replace screenshots
[sitka/doc/acquisitions.git] / admin / admin-acq-providers.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-providers">\r
4    <info>\r
5       <title>Providers</title>\r
6       <legalnotice>\r
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"\r
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen\r
10                   Community</link></emphasis></para>\r
11       </legalnotice>\r
12       \r
13      \r
14 \r
15       <abstract>\r
16          <para>Providers are vendors.  Each provider used in the acquisitions process needs a provider profile.  This profile contains information pertaining to \r
17 contacting the provider, claiming, EDI, and holding subfields.  Providers can be edited should information change.</para></abstract>\r
18       \r
19 \r
20    </info>\r
21 \r
22 \r
23 <section xml:id="create-provider">\r
24 <title>Create a Provider</title>\r
25 <para>Providers must be created in the acquisitions module before users can create purchase orders for providers.</para>\r
26 \r
27 <procedure>\r
28 <step>\r
29 <informalfigure>\r
30 <para>Select <menuchoice>\r
31                      <guimenu>Admin</guimenu>\r
32                      <guisubmenu>Acquisitions Administration</guisubmenu>\r
33                      <guimenuitem>Providers</guimenuitem>\r
34                   </menuchoice>.</para> \r
35 <para><mediaobject>\r
36 <alt>screenshot of providers</alt>\r
37 \r
38 <imageobject>\r
39 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
40 </imageobject>\r
41 </mediaobject></para>\r
42 </informalfigure>\r
43 </step>\r
44 \r
45 <step>\r
46 <informalfigure>\r
47 <para>Click <guibutton>New Provider</guibutton>.</para>\r
48 <para><mediaobject>\r
49 <alt>screenshot of providers</alt>\r
50 \r
51 <imageobject>\r
52 <imagedata fileref="media/create-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
53 </imageobject>\r
54 </mediaobject></para>\r
55 </informalfigure>\r
56 </step>\r
57 \r
58 <step>\r
59 <informalfigure>\r
60 <para>Fill in the fields.  Information on specific fields is available in the <link linkend="provider-profile">Provider Profile</link>.</para> \r
61 <para><mediaobject>\r
62 <alt>screenshot of providers</alt>\r
63 \r
64 <imageobject>\r
65 <imagedata fileref="media/create-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
66 </imageobject>\r
67 </mediaobject></para>\r
68 </informalfigure>\r
69 </step>\r
70 \r
71 <step>\r
72 <informalfigure>\r
73 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
74 <para><mediaobject>\r
75 <alt>screenshot of providers</alt>\r
76 \r
77 <imageobject>\r
78 <imagedata fileref="media/create-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
79 </imageobject>\r
80 </mediaobject></para>\r
81 </informalfigure>\r
82 </step>\r
83 </procedure>\r
84 \r
85 <simplesect xml:id="provider-profile">\r
86 <title>Provider Profile</title>\r
87 <itemizedlist>\r
88 <listitem>\r
89 <para>Enter the provider name.</para>\r
90 </listitem>\r
91 <listitem>\r
92 <para>Create a unique code for the provider.  There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
93 <para>This code is used throughout the acquisitions module to identify the provider.</para>\r
94 </listitem>\r
95 <listitem>\r
96 <para>Select an owner from the drop down menu. The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this provider.</para>\r
97 </listitem>\r
98 <listitem>\r
99 <para>Select a currency from the drop down menu.</para>\r
100 </listitem>\r
101 <listitem>\r
102 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Active</guilabel> to activate the provider. Unchecking this box deactivates the provider. A provider must be \r
103 active in order for purchase orders to be made from that provider.</para>\r
104 </listitem>\r
105 <listitem>\r
106 <para>Enter the default number of copies for the provider.</para>\r
107 <para>When line items are added to purchase orders for this provider the default number of copies will be automatically created.</para>\r
108 </listitem>\r
109 <listitem>\r
110 <para>Select a <link linkend="claim-defaults">default claim policy</link> from the drop down menu.  Choose the policy that best describes the policy you use with the provider.  The default policy \r
111 does not need to cover all possible situations as it is possible to override with a different policy at the time of the claim.</para>\r
112 <para>This field may be left blank if no default policy should be applied to the provider.</para>\r
113 </listitem>\r
114 <listitem>\r
115 <para>Do <emphasis>NOT</emphasis> select an EDI default from the drop down menu.  Leave this field blank.  EDI defaults must be created after the provider and then \r
116 linked.  See EDI Accounts for more information.</para>\r
117 </listitem>\r
118 <listitem>\r
119 <para>In the <guilabel>E-mail</guilabel> field, enter the provider's e-mail address.</para>\r
120 </listitem>\r
121 <listitem>\r
122 <para>In the <guilabel>Fax Phone</guilabel> field, enter the provider's fax number.</para>\r
123 </listitem>\r
124 <listitem>\r
125 <para>If your provider enters holding data in MARC records, enter <emphasis>970</emphasis> into the <guilabel>Holdings Tag</guilabel> field.</para>\r
126 </listitem>\r
127 <listitem>\r
128 <para>In the <guilabel>Phone</guilabel> field, enter the provider's phone number.</para>\r
129 </listitem>\r
130 <listitem>\r
131 <para>If prepayment is required to purchase from this provider, check the box adjacent to <guilabel>Prepayment Required</guilabel>.</para>\r
132 </listitem>\r
133 <listitem>\r
134 <para>In the <guilabel>SAN</guilabel> field, enter the seven digit Standard Address Number for your provider.</para>\r
135 <para>This field is required is EDI will be used with the provider.</para>\r
136 </listitem>\r
137 <listitem>\r
138 <para>In the <guilabel>URL</guilabel> field, enter the web address for the provider's website.</para>\r
139 </listitem>\r
140 </itemizedlist>\r
141 </simplesect>\r
142 \r
143 <note><para>After you save the provider profile, the screen reloads so that you can save additional information about the provider.  You can also access this\r
144 <guilabel>Provider Details</guilabel> screen by clicking the hyperlinked name of the provider on the <guilabel>Providers</guilabel> screen. The tabs on the\r
145 <guilabel>Provider Details</guilabel> screen allow you to add a provider address, provider contacts, attribute definitions, and holdings subfields. You can \r
146 also view invoices associated with the provider on the <guilabel>Provider Details</guilabel> screen.</para></note>\r
147 </section>\r
148 \r
149 <section xml:id="add-address-provider">\r
150 <title>Add an Additional Address</title>\r
151 \r
152 <para>A provider's address appears on printed purchase orders for that provider.  Additional addresses can be added to the provider profile for providers with \r
153 multiple offices.</para>\r
154 \r
155 <procedure>\r
156 <step>\r
157 <para>Open the provider you would like to add an address to.</para>\r
158 </step>\r
159 \r
160 <step>\r
161 <informalfigure>\r
162 <para>Click <guibutton>New Provider Address</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
163 <para><mediaobject>\r
164 <alt>screenshot of providers</alt>\r
165 \r
166 <imageobject>\r
167 <imagedata fileref="media/create-address-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
168 </imageobject>\r
169 </mediaobject></para>\r
170 </informalfigure>\r
171 </step>\r
172 \r
173 <step>\r
174 <informalfigure>\r
175 <para>Enter a name for the address in the <guilabel>Address Type</guilabel> field.</para>\r
176 <para><mediaobject>\r
177 <alt>screenshot of providers</alt>\r
178 \r
179 <imageobject>\r
180 <imagedata fileref="media/create-address-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
181 </imageobject>\r
182 </mediaobject></para>\r
183 </informalfigure>\r
184 </step>\r
185 \r
186 <step>\r
187 <para>Fill in the address details.  Required fields are:</para>\r
188 <itemizedlist>\r
189 <listitem>\r
190 <para>Street 1</para>\r
191 </listitem>\r
192 <listitem>\r
193 <para>City</para>\r
194 </listitem>\r
195 <listitem>\r
196 <para>State</para>\r
197 </listitem>\r
198 <listitem>\r
199 <para>Country</para>\r
200 </listitem>\r
201 <listitem>\r
202 <para>Post Code</para>\r
203 </listitem>\r
204 </itemizedlist>\r
205 </step>\r
206 \r
207 <step>\r
208 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Valid?</guilabel> if the address is valid.</para>\r
209 </step>\r
210 \r
211 <step>\r
212 <informalfigure>\r
213 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
214 <para><mediaobject>\r
215 <alt>screenshot of providers</alt>\r
216 \r
217 <imageobject>\r
218 <imagedata fileref="media/create-address-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
219 </imageobject>\r
220 </mediaobject></para>\r
221 </informalfigure>\r
222 </step>\r
223 </procedure>\r
224 \r
225 </section>\r
226 \r
227 <section xml:id="add-contact-provider">\r
228 <title>Add a Contact</title>\r
229 <para>The names of contacts and their specific contact details can be added to providers.</para>\r
230 \r
231 <procedure>\r
232 <step>\r
233 <para>Open the provider you would like to add a contact to.</para>\r
234 </step>\r
235 \r
236 <step>\r
237 <informalfigure>\r
238 <para>Click the <guilabel>Provider Contact</guilabel> tab.</para>\r
239 <para><mediaobject>\r
240 <alt>screenshot of providers</alt>\r
241 \r
242 <imageobject>\r
243 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
244 </imageobject>\r
245 </mediaobject></para>\r
246 </informalfigure>\r
247 </step>\r
248 \r
249 <step>\r
250 <informalfigure>\r
251 <para>Click <guibutton>New Contact</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
252 <para><mediaobject>\r
253 <alt>screenshot of providers</alt>\r
254 \r
255 <imageobject>\r
256 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
257 </imageobject>\r
258 </mediaobject></para>\r
259 </informalfigure>\r
260 </step>\r
261 \r
262 <step>\r
263 <informalfigure>\r
264 <para>Enter the name of the contact, the contact's role, email, and phone number in the respective fields.</para>\r
265 <para><mediaobject>\r
266 <alt>screenshot of providers</alt>\r
267 \r
268 <imageobject>\r
269 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
270 </imageobject>\r
271 </mediaobject></para>\r
272 </informalfigure>\r
273 </step>\r
274 \r
275 <step>\r
276 <informalfigure>\r
277 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
278 <para><mediaobject>\r
279 <alt>screenshot of providers</alt>\r
280 \r
281 <imageobject>\r
282 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
283 </imageobject>\r
284 </mediaobject></para>\r
285 </informalfigure>\r
286 </step>\r
287 \r
288 <step>\r
289 <informalfigure>\r
290 <para>Click <guibutton>Reload</guibutton>.</para>\r
291 <para><mediaobject>\r
292 <alt>screenshot of providers</alt>\r
293 \r
294 <imageobject>\r
295 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
296 </imageobject>\r
297 </mediaobject></para>\r
298 </informalfigure>\r
299 </step>\r
300 </procedure>\r
301 \r
302 <simplesect xml:id="contact-address">\r
303 <title>Add an Address to a Contact</title>\r
304 <para>Addresses can be attached to specific contacts.</para>\r
305 \r
306 <procedure>\r
307 <step>\r
308 <para>Open the <guilabel>Provider Contact</guilabel> tab.</para>\r
309 </step>\r
310 \r
311 <step>\r
312 <informalfigure>\r
313 <para>Click <guibutton>New Contact Address</guibutton> further down the page. A pop-up will appear.</para>\r
314 <para><mediaobject>\r
315 <alt>screenshot of providers</alt>\r
316 \r
317 <imageobject>\r
318 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
319 </imageobject>\r
320 </mediaobject></para>\r
321 </informalfigure>\r
322 </step>\r
323 \r
324 <step>\r
325 <informalfigure>\r
326 <para>In the <guilabel>Type</guilabel> field, enter the type of address for your contact.</para>\r
327 <para><mediaobject>\r
328 <alt>screenshot of providers</alt>\r
329 \r
330 <imageobject>\r
331 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
332 </imageobject>\r
333 </mediaobject></para>\r
334 </informalfigure>\r
335 </step>\r
336 \r
337 <step>\r
338 <para>From the <guilabel>Contact</guilabel> drop down menu select the ID number of your contact.</para>\r
339 </step>\r
340 \r
341 <step>\r
342 <para>Fill in the address details.  Required fields are:</para>\r
343 <itemizedlist>\r
344 <listitem>\r
345 <para>Street 1</para>\r
346 </listitem>\r
347 <listitem>\r
348 <para>City</para>\r
349 </listitem>\r
350 <listitem>\r
351 <para>State</para>\r
352 </listitem>\r
353 <listitem>\r
354 <para>Country</para>\r
355 </listitem>\r
356 <listitem>\r
357 <para>Post Code</para>\r
358 </listitem>\r
359 </itemizedlist>\r
360 </step>\r
361 <step>\r
362 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Valid?</guilabel> if the address is valid.</para>\r
363 </step>\r
364 \r
365 <step>\r
366 <informalfigure>\r
367 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
368 <para><mediaobject>\r
369 <alt>screenshot of providers</alt>\r
370 \r
371 <imageobject>\r
372 <imagedata fileref="media/create-contact-providers-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
373 </imageobject>\r
374 </mediaobject></para>\r
375 </informalfigure>\r
376 </step>\r
377 </procedure>\r
378 \r
379 </simplesect>\r
380 </section>\r
381 \r
382 <section xml:id="edit-provider">\r
383 <title>Edit a Provider</title>\r
384 <para>Provider information can be updated at any time.</para>\r
385 \r
386 <procedure>\r
387 <step>\r
388 <informalfigure>\r
389 <para>Select <menuchoice>\r
390                      <guimenu>Admin</guimenu>\r
391                      <guisubmenu>Acquisitions Administration</guisubmenu>\r
392                      <guimenuitem>Providers</guimenuitem>\r
393                   </menuchoice>.</para> \r
394 <para><mediaobject>\r
395 <alt>screenshot of providers</alt>\r
396 \r
397 <imageobject>\r
398 <imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
399 </imageobject>\r
400 </mediaobject></para>\r
401 </informalfigure>\r
402 </step>\r
403 \r
404 <step>\r
405 <informalfigure>\r
406 <para>If needed use the <guilabel>Filter</guilabel> to locate the desired provider.</para>\r
407 <para><mediaobject>\r
408 <alt>screenshot of providers</alt>\r
409 \r
410 <imageobject>\r
411 <imagedata fileref="media/edit-providers-filter-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
412 </imageobject>\r
413 </mediaobject></para>\r
414 </informalfigure>\r
415 \r
416 <note>\r
417 <informalfigure>\r
418 <para>Providers can be filtered on the following fields:</para>\r
419 \r
420 <para><mediaobject>\r
421 <alt>screenshot of providers</alt>\r
422 \r
423 <imageobject>\r
424 <imagedata fileref="media/edit-providers-filter-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
425 </imageobject>\r
426 </mediaobject></para>\r
427 </informalfigure>\r
428 \r
429 </note>\r
430 \r
431 </step>\r
432 \r
433 <step>\r
434 <informalfigure>\r
435 <para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to edit.</para>\r
436 <para><mediaobject>\r
437 <alt>screenshot of providers</alt>\r
438 \r
439 <imageobject>\r
440 <imagedata fileref="media/edit-provider-0.png" scalefit="0"></imagedata>\r
441 </imageobject>\r
442 </mediaobject></para>\r
443 </informalfigure>\r
444 </step>\r
445 \r
446 <step>\r
447 <informalfigure>\r
448 <para>Make your changes in the top half of the <guilabel>Provider Details</guilabel> screen.</para>\r
449 <para><mediaobject>\r
450 <alt>screenshot of providers</alt>\r
451 \r
452 <imageobject>\r
453 <imagedata fileref="media/edit-provider-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
454 </imageobject>\r
455 </mediaobject></para>\r
456 </informalfigure>\r
457 </step>\r
458 \r
459 <step>\r
460 <informalfigure>\r
461 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
462 <para><mediaobject>\r
463 <alt>screenshot of providers</alt>\r
464 \r
465 <imageobject>\r
466 <imagedata fileref="media/edit-provider-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
467 </imageobject>\r
468 </mediaobject></para>\r
469 </informalfigure>\r
470 </step>\r
471 \r
472 </procedure>\r
473 \r
474 <note><para>Before a provider can be deleted any additional addresses, contacts, attribute definitions, and holdings subfields must be deleted first. You are then \r
475 able to delete the provider on the Provider List page by checking the box adjacent to the provider's name and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>\r
476 <para>You can only delete providers if no purchase orders have been assigned to them.</para></note>\r
477 \r
478 </section>\r
479 \r
480 \r
481 <section xml:id="add-attr-definitions">\r
482 <title>Attribute Definitions</title>\r
483 \r
484 <note><para>Not currently in use by Sitka Libraries.</para></note>\r
485 \r
486 <para>Your provider may include information that is specific to your organization in MARC tags. You can specify the types of information that should be entered in\r
487 entered in each MARC tag.  Enter attribute definitions to correlate MARC tags with the information that they should contain in incoming vendor records.  Some\r
488 technical knowledge is required to enter XPath information.</para>\r
489 \r
490 <procedure>\r
491 <step>\r
492 <para>Open a provider.</para>\r
493 </step>\r
494 \r
495 <step>\r
496 <informalfigure>\r
497 <para>Click the <guilabel>Attribute Definitions</guilabel> tab.</para>\r
498 <para><mediaobject>\r
499 <alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
500 \r
501 <imageobject>\r
502 <imagedata fileref="media/add-attr-def-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
503 </imageobject>\r
504 </mediaobject></para>\r
505 </informalfigure>\r
506 </step>\r
507 \r
508 <step>\r
509 <informalfigure>\r
510 <para>Click <guibutton>New Attribute Definition</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
511 <para><mediaobject>\r
512 <alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
513 \r
514 <imageobject>\r
515 <imagedata fileref="media/add-attr-def-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
516 </imageobject>\r
517 </mediaobject></para>\r
518 </informalfigure>\r
519 </step>\r
520 \r
521 <step>\r
522 <informalfigure>\r
523 <para>In the <guilabel>Code</guilabel> field, enter a code for your attribute definition.</para>\r
524 <para><mediaobject>\r
525 <alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
526 \r
527 <imageobject>\r
528 <imagedata fileref="media/add-attr-def-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
529 </imageobject>\r
530 </mediaobject></para>\r
531 </informalfigure>\r
532 </step>\r
533 \r
534 <step>\r
535 <para>In the <guilabel>Description</guilabel> field, enter a description of the attribute definition.</para>\r
536 </step>\r
537 \r
538 <step>\r
539 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Is Identifier?</guilabel>, if the attribute definition is the identifier.</para>\r
540 </step>\r
541 \r
542 <step>\r
543 <para>In the <guilabel>Remove</guilabel> field, enter whatever remove means.</para>\r
544 </step>\r
545 \r
546 <step>\r
547 <para>In the <guilabel>XPath</guilabel> field, enter the XPath for the attribute definition.</para>\r
548 </step>\r
549 \r
550 <step>\r
551 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
552 </step>\r
553 </procedure>\r
554 \r
555 </section>\r
556 \r
557 \r
558 <section xml:id="holding-subfield">\r
559 <title>Holding Subfields</title>\r
560 <para><link xlink:show="new" xlink:href="https://goo.gl/Rm9cIU">\r
561         <emphasis role="bold">Sitka Acquisitions Video - Holdings Subfields (2:38)</emphasis></link></para>\r
562 <para>Holding subfields are used with a 970 Holdings Tag to allow you to specify subfields within the holding tags to which your provider adds holdings \r
563 information. </para>\r
564 \r
565 <simplesect xml:id="add-holding-subfield">\r
566 <procedure>\r
567 <step>\r
568 <para>Open a provider.</para>\r
569 </step>\r
570 \r
571 <step>\r
572 <informalfigure>\r
573 <para>Click the <guilabel>Holding Subfield</guilabel> tab.</para>\r
574 <para><mediaobject>\r
575 <alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
576 \r
577 <imageobject>\r
578 <imagedata fileref="media/add-holding-subfield-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
579 </imageobject>\r
580 </mediaobject></para>\r
581 </informalfigure>\r
582 </step>\r
583 \r
584 <step>\r
585 <informalfigure>\r
586 <para>Click <guibutton>New Holding Subfield</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
587 <para><mediaobject>\r
588 <alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
589 \r
590 <imageobject>\r
591 <imagedata fileref="media/add-holding-subfield-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
592 </imageobject>\r
593 </mediaobject></para>\r
594 </informalfigure>\r
595 </step>\r
596 \r
597 <step>\r
598 <informalfigure>\r
599 <para>In the <guilabel>Name</guilabel> field, enter a name for your holding subfield.</para>\r
600 <para>In the <guilabel>Subfield</guilabel> field, enter your subfield.</para>\r
601 <para><mediaobject>\r
602 <alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
603 \r
604 <imageobject>\r
605 <imagedata fileref="media/add-holding-subfield-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
606 </imageobject>\r
607 </mediaobject></para>\r
608 </informalfigure>\r
609 <note><para>The holdings subfields in use by Sitka are:</para>\r
610 <itemizedlist>\r
611 <listitem>\r
612 <para>b : barcode</para>\r
613 </listitem>\r
614 <listitem>\r
615 <para>c : call_number</para>\r
616 </listitem>\r
617 <listitem>\r
618 <para>m : circ_modifier</para>\r
619 </listitem>\r
620 <listitem>\r
621 <para>l : copy_location </para>\r
622 </listitem>\r
623 <listitem>\r
624 <para>e : estimated_price</para>\r
625 </listitem>\r
626 <listitem>\r
627 <para>f : fund_code</para>\r
628 </listitem>\r
629 <listitem>\r
630 <para>n : note</para>\r
631 </listitem>\r
632 <listitem>\r
633 <para>o : owning_lib</para>\r
634 </listitem>\r
635 <listitem>\r
636 <para>q : quantity</para>\r
637 </listitem>\r
638 </itemizedlist>\r
639 \r
640 <para>The subfields used will depend on your provider, but $o must always be used.</para>\r
641 </note>\r
642 </step>\r
643 \r
644 <step>\r
645 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
646 <para>Now when MARC records for this provider are loaded through Load MARC Order Records the system will use the subfields in the 970 tag to do such things \r
647 as generate copies on the line items, apply funds, and add in estimated prices.</para>\r
648 </step>\r
649 </procedure>\r
650 \r
651 </simplesect>\r
652 </section>\r
653 \r
654 <section xml:id="provider-details-invoices">\r
655 <title>View a Provider's Invoices</title>\r
656 \r
657 <procedure>\r
658 <step>\r
659 <para>Open a provider.</para>\r
660 </step>\r
661 \r
662 <step>\r
663 <informalfigure>\r
664 <para>Click on the <guilabel>Invoices</guilabel> tab.</para>\r
665 <para><mediaobject>\r
666 <alt>screenshot of providers</alt>\r
667 \r
668 <imageobject>\r
669 <imagedata fileref="media/view-invoices-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
670 </imageobject>\r
671 </mediaobject></para>\r
672 </informalfigure>\r
673 </step>\r
674 \r
675 <step>\r
676 <para>All invoices for the provider will display. Use the column headers to sort.  Use the hyperlinked <guilabel>Back</guilabel> and <guilabel>Next</guilabel> to \r
677 advance through the pages of invoices. You can click on the hyperlinked name of an invoice to view it.</para>\r
678 </step>\r
679 </procedure>\r
680 \r
681 </section>\r
682 \r
683  \r
684 </chapter>\r