\r
283 <para>Choose the year from which you would like to propagate from the <guilabel>Year</guilabel> drop down menu.</para>\r
284 </step>\r
285 \r
286 <step>\r
287 <informalfigure>\r
288 <para>Click the <guilabel>Fund Propagation and Rollover</guilabel> button.</para>\r
289 <para><mediaobject>\r
290 <alt>screenshot of Fund Propagation and Rollover</alt>\r
291 \r
292 <imageobject>\r
293 <imagedata fileref="media/year-end-propagate-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
294 </imageobject>\r
295 </mediaobject></para>\r
296 </informalfigure>\r
297 </step>\r
298 \r
299 <step>\r
300 <para>Uncheck the tickbox for <guilabel>Perform Fiscal Year Close-out Operation</guilabel>.</para>\r
301 </step>\r
302 \r
303 <step>\r
304 <para>Uncheck the tickbox for <guilabel>Limit Fiscal Year Close-out Operation to Encumbrances</guilabel>.</para>\r
305 </step>\r
306 \r
307 <step>\r
308 <para>Check the tickbox for <guilabel>Include Funds for Descendant Org Units</guilabel>. (Only applicable to multi-branch systems)</para>\r
309 </step>\r
310 \r
311 <step>\r
312 <para>Uncheck the tickbox for <guilabel>Dry Run</guilabel>.</para>\r
313 </step>\r
314 \r
315 <step>\r
316 <informalfigure>\r
317 <para>Click <guilabel>Process</guilabel>.</para>\r
318 <para><mediaobject>\r
319 <alt>screenshot of Fund Propagation and Rollover</alt>\r
320 \r
321 <imageobject>\r
322 <imagedata fileref="media/year-end-propagate-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
323 </imageobject>\r
324 </mediaobject></para>\r
325 </informalfigure>\r
326 </step>\r
327 \r
328 <step>\r
329 <para>Evergreen will create new funds, increasing the year by one, for all the funds in the year you selected that have <guilabel>Propagate</guilabel> set to true.  \r
330 No money or encumbrances are moved.</para>\r
331 </step>\r
332 </procedure>\r
333 \r
334 </simplesect>\r
335 \r
336 </section>\r
337 \r
338 \r
339     \r
340 </chapter>\r