Additional content added to Patron Request chapter.
[sitka/doc/acquisitions.git] / acq / acq-patron-requests.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-patron-requests">\r
4    <info>\r
5       <title>Patron Requests</title>\r
6       <legalnotice>\r
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
10                   Community</link></emphasis></para>\r
11       </legalnotice>\r
12       \r
13      \r
14 \r
15       <abstract>\r
16          <para>This chapter describes how patron requests are created and added to the acquisitions process.</para> </abstract>\r
17       </info>\r
18  \r
19 \r
20 \r
21    <section xml:id="patron-requests-interface">\r
22       <title>Patron Requests Interface</title>\r
23 <para>The <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel> enables staff to view, create, and manage patron requests.</para>\r
24 \r
25 <para>To access the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>:</para>\r
26 \r
27 <informalfigure>\r
28 <para>Select <menuchoice><guimenu>Acquisitions</guimenu>\r
29 <guimenuitem>Patron Requests</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
30 <para><mediaobject>\r
31 <alt>screenshot of accessing patron requests</alt>\r
32 \r
33 <imageobject>\r
34 <imagedata fileref="media/requests-interface-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
35 </imageobject>\r
36 </mediaobject></para>\r
37 </informalfigure>\r
38 \r
39 <informalfigure>\r
40 <para>The <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel> allows you to filter requests on <guilabel>User (Patron)</guilabel> and/or \r
41 <guilabel>PO Line Item</guilabel>.</para>\r
42 <para><mediaobject>\r
43 <alt>screenshot of accessing patron requests</alt>\r
44 \r
45 <imageobject>\r
46 <imagedata fileref="media/requests-interface-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
47 </imageobject>\r
48 </mediaobject></para>\r
49 </informalfigure>\r
50 \r
51 \r
52 \r
53 \r
54 <para><link linkend="requests-interface-create">Create a Request</link></para>\r
55 <para><link linkend="requests-interface-edit">Edit a Request</link></para>\r
56 <para><link linkend="requests-interface-selection">Add to a Selection List</link></para>\r
57 <para><link linkend="requests-interface-cancel">Cancel a Request</link></para>\r
58 <para><link linkend="requests-interface-hold">Set No Hold</link></para>\r
59 \r
60 \r
61 \r
62 <simplesect xml:id="requests-interface-create">\r
63 <title>Create a Request</title>\r
64 \r
65 <procedure>\r
66 <step>\r
67 <para>Open the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
68 </step>\r
69 \r
70 <step>\r
71 <para>Click <guibutton>Create Request</guibutton>.</para>\r
72 </step>\r
73 \r
74 <step>\r
75 <informalfigure>\r
76 <para>Enter the barcode of the patron making the request. This field can also be left blank.</para>\r
77 <para><mediaobject>\r
78 <alt>screenshot of accessing patron requests</alt>\r
79 \r
80 <imageobject>\r
81 <imagedata fileref="media/requests-create-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
82 </imageobject>\r
83 </mediaobject></para>\r
84 </informalfigure>\r
85 </step>\r
86 \r
87 <step>\r
88 <informalfigure>\r
89 <para>Fill in the request form with as much information as possible and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
90 <para><mediaobject>\r
91 <alt>screenshot of accessing patron requests</alt>\r
92 \r
93 <imageobject>\r
94 <imagedata fileref="media/requests-create-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
95 </imageobject>\r
96 </mediaobject></para>\r
97 </informalfigure>\r
98 </step>\r
99 \r
100 <step>\r
101 <para>An entry for the request will appear in the list.</para>\r
102 </step>\r
103 \r
104 </procedure>\r
105 \r
106 </simplesect>\r
107 \r
108 <simplesect xml:id="requests-interface-edit">\r
109 <title>Edit a Request</title>\r
110 \r
111 <procedure>\r
112 <step>\r
113 <para>Open the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
114 </step>\r
115 \r
116 <step>\r
117 <para>Double-click on the row you would like to edit.</para>\r
118 </step>\r
119 \r
120 <step>\r
121 <para>Make your changes to the appropriate fields and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
122 </step>\r
123 \r
124 <step>\r
125 <para>The request will update and you will be returned to the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
126 </step>\r
127 \r
128 </procedure>\r
129 \r
130 </simplesect>\r
131 \r
132 <simplesect xml:id="requests-interface-selection">\r
133 <title>Add to a Selection List</title>\r
134 \r
135 <procedure>\r
136 <step>\r
137 <para>Open the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
138 </step>\r
139 \r
140 <step>\r
141 <para>Click on the hyperlinked name of the request you would like to add to a selection list.</para>\r
142 </step>\r
143 \r
144 <step>\r
145 <para>Click <guibutton>Add to Selection List</guibutton>.</para>\r
146 </step>\r
147 \r
148 <step>\r
149 <para>From the <guilabel>Add to Selection List</guilabel> drop down menu choose a selection list, or enter the name of a new selection list in the field.</para>\r
150 <note><para>The drop down menu displays the ten selection lists most recently edited that are owned by the user.</para></note>\r
151 </step>\r
152 \r
153 <step>\r
154 <para>Make any needed changes to the brief record and click <guibutton>Save Record</guibutton>.</para>\r
155 </step>\r
156 \r
157 <step>\r
158 <para>The request is added to the selection list as a line item and the user is returned to the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
159 </step>\r
160 \r
161 </procedure>\r
162 \r
163 \r
164 </simplesect>\r
165 \r
166 <simplesect xml:id="requests-interface-cancel">\r
167 <title>Cancel a Request</title>\r
168 \r
169 <procedure>\r
170 <step>\r
171 <para>Open the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
172 </step>\r
173 \r
174 <step>\r
175 <para>Click on the hyperlinked name of the request you would like to add to cancel.</para>\r
176 </step>\r
177 \r
178 <step>\r
179 <para>Click <guibutton>Cancel Request</guibutton>.</para>\r
180 </step>\r
181 \r
182 <step>\r
183 <para>From the drop down menu select a <link linkend="cancel-reasons-default">cancel reason</link> and click <guibutton>Cancel Request</guibutton>.</para>\r
184 </step>\r
185 \r
186 <step>\r
187 <para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop up that appears to confirm that you wish to cancel the user request.</para>\r
188 </step>\r
189 \r
190 <step>\r
191 <para>The request will be removed from the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
192 <note><para>Cancelling a user request does not cancel the line item.  See <link linkend="line-item-cancel">Cancel a Line Item</link> to cancel the line item if the \r
193 item is no longer to be ordered.</para>\r
194 <para>The cancelled request does not appear under cancelled holds in the patron's account.</para></note>\r
195 </step>\r
196 \r
197 </procedure>\r
198 \r
199 </simplesect>\r
200 \r
201 <simplesect xml:id="requests-interface-hold">\r
202 <title>Set No Hold</title>\r
203 \r
204 <procedure>\r
205 <step>\r
206 <para>Open the <guilabel>Patron Requests Interface</guilabel>.</para>\r
207 </step>\r
208 \r
209 <step>\r
210 <para>Click on the hyperlinked name of the request you would like to set to no hold.</para>\r
211 </step>\r
212 \r
213 <step>\r
214 <para>Click <guibutton>Set No Hold</guibutton>.</para>\r
215 </step>\r
216 \r
217 <step>\r
218 <para>The patron request will update.  <guilabel>Place Hold</guilabel> will now be set to <guilabel>False</guilabel>.</para>\r
219 </step>\r
220 \r
221 </procedure>\r
222 \r
223 </simplesect>\r
224 </section>\r
225 \r
226 \r
227 <section xml:id="patron-requests-patron">\r
228 <title>Patron Requests via the Patron Account</title>\r
229 \r
230 <informalfigure>      \r
231 <para>The <guilabel>Patron Request Interface</guilabel> within a patron account allows staff to create and manage requests for that patron.</para>\r
232 \r
233 <para><mediaobject>\r
234 <alt>screenshot of patron requests</alt>\r
235 \r
236 <imageobject>\r
237 <imagedata fileref="media/patron-requests-record-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
238 </imageobject>\r
239 </mediaobject></para>\r
240 </informalfigure>\r
241 \r
242 <procedure>\r
243 <step>\r
244 <para>Open the patron's record.</para>\r
245 </step>\r
246 \r
247 <step>\r
248 <para>Click <guibutton>Other</guibutton> and select <guilabel>Acquisition Requests</guilabel> from the drop down menu.</para>\r
249 </step>\r
250 \r
251 <step>\r
252 <para>The <guilabel>Patron Request Interface</guilabel> displays scoped specifically to requests for the patron.</para>\r
253 </step>\r
254 \r
255 <step>\r
256 <para>The following functions can be performed from this screen:</para>\r
257 <itemizedlist>\r
258 <listitem>\r
259 <para><link linkend="requests-interface-create">Create a Request</link></para>\r
260 </listitem>\r
261 <listitem>\r
262 <para><link linkend="requests-interface-edit">Edit a Request</link></para>\r
263 </listitem>\r
264 <listitem>\r
265 <para><link linkend="requests-interface-selection">Add to a Selection List</link></para>\r
266 </listitem>\r
267 <listitem>\r
268 <para><link linkend="requests-interface-cancel">Cancel a Request</link></para>\r
269 </listitem>\r
270 <listitem>\r
271 <para><link linkend="requests-interface-hold">Set No Hold</link></para>\r
272 </listitem>\r
273 </itemizedlist>\r
274 </step>\r
275 \r
276 </procedure>\r
277 \r
278 </section>\r
279 \r
280 <section xml:id="patron-requests-opac">\r
281 <title>Patron Requests via the OPAC</title>\r
282 <para>Patron requests through the OPAC are not currently available.</para>\r
283 \r
284 \r
285 </section>   \r
286     \r
287 </chapter>\r