Minor revision to section on year end.
[sitka/doc/acquisitions.git] / admin / admin-acq-yearend.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-yearend">\r
4    <info>\r
5       <title>Acquisitions Year End</title>\r
6       <legalnotice>\r
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"\r
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen\r
10                   Community</link></emphasis></para>\r
11       </legalnotice>\r
12       \r
13      \r
14 \r
15       <abstract>\r
16          <para>The Acquisitions Module allows libraries to perform year end at the end of a fiscal year.</para>\r
17 <para>This chapter will outline the options available to libraries when running year end.</para>\r
18 <caution><para>At the moment the Sitka Team works with libraries to perform a manual year end.</para></caution>\r
19 \r
20 </abstract>\r
21       \r
22 \r
23    </info>\r
24 \r
25 <section xml:id="acq-admin-yearend-placeholder">\r
26 </section>\r
27 \r
28 \r
29 \r
30 <section xml:id="yearend-closeout">\r
31 <title>Perform Year End Close-out Operation</title>\r
32 <para>The Year End Close-out Operation allows you to deactivate funds for the current year and create analogous funds for the next year.  It transfers encumbrances\r
33 to the analogous funds, and it rolls over any remaining funds if you checked the rollover box when creating the fund.</para>\r
34 \r
35 <procedure>\r
36 <step>\r
37 <informalfigure>\r
38 <para>Click <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
39 <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
40 <guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
41 <guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
42 <para><mediaobject>\r
43 <alt>screenshot of funds</alt>\r
44 \r
45 <imageobject>\r
46 <imagedata fileref="media/create-fund-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
47 </imageobject>\r
48 </mediaobject></para>\r
49 </informalfigure>\r
50 </step>\r
51 \r
52 <step>\r
53 <informalfigure>\r
54 <para>Click <guibutton>Fund Propagation and Rollover</guibutton>.</para>\r
55 <para><mediaobject>\r
56 <alt>screenshot of funds</alt>\r
57 \r
58 <imageobject>\r
59 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
60 </imageobject>\r
61 </mediaobject></para>\r
62 </informalfigure>\r
63 </step>\r
64 \r
65 <step>\r
66 <informalfigure>\r
67 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Perform Fiscal Year Close-Out Operation.</guilabel></para>\r
68 <para><mediaobject>\r
69 <alt>screenshot of funds</alt>\r
70 \r
71 <imageobject>\r
72 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
73 </imageobject>\r
74 </mediaobject></para>\r
75 </informalfigure>\r
76 </step>\r
77 \r
78 <step>\r
79 <informalfigure>\r
80 <para>Notice that the context org unit reflects the context org unit that you selected at the top of the Funds screen.</para>\r
81 <para><mediaobject>\r
82 <alt>screenshot of funds</alt>\r
83 \r
84 <imageobject>\r
85 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
86 </imageobject>\r
87 </mediaobject></para>\r
88 </informalfigure>\r
89 </step>\r
90 \r
91 <step>\r
92 <informalfigure>\r
93 <para>If you want to perform the close-out operation on the context org units and its child units, check the box adjacent to <guilabel>Include Funds for Descendant \r
94 Org Units</guilabel>.</para>\r
95 <para><mediaobject>\r
96 <alt>screenshot of funds</alt>\r
97 \r
98 <imageobject>\r
99 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
100 </imageobject>\r
101 </mediaobject></para>\r
102 </informalfigure>\r
103 </step>\r
104 \r
105 <step>\r
106 <informalfigure>\r
107 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Dry Run</guilabel> if you want to test the changes to the funds before they are enacted.  Evergreen will generate a \r
108 summary of the changes that would occur during the selected operation. No data is actually changed during a dry run.</para>\r
109 <para><mediaobject>\r
110 <alt>screenshot of funds</alt>\r
111 \r
112 <imageobject>\r
113 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
114 </imageobject>\r
115 </mediaobject></para>\r
116 </informalfigure>\r
117 </step>\r
118 \r
119 <step>\r
120 <informalfigure>\r
121 <para>Click <guibutton>Process</guibutton>.</para>\r
122 <para><mediaobject>\r
123 <alt>screenshot of funds</alt>\r
124 \r
125 <imageobject>\r
126 <imagedata fileref="media/yearend-closeout-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
127 </imageobject>\r
128 </mediaobject></para>\r
129 </informalfigure>\r
130 </step>\r
131 \r
132 <step>\r
133 <para>Evergreen will begin the propagation process.  Evergreen will make a clone of each fund where the <guilabel>Propagate</guilabel> box was checked, but will\r
134 increment the year by 1.</para>\r
135 </step>\r
136 \r
137 </procedure>\r
138 \r
139 </section>\r
140     \r
141 </chapter>\r